บทที่ 3

การใช้งานโปรแกรมสำหรับจัดทำเอกสาร

              โปรแกรม Microsoft Word 97 เรียกสั้นๆ ว่า Word 97 เป็นโปรแกรมประมวลผลคำ ( Word Processing) โปรแกรมหนึ่งที่นิยมใช้โดยทั่วไป มีคุณสมบัติในการจัดการเอกสารได้มากมาย เช่น จดหมาย รายงาน วิทยานิพนธ์ บัญชีรายชื่อ แผ่นพับ ปฏิทิน ใบสั่งซื้อ ตารางเวลา และ Web Page เป็นต้น

1. การเปิดเอกสารใหม่ ( NEW )

              ลักษณะของหน้าจอเป็นการเปิดเอกสารแบบ Normal คือหน้าจอจะว่างเปล่า และผู้ใช้สามารถทำงานได้ทันที แต่หลังจากที่ผู้ใช้ปิดเอกสารไปเรียบร้อยแล้ว และต้องการ ทำงานชิ้นต่อไป จะมีวิธีเปิดเอกสารใหม่ 2 วิธีคือ
                            วิธีที่ 1. การเปิดเอกสารใหม่แบบ Normal เป็นการเปิดเอกสารโดยใช้ไอคอนหรือแป้นพิมพ์ ทำได้โดย เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ไอคอน New หรือ กดปุ่ม Ctrl + N หน้าจอจะปรากฏเหมือนกับตอนเข้าสู่โปรแกรมครั้งแรก
                            วิธีที่ 2. การเปิดเอกสารแบบใหม่ Document Template เป็นการเปิดเอกสารโดยใช้เมนู โดยมีขั้นตอน เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่เมนู แฟ้ม เลือกสร้าง

2. การจัดเก็บเอกสาร

            การจัดเก็บเอกสารในโปรแกรมนี้ สามารถจัดเก็บได้ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ สามารถกำหนดชื่อเอกสารได้เกิน 225 ตัวอักษรซึ่งทำให้ชื่อเอกสารความหมายชัดเจนยิ่งขึ้น
การตั้งชื่อเอกสารนั้น ถึงแม้ว่าจะตั้งได้ถึง 225 ตัวอักษรและตั้งชื่อเป็นภาษาไทยได้ หากผู้ใช้จะนำเอกสารดังกล่าว ไปใช้กับโปรแกรมที่ไม่สนับสนุน ชื่อเอกสารเป็นชื่อภาษาไทยผู้ใช้ควรจะใช้ชื่อเอกสารเป็นภาษาอังกฤษและมี ความยาวไม่เกิน 8 ตัวอักษร และการตั้งชื่อต้องเป็นไปตาม หลักเกณฑ์การตั้งชื่อซึ่งห้ามมิให้มีเครื่องหมายเหล่านี้ปนอยู่ด้วย คือ / \ < > * ? “ ‘ : ;
การจัดเก็บเอกสารแยกเป็นสองกรณีคือ

2.1 การจัดเก็บเอกสารครั้งแรก
           การจัดเก็บเอกสารครั้งแรกสามารถเรียกใช้คำสั่งจากเมนู คือแฟ้ม เลือก บันทึกหรือไอคอน บันทึก หรือกดปุ่ม Ctrl+S ให้ปฏิบัติดังนี้
               1) กำหนดชื่อเอกสารในช่องชื่อแฟ้ม
               2) เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ช่อง บันทึกใน เพื่อกำหนด โฟล์เดอร์ หรือ ไดรฟ์ ตามต้องการ
               3) เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ช่อง บันทึก ( โปรแกรมจะกำหนดนามสกุลเป็น doc โดยอัตโนมัติ)

2.2 การจัดเก็บเอกสารครั้งต่อ ไป
           หลังจากที่ผู้ใช้จัดเก็บเอกสารครั้งแรกไปแล้วและมีการทำงานเพิ่มเติมหรือมีการแก้ไขเอกสาร เมื่อต้องการจะจัดเก็บเอกสารครั้งต่อไป สามารถเรียกใช้คำสั่งได้ คือ ใช้คำสั่งจากเมนูแฟ้ม เลือกคำสั่งบันทึก ได้เลยโดยไม่ตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลใหม่

3. การป้องกันเอกสาร

           เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้บุคคลอื่นที่ไม่ได้รับอนุญาตเปิดเอกสารหรือแก้ไขเอกสาร ผู้ใช้สามารถป้องกันเอกสารได้ซึ่งสามารถทำได้ทั้งป้องกันการเปิดเอกสารและการแก้ไขเอกสาร โดยทำได้ในขณะจัดเก็บเอกสาร โดยมีขั้นตอนดังนี้
                1) กำหนดชื่อเอกสารในช่อง ชื่อแฟ้ม เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ ตัวเลือก
                2) เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ แนะนำให้อ่านอย่าเดียว และ รหัสผ่าน สำหรับการเปิดหรือรหัสผ่านสำหรับการแก้ไขเอกสาร
                3) เลื่อนเมาส์คลิกที่ ตกลง

4. การปิดเอกสาร ( Close )

           หลังจากที่ทำงานเสร็จเรียบร้อย ไม่ว่าจะเลิกการทำงานหรือทำงานชิ้นต่อไป ควรจะปิดเอกสารเดิมให้เรียบร้อยเสียก่อน เพราะการเปิดเอกสารไว้หลายๆ เอกสารจะทำให้เปลืองเนื้อที่ในหน่วยความจำ จะทำให้การทำงานช้าลง และอาจทำให้เครื่องเกิดอาการค้างได้ ( Hang ) การปิดเอกสารทำได้ 4 วิธี
                1) ที่เมนู โดยเลื่อนเมาส์ไปคลิกที่แฟ้ม เลือกคำสั่ง ปิด
                2) ที่ Control Menu โดยเลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ Microsoft word แล้วเลือก ปิด
                3) ที่แป้นพิมพ์ โดยกดปุ่ม Ctrl + W
                4) ที่ปุ่ม ปิด X โดยเลื่อนเมาส์ไปคลิก

5. การออกจากโปรแกรมและเลิกการทำงาน

5.1 การออกจากโปรแกรม Microsoft Word 97
                หลังจากเปิดเอกสารแล้ว หากต้องการออกจากโปรแกรม ให้ปฏิบัติดังนี้ เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่เมนูแฟ้ม เลือก จบการทำงาน หรือ คลิกที่ปุ่ม Close Window
5.2 การเลิกการทำงาน Windows98 เลิกการทำงานให้ปฏิบัติดังนี้
                1) เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่ Start หน้าจอจะปรากฏดังนี้
                2) เลือก Shut Down
                3) เลือก OK

6. การเปิดใช้งานเอกสารเดิม (Open)
                การเปิดใช้งานเอกสารเดิม คือ การเรียกเอกสารเก่าขึ้นมาใช้งานหรือแก้ไข สามารถทำได้หลายวิธี เช่น
                         1. ใช้คำสั่งจากเมนู แฟ้ม เลือกคำสั่ง เปิด
                         2. ใช้คำสั่งจากไอคอน เปิด
                         3. ใช้คำสั่งจากแป้นพิมพ์โดยกดปุ่ม Ctrl+O

กลับหน้าหลัก