Trabajo 4
descripción y catalogación de información
Participante: Karina Maita
Actividad: elaborar un glosario de términos
manejados en los procesos técnicos documentales y archivísticos, paro lo cual
deberá realizar investigaciones en internet y cualquier recurso impreso
relacionado con el tema. El glosario debe contener un mínimo de 25 términos y
un máximo de 40.
Glosario
o Acceso a los archivos: derecho de los ciudadanos a consultar la
información que conservan los archivos, en los términos consagrados por la ley.
o
Acervo documental:
conjunto de los documentos de un archivo.
o Acrónimo: vocablo formado por la unión de elementos de dos
o más palabras, constituido por el principio de la primera y el final de la
última.
o
Administración de archivos: son las operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación, dirección, organización, control y evaluación
de todos los archivos de una institución.
o Almacenamiento
de documentos: depósito de los documentos
en estantes, cajas, archivadores, para conservación física y con el fin
de se extraídos posteriormente para su utilización.
o Almacenamiento
de documentos: depósito de los documentos
en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física
y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.
o
Archivalía:
es el conjunto de documentos de archivo, conservados orgánicamente desde el
momento que nace entre ellos vínculo que les otorga valor e intangibilidad.
o
Archivo central:
unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez
finalizado su trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las
propias oficinas y los particulares en general.
o
Archivo de gestión:
el de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la
documentación en trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las
propias oficinas y los particulares en general.
o Archivo
electrónico: es el conjunto de documentos electrónicos, producidos
y tratados siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados
en un proceso natural por una persona, entidad independientemente del medio
utilizado.
o Archivo
general de la nación: están financiadas con fondos
públicos y cumplen una doble finalidad: proporcionar material bibliográfico de
investigación para cualquier disciplina, y conservar y difundir el patrimonio
cultural (referente a información registrada a lo largo del tiempo) de cada
país
o
Archivo histórico:
aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo
de gestión, que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe
conservación permanentemente, dado al valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura.
o
Archivo histórico:
aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo
de gestión, que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura.
o Archivo o fichero
(informática): conjunto completo de información
identificado con un nombre. Puede ser un programa, un conjunto de datos
utilizados por el programa o un documento creado por los usuarios. Los archivos
son las unidades básicas de almacenamiento que permiten a la computadora
distinguir entre los diversos conjuntos de información. Aunque no siempre es el
caso, un archivo se suele encontrar en un formato legible por los usuarios. Aun
así, en un archivo se agrupan instrucciones, números, palabras o imágenes en
unidades coherentes que el usuario puede recuperar, modificar, eliminar,
guardar o enviar a un dispositivo de salida.
o
Archivo total:
concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral
de la formación del archivo en su ciclo vital.
o Archivo: conjunto ordenado de documentos que una persona,
una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones
o actividades. || 2. Lugar donde se custodian uno o varios
archivos.
o
Archivología: disciplina
que estudia los archivos en todos sus aspectos
o Área de descripción: cada una de las partes de una ficha o registro
bibliográfico, compuesta por elementos que describen aspectos relacionados
o
Asiento bibliográfico:
asiento que contiene el registro bibliográfico de una obra en curso de
publicación y en el que se van añadiendo los datos de las partes que se
publican sucesivamente.
o
Autenticación de documentos: es la autorización o legalización de documentos
por parte del funcionario competente para revertirlos de ciertas formas y
solemnidades, según lo establecido por la ley.13
o
Automatización:
aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y
recuperación de la información documental.
o
Base de datos:
conjunto de datos relacionados que se almacenan de forma que se pueda acceder a
ellos de manera sencilla, con la posibilidad de relacionarlos, ordenarlos en
base a diferentes criterios, etc. Las bases de datos son uno de los grupos de
aplicaciones de productividad personal más extendidos.
o Bibliofilia: adquisición de libros por parte de un
coleccionista privado, una institución o una biblioteca. El término se emplea
generalmente para referirse a la compra o búsqueda de ejemplares raros y
excepcionales, pero en ocasiones se limita a las actividades de los bibliófilos
especializados en este tipo de libros.
o Biblioteca:
lugar destinado al depósito
de información registrada, principalmente en forma de libros.
o Bibliotecas especializadas: están diseñadas para responder
a unas necesidades profesionales concretas. Por ello, suelen depender de
empresas, sociedades, organizaciones e instituciones específicas, que
proporcionan a sus empleados y clientes estos servicios durante su trabajo. La
formación del personal de una biblioteca especializada incluye conocimientos
tanto de la materia que cubren sus fondos como de biblioteconomía
o Buscador o motor de búsqueda: programa informático que ayuda
a los usuarios a encontrar la información almacenada en un ordenador personal,
o en una red informática como Internet
o Buscador: herramienta que permite al usuario encontrar un
documento que contenga una determinada palabra o frase.
