TRABAJO
3
T.S.U. Claudia Bernal
TEORIA DE DECISIÓN
El
padre de esta teoría administrativa es Herbert Simón quien la utilizó como base
para explicar el comportamiento humano en las organizaciones. Para esta teoría
la organización es un sistema de decisiones donde cada persona participa
consciente y racionalmente, escogiendo y decidiendo entre varias alternativas
que le son presentadas, de acuerdo con su personalidad, motivaciones y
actitudes.
CONCEPTO DE DECISIÓN Y
ELEMENTOS
“Es
el proceso de análisis y selección, entre diversas alternativas disponibles,
del curso de acción que la persona deberá seguir. Elementos:
è
Agente
decisorio.
è
Objetivos.
è
Preferencias.
è
Estrategias.
è
Situación.
è
Resultado.
ETAPAS
Cada
etapa influye entre ellas y en todo el proceso:
è
Percepción
de la situación que rodea algún problema.
è
Análisis
y definición del problema.
è
Definición
de los objetivos.
è
Búsqueda
de alternativas de solución o de cursos de acción.
è
Escogencia
(selección de las alternativas más adecuadas para alcanzar los objetivos).
è
Implementación
de la alternativa seleccionada.
ENFOQUE MATEMÁTICO
INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES (I.O.)
Surge
con la concepción de la I.O., durante la Segunda Guerra Mundial, a raíz de la
preocupación de aplicar el método científico de investigación y experimentación
en el mejoramiento de los armamentos y técnicas de investigación. Surge a
partir de 4 circunstancias:
- Manejo
clásico sobre la de los juegos de Von Neumann y Morgesterm (1947);
posteriormente, Wald (1954) y Savage (1954).0
- Estudio
del proceso de decisión por Hebert Simon.
- Existencia
de decisiones programables. Puede representarse por modelos y cuantificarse.
- El
desarrollo de los computadores.
Esta
teoría desplaza el énfasis en la acción hacia el énfasis en la decisión que la
precede. El proceso decisorio es la secuencia de pasos que conforman una
decisión.
La
toma de decisiones se puede estudiar desde dos perspectivas:
è
Perspectiva del Proceso: Se concentra en el proceso de
decisión como una secuencia de actividades.
è
Perspectiva del Problema: Orientada hacia la solución del
problema.
TIPOS DE EXTREMOS DE
DECISIONES
è
Programadas: Datos adecuados, repetitivos,
condiciones estáticas, certeza y previsión.
è
No programadas: Datos inadecuados únicos, condiciones
dinámicas, incertidumbre e imprevisión.
NECESIDADES DE MODELOS MATEMÁTICOS EN
ADMIISTRACIÓN
La
teoría matemática se preocupa por construir modelos matemáticos capaces de
simular situaciones reales de la empresa. La creación de modelos matemáticos se
orienta principalmente hacia la solución de problemas en la toma de decisiones,
sean matemáticas o comportamentales, los modelos proporcionan un valioso
instrumento de trabajo para que la administración pueda tratar los problemas.
INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES (I.O.)
Adopta el método científico
como estructura para la solución de problemas, haciendo mayor énfasis en el
juicio objetivo que el subjetivo. Se relaciona con el análisis de las
operaciones de un sistema y no simplemente con un problema en particular.
Utiliza:
è
La
probabilidad para las decisiones.
è
La
estadística en la sistematización y análisis de los datos con el propósito de
obtener soluciones significativas.
è
La
matemática en la formación de modelos cuantitativos.
FASES
è
Formular
el problema.
è
Construir
un modelo matemático para representar el estudio.
è
Deducir
una solución del modelo.
è
Probar
el modelo y la solución.
è
Establecer
control sobre la solución.
è
Llevar
a la práctica la solución.
CARACTERÍSTICAS
è
Se
preocupa más por las operaciones de toda la organización que por alguna
división de la misma.
è
Aplica
los más recientes métodos y técnicas científicas.
è
Se
basa en técnicas avanzadas de análisis cuantitativo.
La
teoría matemática ha contribuido en todos los campos de la administración. Ha
permitido nuevas técnicas de planeación y control en el empleo de los recursos
materiales, financieros, humanos, etc. y un apoyo en la toma de decisiones,
para optimizar la realización del trabajo y disminuir riesgos involucrados en
todos los planos que afecten el futuro a corto plazo.
