PRAZO PARA PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS
Os documentos trabalhistas e previdenciários de uma empresa, a princípio, poderão ser descartados no prazo de cinco anos, contados da data do pagamento ou dois anos da rescisão contratual, face a alteração do prazo prescricional para o trabalhador urbano introduzida pela Constituição Federal. Entretanto, há documentos que por disposição legal ou por medida cautelar devem permanecer arquivados por prazo maior. Assim temos:
05 anos: cartões, fichas ou livro de ponto, recibos de pagamento, recibos de adiantamento, guias de recolhimento sindical e assistencial (para as contribuições descontadas e não recolhidas não ocorre prazo prescricional), relação de contribuição sindical e assistencial, atestados médicos, solicitação de abono de férias, recibo de abono/gozo de férias, transporte etc;
l0 anos: documentos sujeitos à fiscalização do INSS, tais como: folga de pagamento, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário maternidade, recibo e ficha de salário família, PIS, a contar da data prevista para o seu recolhimento, salário educação;
30 anos: todos os documentos relativos ao FGTS.
Ressalta-se, porém, ser conveniente que documentos como a RAIS, Ficha ou Livro de Registro de Empregados sejam mantidos por prazo indeterminado, pois podem ser solicitados a qualquer tempo.
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PRAZO P/ GUARDA DE DOCUMENTOS
O empresário deve ficar atento ao prazo
mínimo para a guarda de documentos.
Os comprovantes de qualquer pagamento efetuado à Previdência Social, por exemplo,
devem permanecer arquivados por pelo menos 30 anos e, em plena era digital,
em papel. Descarte de documentos antes da hora implica em prejuízos.
<<>Por Laura Ignacio
A quantidade de declarações e obrigações fiscais muitas vezes levam as empresas
a deixar de guardar esses documentos. Com isso, o empresário corre um sério
risco: ter que pagar novamente o que já pagou. "No Brasil, ao contrário da maioria
dos países, a boa-fé do contribuinte não é presumida e a responsabilidade de
provar o pagamento é dele", alerta o advogado Luis Carlos Galvão, diretor do
departamento jurídico do Centro das Indústrias do Estado de São Paulo (Ciesp).
" Se o contribuinte não tem como comprovar um pagamento para o Fisco, é obrigado
a recolher novamente o tributo, acrescido de multa de até 20% do valor devido
e juros pela taxa Selic", explica o vice-presidente do Sindicato das Empresas
de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo (Sescon-SP), José Maria Chapina
Alcazar.
Cada documento tem que ser guardado por um prazo mínimo, de acordo com
a tabela do Ciesp (ver ao lado).
"Muitos acreditam que cinco anos é o prazo para guardar qualquer
documento, mas aqueles que podem ser pedidos pela Previdência Social,
por exemplo, precisam ser arquivados por 30 anos", diz Galvão. E
devem ser preservados os originais. "Hoje é comum a digitalização
de documentos, mas as autoridades não acreditam neles", afirma.
Muitos se esquecem das implicações fiscais de documentos comerciais
e jogam fora o que não deveriam. "Se uma empresa pagou um fornecedor
com duplicata, esse título prescreve em dois anos para fins comerciais,
mas para fins fiscais é preciso guardar por cinco anos", esclarece
Alcazar.
O início da contagem do prazo varia. O prazo de dez anos para guardar
o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), por exemplo, deve ser contado
a partir da entrega da declaração ao Fisco, segundo Galvão.
Alcazar explica que se o empresário não comprovar o pagamento
e se recusar a pagar novamente para o Fisco ou para um fornecedor, ele pode
ter que responder à ação na Justiça.
Para o empresário, como consumidor, o prazo de guarda de um documento pode ser diferente. O Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF), por exemplo, precisa ser guardado por cinco anos ao invés de dez como o IRPJ
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Prazos obrigatórios de guarda de documentos |
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Tipos de Documentos |
Prazo obrigatório de guarda pela empresa |
Amparo legal |
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Balancete |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
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Cofins |
10 anos |
Lei 8.212 Art 33Lei Orgânica da Seguridade Social |
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Conciliação Bancária |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
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Conhecimento de Frete |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Conta de Água |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Conta de Luz |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Conta de Telefone |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
DAE (Documento de Arrecadação Estadual) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
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DAPI (Demonstrativo de Apuração e Informação do ICMS) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Duplicatas Recebidas/Emitidas |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Extrato Bancário |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
GAM (Guia de Arrecadação Municipal) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
ICMS (Imposto de Circulação de Mercadorias) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Imposto de Renda Autônomo |
10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal |
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
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Imposto de Renda Pessoa Física |
5 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal |
Instrução Normativa n°8/93 Art. 4° Secretaria da Receita Federal |
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IPI (Imposto de Produtos Industrializados) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
IPTU (Imposto Predial Urbano) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) |
10 anos após a entrega da Declaração na Receita Federal |
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
|
ISSQN (Imposto sobre Serviços de qualquer natureza) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
ITR (Imposto Territorial Rural) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Livro Balanço Patrimonial/Geral |
Permanente |
A lei não prevê descarte |
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Livro de Apuração de Lucro Real (Lalur) |
10
anos considerando |
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
|
Livro de Razão |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Livro de Registro de ICMS |
5
anos considerando |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Livro de Registro de Inventário |
31
anos considerando |
Parecer 410Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR) |
|
Livro de Registro de Saídas |
10
anos considerando |
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
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Livro Diário |
Permanente |
|
|
Livro Registro de Entradas |
5
anos considerando |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Movimento Contábil ou Movimento de Caixa |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Nota Fiscal de Fornecedor |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Nota Fiscal de Imobilizado |
5
anos após |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Nota Fiscal de Saída |
10 anos |
Lei 8.212 Art 46Lei Orgânica da Seguridade Social |
|
Nota Fiscal de Venda de Imobilizando |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Ordem de Serviço |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
PIS (Programa de Integração Social) Recolhimento |
10 anos |
Lei 2.052/83 Art. 3° e 10°PIS-PASEP |
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Recibo de Depósito Bancário |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) |
30 anos |
Lei 8.212 Art 45 § 1°Lei Orgânica da Seguridade Social |
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Taxa de Fiscalização para Funcionamento |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
|
VAF (Verificação de Apuração Fiscal) |
5 anos |
Lei 5.172 Art 173Código Tributário Nacional |