o
Catálogo:
instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o
varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.
o Catalogo: relación ordenada en la que se incluyen o
describen de forma individual libros, documentos, personas, objetos, etc., que
están relacionados entre sí
o Certificación de documentos: documento que da fe de la presencia de
determinados datos en los documentos de archivo
o
Ciclo vital:
etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
o
Clasificación:
toda labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema,
plan o marco preestablecido. Puede ser clasificación de fondos en el interior
de un propósito de archivo. Clasificación de piezas en el interior de un fondo.
Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.
o Código de barras: serie de datos numéricos o alfanuméricos
codificados en forma de líneas o barras finas y gruesas, que sirve para
identificar un producto o un objeto. El código se descifra utilizando un lápiz
luminoso de fibra óptica para la lectura. En las bibliotecas automatizadas, se
suelen equipar con códigos de barras los documentos y los carnets de los
lectores.
o
Comité asesor:
grupo de especialistas en el campo de la archivística y disciplinas afines, que
recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como
técnicos.
o Comité de archivo: grupo asesor de la alta dirección responsable de
definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.
o
Comité evaluador de documentos: órgano de archivo general de la nación,
encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documento.
o
Conservación de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el
buen estado de los documentos. Puede ser preventivo o de intervención directa.
Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por
medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.
o
Consulta de documentos:
derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los
ciudadanos en general a consultar la información contendía en los documentos de
archivo y ha obtener copia de los mismos.
o Copyright o derechos de autor:
derecho de propiedad que se genera de forma automática por la
creación de diversos tipos de obras y que protege los derechos e intereses de
los creadores de trabajos literarios, dramáticos, musicales y artísticos,
grabaciones musicales, películas, emisiones radiadas o televisadas, programas
por cable o satélite y las adaptaciones tipográficas de los libros, folletos,
impresos, escritos y cualesquiera otras obras de la misma naturaleza
o Correo electrónico:
sistema de envío y recepción de correo mediante el
uso de un ordenador o computadora u otro dispositivo electrónico, de manera que
se utilice una red de área local (lan), internet o conexiones inalámbricas para
su transmisión y recepción.
o Criptografía:
término ciencia que trata del enmascaramiento de la
comunicación de modo que sólo resulte inteligible para la persona que posee la
clave, o método para averiguar el significado oculto, mediante el
criptoanálisis de un texto aparentemente incoherente.
o
Descripción bibliográfica: es el conjunto de datos, en donde cada uno de
ellos describe un aspecto especial del documento, están expresados de manera
lógica y varían según el tipo de documento. Estos datos están expresados
en áreas, los cuales incluyen elementos importantes que sirven de puntos de
acceso a la información.
o
Descripción documental:
es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en representaciones que permitan su identificación, localización
y recuperación de su información para la gestión o la investigación.
o Descriptor: término o símbolo válido y formalizado que se
emplea para representar inequívocamente los conceptos de un documento o de una
búsqueda
o
Disposición final de documentos: selección de los documentos en cualquiera de sus
tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su
eliminación.
o
Documento de archivo:
registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón
de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal
o un valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de
conservación.
o Documento electrónico de
archivo: es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanecen en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
o
Documento histórico:
documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos
externos y su valor permanente para la dirección del estado, la soberanía
nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas,
tecnológicas y culturales, se convierten en un documento histórico o cultural y
debe ser objeto de conservación.
o Documento: diploma, carta, relación u otro escrito que
ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos. || 2. Escrito
en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para
probar algo
o
Documento:
testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable.
Según el archivo general de la nación: "información registrada, cualquiera
sea su forma o el medio utilizado"
o Dossier: informe o expediente
o
Eliminación de documentos: es la destrucción de los documentos que han
perdido su valor administrativo, fiscal o legal, y que no tienen valor
histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
o
Encabezamiento de materia: término o conjunto de términos que designan o
describen el asunto de que trata un documento.
o
Encriptación (cifrado):
tratamiento de un conjunto de datos, contenidos o no en un paquete, a fin de
impedir que nadie excepto el destinatario de los mismos pueda leerlos. Hay
muchos tipos de cifrado de datos, que constituyen la base de la seguridad de la
red.
o
Encuestas de satisfacción: son un medio utilizado para recoger información
de una población en estudio. Son de naturaleza cualitativa, es decir, sólo
reflejan la opinión de la persona que está siendo encuestada. Son sencillas de
implementar y nos ofrecen una información valiosa, evaluada directamente desde
la percepción de los clientes.
o
Evaluación de documentos:
es la función básica del archivo, destinada a determinar la clasificación
posible de los documentos, para su conservación, transferencia o eliminación,
según sus usos administrativos, fiscales, legales o jurídicos, tanto presentes
como futuros y sus valores testimoniales, informativos o investigativos.
o Expediente: conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio.