LIMITACIONES
è
Ofrece
pocas técnicas en niveles más elevados en la jerarquía empresarial.
è
No
presentan condiciones para aplicaciones globales que involucren a la
organización como un conjunto.
ENFOQUE DE CONTINGENCIA
Esta
teoría nace de una serie de estudios para verificar si las organizaciones
eficaces de determinadas industrias seguían los supuestos de la teoría clásica (la
división del trabajo, amplitud del control y la jerarquía de actividad).
Investigación
de Chandler: Se afirmaba que el cambio ambiental es el factor principal en la
escogencia de la estructura adecuada.
Investigación
de Burus y Stalker: Se estableció que el
ambiente determina la estructura y funcionamiento de las organizaciones.
Investigación
de Lawrence y Lorsh: No existe una manera absoluta de organizar, se depende de
las condiciones ambientales (Teoría contingecial).
Investigaciones
de Joan Woodward: La tecnología adoptada por la empresa es la que determina su
estructura y comportamiento organizacional.
EVALUACIÓN CRÍTICA
Busca
comprender las relaciones que se establecen dentro de los subsistemas y las
organizaciones y su ambiente.
El
enfoque contingencial se basa en los enfoques de otras teorías y las críticas
de cada una de ellas para demostrar que nada es absoluto. No existe un óptimo
para las organizaciones, cada una se adapta al que le proporcione mejor
resultado.
El
punto de vista de contingencia de las organizaciones y su administración
propone que una organización es un sistema compuesto por subsistemas y
delimitado por límites identificables con respecto al supra sistema que lo
rodea.
Los
puntos de vista de contingencia están finalmente dirigidos a sugerir los
diseños de organización y las acciones administrativas más adecuadas a
situaciones específicas.
TEORÍA
GENERAL DE LOS SISTEMAS
CONCEPTO
La meta
de la Teoría
General de los Sistemas
no es buscar analogías entre las ciencias,
sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado a las ciencias.
Para ello emplea como instrumento, modelos
utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que
dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.
La Teoría General de los Sistemas
se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y aportes metodológicos.
RELACIONES:
Las relaciones son los enlaces que vinculan entre
sí a los objetos o subsistemas que componen a un sistema complejo. Podemos
clasificarlas en:
è
Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no
pueden seguir funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o
parasitaria, que es cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro
sistema (planta); y bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen
entre si.
è
Sinérgica: Para la teoría de los sistemas el término
significa algo más que el esfuerzo cooperativo. En las relaciones sinérgicas la
acción cooperativa
de subsistemas semi-independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto
total mayor que la suma de sus productos
tomados de una manera independiente.
è
Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de
las relaciones superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas
aumentan la probabilidad
de que un sistema funcione todo el tiempo
y no una parte del mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo,
que se suma al costo
del sistema que sin ellas puede funcionar.
ATRIBUTOS:
Los atributos de los sistemas, definen al sistema
tal como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser:
è
definidores o concomitantes: Aquellos sin los
cuales una entidad no sería designada o definida tal como se lo hace.
è
Concomitantes: Son aquellos que cuya presencia o ausencia no
establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe la
unidad.
ÁMBITO:
Un sistema siempre estará relacionado con el ámbito
que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que
influyen decididamente a éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una
menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de una relación mutua de
contexto-sistema.
Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método
científico, existe un concepto
que es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para
estudiar.
El contexto a analizar depende fundamentalmente del
foco de atención que se fije. Ese foco de atención, en términos de sistemas, se
llama límite de interés.
LÍMITES
En el universo
existen distintas estructuras
de sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de definición de límite
o rango relativo. Esto produciría una jerarquización de las distintas estructuras
en función de su grado de complejidad.
Cada rango o jerarquía marca
con claridad una dimensión que actúa como un indicador claro de las diferencias
que existen entre los subsistemas respectivos.
Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es
diferente de otro de nivel 8 y que, en consecuencia, no pueden aplicarse los
mismos modelos,
ni métodos
análogos a riesgo
de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas.
Para aplicar el concepto
de límite o rango, el foco de atención debe utilizarse en forma alternativa: se
considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su
nivel de rango.
Refiriéndonos a los límites hay que establecer los
distintos subsistemas. Cada sistema puede ser fraccionado en partes sobre la
base de un elemento común o en función de un método
lógico de detección.
El concepto
de límite o rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y
su nivel de relación con el sistema mayor.
Para determinar este límite se considerarían dos
etapas por separado:
è
La determinación del contexto de interés.
è
La determinación del alcance del límite de interés
entre el contexto y el sistema.
è
Se suele representar como un círculo que encierra
al sistema, y que deja afuera del límite de interés
a la parte del contexto que no interesa al analista.
è
En lo que hace a las relaciones entre el contexto y
los sistemas y viceversa. Es posible que sólo interesen algunas de estas
relaciones, con lo que habrá un límite de interés
relacional.
Determinar el límite de interés es fundamental para
marcar el foco de análisis,
puesto que sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite.
Entre el sistema y el ámbito, determinado con un
límite de interés, existen infinitas relaciones. Generalmente no se toman
todas, sino aquellas que interesan al análisis,
o aquellas que probabilísticamente presentan las mejores características
de predicción científica.
ENTROPÍA
La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo
o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos
tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los
mismos deben tener rigurosos sistemas de
control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio
permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.
En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser
positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la
entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa, es
decir, un proceso de organización
más completa y de capacidad para transformar los recursos.
Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos
utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo.
Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado
estable y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia
estados de orden y de organización
creciente.
HOMEOSTASIS
La homeostasis
es la propiedad
de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto.
Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la
supervivencia dinámica.
Los sistemas altamente homeostáticos sufren
transformaciones estructurales en igual medida que el contexto sufre
transformaciones, ambos actúan como condicionantes del nivel de evolución.
PERVASIVIDAD:
La pervasividad de un sistema mide la interacción que este recibe del medio, se dice que a mayor o
menor pervasividad del sistema el mismo será más o menos abierto.
Los sistemas que tienen mucha relación con el medio
en el cuál se desarrollan son sistemas altamente pervasivos, estos y los de pervasividad
media son los llamados sistemas abiertos.
Los sistemas de pervasividad casi nula se denominan
sistemas cerrados.
MARCO TEÓRICO. ANTECEDENTES
La teoría
de la
organización y la práctica administrativa han experimentado cambios
sustanciales en años recientes. La información
proporcionada por las ciencias
de la administración
y la conducta
ha enriquecido a la teoría
tradicional. Estos esfuerzos de investigación
y de conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo,
surgió un enfoque que puede servir como base para lograrla convergencia, el
enfoque de sistemas,
que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento.
Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias
físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración
de la teoría
organizacional moderna.
El primer expositor de la Teoría
General de los Sistemas
fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología
integradora para el tratamiento de problemas
científicos.
La meta
de la Teoría
General de los Sistemas
no es buscar analogías entre las ciencias,
sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado a las ciencias.
Para ello emplea como instrumento, modelos
utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que
dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.
SISTEMA DE VALORES
Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e
interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema,
no se refieren al campo físico (objetos), sino más bien al funcional. De este
modo las cosas o partes pasan a ser funciones
básicas realizadas por el sistema.
Podemos enumerarlas en: entradas, procesos
y salidas.
è
Entradas: Las entradas son los ingresos
del sistema
que pueden ser recursos
materiales,
recursos
humanos o información.
Constituyen la fuerza
de arranque que suministra al sistema
sus necesidades operativas. Las entradas pueden ser:
Ø En Serie: es el resultado o la salida de un sistema
anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.
Ø aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el
sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales
para un sistema.
Ø retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí
mismo.
è
Proceso: Es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una
máquina, un individuo, una computadora,
un producto
químico, una tarea realizada por un miembro de la
organización, etc. En la transformación de entradas en salidas
debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador
puede ser diseñado por el administrador.
En tal caso, este proceso
se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las
situaciones no se conoce en sus detalles el proceso
mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta
transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su
combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes
situaciones de salida. En tal caso la función de proceso
se denomina una "caja negra".
è
Caja Negra: Se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que
elementos o cosas componen al sistema o proceso,
pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello poder
inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables
funcionaran en cierto sentido.
