Miedo a Delegar

Sentimiento a que otro no lo haga de forma perfecta

A veces, este miedo está causado por nuestra incapacidad de organizar el trabajo de una forma racional, marcando prioridades y estableciendo procedimientos que sean asumibles luego por terceros. Pero si le das la oportunidad a esa otra persona de hacerlo; si le enseñas de forma correcta, terminará por aprender y lo dominará de forma incluso mejor que tu misma, pues se podrá concentrar y especializar en ello más que tu ahora, e incluso será peor en el futuro pues tu tiendes a acumular responsabilidades exclusivas.

En estos casos tú llegarías a un estado de ansiedad e ineficacia, con peores resultados en ese y en casi todas las otras áreas que trates de realizar de forma perfecta, por ti misma. Atenderás algunas en detrimento de otras, pues el día sólo tiene 24 horas y tu salud te reclamará, antes o después, un tributo alto que te impedirá ocuparte tú de tus obligaciones exclusivas, y no habrá nadie más cualificado y con confianza para ocuparse en tu lugar.

Si quieres que algo se haga de forma perfecta…

Por eso es bueno ser exigente, pero no por encima de tus posibilidades, por esto es fundamental marcar prioridades y aplicar el dicho aquel que dice: “Si quieres que algo se haga de forma perfecta, ocúpate tu misma”. A lo que habrá que añadir, “y si necesitas que todas las cosas, o al menos demasiadas cosas se hagan bien, aprende a organizarte para poder delegar las que son más delegables”; y ojo que casi todas lo son, menos una, tu propia muerte, esa junto al nacimiento es algo que harás tu misma. Pero por favor para eso no tengas ninguna prisa, pues hay un dicho que asegura que “a esta vida hemos venido a realizar un gran número de cosas, y que estaremos aquí hasta que las hagamos todas”, así que para que precipitarte.

Decidir y delegar.

«He comprobado que casi siempre que no decidimos es por miedo o porque el asunto nos resulta costo­so de abordar, no porque desconozcamos la solución. Con nuestros hijos ocurre lo mismo, con el agravante de que a veces no queremos ver lo que pasa. Hay que decidir a tiempo, ejecutar las soluciones a tiempo. En el trabajo, sucede igual. He llegado a la conclusión de que sólo el que decide es capaz de delegar después. La raíz es la mis­ma: no retener los asuntos, no estancar los temas. Una cosa que me ayuda a decidir y a delegar es pensar que ca­si todas las trabas son mentales. Mi padre decía que lo imposible se hace posible si quieres y lo das por hecho. La misma acción cuesta menos cuando se hace antes». (EJECUTIVA, EMBARAZADA)

Todos hemos dicho alguna vez: «Decidiré mañana». Lo importante es saber por qué. En el caso de los inde­cisos, suelen invocarse razones poco válidas para justificar su comportamiento: falta de información, perfeccionis­mo, temor a equivocarse... Sin embargo, el mañana lle­ga y no arregla la situación. En un directivo, es inherente a su trabajo este componente de riesgo en la toma de deci­siones. Su trabajo consiste en decidir y nadie lo va a ha­cer por él. Un comité de dirección es consultivo, pero ra­ramente decide. El directivo debe asumir que tiene que tomar decisiones sin compartir responsabilidades. Por tanto, se podría afirmar que es preferible una decisión imperfecta a tiempo que una perfecta a destiempo.

Un seudoproblema es preocuparse innecesariamente de «elefantes» con los cuales quizás no podamos hacer nada hoy mismo. Se piensa incluso que no se pue­de disfrutar de la vida mientras que no lo hayamos logrado. Esa actitud no es realista, sólo conduce a la frus­tración. Siempre aparecerán nuevos «elefantes» y habrá que decidir cómo tratarlos.

Por otra parte, el directivo v también el padre/madre de familia dirigen personas no tareas, o más bien dirigen procesos a través de la dirección de personas. Por tanto, dirigir es delegar, es acotar, es acompañar, es co­rregir, es educar.

«Los encargos de los hijos que normalmente se cen­tran en labores del hogar son un instrumento educativo de primera categoría y no tanto por el trabajo del nivel básico del que nos descargan como por el sentido de responsabilidad que desarrollan». (CONSEJERA DELEGADA DE UNA EMPRESA EDITORIAL, TRES HIJOS)

El peligro de no saber, o de no ser capaces de «hacer hacer», es que todo lo acumulamos en nuestras manos, lo que provoca que los demás tengan que consultárnos­lo todo y, al final, seremos incapaces de tomar decisiones con acierto. Delegar funciones, cometidos y responsabi­lidades en los demás es una de las cosas más difíciles que una persona tiene que hacer y, a la vez, es una clara mues­tra de su madurez humana y profesional. Para lograrlo, se necesita método de trabajo, orden y rigor.

¿Qué hay que delegar? En realidad, todo aquello que uno de nuestros colaboradores o en casa uno de nues­tros hijos puede realizar suficientemente bien. El pro­blema está precisamente ahí: en pensar que nunca serán capaces.

«Creo que el dinero invertido (sí, invertido y no gastado) en ayuda doméstica permite un bienestar físico y psicológico importante para la madre trabajadora y, por tanto, para toda la familia. Mi marido y yo preferimos sa­lir a cenar los viernes modestamente que ir a cenar a un restaurante de primera categoría y dedicar la diferencia en precio a descargarnos de labores domésticas como la limpieza o la plancha». (CONSEJERA DELEGADA DE UNA EMPRESA EDITORIAL, CINCO HIJOS)

3. No «paralizar» los asuntos dejándolos amontonados en nues­tra mesa de trabajo y, por lo tanto, también en nuestra cabeza. Una tramitación de «papeles» (reales o informáti­cos) pasa por no tocar uno sin tomar alguna de éstas cuatro decisiones:

1. Tirarlo: ¿tiene este papel o este mail valor para mí ahora o en el futuro? Si no es así..., a la papelera. No olvidemos que la papelera es una herramienta para triunfar.

2. Remitirlo: a la secretaria, a un colega o a otra per­sona que pueda estar interesada.

3. Actuar sobre él: en el caso de que requiera una respuesta nuestra (carta, análisis, revisión).

4. Archivar: distinguiendo aquellos papeles que puedan tener un uso o un interés personal futuro, asignándole siempre fecha de caducidad.

Es clave controlar los asuntos complejos, aplazados o remitidos mediante el sistema de agenda/archivo de asuntos pendientes. Podemos utilizar para ello carpetas de 31 separadores y depositar cada papel en el apartado numerado correspondiente al día del mes en que queramos trabajarlo.