DOCUMENTOS CONTÁBEIS E FISCAIS
GUARDA, EXIBIÇÃO AO FISCO E ARQUIVOS MAGNÉTICOS
A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papeis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (Decreto-Lei nr. 486, de 1969, art. 4º).
As pessoas jurídicas que utilizarem sistema de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal e que, de acordo com o balanço encerrado no período de apuração imediatamente anterior, possuírem patrimônio liquido superior a R$ 1.633.072,44 (um milhão seiscentos e trinta e três mil, setenta e dois reais e quarenta e quatro centavos), ficarão obrigadas a manter, em meio magnético ou assemelhado, à disposição da Secretaria da Receita Federal, os respectivos arquivos e sistemas enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes (Lei nr. 8.218, de 1991, art. 11, § 1º; Lei nr. 8.383, de 1991, art. 3º, II; Lei nr. 9.249, de 1995, art. 30; Decreto nr. 3.000 - RIR/99, art. 265).
O contribuinte usuário de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada (Lei nr. 9.430, de 1996, art. 38). Atenção: Observar os prazos de decadência e prescrição determinados na legislação específica de cada imposto e/ou contribuição.
São também passíveis de exame os documentos do sujeito passivo, mantidos em arquivos magnéticos ou assemelhados, encontrados no local da verificação, que tenham relação direta ou indireta com a atividade por ele exercida. - Lei nr. 9.430 de 27.12.1996 e 30.12.1996.
Retenção de Livros e Documentos - Os livros e documentos poderão ser examinados fora do estabelecimento do sujeito passivo, desde que lavrado termo escrito de retenção pela autoridade fiscal, em que se especifiquem a quantidade, espécie, natureza e condições dos livros e documentos retidos. - Lei nr. 9.430 de 27.12.1996 e 30.12.1996, § 1º. Constituindo os livros ou documentos prova da prática de ilícito penal ou tributário, os originais retidos não serão devolvidos, extraindo-se cópia para entrega ao interessado. § 2º Excetuado o disposto no parágrafo anterior, devem ser devolvidos os originais dos documentos retidos para exame, mediante recibo.
Lacração de Arquivos - A autoridade fiscal encarregada de diligência ou fiscalização poderá promover a lacração de móveis, caixas, cofres ou depósitos onde se encontram arquivos e documentos, toda vez que ficar caracterizada a resistência ou o embaraço à fiscalização, ou ainda quando as circunstâncias ou a quantidade de documentos não permitem sua identificação e conferência no local ou no momento em que foram encontrados. - Lei nr.9.430 de 27.12.1996 e 30.12.1996, Parágrafo único. O sujeito passivo e demais responsáveis serão previamente notificados para acompanharem o procedimento de rompimento do lacre e identificação dos elementos de interesse da fiscalização.
Guarda dos Documentos - Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios. - Lei 9.430 de 27.12.1996 e 30.12.1996
Arquivos Magnéticos - O sujeito passivo usuário de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada. - Lei nr. 9.430 de 27.12.1996 e 30.12.1996.
Extravio de Livros e Documentos - A perda ou extravio dos livros ou documentos implica arbitramento dos valores das operações a que se referiam, para cálculo dos tributos sobre elas incidentes na forma da legislação específica, salvo se, feita a comunicação no prazo de trinta dias da data da ocorrência do fato, for possível a reconstituição da escrituração. - Lei nr. 9.430 de 27.12.1996 e 30.12.1996
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