è
Salidas: Son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual
que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos,
servicios
e información.
Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente,
el propósito para el cual existe el sistema.
è
Las salidas de un sistema se convierte en entrada
de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este
ciclo indefinidamente.
NIVEL DE ANÁLISIS
Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo
Kennet Boulding proporciona una clasificación útil de los sistemas donde
establece los siguientes niveles jerárquicos:
è
Primer nivel, estructura
estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de referencia.
è
Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera
movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.
è
Tercer nivel, mecanismo de control
o sistema cibernético. El sistema se autorregula para mantener su equilibrio.
è
Cuarto nivel, "sistema abierto" o autoestructurado. En este nivel se comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse
nivel de célula.
è
Quinto nivel, genético-social. Está
caracterizado por las plantas.
è
Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza
por su creciente movilidad, comportamiento
teleológico y su autoconciencia.
è
Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del
ser individual, considerado como un sistema con conciencia
y habilidad para utilizar el lenguaje
y símbolos.
è
Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones
humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado
de mensajes, la naturaleza
y dimensiones del sistema de valores,
la trascripción de imágenes
en registros
históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música,
poesía
y la compleja gama de emociones
humanas.
è
Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan
los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los
ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras
sistemáticas e interrelaciones.
METODOLOGIA
Desde el punto de vista de la administración
está compuesta de las siguientes etapas:
è
Análisis
de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento
del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo
y trayectoria.
è
Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido requerido ya que en
general se le plantean los efectos pero no las causas.
è
Formulación del plan
de trabajo: el analista fija los límites de interés del
estudio a realizar, la metodología
a seguir, los recursos materiales
y humanos que necesitará, el tiempo
que insumirá el trabajo
y el costo
del mismo. Esta etapa se conoce como propuesta de servicio
y a partir de su aprobación se continúa con la metodología.
è
Relevamiento: el analista recopila toda la información referida
al sistema en estudio, como así también toda la información que hace al límite
de interés.
è
Diagnóstico: el analista mide la eficacia
y la eficiencia
del sistema en estudio. Eficacia
es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia
es cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo
beneficio positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista
deberá cambiar los métodos
del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar el sistema y
si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.
è
Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.
-
Diseño
global: en el determina la salida, los archivos,
las entradas del sistema, hace un cálculo
de costos
y enumera los procedimientos.
El diseño
global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el diseño global
pasamos al siguiente paso.
-
Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle
la totalidad de los procedimientos
enumerados en el diseño global y formula la estructura
de organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.
è
Implementación: la implementación del sistema diseñado significa
llevar a la práctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres
formas.
-
Global.
-
En fases.
-
En paralelo.
è
Seguimiento y control: El analista debe
verificar los resultados del sistema implementado y aplicar las acciones
correctivas que considere necesarias para ajustar el problema.
APORTES
TEORÍA ANALÓGICA O MODELO
DE ISOMORFISMO SISTÉMICO
Este modelo busca integrar las relaciones entre
fenómenos de las distintas ciencias. La detección de estos fenómenos permite el
armado de modelos
de aplicación para distintas áreas de las ciencias.
Esto, que se repite en forma permanente, exige un análisis
iterativo que responde a la idea de modularidad que la teoría de los sistemas
desarrolla en sus contenidos.
Se pretende por comparaciones sucesivas, una
aproximación metodológica, a la vez que facilitar la identificación de los
elementos equivalentes o comunes, y permitir una correspondencia biunívoca
entre las distintas ciencias.
Como evidencia de que existen propiedades generales
entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus similitudes
estructurales.
Estos
elementos son la esencia de la aplicación del modelo de isomorfismo, es decir,
la correspondencia entre principios que rigen el comportamiento de objetos que, si bien
intrínsecamente son diferentes, en algunos aspectos registran efectos que
pueden necesitar un mismo procedimiento.
Es la estructura de las
relaciones que debe existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos
señalados.
Es la coordinación
de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, con el
propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos
materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia
empresa persigue.
Importancia
de la Organización.
Esencialmente,
la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han
visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus
limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales.
En
la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos
costosa si se dispone de una estructura de organización.
Se
dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho,
incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la
organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para
poder realizar sus tareas.