Se usa señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones
administrativas, y también de las judiciales en los actos de jurisdicción
voluntaria. |
o Ficha catalográfica: ficha catalográfica: tarjeta de papel o
cartulina de forma rectangular y dimensiones pequeñas en la que se fija
de forma sintetizada el contenido y los caracteres externos de un
documento o libro. De este modo se ofrece una idea de la materia, partes
constitutivas, etc., de los mismos desde un punto de vista gráfico
y tipográfico con la idea de facilitar el trabajo de los investigadores.
o
Ficha de autoridad:
ficha o lista de los encabezamientos admitidos por una biblioteca. Resuelve
unívocamente los casos concretos en que existe ambigüedad durante los trabajos
de catalogación. Ofrece además al catalogador las instrucciones y las
referencias precisas para evitar decisiones o formas dobles. Los ficheros de
autoridad más utilizados son: de nombres propios (de personas, de entidades,
geográficos); de títulos uniformes; de encabezamientos de materia; de
notaciones de un sistema de clasificación y de series o colecciones.
o Folio: hoja de un libro o de un cuaderno. || 2.
Titulillo o encabezamiento de las páginas de un libro. || 3. Hoja de papel que
resulta de doblar una vez el pliego de marca ordinaria
o
Fondo: totalidad de
las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es
objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una
institución o persona.
o
Función archivística:
conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.
o Grupo de usuarios: en informática, grupo de personas, empresas,
instituciones..., que de alguna forma comparten el mismo tipo de ordenador o
computadora o el mismo software. Los grupos de usuarios, entre los que se
pueden encontrar grandes organizaciones con mucha influencia, ofrecen ayuda a
los recién llegados y mantienen un foro para el intercambio de ideas e
información.
o Guía: lista impresa de datos o noticias referentes a
determinada materia
o Índice: en un libro u otra publicación, lista ordenada de
los capítulos, artículos, materias, voces, etc., en él contenidos, con
indicación del lugar donde aparecen. || 3. Catálogo de las obras conservadas en
una biblioteca, archivo, etc., clasificadas según diversos criterios. || 4. En una biblioteca pública, pieza o departamento donde
está el catálogo
o Indización: hacer índices. || 2. Registrar ordenadamente
datos e informaciones, para elaborar su índice
o Informe: exposición,
generalmente escrita, sobre un asunto o persona, en el que se aportan datos y
valoraciones para que sea fácil tomar una decisión al respecto.
o
Instrumento de consulta:
documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un
conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico,
administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada
localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento de los documentos
de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instrumentos de
control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de control (fases
de descripción y difusión).
o
Instrumento de control:
es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo
tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de
identificación los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos
documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos;
relaciones, tablas de retención, registros generales de entrada y salida,
relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de testigos resultantes
de muestreo.
o Inventario: asiento de los bienes y demás cosas
pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. || 2.
Papel o documento en que están escritas dichas cosas.
o
ISBD: son un
instrumento de comunicación internacional para la descripción
bibliográfica. Estas normas reunen todos los elementos necesarios para la
descripción según el orden y signos de puntuación establecidos para identificar
cada elemento
o ISBN ((del ingl. Isbn, sigla de international
standard book number). M. Sistema
internacional de numeración de libros para su fácil y correcta identificación.
|| 2. Número de identificación de un libro dentro de este sistema.
o ISO: siglas de
international organisation for standardization, organización internacional de
normalización, organismo encargado de coordinar y unificar las normas
nacionales
o
ISSN
(international standard serial number): número internacional normalizado para
publicaciones seriadas.
o Legajo: atado de papeles, o conjunto de los que están reunidos
por tratar de una misma materia.
o
Legislación archivística: es el conjunto de normas que oficializan la
conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos de un
país.
o Libro: conjunto de varias páginas
de papel, papiro u otra materia en la que se pueda escribir, unidas entre sí y
que contiene textos, ilustraciones o música. Al contrario de los monumentos en
los que aparecen textos esculpidos, los libros se pueden transportar fácilmente
y, a diferencia de los diarios personales, que pueden tener forma de libro,
están concebidos para ser divulgados al público
o
Literatura gris:
se denominan así los documentos elaborados por el propio centro o por otros
centros e instituciones, que se difunden principalmente por medio de fotocopias.
o Lugar de la web o sitio de internet, computadora que publica documentos
(denominados “páginas web”) en world wide web (www). Estos documentos están
compuestos por texto, elementos multimedia (gráficos, sonido, vídeo digital...)
