GERENCIA
TRABAJO 4
Elaborado por:
Lic. Eisa Marín
Facilitador: Prof. José Pardo
1. Actividad: ¿En qué consiste?
Debe ser el “retrato hablado” de lo que hacen. Es conveniente no retocarla,
descríbanla de la manera más realista posible.
Me desempeño como
Analista de Contrato en
Las actividades son las siguientes:
- Identificar, proponer e implantar
estrategias de contratación, cumpliendo con el contexto legal que regula los
procedimientos de contratación de PDVSA.
.- Elaborar y someter ante las comisiones
y/o comités de licitación las estrategias y propuestas de contratación de obras
y/o servicios.
.- Elaborar las instrucciones comerciales
requeridas en los procesos de contratación.
.- Coordinar las acciones administrativas
estipuladas en los procesos de contratación.
.- Elaborar la documentación requerida
para suscribir los contratos derivados de los procesos de contratación.
.- Evaluar, preparar y someter a aprobación
las modificaciones a contratos (cambios de alcance, cambios de cantidad,
extensiones, ajustes) cumpliendo con los términos y condiciones contractuales,
así como lo establecido en las normas y procedimientos de PDVSA y sus filiales.
.- Prever anticipadamente los compromisos
financieros periódicos derivados de la ejecución física de las obras y/o
servicios, conjuntamente con la función de planificación y control, a los
efectos de canalizar los fondos de tesorería necesarios para el pago.
2.
Procesos: ¿Cuáles son los grandes/macros procesos que se ejecutan para
cumplir con la actividad? Deben utilizar flujogramas
u otras herramientas para la descripción gráfica.
Contratación:
a. Requerimiento o Necesidad por la organización
contratante.
b. Se realiza Solicitud de Pedido, luego de
aprobado en sistema se realiza la petición de oferta cuyo No. determina el
proceso.
c. Diseño de Estrategia
de Contratación.
d. Invitación de las empresas.
e. Apertura de ofertas
y evaluación de las mismas.
f. Si es aprobada, se
otorga Buena = pro y se realiza contrato, se procede a la firma entre las partes; en caso contrario se inicia nuevamente el proceso.
Administración:
a. Una vez iniciada la
obra ido servicio, se crea Contrato Marco el cual debe ser aprobado por el NAF.
b. Durante la ejecución
y avance físico de la obra, se crea los pagos (HES.
c. Si el contrato amerita modificaciones tales comen:
Cambios en Cantidad, Cambios en el Alcance, ajustes por variación según
decretos. Deben ser aprobados por
d. En caso de no existir modificaciones al contrato,
se cancela él ultimo pago.
e. Se firma acta provisional o definitiva de
aceptación de la obra.
f. Se devuelven
g. Se realiza cierre administrativo del contrato.
(Ver Flujograma
proceso de Contratación y Administración)
3. Estructura: ¿Cuál es el modelo de relacionamiento organizacional de las personas que
intervienen en el proceso? Deben presentar el organigrama (formal/oficial o
informal/no oficial) indicando la relación entre cargos, niveles, funciones,
roles, responsabilidades.
La estructura
organizativa de
4.
El equipo de trabajo
que conforma
5. Tecnología (dura): ¿Qué equipos, sistemas,
medios; de apoyo se utilizan para ejecutar el proceso?
Equipos, Sistemas, Mecanismos para el
manejo manual; entre otros.
En
El sistema empleado
para las diversas actividades que realiza
En cuanto a los
manuales, cada una de las secciones cuenta con su propio Mecánicos avalado por PDVSA, todo conforme a los procesos de cada
unidad. Así como, leyes emanadas del ejecutivo Nacional,
Decretos y Reglamentos que regulan los procesos de licitación.
6.
Impulsos: ¿Qué cosas o situaciones hacen posible que se produzcan
cambios para mejorar esa actividad?
En primera instancia es la
identificación con cada una de las tareas asignadas y su sentido de pertenencia
hacia
Este impulso, el cual
considero que es fundamental viene dado
por el incentivo que pueda brindar la industria y así ser generadora de
valores; sin embargo por ser una Organización de mucho desarrollo tecnológico
(Productor de Petróleo y Exportador a Nivel Mundial) la capacitación y
desarrollo profesional del personal debe ser continua y hacia esa orientación
se centran también los esfuerzos.
