UNIVERSIDAD YACAMBÚ

MAESTRÍA EN GERENCIA DE LAS FINANZAS Y DE LOS NEGOCIOS

MATERIA:  DISEÑOS CUANTITATIVOS DE INVESTIGACIÓN

FACILITADOR: MSC. CLÍVER SÁNCHEZ

Realizado por: Eisa del V. Marín A.

C.I.: 9.811.300

Fase III

DISEÑO Y ANÁLISIS DE PUESTOS

TEORIA SOBRE EL PROCESO DE DISEÑO Y ANÁLISIS DE PUESTOS

ANALISIS DE PUESTO - CONCEPTO:

Se denomina análisis de puesto o de trabajo, el proceso de estudio, investigación e identificación de todos los componentes del puesto, desde tareas, responsabilidades y funciones hasta el establecimiento de los requisitos de capacidad que demanda su ejecución satisfactoria.

El análisis de trabajo se define como el proceso por el cual se determina la información pertinente relativa a un trabajo especifico, mediante la observación y el estudio. Es la determinación de las tareas que componen un trabajo y de las habilidades, conocimientos, capacidades y responsabilidades requeridas del trabajador para su adecuado ejercicio y que diferencian el trabajo de todos los demás”.

E.LANHANM

DESCRIPCIÓN DE CARGO

Lista de las tareas, responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo, y responsabilidades de supervisión de un puesto producto de un análisis de puestos.

ANÁLISIS DE CARGO

Procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas.  Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del puesto.  Es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente.

Responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien.

Es importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.

DIFERENCIA ENTRE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO.

Como diferencia podemos citar que la descripción de cargo se encarga de este mismo como tal, sin dar importancia a otros factores externos, mientras que el análisis de cargo se fija únicamente en las cualidades con las que debe cumplir el futuro ocupante para desarrollar las tareas y aceptar las responsabilidades antes descritas.

BENEFICIOS

MÉTODOS DE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS.

Observación directa: siempre es necesario observar si alguien está realizando su labor con el mejor esfuerzo y la mayor calidad, así como recolectar la información obtenida para analizar si es conveniente alguna mejora o cambio, sin embargo al no existir contacto directo con la persona que está trabajando, puede hacer que los datos no sean tan verídicos como se puede suponer.

 Características:

• Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
• No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.
• Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
• Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica del análisis de cargos (que hace, como lo hace y por que lo hace).

Ventajas:

• Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
• No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.
• Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
• Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica de cargos (que hace, como lo hace y por que lo hace).

Desventajas:

• Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el método sea completo.
• La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del cargo, no permite obtener datos importantes para el análisis.
• No se recomienda aplicarlo en argos que no sean sencillos ni repetitivos.
• Se aconseja que este método se aplique en combinación con otros para que el análisis sea mas completo y preciso.

Método de cuestionario: aquí es muy importante pedirle al encargado de realizar un trabajo que llene un cuestionario donde especifique todas las características de su cargo, de manera que se consiga información útil para el análisis del mismo.

Características:

• La recolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de análisis del cargo, que llena el ocupante o su superior.
• La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena de cuestionario).

Ventajas:

• Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión más amplia de su contenido y de sus características, además de que participan varias instancias jerárquicas.
• Este método es el más económico para el análisis de cargos.
• También es el que mas personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los demás métodos de análisis de cargos.
• Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo no las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

• No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
• Exige que se planee y se elabore con cuidado.
• Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

Método de entrevista: es en este punto donde conversan frente a frente el analista de un cargo y un empleado y se obtiene información veraz por medio de un diálogo y acercamiento directos. Es importante que la comunicación sea clara y bien dirigida.

Características:

• La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
• La participación del analista y del ocupante del cargo es activa.

Ventajas:

• Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor.
• Hay posibilidades de analizar y aclarar todas las dudas.
• Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.
• No tiene contraindicaciones, Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel.

Desventajas:

• Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.
• Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
• Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla.
• Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del ocupante del cargo.

Ya para finalizar y a modo de conclusión, es muy importante determinar qué se está haciendo, cómo, con qué frecuencia y por qué, así como el establecer si el personal es el idóneo para lograr los objetivos de una empresa, porque nunca se sabe, sin quererlo, se puede estar durmiendo... con el enemigo.

Los seis pasos para realizar un análisis de puestos son:

Paso 1

• Determinar el uso de la información del análisis de puesto. Se empiece por identificar el uso que dará al información, ya que eso determinar el tipo de datos que se deben reunir y la técnica a utilizar.

• Algunas técnicas como entrevistar a los empleados y preguntarles en qué consiste el puesto y cuáles son sus responsabilidades son útiles para redactar las descripciones de puestos y seleccionar los empleados. Otras técnicas de análisis de puestos como el cuestionario de análisis de posición que se describe posteriormente no proporcionan la información específica para descripciones de puestos, pero proporcionan clasificaciones numéricas para cada puesto, que se pueden utilizar para compararlos con propósitos de compensaciones. Por tanto el primer paso es determinar el uso de información del análisis de puestos. Entonces se podrá decidir cómo reunir información.

