การประยุกต์คอมพิวเตอร์และไอซีที

รูปแบบของงานประยุกต์คอมพิวเตอร์และไอซีทีในปัจจุบันนั้นส่วนใหญ่จะเป็นการเก็บข้อมูล, การนำเสนอข้อมูล, การประมวลผลข้อมูล, การวิเคราะห์สารสนเทศ, และการควบคุมระบบอื่น ซึ่งงานที่จำเป็นต้องประยุกต์จะเป็นงานในธุรกิจที่มีการตัดสินใจที่ถูกต้องรวดเร็ว

กรณีศึกษา

        การขายแบบ Consignment รูปแบบใหม่ เป็นการขายแบบที่เจ้าของสินค้าจะต้องตกลงกับห้างเรื่องตำแหน่งพื้นที่ในการวางสินค้าและเปอร์เซ็นต์ส่วนแบ่งค่าเช่าที่ก่อน จากนั้นเจ้าของสินค้าจะหาพนักงานมาขายสินค้าและต้องรับผิดชอบสต็อกสินค้าเอง ดังนั้นเจ้าของสินค้าจึงต้องหาทางทำให้สินค้าขายให้ได้ในปริมาณมากๆ ซึ่งก็คือการจัดรายการส่งเสริมการขาย ในการนำสินค้าเข้าไปจำหน่ายนั้นจะเริ่มจากที่เจ้าของสินค้าเปิดบิลส่งของเข้าห้างและเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเต็มจำนวนตั้งแต่ตอนแรก จากนั้นพนักงานขายจะคิดเงินลูกค้าแล้วส่งบิลให้พนักงานของห้างเรียกเก็บกับลูกค้า และพนักงานขายจะต้องเคลียร์บัญชีกับห้างทุกวัน เมื่อครบเดือนเจ้าของสินค้าจะส่งใบเรียกเก็บเงินไปที่ห้างตามยอดเงินที่จำหน่ายได้หักด้วยส่วนต่างตามที่ตกลงกันไว้ ซึ่งเท่ากับว่าเป็นการชำระเงินตามบิลใบแรกเป็นบางส่วน

        จากกรณีศึกษาเรื่องการขายแบบ Consignment นั้นมีงานหลักที่ต้องประยุกต์คือ การวางแผน, การซื้อสินค้า, การรับสินค้า, การทำป้ายราคา, การกระจายสินค้า, การประมวลการขาย, การจัดการกับเงินสด, การจัดการเรื่องการเปลี่ยนแปลงราคา, การจัดการสินค้าคงคลัง, การตรวจนับสินค้า, บัญชีลูกหนี้, บัญชีเจ้าหนี้, และบัญชีแยกประเภท ส่วนการวางแผนในการจัดหาสินค้าของห้างจะกระทำโดยฝ่ายสินค้าโดยทำเป็นระยะเวลา 1 ปี

        แผนการจัดซื้อนี้ประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับสินค้า เช่น จำนวนสินค้าคงคลัง, การขาย, ส่วนลด, ยอดสินค้าซื้อ, ยอดสินค้าหมุนเวียน, ยอดรับสินค้าประจำสัปดาห์, และผลกำไรรวม ซึ่งการวางแผนนี้จะคำนวณเป็นส่วนแบ่งเปอร์เซ็นต์ที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงจากยอดขายในปีก่อน

·        ระบบวางแผนของเจ้าของตราสินค้า ที่ขายแบบ Consignment นั้นจะแตกต่างจากการขายแบบปกติ เพราะมีการขายสินค้าในหลายสถานที่ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องทราบยอดขายของทุกสาขาให้ได้อย่างรวดเร็วที่สุดเพื่อใช้ประกอบการวางแผน

·        ระบบซื้อสินค้า จะใช้คอมพิวเตอร์เข้าช่วยเพื่อจัดการให้สินค้าทุกชนิดมีราคาเดียวทุกกันทุกสาขา

·        ระบบทำคำสั่งซื้อ จะเป็นแบบอัตโนมัติ.โดยใช้ EDI ซึ่งทำให้สามารถกำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ได้ และการสั่งซื้อนั้นอาจต้องทำได้หลายอย่าง เช่น ให้ส่งในวันที่ต่างๆ ยังสาขาต่างๆ โดยทั้งหมดจะต้องอยู่ในใบสั่งซื้อเดียวกัน และต้องสามารถคำนวณวันที่ต้องชำระเงินล่วงหน้าด้วยเพื่อการจัดการกระแสเงินสด

·        ระบบตรวจรับสินค้า จะต้องเป็นแบบอัตโนมัติโดยที่ใบตรวจรับสินค้าจะต้องตรงกับใบสั่งซื้อสินค้า และส่งไปยังฝ่ายคุมสต็อกให้ผู้รับสินค้าตรวจสอบเบื้องต้นและบันทึกว่าได้รับสินค้าแล้วแต่ยังไม่จำเป็นต้องตรวจนับ ในส่วนของขั้นตอนการตรวจนับนั้นให้นับจำนวนแล้วบันทึกว่ามีเท่าไร โดยที่จำนวนที่สั่งและรายการต่างๆ จะถูกปรับปรุงในระบบสต็อก แล้วส่งไปยังระบบบัญชีเพื่อลงรายการในบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีแยกประเภท

·        ระบบพิมพ์ป้ายราคา จะทำการพิมพ์ป้ายราคาเมื่อได้รับทราบราคาที่แน่นอนแล้ว ซึ่งปัจจุบันนี้ป้ายราคาจะเป็นรหัสแท่ง

·        ระบบกระจายสินค้า นั้น การเก็บสินค้าต้องรวมไว้ที่เดียว โดยที่ระบบจะต้องสามารถพิมพ์ใบคำขอขนย้ายสินค้าไปจำหน่ายและใบกระจายสินค้าได้ รวมทั้งต้องมีการจัดเก็บข้อมูลการกระจายสินค้าด้วยว่าใครเป็นผู้ร้องขอ, ขออะไร, เมื่อใด, และจัดส่งเมื่อไร

·        ระบบประมวลผลการขาย ปัจจุบันนี้ห้างส่วนใหญ่นิยมใช้ POS ซึ่งเป็นระบบแบบออนไลน์ ทำให้คอมพิวเตอร์สามารถตรวจสอบยอดขายและข้อมูล ณ สิ้นวันได้ทันทีโดยเรียกข้อมูลจาก Server ขึ้นมาดู ซึ่งระบบนี้ยังสามารถเชื่อมต่อกับระบบสินค้าคงคลังได้ทันทีอีกด้วย

·        ระบบเงินสด เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินซึ่งปัจจุบันนี้มีอยู่มากมายหลายแบบ ได้แก่ ธนบัตร, บัตรเครดิต, บัตรกำนัลเงินสด, และเงินที่หักจากเงินเดือนพนักงาน เป็นต้น ในการชำระเงินแต่ละครั้งนั้นระบบต้องสามารถบันทึกการใช้จ่ายเงินจาก POS ได้ เช่น การเก็บเงินสดกลับไปยังฝ่ายการเงิน, การจ่ายค่าจ้าง, และการจ่ายภาษี เป็นต้น

·        ระบบเปลี่ยนราคา ในธุรกิจการขายนั้นบางครั้งก็จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้า ซึ่งรูปแบบในการเปลี่ยนแปลงนี้มีอยู่หลายแบบด้วยกัน อันได้แก่ Markdown, Markdown Cancellations, Markups, Markup Cancellation, Promotional Discount, และ End of Promotion

·        โครงสร้างของ Merchandise นั้นสามารถกำหนดได้หลายระดับเพื่อให้สามารถควบคุมได้ เช่น Department, Classification, Sub-classification, Supplier, Style, Color, และ Size เป็นต้น

·        ระบบ Inventory เป็นระบบในการควบคุมและจัดการกับสินค้าคงคลัง ซึ่งต้องสามารถบันทึกประวัติสินค้าได้ เช่น ประวัติที่เกี่ยวข้องกับการซื้อ, การขาย, และราคาสินค้า เป็นต้น โดยที่ระบบจะต้องสามารถเคลื่อนย้ายสินค้าได้หลายรูปแบบแบบ เช่น ย้ายจากหน้าร้านแห่งหนึ่งไปอีกแห่ง, ย้ายจากหน้าร้านไปคลังสินค้า, ย้ายจากคลังสินค้าไปหน้าร้าน, หรือย้ายจากที่เก็บหนึ่งไปอีกที่เก็บหนึ่ง

·        ระบบตรวจเช็คสินค้าคงคลัง เป็นการตรวจนับสินค้า ซึ่งระบบต้องสามารถพิมพ์ยอดสินค้าคงเหลือและปรับจำนวนสินค้าในสต็อกได้โดยอัตโนมัติ

·        ระบบ CRM เป็นระบบที่เน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางซึ่งมี 2 แบบ คือ เป็นสมาชิกโดยอัตโนมัติ หรือการสมัครสมาชิกที่ต้องเสียเงิน ระบบ SCM นี้สามารถจัดการให้สินค้าได้รับความนิยมในการวางจำหน่ายได้ตลอดเวลา ซึ่งระบบนี้จะใช้กับเฉพาะสินค้าที่ห้างผลิตเองมากกว่าสินค้าประเภทอื่นๆ เช่น ห้าง Discount Store

        บทสรุป : ระบบขายปลีกแบบก้าวหน้านั้นมีการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยอย่างมากมาย เช่น ระบบเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าอัตโนมัติโดยการส่งคลื่นวิทยุ หรือระบบตรวจสอบการโจรกรรมสินค้าโดยการติดเครื่องมือพิเศษบนสินค้า ซึ่งระบบค้าปลีกในห้างขนาดใหญ่นั้นจะมีความก้าวหน้ามากขึ้นไปอีกเพราะต้องสามารถวิเคราะห์การขายสินค้าได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง