(Dídac López i Viñas)

Codi:op04-012 Data: 28-06-2004

Tema: Prelude-I

Temps de Lectura: 9 minuts.

Introducció:

Crec que tots coneixeu el projecte prelude (http://www.u-company.com/localret/b2documentation.php    )?

Fa unes setmanes parlant sobre e-goverment us vaig enviar uns comentaris.

El trobareu a LOCALRET (http://www.localret.es/  ) i es una invitació a conèixer mes opinions que les dels participants directes en la iniciativa.

En aquest sentit us convido a donar un cop d’ull al que s’exposa, i us animo a participar !

Crec que per la meva experiència com responsable d’Informàtica, i en certa manera de sistemes d’informació, d’una administració pública, puc aportar algunes idees en aquesta iniciativa i ara vull compartir amb vosaltres.

Dels 10 punts a tractar avui us comento aquests 5:

1. Estratègia: L’administració digital com a transformadora de l’administració

2. Estratègia: L’administració digital com a motor de canvi de l’economia local o regional

3. El ciutadà: Al centre de la definició de les administracions

4. El ciutadà: De complir tràmits a la participació ciutadana

5. Serveis: Focalització en els més útils per al ciutadà

Comentari:

1. Estratègia: L’administració digital com a transformadora de l’administració

Abans de la disponibilitat de les tecnologies de la informació, les societats tenien la percepció que les administracions havien de treballar de manera independent i autònoma, organitzades d’una manera totalment jeràrquica i acompanyades per farfallosos processos burocràtics. Les conseqüències son les de que les administracions son vistes pel ciutadà com un conjunt de diferents autoritats, que li produeixen inseguretat (no saber a qui o que atenir-se), lentitud, duplicació de tràmits, ineficaç, i sobretot, ineficient. A tot aixó s’afegeix que a mes no hi ha comunicació entre elles.

Es així com veiem que cada administració, gran o petita i fins el seu darrer nivell d’organització, tenien un conjunt equivalent d’organització (com un fractal), amb totes les característiques descrites.

En el moment que apareixen les TIC el primer efecte que es dona es el de la digitalització dels processos tal i com estan dissenyats, basats en l’anterior paradigma, i en el que es produeixen algun guanys, sobretot en eficàcia, i mes discutiblement en eficiència, però sense aprofitar tot el potencial disponible.

El potencial real es el de:

• La digitalització suposa la creació d’un model de funcionament en l’anàlisi previ de l’administració a estudiar, descompassant les seves competències com a tal en forma de serveis al ciutadà. Aquests son descompossats en forma de processos i els processos en tasques o accions (el menor nivell atòmic).

• En aquest punt d’estudi, es poden veure tasques equivalents entre diferents processos, i per tant i similituds entre els processos en si.

• El resultat pot ser una reingenyeria de processos que faci que s’optimitzi el desenvolupament d’aquesta administració.

• Si comparem les tasques desenvolupades per administracions similar, es possible optmitzar els seus esforços per tal que comparteixin recursos digitals, en especial aplicatius.

• Fins aquí son avantatges operatius que sols beneficien a la pròpia administració al transformar la seva manera interna de treballar. El principal repte es la del potencial que tenen de transformar la visió que el ciutadà te de administració:
  • Donant una personalitat única al ciutadà per l’administració (compartint dades i lligant processos de les diferents administracions per un tràmit genèric)
  • Canviant la visió que el ciutadà te de l’administració, donant d’ella una imatge única i de conjunt, on te administració mes propera en cada moment de les seves necessitats o obligacions, per realitzar els seus tràmits.
  • Creant una administració en temps real, on la diferencia de temps entre l’inici d’un tràmit i la seva resposta sigui mínim.
• Una gran oportunitat que de tipus estratègic es pot plantejar gràcies a la disposició de les administracions com entitats que prenen decisions en el seu àmbit de competència, i que les executen amb la oferta de serveis que implementen processos, que es composen en unitats de tràmit que podríem anomenar tasques o accions, es que al final, a nivell operatiu, les administracions “fan” accions o tasques, que s’organitzen dins de l’administració amb altres tasques, o amb les tasques d’altres administracions. Aquesta composició ens permetria obtenir una administració en xarxa (!)
• Crec que es important destacar la oportunitat que tindríem amb la possibilitat de coordinar les accions proactives de les diferents administracions en permetre que el ciutadà participi i opini d’elles, i tingui capacitat d’influència en les seves decisions en el moment que s’estan valorant. Crec que la interactivitat amb el ciutadà pot trencar el de la convocatòria electoral cada 4 anys, rebent la seva opinió i implicació de manera mes freqüent.

2. Estratègia: L’administració digital com a motor de canvi de l’economia local o regional

Si es compleixen els objectius d’una administració digital (eficàcia, eficiència, qualitat de servei, fiabilitat dels serveis, disponibilitat etc..) al igual que si s’aprofiten les oportunitats de disposar d’una administració en xarxa, podem tenir efectes positius en el desenvolupament econòmic del seu entorn socioeconomic:

• Us d’algun recursos econòmic no productius (burocràcia i coordinació de recursos públics que no tenen efectes operatius aprofitables) cap a altres objectius, d’entrada es un estalvi per aquest entorn social, i una oportunitat de treure mes profit.
• El mateix procés de digitalització de l’administració, implica un reflexió i una incorporació de coneixement que genera un cultura de gestió que pot ser aprofitada per aquest entorn social. Es pot crear una societat innovadora i creativa.
• L’estalvi pel ciutadà i per les empreses del entorn, gràcies els avantatges de la digitalització, son de per si un increment de la productivitat d’aquest teixit econòmic.
• Si disposem d’una administració en xarxa, tenim un incentiu per potenciar les empreses en xarxa, i per tant una oportunitat d’interconnectar processos públics amb processos d’empresa privada, i per tant assolir una economia en xarxa.
• Per poder desenvolupar administració en xarxa cal no sols generar una reflexió i estudi, i generar coneixement, sinó també infrastructures, que de manera directe e indirecte han de beneficiar el desenvolupament del entorn social i econòmic.
• Demostrar al ciutadà els avantatges d’una administració en xarxa significa motivar-lo per entrar a formar part de la societat de la informació. Un volum de massa crítica de ciutadans que hi son a la societat de la informació i com a possible conseqüència ser motor de canvi d’aquest entorn social fent de palanca de canvi del entorn econòmic, creant oportunitats pel desenvolupament del sector econòmic de la xarxa i a la xarxa.
• Cal ser prudents en aquest desenvolupament, i fer-ho de manera endreçada i equilibrada, del contrari podem avançar de manera excel·lent en una línia d’acció, però sense resultats positius al no fer-ho de manera equivalent en les altres línies d’acció. (per exemple, un desenvolupament exagerat en infrastructures de comunicacions sense una bona ofertes de serveis, no son aprofitades de manera equilibrades, i el retorn de la inversió es modest).

3. El ciutadà: Al centre de la definició de les administracions

Els problemes que tenen les Administracions Públiques, segurament per temes de tradició històrica, son:

• Que han estat organitzacions de cultura tancada (poc permeable a canvis, amb un funcionariat que sovint passa gaire be tota la seva vida laboral dins d’aquesta administració i a cops amb continuïtat de la activitat dels seus pares o familiars).
• Que han tingut una visió mes fonamentada en les seves funcions per l’estat, mes preocupades en la burocràcia del procés (focalitzades en un mètode que arrossega tradicions o costums històrics).
• Que han procurat en tot moment defensar els interessos de la pròpia administració (procurant que aquesta no pugui sortir malparada d’un procés, i per tant aplicant un principi tàcit que li dona una posició de prepotència).
• Que estan en competència amb altres administracions (com eina de supervivència de la propia administració en si).
• Que veu al ciutadà com un subjecte que ha de complir uns tràmits que no com un ciutadà que te un drets i obligacions que s’expressen en forma de serveis i les seves contraprestacions.

Si la estratègia  de digitalització a seguir suposa:

• La redefinició i rediseny dels processos.
• La composició del mapa d’accions i tasques que suposen el processos.
• La organització de les administracions en xarxa.
• El repartiment de les competències de presa de decisió entre les administracions participants.
• La catalogació dels serveis al ciutadà.
• La seva disponibilitat en les que li son mes properes (no sols en el sentit físic).

Veurem que sense gaire esforç, situarem al ciutadà en el centre d’aquesta nova administració en xarxa, que ofereix serveis, que demana la contribució (contraprestació que li correspon) i que ho fa on realment li es mes còmode al ciutadà, procurant no demanar mes d’un tràmit per un fet de la seva vida o una obligació. Es una administració en xarxa, que el ciutadà veu en la seva part operativa com un tot (no veu moltes administracions, sols veu la veu com una unitat, i encara que les decisions polítiques es prenguin en diferents llocs), que li facilita les seves obligacions i li dona els serveis i a on li es mes còmode.

Veuríem, com de fet ho es, a l’administració com un sistema d’informació ( i a mes únic i compacte).

Per assolir aquest objectiu cal mes que les propostes descrites i la tecnologia que les suporta, cal fer un esforç per desenvolupar els estàndards d’integració de sistemes d’informació, creant un llenguatge propi pel nostre sistema administratiu.

4. El ciutadà: De complir tràmits a la participació ciutadana

La interpretació mes perversa de la democràcia es la sensació de que posem la nostra confiança en un governants i ens oblidem de tot fins la propera convocatòria electoral.

Es cert que no podem viure en un sistema que contínuament estigui fent referèndums, però per primer cop, i gràcies a les TIC, podem disposar de mecanismes que permetin als ciutadans aportar la seva opinió, en temps real sobre aspectes que li afecten.

Tot i que s’ha de ser prudent en l’aplicació d’aquestes eines, dons hi han aspectes tècnics que no es poden sotmetre a opinió, experiències com les que s’han fet en alguns ajuntament, permeten que siguin els ciutadans el que puguin expressa la seva opinió sobre aspectes de priorització de pressupostos son molt prometedors.

Per un altre cantó, sobre projectes de llei o la necessitat dels mateixos, fora bo conèixer la opinió dels ciutadans de manera prèvia.

El risc en aquest aspecte, es que encara la societat de la informació te un penetració modesta en la societat, motiu pel qual encara cal treballar molt.

Sobre la forma de executar-ho, crec que cal anar per projectes, utilitzar els grups d’opinió i les comunitats que poden tenir interessos sobre aquests projectes per dinamitzar la participació, i no abusar d’aquest mètode que podria esgotar la motivació que pot tenir el ciutadà per participar.

5. Serveis: Focalització en els més útils per al ciutadà

Per poder fer difusió d’aquesta nova versió d’administració pública gràcies al potencial de la seva digitalització, cal focalitzar-se només en serveis realment útils, perquè es el que realment l’aproparà a les noves finestretes i al nou rol de les existents, i li donarà confiança:

• Prioritzar primer els serveis que dels que el ciutadà te la percepció que li son mes prioritaris o que utilitza amb mes freqüència. Es en aquests on trobarà la màxima utilitat.
• Prioritzar serveis que suposen en l’actualitat un tràmit complex al ciutadà on un conjunts de tràmits amb diferents administracions. El fet de simplificar la seva tramitació o simplement de facilitar-la, encara que sigui en contades ocasions a la vida, generarà una difusió positiva de la iniciativa creant una percepció a la ciutadania de bon servei públic.
• Invertir primer, com a fonaments, en una bona arquitectura de la informació de l’administració pública.
• Es millor fer poca feina, però fer-la be. Posar en disponibilitat serveis que no es puguin fer de manera correcte, que suposin tornar a començar en un moment del mateix, o que per diferents causes son de menor qualitat, genera un desengany que donen una imatge poc fiable de l’administració molt difícil de recuperar mes endavant.
• Segmentar la població per les diferents necessitats que poden tenir (no son les mateixes les de la gent jove que la dels jubilats) i orientant la oferta de serveis a les seves necessitats i presentar-les a la menar que les poden entendre.
• Utilitzar un llenguatge el ciutadà pugui interpretar amb la seva manera d’entendre els fets que el vinculen al procés pel que està en contacte amb l’administració. Si el nou procés es entès pel ciutadà com mes complicat d’entendre per la manera d’exposar-lo, aquest serà rebutjat.
• Sovint les administracions presenten els seus tràmits i serveis d’acord amb la seva estructura organitzativa interna. Cal presentar i classificar els serveis des de la manera d’entendre del ciutadà i no de la manera de classificar-los de l’administració pública, i menys si aquesta classificació està fonamentada pel repartiment clàssic de competències entre administracions.
• Fer un seguiment d’aquesta evolució creant un quadro d’indicadors de l’administració digital mes fonamentat en aspectes qualitatius que no els habituals quantitatius que son políticament mes fàcils de rendabilitzar.