Paso 2

• Reunir una información previa. A continuación, es necesario revisar información previa disponible, como organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puestos. Los organigramas muestran la forma en que el puesto en cuestión se relaciona con otras posiciones y cuales su lugar en la organización. En el organigrama de identificar el título de cada posición y, por medio de las líneas que las conectan, de demostrar quién reporta a quién y con quien se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique.

• Un diagrama de proceso permite una comprensión más detallada del flujo de trabajo que en la que se puede obtener del organigrama.  En su forma más simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto estudiado. En este caso, por ejemplo, se espera que el empleado de control de inventario y recibe inventario de los proveedores, tome las solicitudes de inventario de los dos gerentes de planta y proporcione en lo que le solicitan a estos gerentes, así como la información del estado de los inventarios actuales.

• La descripción del puesto con consecuente, si existe, puede ser un buen punto a partir del cual podría preparar una descripción revisada del puesto.

Paso 3

• Seleccionar  posiciones representativas para analizarlas.  Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y tomar demasiado tiempo para el análisis del puesto por ejemplo las posiciones de todos los trabajadores de ensamble.

Paso 4

• Reunir información del análisis de puesto. El siguiente paso es analizar realmente el puesto obtenido los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requería a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o más técnicas de análisis del puesto.

Paso 5

• Revisar la información con los participantes. El análisis del puesto ofrece información sobre la a la naturaleza y funciones del puesto. Este información debe ser verificada con el trabajador que no desempeña y un superior inmediato. Edificar la información ayudará a determinar si es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos involucrados. Este paso de revisión puede ayudarle a obtener la aceptación del ocupante del puesto de los datos del análisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripción de las actividades que realiza.

Paso 6

• Elaborar una descripción y especificación del puesto. En la mayoría de los casos, una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del análisis de la oposición. La descripción del puesto es una relación por escrito de las actividades y  responsabilidades inherentes al puesto, así como de sus características importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificación del puesto resume las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo, y podría ser un documento separado o parte de la misma descripción del puesto.

RESPONSABILIDADES DE LOS PUESTOS QUE APLICAN A LA GERENCIA DE PROYECT0 MAYORES C.R.P

GUIA DE ANALISIS DE CARGO:

Código Personal: - 1. – IDENTIFICACIÓN: Nombre del empleado: Oficina: Lugar de Trabajo: División: Sub-División: Departamento: Sección: Nombre del Cargo: Otros Nombres: Encasillamiento o Actividad: Cargo y Nombre del Jefe inmediato Indicar el Cargo y Nombre de la persona que lo reemplaza en ausencia ocasional (por enfermedad, vacaciones, etc.).

2. – RESUMEN DEL CARGO: (Resuma en forma general las funciones principales del cargo).

3. – DESCRIPCIÓN: (Asegúrese de incluir todas las actividades que realiza el trabajador indicando: ¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace? Y ¿Por qué lo hace?) DEBERES Y RESPONSABILIDADES Frecuencias: Periódicas: Aquéllas realizadas semanal o mensualmente Ocasionales: Aquéllas realizadas a intervalos irregulares y con frecuencia menor que una vez al mes.

Descripciones de Puestos (D.P.) para toda la organización de Proyectos Mayores C.R.P, organización adscrita a la Gerencia Técnica:

GERENTE DE PROYECTO

§  Es responsable de implantar el sistema de la calidad en toda la organización del Proyecto y de hacer el seguimiento necesario,  para garantizar el cumplimiento de este sistema;   también tiene la responsabilidad de elaborar el Plan de la Calidad del Proyecto,  indicando los requisitos de calidad a ser cumplidos.

§  Asegura la asignación y administración de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto de acuerdo con los parámetros de calidad,  costo,  tiempo y seguridad establecidos,  entregando como producto,  el proyecto terminado que incluye los planos  “Como Construido” y demás documentación técnica que avalan una operación segura y confiable de las instalaciones asociadas.

§  Asegura la protección de la información manejada por terceros,  a través de los convenios de confidencialidad,  en los casos que se requiera.

§  Establece la organización del proyecto.

§  Realiza el cierre del proyecto y entrega toda la documentación técnica y administrativa al archivo técnico de la función cliente.

§  Identifica y solicita la Asistencia Técnica requerida por el Proyecto.

§  Establece el nivel de comunicación para asegurar el intercambio de información oportuno con el Cliente.

