APUNTES
DE ANÁLISIS DOCUMENTAL
Profesora: Dolores Planas Comerma. Despacho: 14.02.43 TEMA 1: ANÁLISIS DOCUMENTAL. CATALOGACIÓN.
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1.1 El documento y el proceso documental o cadena documental. 1.2 Concepto de Análisis Documental. 1.3 Estructura del Análisis Documental. - 1.3.1 Análisis externo o catalogación descriptiva. - 1.3.2 Análisis interno o de contenido. 1.4 Concepto de catalogación. 1.5 Operaciones de la catalogación. - 1.5.1 Descripción bibliográfica. - 1.5.5 Puntos de acceso. - 1.5.6 Formación y mantenimiento del catálogo. 1.6 El producto de la catalogación: el asiento o registro bibliográfico. 1.7 El catálogo como elemento para recuperar información: tipos de catálogos. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1.1 El documento y el proceso documental o cadena documental.La documentación surge a finales del siglo pasado tal y como la entendemos en la actualidad. Era el momento del auge de la investigación científica. Hubo dos estudios, uno belga y otro francés llamados Paul Otlet y Henry Lafontaine que fundaron el Instituto Internacional de Bibliografía. Este Instituto pasó a llamarse Instituto Internacional de Documentación en el año 1931 y, en 1938, Federación Internacional de Documentación, manteniéndose este nombre (FID) hasta nuestros días.
Documentación es una
actividad científica que trata documentos, transfiere parte de su
información a los catálogos (que pasan a ser documentos secundarios)
para su posterior recuperación y/o localización.
Documento es una
información (poema, imagen, mapa, música...) que permanece estable en
un soporte. DOCUMENTO - SOPORTE FÍSICO TIPOS DE SOPORTES FÍSICOS - PAPEL - FILM O PELÍCULA FOTOGRÁFICA - MATERIAL MAGNÉTICO
TIPOS DE MENSAJE O INFORMACIÓN - INFORMACIÓN VISUAL (percepción ocular) - - INFORMACIÓN SONORA (percepción auditiva) - INFORMACIÓN AUDIOVISUAL (percepción auditiva y sonora) - INFORMACIÓN TÁCTIL (percepción por el tacto) El documento es el elemento base para un sistema de información. El proceso documental o cadena
documental (término
preferido del francés Chaumier) es aquel proceso que se realiza en un
centro documental o de información desde la selección de un documento
hasta la recuperación y utilización del mismo por un usuario.
FASES DEL PROCESO DOCUMENTAL - SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN/DONATIVO - REGISTRO, SELLADO Y DOTACIÓN DE SIGNATURA TOPOGRÁFICA - EL ANÁLISIS DOCUMENTAL SELECCIÓN Y
ADQUISICIÓN O DONATIVO. Se
trata de escoger entre los millones de documentos producidos aquellos
que cubran el campo definido por el centro (especialmente en el caso de
bibliotecas especializadas) y por las demandas de los usuarios
expresadas y tramitadas a través de las fichas desiderata.
Para
seleccionar el material bibliográfico hay una serie de recursos como
catálogos editados por las editoriales que responden a técnicas de marketing
de las mismas. REGISTRO,
SELLADO Y DOTACIÓN DE SIGNATURA TOPOGRÁFICA.
El registro consiste en formalizar el ingreso del documento en la
colección del centro. Se anotan varios datos como la fecha de entrada,
el autor, la fecha de edición. Este registro se hace preferentemente
mediante una ficha por ejemplar incluso si este ha entrado incluso en
una colección de libros como puede ser el caso de los tomos de una
enciclopedia. Esta es una tarea puramente administrativa.
Después se le asigna un número de orden y se le ponen una o más
marcas de propiedad, generalmente el sello del centro, en lugares claves
(ej.: pagina 1, pagina 11, página 22, 33...). En el libro se pone además
el número de registro. Lo último que queda por hacer de esta fase es dotar al libro de signatura topográfica, que señala la ubicación del libro en las estanterías. Es el dato que nos pone en comunicación con el documento. La signatura topográfica puede otorgarse por criterios de fecha de entrada del documento o, más práctica y frecuentemente según materias.
1.2 Concepto de Análisis Documental.Es la última fase del proceso documental y podemos definirlo como la creación de referencias documentales manuales o automatizadas y su organización en los catálogos. Es la fase de preparación de los registros bibliográficos, el conjunto de operaciones que se realizan sobre los documentos de la colección para: -
identificarlos y describirlos de manera unívoca a través de la
descripción bibliográfica de cada uno de ellos. -
poder localizarlos por varios puntos de acceso (autores, títulos,
series). Todas las operaciones del análisis documental han de quedar reflejadas en unos soportes, ya sean estos manuales (catálogos de fichas) o automatizados (OPAC's, catálogos cerrados en CD-ROM...) que forman los registros o asientos bibliográficos. 1.3 Estructura del Análisis Documental.1.3.1 Análisis externo o catalogación descriptiva-
Descripción documental conforme a las reglas ISBD y Reglas
de catalogación. -
Elección y forma de los puntos de acceso. - Principal:
autor, entidad o título.
- Secundarios: autor
o traductor, entidad, título, serie. 1.3.2 Análisis interno o de contenido. - Catalogación por materias o indización. - Thesaurus (lista de términos concretos que sirven para indizar documentos). - Listas de encabezamientos. - Clasificación El análisis documental no es la última fase de proceso documental. 1.4 Concepto de catalogación.Entendemos por catalogación la ordenación de las todas fichas de registros bibliográficos en el catálogo. 1.5 Operaciones de la catalogación.1.5.1 Descripción bibliográfica.1.5.2 Elección y forma de los puntos de acceso.1.6 El producuto de la catalogación: el registro bibliográfico.En el caso de un catálogo el registro o asiento bibliográfico se recoge en fichas en el caso de un catálogo manual 1.7 El catálogo como elemento para recuperar información. Tipos de catálogos.Definimos el catálogo como la lista o relación
manual o automatizada que presenta los registros bibliográficos de los
documentos de una biblioteca ordenados según determinados criterios
para posibilitar su recuperación.
Un catálogo tiene una serie de funciones imprescindibles en una
biblioteca: -
Es un instrumento de control de los fondos de la biblioteca que
permite inventariarlos en cualquier momento para averiguar si se ha
extraviado algún ejemplar. -
Es la memoria de la biblioteca que guarda los registros o
asientos bibliográficos de cada uno de los ejemplares. -
Es un valioso instrumento de información, una fuente de
información capaz de responder a muchas de las preguntas de los
usuarios tales como:
- ¿Existe un
documento de tal autor, de tal título..?
Podemos clasificar los catálogos
atendiendo a diferentes tipologías:
-
SEGÚN
SU FORMA DE PRESENTACIÓN: - Impresos:
libros, listas... - Manuales
o de fichas sueltas. - De
microfichas. - Automatizados. - Acceso en línea: OPAC's. Son catálogos abiertos en los que podemos
añadir tantos cuantos
registros bibliográficos quepan en el servidor. - Catálogos en CD-ROM. Son catálogos cerrados por la propia
naturaleza de su soporte. A veces la información de varios CD-ROM's se
vierte en OPAC's formando un catálogo mayor. Si cada CD-ROM contenía
el catálogo de una biblioteca el resultado será un OPAC colectivo como
veremos más adelante. -
SEGÚN EL TIPO DE
DOCUMENTOS QUE INCLUYEN: -
Especializado: la
colección incluye un único tipo de documentos (impresos, discos...). -
Integrado: se
intercalan diversos tipos de documentos. -
SEGÚN LOS CENTROS
PARTICIPANTES: -
Individuales: solo
aparecen los registros bibliográficos de un solo centro. -
Colectivos: participan
diversas obras en una catalogación centralizada. -
SEGÚN SU ORDENACIÓN: - Alfabético
de autores y obras anónimas.
- Alfabético
de títulos.