Con
todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí,
trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir
y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Así,
una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien
es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades
y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los
objetivos de la empresa.
El
propósito de la Organización es contribuir a que los objetivos sean
significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.
Características de la Organización.
1- Complejidad: Existen organizaciones altas y bajas. Las grandes
organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que coordinan e
integran las labores de las personas a través de la interacción indirecta. Las
empresas pequeñas las actividades las realizan interactuando directamente con
las personas.
2- Anonimato: Le da importancia al trabajo u operación que se realice,
sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.
3- Rutina
Estandarizada: Son procesos y canales de comunicación
que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes
organizaciones tienden a formar sub.-colectividades o grupos informales, manteniendo una acción
personalizada dentro de ellas.
4- Estructura
especializada no oficiales:
Configuran una
organización informal cuyo poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales.
5- Tendencia a la
especialización y a la proliferación de funciones: Pretende distanciar la autoridad formal de las de
idionidad profesional o técnicas, las cuales necesitan un modelo extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad
para mantener el orden.
6- Tamaño: Va depender del número de participantes y dependencias.
La
organización puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su
complejidad, ésta será más necesaria.
Un
organismo social depende, para su éxito de
una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen
uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.
Tipos de organización
ü La organización formal. Determinación de los estándares de interrelación entre los
órganos o cargos, definidos por las normas,
directrices y reglamentos de la organización para lograr los objetivos.
ü Organización Lineal. Es la estructura más simple y más antigua, esta basada en la
organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica
medieval.
ü Organización Funcional. Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio
funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea
ü
Organización De Tipo
Línea-Staff. Es el resultado de
la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar
las ventajas de esos dos tipos de
organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización
jerárquica-consultiva.
ü Organización Funcional. La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que
se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se llama funciones.
ü Organización Por Producto/Mercadeo. La organización por producto/mercadeo, con frecuencia llamada
organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que
participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo
relacionado de productos, a todos los que tratan con cierto tipo de cliente.
ESTRUCTURA Y PROCESO DE LA
ORGANIZACIÓN
La estructura organizacional se refiere a la forma
en que se divide, agrupan y coordinan las actividades de la organización en
cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y
gerentes, y entre empleados y empleados. Los departamentos de una organización
se pueden estructurar, formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercadeo o en
forma de matriz. Para que la organización constituya un proceso se
necesitan de varios elementos: En primer
lugar, la estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las
actividades se derivan de ellos. En
segundo lugar, debe ser reflejo de la oportunidad con que cuenta la
dirección de una empresa. En tercer
lugar, la estructura de una organización de una organización debe responder
a las condiciones en la que se encuentran. Las premisas de una estructura
organizacional puede ser de orden político, tecnológico, social, económico y
ético. En cuarto lugar, en la agrupación de actividades y las relaciones de
autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las
limitaciones y costumbres de los individuos. El proceso de organización consta
de los siguientes seis (6) pasos:
- Establecimiento
de los objetivos de la empresa.
- Formulación
de los objetivos, políticas y planes de apoyo.
- Identificación,
análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos
objetivos.
- Agrupación
de esas actividades de acuerdo a los recursos humanos y materiales
disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.
- Delegación
al responsable de cada grupo de autoridad necesaria para el desempeño de
las actividades.
6. Enlace
horizontal y vertical de los grupos entre sí, por medio de relaciones autoridad
y flujo de información.
Definición de Administración.
Es el proceso de lograr que las cosas se realicen
por medio de la planeación, organización, delegación defunciones, integración de
personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente
en el cual la persona se pueda desempeñar entusiastamente en conjunto con
otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines
determinados.
Importancia
de la Administración.
1- La administración
no solamente nació con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los
ámbitos geográficos y por su carácter Universal,
lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el ámbito del esfuerzo
humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.
2- Donde exista un
organismo social allí estará presente la administración.
3- No sirve de mucho
que en una empresa existan buenas
instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicación, si lo todo lo anterior no
va acompañado del elemento humano necesario para dirigir las actividades, o sea
que la administración es importante para alcanzar objetivos de la organización.
4- En las grandes empresas
la administración científica o técnica es esencial ya que no podrían existir
sin una buena administración.