SUPERVISOR DE INGENIERIA

§  Supervisa y realiza el Aseguramiento y Control de la Calidad de la Ingeniería de Detalle de cada disciplina,  ejecutada por terceros,  a fin de obtener productos ajustados a los estándares de calidad del Proyecto.

§  Apoya al Departamento de Contratación o similar, en lo relativo a la preparación de los paquetes de licitación y las aclaratorias técnicas a los licitantes.

§  Apoya al Departamento de Construcción o similar, en lo concerniente a consultas de Ingeniería de Campo y en la ejecución de ingeniería interna.

§  Apoya al personal de Procura del Proyecto o similar, al emitir las requisiciones por materiales para cada obra del Proyecto de acuerdo con el plan de Procura establecido, participa en las reuniones aclaratorias con los fabricantes y evalúa las ofertas técnicas recibidas. (  la procura se realiza por BARIVEN)

SUPERVISOR DE CONTROL DE CALIDAD EN CONSTRUCCION

§  Coordina, dirige y supervisa las actividades de Inspección y Control de Calidad requeridos en la ejecución del proyecto, garantizando el estricto cumplimiento de especificaciones, planos, normas, códigos y procedimientos vigentes aplicables.

§  Supervisa las actividades del personal a su cargo, a fin de orientarlas hacia el logro de los niveles de calidad previstos para el proyecto.

§  Prepara informes mensuales relacionados con la calidad de obra ejecutada.

§  Coordina y Supervisa las actividades de liberación de materiales, tanto los suministrados por las contratistas como los suministrados por PDVSA.

§  Revisa en conjunto con el grupo de Construcción del Proyecto los planes de Inspección y ensayos propios del Proyecto y el de los Contratistas.

§  Aprueba la organización y personal de Control de Calidad de la Contratista.

§  Verifica a través de su personal las condiciones de los equipos de medición  y ensayos de los Contratistas y/o subcontratistas que los mismos cumplan con las calibraciones necesarias y que estén identificados en los registros de las pruebas donde estén involucrados.

§  Realiza seguimiento de los archivos de los registros de control de calidad de la Contratista de acuerdo a los lineamentos establecidos en el Proyecto, y coordina la entrega final de esta documentación a la función dueña.

§  Mantiene un sistema de archivo auditable sobre los resultados de la calidad obtenida en la obra, el cual es elaborado por la Contratista.

INSPECTOR DE CONTROL DE CALIDAD EN CONTRUCCION

§  Son responsables de realizar inspección, seguimiento y control de calidad durante la construcción de la obra, a fin de asegurar el fiel cumplimiento de especificaciones, planos, normas códigos y procedimientos vigentes aplicables.

SUPERVISOR DE CONTRUCCION 

§  Coordina y supervisa la inspección  de los trabajos y de los materiales utilizados en la obra, a fin de decidir su aceptación o rechazo de conformidad con lo establecido en los procedimientos de pruebas, especificaciones y normas correspondientes.

§  Coordina, supervisa y controla las actividades desarrolladas por las empresas contratistas en la construcción del Proyecto, a fin de lograr que la obra se ejecute de acuerdo a los parámetros establecidos.

§  Detecta, evalúa y justifica las variaciones de obra y cambio de alcance, a fin de obtener la aprobación correspondiente y mantiene la continuidad en la ejecución de la obra, cumpliendo las normas y procedimientos de la empresa.

§  Supervisa y controla la Ejecución Física y Financiera, a fin de verificar el estado de la obra e implantar, en caso de requerirse, las medidas correctivas, que permita cumplir con la programación estimada de Tiempo y Costo establecida para el Proyecto.

INGENIERO INSPECTOR (MECANICA, CIVIL, ELECTRICIDAD O INSTRUMENTACION)

§  Analizan las especificaciones del Proyecto, así como también participan en la evaluación de las ofertas técnicas, a fin de asegurar y organizar toda la información necesaria para construir la obra conforme a los requerimientos establecidos.

§  Inspeccionan los trabajos y los materiales utilizados en la obra,  a fin de decidir su aceptación o rechazo de conformidad con lo establecido en los procedimientos de pruebas, especificaciones y normas correspondientes.

§  Supervisan las actividades desarrolladas por las empresas contratistas en la construcción del Proyecto, a fin de lograr que ésta se ejecute de acuerdo a los parámetros establecidos.

§  Detectan y evalúan las variaciones de obra y cambios de alcance, a fin de lograr la continuidad en la ejecución de la obra, cumpliendo las normas y procedimientos de la empresa.

§  Apoyan en las actividades de Administración de Contratos y de ejecución física y financiera, a fin de verificar el estado de la obra y sugerir en caso de requerirse, las medidas correctivas necesarias, que permitan cumplir con la programación estimada de tiempo y costo establecida por el Proyecto.

§  Cumplen y hacen cumplir las normas y disposiciones relativas a protección, seguridad industrial y conservación ambiental.