En
conclusión, podemos señalar que las
empresas exitosas y competitivas a nivel mundial, son las que alcanzan y se
mantienen en el estadio de la excelencia. Muchas empresas no logran pasar por
todos los estadios, sino que se quedan estancadas en alguno de ellos o
desaparecen cuando se encuentran en los primeros debido a que dejan de ser
rentables en un mercado globalizado, por eso se deben aplicar métodos que
permitan mejorar deficiencia en el personal tales como:
l
Motivación
para el personal mejorando los beneficios y servicios.
l
Capacitación
del personal
l
Rendimiento
para el personal
l
Mejorar comunicación interpersonal
7. Frenos: ¿Qué cosas o
situaciones dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Los frenos son
las situaciones, en una organización, que nos impiden progresar (gestionar, gerenciar, administrar, manejar un cambio). Son lo
contrario de los impulsos.
Por ser una
Organización piramidal, los procesos son un poco lento, sin embargo la
automatización de los procesos ha contribuido un poco a mermar dicha condición,
pero lo que más produce su efecto al cambio son las personas, donde muchas
veces nos encontramos a quienes se resisten a involucrarse en los cambios que
se desean ejecutar o llevar a cabo, debido a su condición de preparación
profesional o por su escepticismo a las cosas nuevas. También es la falta de
personal dentro de ciertas áreas de la organización que hacen que el personal
asuma una mayor carga de trabajo, encargándose y responsabilizándose de esos
cargos ausentes.
Indiferentes niveles
organizacionales en oportunidades, la resistencia al cambio al realizarse
procesos de optimización de funciones y tareas, se ven afrontar con cambios de
personal en oportunidades, debiéndose incluso aplicar procesos de reingeniería
en aquellos casos en donde la implementación de la tecnología choca con los
procesos manuales y humanos.
8.
Intimidades: ¿Qué relaciones personales forman parte de la actividad
pero que no se observan a simple vista? Por ejemplo: El Gerente es familia de
uno de los socios.
Realmente en esta
Superintendencia y dentro de
En caso tal, que algún
personal de la misma Gerencia llegase a contraer matrimonio deberá ser
notificado en este formato y la organización se encargara de transferir a uno
de ellos. Así mismo, como es mi caso y dado el cargo que tengo
debo manifestar que no soy Socio de
empresa alguna; quedando claro bajo este formato, el cual de alguna u otra
forma se evidencia que existe ética profesional entre sus integrantes.
9. Factores externos: ¿Qué elementos del medio
ambiente afectan el desempeño de la
actividad? Por ejemplo, restricciones gubernamentales, restricciones
superiores, relación con los
proveedores o clientes, estado del mercado, condiciones naturales, situación del país, etc).
Realmente nuestra razón
de ser fundamental radica en el tiempo de respuesta de los procesos de
contratación, según la modalidad de contratación tanto por Ley de Licitaciones
como por las modalidades indicadas en
Estos
factores limitantes externos, mas que todo provocado por tiempos de respuesta
en los procesos de contratación, han sido reducidas continuamente mediante el
afianzamiento de procesos de planificación y con el nuevo recurso humano, sin
embargo se espera que aunado a la implementación de sistemas y capacitación del
personal cada vez que surjan unos lineamientos tanto corporativos como decretos
gubernamentales sea más flexibles o adaptables a los procesos existentes para
que no se produzca un impacto en la ejecución de nuevos proyectos.
´
10. Motor del
cambio: ¿Cuáles pudieran ser las estrategias recomendadas para conducir un
cambio en el proceso del cual Ud. es dueño o co-dueño, con el objeto de crear y/o añadir valor a los
actores del proceso (dirección/gerencia, clientes, proveedores, comunidad,
sociedad?
De
igual forma el fortalecimiento en el adiestramiento y capacitación profesional
para estar al día en los retos y avances que se nos presenten, así como también
el de arraigar con mayor fuerza nuestra cultura organizacional. Tomando como base, nuestros valores y así
gestionar el cambio mediante la perseverancia, apoyo incondicional con el
equipo, solicitar ideas para la mejora
del proceso y entre todos alcanzar un fin común, comunicar a la gerencia de
forma clara y precisa el cambio que se presente realizar, indicar el impacto
económico y las mejoras que se obtendrán a partir de la propuesta.