- Sistemático
(CDU) organiza los registros de acuerdo con una clasificación
normalizada. - Topográfico
(de uso interno): la ordenación de las fichas en el catálogo coincide
con su orden en la biblioteca; su utilidad principal es elaborar
inventarios. - Catálogo
Diccionario: modalidad especial de catálogo en el que se reúnen
todos los datos de todos los documentos y se ordenan alfabéticamente
intercalándose diferentes tipos de datos. TEMA 2: LA NORMALIZACIÓN APLICADA A LA CATALOGACIÓN.2.1 Las normas ISBD. 2.1.1 ISBD (G). 2.1.2 ISBD (M). 2.2 Las Reglas de Catalogación Angloamericanas (AACR2). 2.3 Las Reglas de Catalogación Españolas. 2.4 El formato MARC y sus derivados: 2.4.1 El formato IBERMARC para registros bibliográficos. 2.4.2 El formato IBERMARC para autoridades. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ La
normalización es la práctica colectiva por la que se establecen normas
a todas las actividades de la vida humana que necesitan regulación. La norma es la adopción de unos criterios
adoptados colectivamente para la resolución de problemas repetitivos. La normativa permite racionalizar los métodos
de trabajo. 1.- Normativas para el análisis externo o catalogación.Todos
los bibliotecarios se ponen de acuerdo para normalizar las
catalogaciones o análisis externos y esto redunda en beneficio de ellos
mismos y del usuario. La
normativa para el análisis
externo consta de normas referidas al formato de las fichas (7,5 x
12,5). Otra internacional llamada ISBD (International Standard
Bibliographic Description). También hay unos números normalizados
llamados ISBN (International Standard Book Number) y otros números como
los ISSN (International Standard Serial Number) que son números que
sirven para identificar a las revistas. Ejemplo
de ISBN: 84(país: España)-264(Editorial)-1148(Código
de la obra)-7(número de referencia). Estos
sistemas están internacionalizados, pero existen otros a escala
nacional como el NIPO (Número Identificador de Publicaciones
Oficiales), o el Depósito Legal (DL). Otra
normativa es el formato MARC, que sirve para que el ordenador pueda leer
los registros bibliográficos elaborados manualmente. En España hay una
adaptación de este formato llamada IBERMARC. Hay
otros formatos ajenos al panorama español de la catalogación como las
Reglas de Catalogación angloamericanas (Anglo-American Cataloging
Rules). Todas
las reglas de catalogación que hemos visto crean la estructura
bibliográfica. 2.- Normativas para el análisis interno o de contenido.También
hay reglas para el análisis
interno o de contenido, aunque son muchísimo menos estandarizadas y
universales que las anteriores. De
entre ellas sobresale por su masiva utilización la Clasificación
Decimal Universal (CDU) que divide el conocimiento en diez ramas. Pero
esta clasificación no es aceptada por absolutamente todos, y hay otras
alternativas como la de Dewey. Hay
normas para la elaboración de Thesaurus. Normas
de análisis para realizar análisis de contenido ISO 5963. Normas para la elaboración de Thesaurus
monolingües ISO 2788. Normas
para la elaboración de Thesaurus multilingües ISO 5964. Normas
para la realización de resúmenes (si, hasta para eso hay normas) ISO
214. 3.- Hitos históricos de la normalización de los procedimientos bibliotecarios.-
1961:
Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogación. Principios
de París. -
1967:
Aparecen las Reglas de Catalogación Anglo-Americanas (AACR) impulsadas
por los más poderosos países anglófonos: Canadá, Estados Unidos y
Gran Bretaña. -
1968:
Creación del formato MARC para la informatización de catálogos. -
1969:
Reunión Internacional de expertos en catalogación; se decide crear un
comité para la redacción de unas normas internacionales para la
descripción bibliográfica (ISBD). -
1971:
El comité comienza a difundir las primeras recomendaciones. -
1978:
Se publica una nueva edición revisada de las AACR compatibilizándolas
con las normas ISBD. 4.- Algunos organismos y normativas relacionados con el mundo de la Biblioteconomía.-
IFLA O FIAB: Asociación norteamericana que fomentó todos los precedentes de la
biblioteconomía desde los años 20 con el objetivo de lograr el control
bibliográfico universal. -
CBU:
Siglas de Control Bibliográfico Universal, Programa de la UNESCO cuyo
objetivo es el intercambio de los registros bibliográficos entre los países.
Para ello todo lo que se publique ha de estar perfectamente catalogado. -
DUP: Siglas de
Disponibilidad Universal de Publicaciones, Programa de la UNESCO cuyo
objetivo es favorecer el préstamo interbibliotecario entre todos los países. 5.- Las normas ISBD.Las
ISBD introducen el concepto de item, concepto de unidad bibliográfica, que puede ser cualquier
documento o conjunto de documentos o parte un documento bajo cualquier
forma física que sea susceptible de recibir una descripción bibliográfica
única. Las
ISBD reparten la información bibliográfica de un registro en áreas.
Cada área puede tener uno o varios elementos. Establecen la
obligatoriedad de anotar unos elementos mientras que otros son
opcionales. Por otro lado, algunos elementos pueden repetirse. Cuando
la información del documento esté escrita en dos o más lenguas cada
elemento o grupos de elementos se escribirán primero en la lengua
principal y después en la otra lengua precedida por el signo =. Utiliza
una serie de signos de puntuación y un sistema de espacios que permiten
aislar cada área e incluso los elementos dentro de cada área. Las áreas
se separan entre sí por un punto, espacio y guión (. -). Las
ISBD son un Formato internacional de Descripción Bibliográfica que
especifica todos los elementos necesarios para la identificación de los
documentos, les asigna un orden y unos signos de puntuación. Esta es la cronología de las reglas ISBD: -
1971:
ISBD (m) la edición preliminar que contiene recomendaciones para la
catalogación de monografías. -
1974:
ISBD (m) la primera edición para descripción de monografías, que sería
revisada en 1978. -
1977:
ISBD (g) la normativa general común a todos los tipos de documentos
(libros, revistas, videos...) ISBD
(cm) normativa para documentos cartográficos que sería revisada en
1987. -
1980: ISBD (pm) para música
impresa (partituras)
ISBD
(a) para publicaciones monográficas antiguas (anteriores a 1801). -
1988: ISBD (cp) para
la descripción de partes componentes de una publicación. -
1990: ISBD (cf) para
archivos de ordenador. El
objetivo de las ISBD es proporcionar una normativa de descripción
bibliográfica a escala mundial con el fin de facilitar el intercambio
de registros bibliográficos entre las diferentes agencias bibliográficas
nacionales de todos los países. Al especificar las áreas necesarias
con sus elementos y reglas de puntuación las ISBD tienen como fin
permitir el intercambio de registros bibliográficos; que los registros
bibliográficos creados por determinado país puedan introducirse en los
catálogos (las ISBD son, por tanto, un instrumento para el control
bibliográfico universal). Facilitan la interpretación de los registros
bibliográficos a pesar de las barreras lingüísticas y ayudan a la
conversión de los mismos a formatos legibles por el ordenador. Las
ISBD no organizan todo el registro bibliográfico, por lo que,
habitualmente, se usan acompañadas de reglas de catalogación de cada
país. 6.- Cronología de las Reglas de Catalogación españolas.-
1902:
Instrucciones para la redacción de catálogos en las bibliotecas españolas. -
1941:
Instrucciones para la redacción del catálogo alfabético de autores y
obras anónimas en las bibliotecas públicas del Estado, 2ª edición. -
1964:
Instrucciones para la redacción del catálogo alfabético de autores y
obras anónimas en las bibliotecas públicas del Estado, 3ª edición. - 1985: Reglas de catalogación. Tomo I: monografías y publicaciones
seriadas. - 1988: Reglas de catalogación. Tomo II: materiales especiales. - 1995: Reglas de catalogación, edición refundida y revisada. 1ª reimpresión
con correcciones. A
partir de 1985 las Reglas de Catalogación incorporan las ISBD. VOCABULARIO PARA LA CATALOGACIÓN.
Portada: página que,
al principio de la publicación, nos presenta los datos identificadores
de la obra.
Portada adicional:
portada que, en ocasiones, precede o sigue a la portada aportando parte
de sus datos.
Sustituto de portada:
portada o parte de página o cualquier otra parte de la publicación
(cubierta, portada o colofón) que incluye información que se encuentra
generalmente en la portada.
Verso de portada:
parte de la hoja en la que continúa la información impresa de la
portada o del recto de la hoja.
Anteportada o portadilla:
hoja anterior a la portada de un libro en la que se presenta el título
de una obra muchas veces abreviado.
Contraportada: verso
de la anteportada.
Preliminares: a
efectos de catalogación son la portada de una publicación, el verso de
la portada y las páginas que preceden a la portada.
Cubierta: funda, pero
no envoltura, que cubre los pliegues del libro ya impresos, ordenados y
que van cosidos o pegados y que suelen reproducir los datos de la
portada.
Colofón: mirar
glosario de Reglas de Catalogación.
Tapas: cada una de las
caras de la cubierta.
Lomo: por donde van
cosidas o pegadas las hojas.
Solapa: prolongación
lateral de la cubierta que se suele doblar hacia adentro.
Monografía: publicación
no seriada que puede presentar o no ilustraciones y que puede tener uno
o más volúmenes.
Libro: conjunto de
hojas de más de 50 páginas de cualquier materia scriptoria manuscritas
o impresas y unidas entre si por uno de sus lados.
Folleto: impreso que
no sea publicación periódica y que no pase de las 49 páginas
excediendo de las 5.
Hojas sueltas: impreso
con menos de 5 páginas.
Impreso: cualquier
libro, folleto u hoja suelta producidos mecánicamente.
PARA MÁS
INFORMACIÓN CONSULTAR REGLAS DE
CATALOGACIÓN. TEMA 3: LA DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA GENERAL.3.1 Fuentes de información para la descripción bibliográfica. 3.2 Organización de la descripción. 3.2.1 Áreas. 3.2.2 Elementos. 3.2.3 Puntuación. 3.3 Niveles de detalle en la descripción. 3.4 Lengua y escritura, abreviaturas, uso de mayúsculas, acentos, erratas. |
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