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SOFTWARE SIP |
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Presentación | |
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Proceso del Sistema | |
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Enfoque Gerencial | |
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Software | |
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Componente del Software : | |
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| Servicios | ||
| Regionales | ||
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Requerimiento | |
Para Consultas o Mayor Información |
I. PRESENTACION
En
el marco del Programa de Desarrollo de la Sanidad Agropecuaria, el Servicio
Nacional de Sanidad Agraria SENASA con financiamiento parcial del Banco
Interamericano de Desarrollo — BID, ha desarrollado un Sistema de
Planificación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación de Proyectos y Servicios
Permanentes.
Este Sistema integra a la Planificación Estratégica, Planificación Programática y Planificación Operativa; permitiendo estructurar un Sistema útil y práctico para todos los niveles Directivos y Operativos del SENASA. El trabajo es participativo y coordina Los conocimientos y funciones de las instancias técnicas, administrativas y de planificación a nivel nacional.
II. PROCESOS DEL SISTEMA
El sistema consta de tres procesos secuenciales y complementarios.
1. Planificación Estratégica. Presenta de manera efectiva la Misión, Visión institucional, los Objetivos Estratégicos, Principios y Valores institucionales, después de un proceso de análisis especializado, participativo y comparativo del contexto externo y realidad interna de la institución.
2. Planificación Programática. Parte de los objetivos estratégicos para diseñar los Proyectos y Servicios Permanentes utilizando los conceptos básicos del Sistema de Manejo de Proyectos (Marco Lógico, Cronogramas de Ejecución Física y de Ejecución Presupuestaria, Seguimiento y Evaluación).
3. Planificación Operativa. Parte del Marco Lógico, Cronograma de Ejecución Física y de Ejecución Presupuestaria, para organizar los recursos financieros, humanos y materiales en función a las actividades y tareas a realizar en un periodo determinado, generalmente de un año.
Los tres procesos anteriores conforman una unidad secuencial de planificación, es decir los Planes Operativos se basan en los Planes Programáticos de mediano y largo plazo, y éstos a su vez se basan en los objetivos estratégicos, misión y visión Institucional.
Bajo dicho enfoque de planificación, en el SENASA, es claro, que no existe un Plan Estratégico sin instrumentos operativos que lleven las aspiraciones institucionales a un nivel cotidiano, pero tampoco es admisible la existencia de proyectos y servicios sin orientación estratégica y visión institucional de futuro.
Todo este proceso se basa en una cultura de planificación participativa, realista y flexible que da lugar a una dirección integradora.
III. ENFOQUE GERENCIAL
El sistema de planificación del SENASA, es un sistema gerencial donde cada unidad básica (proyecto o servicio), está a cargo de un Gerente, quien es responsable por cada uno de los Resultados o Productos que deben completarse para lograr el propósito del proyecto o misión del servicio, con la calidad deseada y en el tiempo previsto. Por lo cual, mediante este sistema:
- La planificación es precisa;
- La responsabilidad de los gerentes es clara; y
- La evaluación es un proceso constructivo que busca el mejoramiento continuo.
Para que ello sea efectivo, el sistema exige que dichos gerentes cuenten con:
- Capacidad y responsabilidad para tomar decisiones técnicas sobre un conocimiento cabal y oportuno del estado y disponibilidad de recursos presupuestarios;
- Autoridad técnica para supervisar el avance en la ejecución de los respectivos Planes Operativos Anuales y monitorear los indicadores del Resultados y Propósito;
- Autoridad técnica para proponer, impulsar cambios precisos en las estrategias y asegurar su implementación oportuna mediante los Planes Operativos Anuales; y
- Capacidad para coordinar, comunicar y trabajar en equipo.
El Sistema de Planificación del SENASA se apoya en una herramienta informática llamada Software SIP, el cual ha sido diseñado tomando como base conceptual el Sistema de Manejo de Proyectos (SMP) cuyo elemento central es el Marco Lógico, ayudando así a diseñar servicios permanentes y proyectos con base científica.
Su funcionamiento altamente integrado, pero a su vez flexible, permite diseñar, ejecutar y monitorear proyectos y servicios de manera efectiva, proporcionando información con diverso nivel de información que permiten tomar decisiones oportunas y efectivas.
El Programa utiliza como tablas maestras: Catálogo de Bienes y Servicios, Organización Geopolítica del Perú (departamentos, provincias y distritos), Organización territorial de las Direcciones del SENASA a nivel de distritos, Base de datos del personal, Tablas del Sistema Presupuestario del Estado-Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), entre otros.