INSPECTOR DE CONSTRUCCION (MECANICA, CIVIL, ELECTRICIDAD O INSTRUMENTACION)

§  Inspeccionar las actividades desarrolladas por las empresas contratistas en la construcción del proyecto, a fin de lograr que ésta se ejecute de acuerdo a los parámetros establecidos.

§  Asegura que los materiales utilizados en obra, sean los aprobados en conformidad con lo establecido en los procedimientos de pruebas, especificaciones y normas correspondientes.

§  Hacer cumplir las normas y disposiciones relativas a protección, seguridad industrial y conservación ambiental.

SUPERVISOR DE PROTECCION INTEGRAL

§  Administra y coordina el grupo de Protección Integral del Proyecto.

§  Asesora al Gerente del Proyecto en materia de Protección Integral.

§  Coordina las actividades de Protección Integral con las Empresas contratistas.

§  Analiza las diferentes actividades de Construcción para determinar los riesgos existentes y tomar las acciones correctivas.

§  Evalúa y aplica los planes de Protección Integral presentados por las empresas contratistas.

§  Interviene en las investigaciones de incidentes y accidentes proporcionando las acciones correctivas a tomar para evitar la ocurrencia de estos.

§  Diseña programas de Protección integral para mejorar la calidad de trabajo a las empresas Contratistas, así como actividades de motivación.

§  Evalúa y emite recomendaciones a los procedimientos de trabajos.

§  Asiste a reuniones para Procesos de Licitaciones de contratos de obras y servicios para dar a conocer los puntos correspondientes a la sección de Protección Integral como son Normas, Disposiciones Legales, etc.

§  Asiste a reuniones para seguimiento de puntos de Protección Integral y coordinar actividades de construcción con los aspectos de Protección.

§  Realiza inspecciones periódicas a las diferentes áreas de trabajo.

§  Realiza evaluaciones mensuales a las Empresas Contratistas.

§  Promueve reuniones con el personal de Protección Integral de las diferentes Empresas, a fin de dar a conocer los lineamientos que en esta materia aplican.

§  Inspecciona y evalúa maquinarias y equipos en el área de Construcción, requeridos por la obra.

§  Apoya a la gestión de Construcción en la revisión y aplicación de normas y diseños de equipos.

INSPECTOR DE PROTECCION INTEGRAL

§  Preparar y dictar charlas de inducción a todo el personal que ingresa a realizar labores para el proyecto.

§  Inspeccionar  diariamente las áreas de construcción para corregir actos y condiciones inseguras, así como, aplicación de las normas y procedimientos de protección integral.

§  Asesora al contratista cuando se realicen trabajos, en especial  en aquellos de alto riesgo.

§  Asesora referente a la compra y uso de los implementos y equipos de protección personal, así como equipos de seguridad industrial.

§  Realiza y evalúa pruebas escritas para operadores de grúa.

§  Dicta talleres sobre tópicos de protección integral.

§  Auditar la permisología de trabajo y revisar los equipos para ejecutar trabajos de gammagrafía.

§  Inspecciona maquinarías y equipos pesados aplicando lo establecido en la planilla.

§  Evalúa el cumplimiento de lo establecido en el plan básico de protección integral de cada empresa contratista.

§  Participar en la investigación de incidentes y accidentes para establecer acciones que eviten su ocurrencia.

§  Auditar los diferentes permisos de trabajo, así como, los aretes, para darles valor agregado y solicitar su fiel cumplimiento.

§  Participar en las charlas semanales programadas por las contratistas, para ahondar en el tema expuesto y despertar interés en aspectos de higiene, seguridad y ambiente.

SUPERVISOR DE CONTRATACION Y ADMINISTRACION DE CONTRATOS

§  Coordina la evaluación y verificación de disponibilidad de las empresas especializadas en ejecución de obras y servicios requeridos en el Proyecto, así como también su actuación y experiencia, principalmente en la Industria, a objeto de definir el universo de empresas que participarían en procesos de selección.

§  Coordina y supervisa la conformación de los paquetes de contratación a fin de asegurar que cuenten con información comercial, planos y especificaciones normalizadas y actualizadas de acuerdo  con los procedimientos y normas de la empresa y con las Leyes, Decretos y resoluciones oficiales aplicables.

§  Coordina y supervisa  la ejecución de los procesos de contratación, de acuerdo  con los planes y estrategias formulados por la Gerencia del Proyecto, a fin de garantizar la contratación  de las obras y servicios en la fecha prevista, según las normas y procedimientos de la empresa y las leyes que rigen la materia.

§  Supervisa y controla la administración de los contratos a ser ejecutados en el Proyecto, hasta su cierre definitivo, a fin de lograr el cumplimiento de las condiciones  y términos contractuales.

§  Supervisa las actividades de Registro y Control de Documento del Proyecto.