ARTÍCULOS DE INTERNET.
a. Modelo
“Para la gestión del cambio de los procesos organizacionales en las
Instituciones Venezolanas a partir del tercer milenio” (Área financiera,
productiva, educativa y de servicio público o privado).
http://members.fortunecity.com/jpardo/intro.html
Análisis: Todo proceso organizacional
para enfrentar un nuevo reto, resolver problemas o evitarlos, normalmente están
relacionados directamente a sufrir cambios y en busca de una mejor gestión;
pudiendo ser estos, de forma aislada o global, siendo producto de un análisis
profundo de la estructura organizacional propiamente dicha, del entorno donde
se desenvuelve o del mismo personal que labora en una organización determinada.
Cabe destacar como punto importante que este artículo además de explicarnos en
forma resumida y basada en teorías y autores el cambio en el área
organizacional, también nos facilita un bosquejo en forma histórica sobre
acontecimientos que nuestra realidad no esta signada por cambios que no dejan
de impresionarnos. El mismo revisa las Teorías Administrativas y las Prácticas
Gerenciales contemporáneas señalando que conforman un paraguas de más de dos
docenas de fórmulas que, precedidas por el indiscutible éxito del modelo
japonés, son entendidas por muchos como “mágicas”, pero cuando han intentado
aplicarse en incontables instituciones, los resultados fallidos superan por
amplio margen a los exitosos, tanto en nuestro país (donde la aplicación
pareciera estar mas asociada a una “moda” que a un genuino proceso de cambio),
como en otras latitudes, cuyo estudio escapa a esta investigación.
b. Guía practica para
http://www.ruta.org/admin/biblioteca/documentos/guiapracticaAdministracion_final_07072004.pdf
Análisis: Este documento fue considerado como modelo de
la practica utilizada para la elaboración de un proyecto, esta guía nos señala
paso a paso cada uno de los entes involucrados
en el desarrollo de los proyectos de
inversión, tales como Finanzas Auditoria, Control Interno, Presupuesto, Control
de Documentos, Elaboración o nacimiento de un proyecto, proceso de Contratación
dependiendo de su modalidad estrategia a
contratar, y ejecución del mismo. Como se puede evidenciar desde el diseño del proyecto, pasando por el
cumplimiento de las condiciones previas de efectividad se prevén y realizan una serie de
actividades para seleccionar, contratar, mantener y desarrollar un conjunto de
personas con habilidades, motivación y satisfacción suficientes para conseguir
los objetivos del proyecto.
Generalmente,
se presta mucha atención a los procesos de nombramiento del personal, sin
embargo, durante la ejecución se descuidan las políticas y procedimientos para
el mantenimiento, desarrollo, evaluación y control de los recursos
humanos. Esta problemática, la cual es repetitiva en casi
todos los esquemas o modelos; motivo de gran preocupación, se requiere la
aplicación de la gestión del cambio, con la finalidad de no continuar con las
mismas practicas; ya que se visualiza que lo primordial es finalizar el
producto a costa de lo que sea; sin tomar en cuenta el Recurso Humano.
Cada
proyecto pone en práctica la política de recursos humanos que más convenga a
sus necesidades y que esté en concordancia con la legislación laboral del país,
los procedimientos del organismo ejecutor y las disposiciones previstas en los
documentos contractuales del proyecto; sin embargo es importante que este
personal pueda de alguna u otra forma; concientizarse
o educarse con valores integrales para que puedan cumplir con las metas
programadas.
Actualmente,
en nuestra Gerencia se tiene como meta en primera instancia y con la finalidad
de darle valor agregado y motivación; programas de capacitación a este personal
y para siempre tenga como norma en cualquier etapa o momentos de su vida la
“SEGURIDAD”.
Elaborado por:
Lic. Eisa del V. Marín Aular
C.I. 9.811.300
Fase I. Maestría en Gerencia de las Finanzas
y de los Negocios
Año 2007.