5- La administración
es un proceso universal ya que no solo se da en los países capitalistas, sino
que también en los países socialistas o de cualquier tipo que sean, la administración
es importante tanto en las pequeñas como el las grandes empresas.
6- Otro hecho
importante es que por medio de la administración se puede elevar la productividad y los niveles de vida en los
países en vías de desarrollo.
7- La administración
imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal,
equipo, materiales, dinero y relaciones humanas.
8- Se mantiene al
frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad.
Para concluir podemos decir que la administración
es importante por que se aplica en cualquier tipo de organización con deseos de
aumentar su productividad y el éxito, dependiendo para esto del elemento humano
y material.
Características
de la Administración.
1- Universalidad: La administración
se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas,
iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.
2- Especificidad: La administración
tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras
ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas,
contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente
distintas.
3- Unidad Temporal: Aunque se
distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es único
y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor
grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.
4- Unidad Jerárquica: Todos cuantos
tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados
y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo
cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
Respetándose siempre los niveles de utoridad que están establecidos dentro de
la organización.
5- Valor Instrumental: La administración
es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente
práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente
establecidos.
6- Flexibilidad: La administración
se adapta a las necesidades particulares de cada organización.
7- Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en
todos los niveles jerárquicos de una organización.
También podríamos mencionar otras características
como:
a) Es un medio para
ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración influye en su
medio ambiente.
b) Se logra
mediante los esfuerzos. Se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno
mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros.
c) Es una
actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente, es
una actividad.
d) La efectividad
administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica.
e) La
administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado
de los esfuerzos.
IMPORTANCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN
Después de haber estudiado sus características,
resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del
hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos de los argumentos más
relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina:
- Universalidad:
Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es
imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo
social.
- Simplificación
del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer
principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y
efectividad.
- Productividad
y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier
empresa están en relación directa con la aplicación de una buena
administración.
- Bien
común: A través de los principios de administración se contribuye al
bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar
el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y
generar empleos.
LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN: Muchos académicos y gerentes han descubierto que el
análisis de la administración se facilita mediante una organización útil y
clara del conocimiento como primer orden de clasificación del conocimiento se
han usado las cinco funciones de los gerentes:
ü
Planeación.
ü
Organización.
ü
Integración de personal.
ü
Dirección.
ü
Control.
GERENCIA.
La gerencia es un cargo que ocupa el director de
una empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la sociedad
frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del proceso de
planeamiento, organización dirección y controla fin de lograr objetivos establecidos.
Henry, Sisk y Mario Sverdlik (1979) expresa que:
... El término (gerencia) es difícil de definir:
significa cosas diferentes para personas diferentes. Algunos lo identifican con
funciones realizadas por empresarios, gerentes o supervisores, otros lo
refieren a un grupo particular de personas. Para los trabajadores; gerencia es
sinónimo del ejercicio de autoridad sobre sus vidas de trabajo...
De allí que, en muchos casos la gerencia cumple
diversas funciones porque la persona que desempeña el rol de gerenciar tiene
que desenvolverse como administrador, supervisor, delegador, etc. De allí la
dificultad de establecer una definición concreta de ese término.
TIPOS DE GERENCIA
ü La Gerencia Patrimonial. Aquella que en la propiedad, los puestos principales
de formulación de principios de acción y una proporción significativa de otros
cargos superiores de la jerarquía son retenidos por miembros de una familia extensa.
ü La Gerencia Política. Es menos común y al
igual que la dirección patrimonial, sus posibilidades de supervivencia son
débiles en las sociedades industrializantes modernas, ella existe cuando la
propiedad, en altos cargos decisivos y los puestos administrativos claves están
asignados sobre la base. de la afiliación y de las lealtades políticas.
ü La Gerencia por Objetivos. Se define como el punto final (o meta) hacia el cual
la gerencia dirige sus esfuerzos. El establecimiento de un objetivo es en
efecto, la determinación de un propósito, y cuando se aplica a una organización
empresaria, se convierte en el establecimiento de la razón de su existencia.
LA NECESIDAD DE LA GERENCIA
En una empresa siempre se da la necesidad de una
buena gerencia y para ello se nos hace necesario la formulación de dos tipos de
preguntas claves tales como ¿por qué y cuándo la gerencia es necesaria?