CONTRATADOR – LICITADOR.

§  Identificar, proponer e implantar estrategias de contratación, cumpliendo con el contexto legal que regula los procedimientos de contratación de PDVSA.

§   Elaborar y someter ante las comisiones y/o comités de licitación las estrategias y propuestas de contratación de obras y/o servicios.

§   Elaborar las instrucciones comerciales requeridas en los procesos de contratación.

§   Coordinar las acciones administrativas estipuladas en los procesos de contratación.

§   Elaborar la documentación requerida para suscribir los contratos derivados de los procesos de contratación.

§   Evaluar, preparar y someter a aprobación las modificaciones a contratos (cambios de alcance, cambios de cantidad, extensiones, ajustes) cumpliendo con los términos y condiciones contractuales, así como lo establecido en las normas y procedimientos de PDVSA y sus filiales.

§   Prever anticipadamente los compromisos financieros periódicos derivados de la ejecución física de las obras y/o servicios,  conjuntamente con la función de planificación y control, a los efectos de canalizar los fondos de tesorería necesarios para el pago.

ADMINISTRADOR DE CONTRATOS

§  Certificar el inicio del trabajo mediante acta que se suscribe junto con el representante autorizado del Contratista.

§  Elabora las minutas de las reuniones semanales de coordinación y seguimiento de trabajos contratados.

§  Revisar y conformar las valuaciones por concepto de la ejecución de los trabajos y los somete al nivel de delegación financiera correspondiente, a los fines de ordenar su pago.

§  Prepara y someter a consideración del nivel de delegación de autoridad financiera para su conocimiento o aprobación, las variaciones y modificaciones a los contratos de obras.

§  Someter al nivel de autorización correspondiente para su decisión final, cualquier discrepancia que surja con el Contratista durante la ejecución del trabajo o prestación del servicio, relacionados con planos y especificaciones de trabajo.

§  Evalúa, con  el apoyo de otros departamentos, la actuación del Contratista durante la ejecución de los trabajos y realizar el cierre administrativo del contrato.

§  Realiza el seguimiento y control de los contratos hasta su cierre definitivo, a fin de lograr el cumplimiento de los costos y el tiempo de ejecución  acordado contractualmente.

§  Evalúa cualquier variación o cambio que se produzca durante la ejecución  del contrato, que afecten los términos y condiciones inicialmente contratados, relacionados con la obra, con la empresa o con el entorno, a fin de que se tomen las acciones y medidas más convenientes a los intereses de PDVSA

§  Mantener un sistema de información  sobre los contratos de ejecución, fin de que se provea todos los datos necesarios para cualquier toma de decisión y/o auditoría.

SUPERVISOR DE CONTRATACION

§  Supervisa las actividades realizadas por los Analistas de Contratación.

§  Coordina y supervisa las acciones asociadas a la conformación de los paquetes de licitación, definir condiciones y régimen legal aplicable a los procesos de contratación, evaluación y selección de las empresas a participar en los procesos.

SUPERVISOR DE ADMINISTRACION DE CONTRATO

§  Supervisa las actividades realizadas por los Analistas de Administración de Contratos.

§  Coordina y supervisa la certificación del inicio del trabajo mediante acta que se suscribe junto con el representante autorizado del Contratista.

§  Revisa las valuaciones por concepto de la ejecución de los trabajos para luego ser sometidos al nivel de delegación financiera correspondiente, a los fines de ordenar su pago.

§  Revisa  las variaciones y modificaciones a los contratos de obras.

§  Revisa el seguimiento y control de los contratos hasta su cierre definitivo, para verificar el cumplimiento de los costos y el tiempo de ejecución  acordado contractualmente.

§  Revisa las variaciones o cambios que se produzcan durante la ejecución  de los contratos, que afecten los términos y condiciones inicialmente contratados, relacionados con la obra, con la empresa o con el entorno, a fin de que se tomen las acciones y medidas más convenientes a los intereses de PDVSA

ARCHIVISTA

§  Es responsable de planificar,   organizar,   controlar  y custodiar  toda  la  documentación administrativa del archivo del Proyecto, incluyendo la de los paquetes de licitación y contratación, de acuerdo a los procedimientos establecidos en este Plan y a los lineamientos corporativos.

§  Supervisa la recopilación y almacenamiento de información  asociada al Proyecto, manteniendo un sistema de registro y control para mantener los documentos y facilitar el óptimo aprovechamiento de la información.

§  Mantiene control de la información retirada del archivo, agiliza su devolución y verifica su integridad al ser devuelta.

§  Mantiene ordenadas todas las revisiones superadas de planos y especificaciones, separadas físicamente de las vigentes.

§  Coordina la entrega al cliente (función dueña) de los productos finales del Proyecto.

§  Vela por el mantenimiento de la información del Proyecto que asegure la preparación oportuna del informe de completación técnico-económico post-morte.

§  Recibe, clasifica y archiva de acuerdo con los expedientes codificados según el Sistema SOAR.

§  Atiende solicitud y devolución de documentos de los usuarios

§  Clasifica, archiva y controla los planos de Ingeniería, manteniendo en archivo todas las revisiones de los mismos, separadas en planos para Licitación y para Construcción.

§  Asegura que ningún original sea sacado del archivo, entregando copias a quienes requieran algún plano.

§  Clasifica, archiva y controla las especificaciones técnicas del Proyecto, manteniendo copia de todas las revisiones, así como manuales de operación y mantenimiento del Proyecto.

SUPERVISOR DE CONTROL DE EJECUCION

§  Realiza el seguimiento al plan maestro, actualizando las curvas de avance físico. 

§  Elabora el presupuesto y los cronogramas de desembolsos anuales.

§  Revisa los informes de cantidades de obra semanal y las valuaciones mensuales.

§  Actualiza el sistema de control de obra maestro (s.c.o.) del proyecto.

§  Participa y coordina las reuniones de planes a cuatro (4) semanas, con el contratista, a fin de programar las actividades a ejecutar a corto plazo.

§  Coordina la emisión de los informes de ejecución semanal y mensual por cada contrato de construcción.

§  Prepara los requerimientos semanales de flujo de caja para el pago de las facturas a los contratistas, a lo cual le da seguimiento.

§  Revisa la ejecución financiera  a través de los asientos contables.

§  Elabora el análisis de las desviaciones físico-financieras, según la estructura de partición del trabajo de construcción del proyecto (EPT).

§  Actualiza él pronóstico a completación, de acuerdo al avance real de las obras.

§  Actualiza los montos de las autorizaciones de capital (adc’s), de acuerdo a su pronostico a completación.

§  Participa en la revisión de las estrategias de ejecución de la construcción,  planes contractuales y reprogramaciones. Propone recomendaciones.

CONTROLADOR DE AVANCE FISICO

§  Realiza seguimiento diario al plan de trabajo, a través de visitas a la obra.

§  Calendarizar el presupuesto y los cronogramas de desembolsos anuales.

§  Revisa los informes de cantidades de obra semanal y las valuaciones mensuales.

§  Actualiza semanalmente el sistema de control de obra del contrato (s.c.o).

§  Participa en las reuniones de planes a cuatro (4) semanas con el contratista.

§  Prepara el informe de ejecución semanal del contrato.

§  Prepara los requerimientos semanales de flujo de caja para el pago de las facturas al contratista.

§  Efectúa las acumulaciones mensuales y revisión de los libros auxiliares.

§  Elabora el análisis de las desviaciones físico-financiera, según la estructura de partición del trabajo del contrato (EPT.

§  Calcula el avance físico semanal y mensual, de acuerdo a los hitos establecidos.

§  Actualiza él pronóstico a completación, de acuerdo al avance real de la obra.

§  Actualiza los montos de las autorizaciones de capital (adc’s), de acuerdo a su pronostico a completación.

CONTROLADOR DE COSTOS

§  Elabora el presupuesto de la procura y cronograma de desembolsos anuales.

§  Planifica la adquisición de materiales y equipos del proyecto, de acuerdo a las fechas requeridas en sitio, para la construcción de las obras.

§  Coordinar reuniones de seguimiento a la procura y emitir informes quincenales, identificando las áreas de atención y acciones requeridas.

§  Participa en las reuniones de arranque de las órdenes de compra mayores.

§  Requerir a Finanzas el flujo de caja para el pago de facturas a los proveedores.

§  Efectúa las acumulaciones mensuales y revisión de los libros auxiliares.

§  Elabora el informe mensual de gestión físico-financiera de la procura.

§  Controla el presupuesto y asegurar la ejecución de los desembolsos.

§  Calcula el avance físico/financiero de acuerdo a los hitos establecidos.

§  Actualizar él pronóstico a completación, de acuerdo a las fechas de entrega revisadas, de las diferentes requisiciones y órdenes de compra.

§  Participa en la elaboración de las presentaciones mensuales del proyecto.

ANALISTA DE SERVICIO

§  Supervisa y controla la contratación de los servicios generales menores requeridos en el proyecto, así como también el suministro, mantenimiento y control de materiales, equipos de oficina, computación, vehículo y cualquier otra dotación necesaria durante la ejecución del proyecto.

§  Controla el ingreso, asignación, documentación y desincorporación de los vehículos pertenecientes al proyecto, así como también las reparaciones y mantenimiento de los mismos.

§  Supervisa y controla el mantenimiento general de los espacios físicos (módulos, trailers, etc.), donde funcionen las oficinas del proyecto.