V. COMPONENTES DEL SOFTWARE - SIP
El
Software Sistema Integrado de Planificación-SIP esta compuesto de seis
módulos principales:
Estratégico
El producto principal es el Plan Estratégico, que puede ser impreso desde las computadoras de todos los funcionarios a nivel nacional.
Funciones básicas:
1. Registrar elementos principales del Plan Estratégico,
2. Registrar Proyectos y Servicios permanentes de la organización,
3. Establecer el vínculo entre objetivos estratégicos con los Proyectos y Servicios,
4. Establecer el marco presupuestal por Proyecto a Servicio.
Los
productos principales son el marco lógico, cronogramas de ejecución física
y presupuestal por cada Proyecto y Servicio de la institución.
Funciones básicas:
1. Registrar el marco lógico de proyectos y servicios: Fin, Propósito, Productos, Actividades, Indicadores Objetivamente Verificables, Medios de Verificación y Supuestos Importantes,
2.Elaborar Cronogramas de Ejecución Física, incluyendo metas físicas a todo nivel,
3. Elaborar el Cronograma de Ejecución Presupuestal a toda nivel,
4. Programar personal permanente, incluyendo sus beneficios sociales,
5. Financiar el presupuesto anual,
6. Diseñar la Estructura Funcional Programática (según normas MEF),
7. Transferir listados de bienes y servicios para el Plan Anual de Obtención.
El objetivo de este módulo es dirigir la ejecución de los Proyectos
y Servicios según su estructura lógica, mediante Planes Operativos Anuales
(POA).
Funciones básicas:
1Establecer el Marco Presupuestal por Proyecto y Servicio para cada trimestre del año en curso,
2.Reprogramación física, incluyendo cronograma de actividades, metas y ámbitos geográficos,
3.Reprogramación presupuestal y financiamiento de cada Proyecto y Servicio con periodicidad trimestral y mensual
El producto principal de este módulo es el Informe de Monitoreo sobre
el desempeño de cada Proyecto o Servicio.
Funciones básicas:
1.Elaborar el Informe de Monitoreo a cargo del Gerente de cada Proyecto o Servicios, para ello el sistema proporciona información sistematizada sobre metas y presupuestos,
2. Monitorear los indicadores claves de desempeño a nivel de Propósito y Productos, el comportamiento de los Supuestos Importantes y aspectos ambientales relacionados con el Proyecto o Servicio,
3. Identificar los problemas y las medidas correctivas necesarias.
Mediante este módulo los funcionarios de la organización, realizan
las siguientes funciones, según su nivel de acceso:
1.Registrar los avances físicos en la ejecución del Plan Operativo Anual,
2.Elaborar Planes de Viaje de Supervisión (objetivos, actividades y presupuestos), elevar informe técnico y rendir recursos recibidos,
3.Solicitar bienes y servicios no programados en el Plan Operativo Anual,
4.Delegar funciones y registrar la persona que la reemplaza en el cargo (caso de Directivos).
Es un módulo para funcionarios y Directivos de las Direcciones Desconcentradas
a nivel nacional.
Funciones básicas:
1.Elaborar el Plan Operativo Anual (actividades, metas, presupuestos) de Proyectos y Servicios en el marco de la Programación Nacional,
2.Realizar reprogramaciones físicas y presupuestales durante la ejecución del POA,
3.Visualizar e imprimir el Plan Estratégico de la Organización,
4.Visualizar e imprimir el Marco Lógico de cada Proyecto o Servicio,
5. Registrar los beneficiarios locales de cada Proyecto,
6. Visualizar el Informe de Monitoreo Nacional de cada Proyecto a Servicio,
7. Registrar los avances físicos diarios en la ejecución del Plan Operativo Anual,
8. Rendición de gastos por recursos remitidos en dinero.
Nota: Todos los módulos ofrecen reportes con diverso nivel de información, desde reportes gerenciales hasta reportes detallados.
VI. REQUERIMIENTO DEL SOFTWARE
El SIP ha sido desarrollado en arquitectura Cliente/Servidor bajo los parámetros de arquitectura abierta y modular que considera su interconexión con otros sistemas de información de la Institución, del MEF, entre otros, utilizando como Base de Datos el ORACLE v8i y como herramienta para desarrollar las aplicaciones el Power Builder v6.O.
Para poder utilizar el SIP se requiere de un servidor con la capacidad necesaria para soportar la base de datos y estaciones de trabajo con la siguiente configuración mínima:
- CPU Pentium o superior.
- 32 Mb de Memoria RAM.
- Acceso a red.
- Sistema Operativo : Windows 95, Windows 98, Windows NT o Windows 2000.
- Licencia de cliente Oracle v7.3 o superior.