La respuesta a esta pregunta define, en parte, un
aspecto de la naturaleza de la gerencia: La gerencia es responsable del
éxito o el fracaso de un negocio. La afirmación de que la gerencia es
responsable del éxito o el fracaso de un negocio nos dice por qué
necesitamos una gerencia, pero no nos indica cuándo ella es requerida.
Siempre que algunos individuos formen un grupo, el
cual, por definición, consiste de más de una persona, y tal grupo tiene un
objetivo, se hace necesario, para el grupo, trabajar unidos a fin de lograr
dicho objetivo.
Los integrantes del grupo deben subordinar, hasta
cierto punto, sus deseos individuales para alcanzar las metas del grupo, y la
gerencia debe proveer liderato, dirección y coordinación de esfuerzos para la
acción del grupo.
De esta manera, la cuestión cuándo se contesta
al establecer que la gerencia es requerida siempre que haya un grupo de
individuos con objetivos determinados.
OBJETIVOS DE LA GERENCIA
Nombrando algunos de los objetivos de la gerencia
tenemos los siguientes:
- Posición
en el mercado
- Innovación
- Productividad
- Recursos
físicos y financieros
- Rentabilidad
( rendimientos de beneficios)
- Actuación
y desarrollo gerencial
- Actuación
y actitud del trabajador
- Responsabilidad
social
ADMINISTRADOR
ES EL QUE GOBIERNA O DIRIGE. Administrador es el que administra (Real Academia de la Lengua Española).
Son sinónimos de administrador: gobernador,
rector, regente, gerente, director, ministro, intendente gestor, apoderado,
jefe, guía, dirigente, mayordomo, síndico, cuidador, tutor, curador (ver
diccionarios de sinónimos). Persona
que administra bienes ajenos
Perfil
del administrador
ü
Capacidad de dirigir eficazmente
organismos industriales, comerciales, financieros y de servicios, ya sean
públicos, privados o del sector social, al más alto nivel, en el ámbito nacional,
o internacional.
ü Conocimiento experto de las actividades y situación
industrial, comercial, financiera, y de servicios, respecto de los países con
mayor crecimiento en los últimos años, y respecto del país en que haya de
desempeñarse. Así mismo posee conocimiento experto de los recursos naturales,
de los mercados, infraestructura y fuerza de trabajo, específicos del país o
localidad
ü Capacitado para generar nuevos conocimientos así
como para actualizar, validar y desarrollar los existentes, en su disciplina.
ü Conocimiento experto en lo referente al orden
económico, jurídico, político, social y laboral de su país y contexto
ü
Domina las técnicas de negociación y
expresión en público.
LOS ROLES O PAPEL QUE JUEGA EL
ADMINISTRADOR
Es importante si de alguna empresa o institución nos quisiéramos referir,
que independientemente de la importancia que tendrá el establecimiento o
aplicación de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo,
debemos también referirnos, al papel que como administradores tenemos en una
organización, llamada de bienes o de
servicios.
El número de departamentos varía según las
necesidades de la misma empresa. Las funciones son:
Producción: Considerado tradicionalmente como uno de los
departamentos clave, ya que se encarga del óptimo aprovechamiento y de la
adecuada introducción de infraestructura
en un organismo o empresa.
Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy
en día representa, y que sostiene en la
empresa la responsabilidad de elaborar métodos
eficientes en el manejo y coordinación de
los sistemas de venta que la empresa ofrece a un mercado específico.
Finanzas: Esta área se encarga de la obtención de fondos y
del suministro del capital que se
utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada uno de
los demás departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
Recursos humanos: Departamento de vital
importancia, ya que mediante el uso adecuado de programas de reclutamiento, selección,
contratación, capacitación y desarrollo, se allega para la empresa del personal
adecuado y afín a los objetivos de la
misma.
INFOGRAFIAS:
http://www.monografias.com/trabajos35/gerencia-en-venezuela/gerencia-en-venezuela.shtml
http://www.monografias.com/trabajos27/organizacion-empresas/organizacion-empresas.shtml#definorgan
http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml
http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml
http://www.monografias.com/trabajos35/gerencia-en-venezuela/gerencia-en-venezuela.shtml
BIBLIOGRAFIA
ELIBROS