§  Emite mensualmente  las estadísticas de vehículos asignados, las reparaciones efectuadas y el inventario de equipos de oficina.

ANALISTA DE PROCURA

§  Controla y ejecuta la adquisición de los materiales, equipos y repuestos requeridos por el Proyecto, tanto nacionales como importados, de acuerdo con los programas correspondientes a estas actividades, a fin de lograr su disponibilidad oportuna en la obra.

§  Controla y comprueba el cumplimiento de las especificaciones técnicas, cómputos y tiempo de entrega de los materiales y equipos a ser suministrados al Proyecto, a fin de lograr su entrega oportuna durante la construcción de la obra y con la calidad requerida.

§  Solicita lista de Proveedores de materiales y equipos.

§  Ejecuta la Programación de la procura correspondiente a los materiales, equipos y repuestos requeridos por el Proyecto tanto nacionales como importados, a fin de lograr su disponibilidad oportuna en la obra.

§  Vela que todos los procesos de adquisición sea realizados dentro del marco legal establecido en la Ley de Licitaciones.

§  Verifica la calidad de las RPM’S recibidas, conforme a la normativa vigente (especificaciones completas, NAAF autorizado, justificaciones, estimados, símbolos PDVSA):

§  Asegura que la calidad de los proveedores participantes en los procesos de adquisición, sea la adecuada, cumpliendo con el Sistema Interfilial de Registro de Empresas de PDVSA e ISO 9001.

§  Participa en la evaluación del parque industrial, a fin de asegurar una creciente participación de proveedores nacionales calificados por INTEVEP.

§  Efectúa presentaciones ante las diferentes comisiones de adquisición de PDVSA, desde la aprobación de panel hasta la presentación  de resultados Técnico-Económicos y decisiones  de la Gerencia contratante.

§  Asegura la presencia de los técnicos, representantes de los fabricantes, para que preste asistencia técnica en sitio cuando esta sea requerida.

§  Coordina con los proveedores, Ingeniería y/o Construcción los reclamos planteados en campo por materiales y/o equipos recibidos en obra con algún defecto, falla o daño.

§  Evalúa la actuación de los proveedores durante el período de entrega de los materiales y/o equipos requeridos a través de las órdenes de compras.

SUPERVISOR DE RELACIONES LABORALES

§  Representa al Proyecto ante las empresas Contratistas, sindicatos y Organismos del Ministerio del Trabajo, según la Jurisdicción correspondiente, a fin de atender y resolver planteamientos inherentes a las gestiones del Proyecto en materia Laboral.

§  Apoya y asiste a la gestión del Gerente y Supervisores en la fase de Construcción del Proyecto, con el propósito de dar cumplimiento a todas las disposiciones legales y contractuales establecidas en materia laboral.

§  Presta apoyo administrativo en  las actividades de Recursos Humanos durante la ejecución del Proyecto, tanto para el personal permanente como para el personal de apoyo contratado, a fin de permitir el cumplimiento de los programas establecidos en materia de administración de personal.

§  A través de su relación funcional con el departamento de Recursos Humanos, vela porque se mantenga uniformidad en la aplicación o manejo de asuntos en materia laboral para el Proyecto.

§  Atiende y resuelve los planteamientos inherentes a la gestión del Proyecto en materia Laboral.

§  Apoya la gestión del personal de Construcción con él propósito de que se cumplan todas las disposiciones legales y contractuales establecidas en materia laboral.

§  Presta apoyo administrativo en las actividades de recursos humanos durante la ejecución  del Proyecto, tanto para el personal permanente como para el contratado.

§  Apoya en la Gestión del ingreso del personal contratado, así como en su administración.

INSPECTOR DE RELACIONES LABORALES

§  Revisar la documentación requerida para el ingreso de personal contratado por las diferentes empresas contratistas que ejecuten obras para el proyecto.

§  Chequea los finiquitos por prestaciones sociales pagadas a los trabajadores por terminación de contrato o desincorporación o por cualquier motivo e igualmente asesorar a la unidad de relaciones laborales del contratista en cualquier consulta de carácter legal o contractual.

§  Asistencia a las reuniones de seguimiento de obras programadas por la Gerencia de Construcción.

§  Inspecciones de obras solicitadas por las organizaciones sindicales del área, a fin de atender quejas y reclamos presentados por los trabajadores de las diferentes contratistas, con la finalidad de solucionar el problema planteado.

§  Asistencia a reuniones aclaratorias de licitaciones de obra.

§  Notificación a las organizaciones sindicales  del inicio de obras contratadas por PDVSA  con empresas contratistas, previa reunión entre esta y la dirigencia sindical.

§   

§  Atención a los trabajadores para aclararles cualquier duda existente en le pago recibido, de igual manera orientarlos en cuanto a los beneficios que contractualmente puedan corresponderles.