Y vínculos (punteros con la dirección de otras páginas web, empleados para
establecer una conexión automática).
o Monografía: 1 descripción y tratado especial de
determinada parte de una ciencia, o de algún asunto en particular
o Normalización: conjunto de criterios lingüísticos que regulan el
uso considerado correcto
o
Obra de referencia:
informaciones autónomas organizadas de manera que sea de fácil acceso. Permite
la organización de la colección principalmente en los trabajos de catalogación
o
Ordenación:
operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionados con
otro, de acuerdo con una unidad- orden establecida de antemano. En el caso de
los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas
dentro de las series.
o
Organización de documentos: proceso archivístico que consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y
asignar los documentos de una entidad.
o
Plazo precaucional:
tiempo prudencial de conservación de los documentos, una vez concluida su
vigencia, como prevención de posibles reclamaciones
o
Políticas de seguridad:
es una declaración de intenciones de alto nivel que cubre la seguridad de los
activos de información y que proporciona las bases para definir y delimitar
responsabilidades para las diversas actuaciones técnicas y organizativas que se
requieran.
o
Publicación electrónica:
publicación de texto, imágenes, sonido, etc., en soporte electrónico
(diccionarios, enciclopedias, directorios y otras obras de referencia bases de
datos bibliográficas y factuales normas, manuales, guías y publicaciones
educativas, libros y revistas).
o
Publicación periódica:
publicación cuyos volúmenes o números se suceden en orden numérico o
cronológico, bajo un título común y en número indefinido. Se incluyen aquí los
diarios, revistas, anuarios, etc.
o
Publicación seriada:
publicación cuyos volúmenes o números se suceden en orden numérico o
cronológico, bajo un título común y en número indefinido.
o
Puntos de acceso:
que consiste en dotar al documento de las entradas necesarias (principales y
secundarias) que permitan ordenarlo adecuadamente dentro de la colección, para
poder recuperarlo dentro del catálogo.
o
Registro de documentos:
anotación de los datos del documento en los modelos de control.
o
Signatura topográfica:
se convierte el asiento bibliográfico en catalográfico, siendo ésta la
diferencia entre un catálogo y una bibliografía.
o Tablas de retención
documental, TRD: listado de series y sus respectivos tipos
documentales (producidos o recibidos estos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asigna el tiempo de permanencia
en cada fase de archivo.
o Taxonomía: ciencia que trata de los
principios, métodos y fines de la clasificación. Se aplica en particular,
dentro de la biología, para la ordenación jerarquizada y sistemática, con sus
nombres, de los grupos de animales y de vegetales. || 2. Clasificación (ǁ acción y efecto de clasificar).
o Tejuelo: cuadro de piel o de papel que se pega al lomo de
un libro para poner el rótulo.
o
Tesauro:
sistema de organización del conocimiento basado en un vocabulario de términos
que recogen conceptos y las relaciones entre dichos términos. Esas relaciones
pueden ser de jerarquía, equivalencia o asociación.
o
Z39.50: es una norma
para consultar catálogos de bibliotecas en internet utilizando las mismas
reglas para todos.los catálogos, algo así como usar siempre la misma pantalla para
consultar cualquier biblioteca.
Referencias
consultadas
1. Archivoeconomía.
Edificios, locales y equipos para archivos
El
texto ubica al lector lego en la comprensión de la problemática disciplinar con
el aporte de un importante glosario de terminología y elementos que cumple una
función didáctica fundamental
www.mundoarchivistico.com.ar/archivonomia.asp
2. TÉRMINOS DE ARCHIVÍSTICA
Glosario
http://adabi.org.mx/investigacion/glosario/archivistica.shtml
3. Microsoft ® Encarta ® 2007. © 1993-2006 Microsoft Corporation.
4. http://biblioteca.ucv.cl/herramientas/citaselectronicas/iso690-2/iso690-2.html
5. http://www.efn.unc.edu.ar/otros/bibliocentro/procesos_tecnicos.htm