§  Inspecciones programadas al personal de las diferentes contratistas que laboran en el proyecto. En caso de detectar cualquier irregularidad, se toman las acciones correctivas de inmediato.

§  Revisión de reclamos presentados por las empresas contratistas generados de la aplicación de decretos o leyes dictados por el Ejecutivo Nacional o provenientes de la Convención Colectiva Vigente y que involucren costos adicionales.

§  Otras actividades programadas y coordinadas por el Supervisor inmediato.

§  Excelentes Relaciones Interpersonales.

SECRETARIA

§  Redactar y mecanografiar documentos acordes con los requerimientos del grupo de trabajo, mediante el uso de maquina de escribir convencional, procesadora de palabras, micro, etc.

§  Enviar, recibir, clasificar y hacer seguimiento de la correspondencia interna y externa.

§  Fotocopia todo tipo de documentos.

§  Crear y mantener al día los archivos y desincorporar cuando sea necesario.

§  Recibir, efectuar y hacer seguimiento de las llamadas telefónicas. Identifica y comunica los mensajes de acuerdo a la prioridad, observando las normas de cortesía.

§  Efectúa preparativos para la ejecución de eventos, conferencias, presentaciones,  reuniones y viajes.

§  Atiende a los visitantes y canalizarlos de acuerdo a sus requerimientos.

§  Apoya al supervisor inmediato en los asuntos personales tales como: diligencias bancarias, córrase, impuestos y cualquier otra documentación personal, considerando prioridades y utilizando las facilidades ofrecidas por la empresa.

§  Codifica y lleva el índice de documentos de la unidad donde presta sus servicios.

§  Controlar, mantener y efectuar los pedidos de material de oficina.

§  Verifica el buen funcionamiento de los equipos y notificar en caso de falla.

§  Establece prioridades en la labor diaria.

§  Cuidar, manejar y controlar los equipos a su disposición, archivo, diskettes, material de  papelería y  oficina.

TRANSCRIPTOR DE DATOS

§  Actualiza el Sistema de Control de Materiales con información de lista de materiales pro contrato, revisa la procura, seguimiento de órdenes de compra, entrega de materiales/equipos a contratistas en Construcción.

§  Emite informe de posición de RPM’s y ordenes de compra, utilizados en la s remisiones con la Gerencia de Ingeniería durante la fase de Ingeniería de Detalle, para su actualización.

§  Actualiza en el SCM listado de materiales pro contrato incluyendo modificaciones surgidas en fase de Construcción.

§  Actualiza en el SCM los cambios surgidos en las órdenes de compra.

§  Actualiza los cierres  de contratos de Construcción con información de los reportes de conciliación de materiales.

DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES

Actualmente, me desempeño como Analista de Contratos en la Gerencia Técnica - Proyectos Mayores C.R.P, los proyectos asignados son: Carretera Perímetral de la Península de Paraguaná y Parque Eólico Paraguaná.    Para cada uno de estos proyectos se ha asignado un equipo de trabajo con los cargos descritos anteriormente.   Para la selección de está plantilla se tomo en consideración el método de la entrevista, tal y como se señala  se conversa frente a frente en este caso con el Analista de Recursos Humanos, Gerente del Proyecto y Gerentes de otras áreas y el empleado, por medio del cual se puede obtener información veraz por medio de un diálogo y acercamiento directos.

Anteriormente, me desempeñaba como Analista Integral en la Gerencia de Proyectos Operacionales C.R.P, adscrita a la Gerencia Técnica, (en este cargo existían actividades tanto de Contratador  como de Administrador de Contrato), se dividió con la finalidad de realizar una prueba piloto y el equipo fue participe en el Análisis del Diseño del Cargo de Contratador y Administrador de Contratos, el cual fue aprobado por la Gerencia de RRHH y que hasta los momentos continua vigente.

Teniendo en cuenta que el objetivo era suministrar a la organización  las personas necesarias que se requerían en ese momento para desarrollar de una manera óptima los procesos antes mencionados tanto en calidad como en cantidad fue que se le dio gran importancia a ésta propuesta y se incorporó en el puesto de trabajo el personal  quien se encargaría de la Administración de contratos bajo la Coordinación (puesto adicional creado para tal fin).

INFOGRAFIA

1.    ZELEDÓN, P. Análisis y Descripción de cargos. http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/rh/andescarpvz.htm  Paola Valeria Zeledón - [email protected]

2.    Análisis y Descripción de cargos. http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/analpuestotrab.pdf.

3.    SALINAS, Oscar. Dime que haces y te diré... La descripción y el análisis de cargos. http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no1/descyandecarg.htm

4.    Universidad Santa María. Cátedra Administración de RRHH II. Trabajo de Análisis de Cargo. http://html.rincondelvago.com/analisis-de-puesto-de-trabajo_1.html