Human Resource Information System

 

งานด้านบุคคล ประกอบด้วย

·        Personal Information System

·        Human Resource Information System

 

ลักษณะทั่วๆ ไปของงานด้าน HR ได้แก่

·        สร้างแรงจูงใจให้พนักงานอยู่ทำงานร่วมกับองค์กรไปนาน โดยใช้กลยุทธ์ต่างๆ เช่น การจ่ายโบนัส, การปรับตำแหน่ง, และการให้รางวัล เป็นต้น

·        เสริมสร้างการสื่อสารที่ดีระหว่างพนักงานกับผู้บริหาร

·        การดำเนินการตามกฎหมายแรงงาน

·        กำหนดกรอบนโยบายและกระบวนการด้าน HR ที่สามารถเข้าใจได้ง่ายและเกิดความสะดวกต่อพนักงาน เช่น การนำ Work Flow เข้ามาช่วยในการปฏิบัติงาน

·        พยายามดึงดูดให้พนักงานระดับล่างอยู่ร่วมทำงานกับองค์กรนานๆ

·        สนับสนุนให้หัวหน้างานระดับล่างมีความสามารถสูงขึ้นและมีศักยภาพที่ดีขึ้น

·        เสริมสร้างความมั่นคงให้กับผู้บริหารระดับสูง

·        มีระบบการจ่ายเงินทดแทน

·        ทำให้งานด้าน HR เชื่อมโยงกับ Payroll ได้อย่างกลมกลืน

·        เป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อระหว่างบุคคลากรกับผู้บริหาร

·        ควบคุมและดูแลบุคลากรในส่วนอื่นๆ เช่น ลูกค้าชั่วคราวหรืองานในสาขาอื่น

·        พยายามหาช่องทางเพื่อลดค่าใช้จ่ายด้านค่าจ้างแรงงาน หรือลดความเสี่ยงด้านการเงินที่อาจจะเกิดขึ้นจากกฎหมายหมายแรงงาน

 

ผู้จัดการสายงาน (Line Manager) ควรทราบและรับรู้ถึงสิ่งต่อไปนี้

·        ข้อมูลพื้นฐานของบุคคลในแผนก เช่น ความสามารถพิเศษเฉพาะตัว, เคยผ่านการฝึกอบรมใดมาบ้างแล้ว

·        รูปแบบของการทำงานและหยุดงาน เช่น ช่วงเวลาใดที่มีการลาหยุดมากที่สุด

·        ต้องทราบถึงศักยภาพของบุคลากรในแผนกอื่น

·        ต้องทราบถึง Operational และ Workforce Size เพื่อการวางแผนในการจัดการโครงการ เช่น Productivity Ratio

·        การจ่ายเงินทดแทน

·        เป้าหมายในการปฏิบัติงานทั้งในระยะสั้นและระยะยาว อย่างไรบ้าง

·        เข้าใจถึงผลิตภัณฑ์ตามฤดูกาล (Seasonal Production) ซึ่งหมายถึงธรรมชาติของฤดูกาลเพื่อวางแผนการผลิตได้อย่างเหมาะสม เช่น ช่วงเปิดเทอม, ฤดูหนาว, ฤดูฝน, ฤดูร้อน หรือเทศกาลปีใหม่ เป็นต้น

·        ต้องทราบข้อมูลของระบบอื่นๆ เช่น ช่วงเวลาการทำงาน เพราะ Cost Data คือต้นทุนของบุคลากรแต่ละคน

·        ข้อมูลทางสิ่งแวดล้อมที่มีผลกระทบต่อบุคลากรในองค์กร

 

พื้นฐานของระบบ HRIS ที่ดี ประกอบด้วย

·        การ Online Access สำหรับ Supervisor และ Manager ของ HR

·        การกระจายงานให้แก่พนักงานในองค์กร

·        ระบบฐานข้อมูลต้องง่ายต่อการเข้าถึงและเปลี่ยนแปลง

·        ต้องคำนึงถึงมาตรฐานในการออกแบบระบบ เช่น การกำหนดรหัสพนักงาน เพื่อที่จะสามารถเข้ากับระบบอื่นได้

·        การจัดการเรื่องประวัติพนักงานต้องมีความละเอียดและครอบคลุม เช่น เข้ามาทำงานตั้งแต่เมื่อไร, เคยได้รับการเลื่อนตำแหน่งอะไรบ้าง, เคยได้รับรางวัลอะไรบ้าง เป็นต้น

·        ระบบต้องง่ายต่อการใช้งาน

·        ข้อมูลต้องความสัมพันธ์กันและสามารถตรวจสอบได้

·        การกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลนั้น พนักงานระดับหัวหน้าต้องสามารถเข้าถึงได้อย่างครอบคลุม

·        การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในอนาคตต้องสามารถทำได้อย่างสะดวกและง่ายดาย

·        ต้องมีการปรับปรุงข้อมูลของพนักงานเสมอ

·        ต้องทราบถึงความความสัมพันธ์ของระบบต่างๆ ภายในองค์กร

·        การจัดการฐานข้อมูลต้องมีมาตรฐานและเป็นระบบ

·        ต้องสามารถจัดการกับข้อมูลของบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้อง เช่น Agency หรือ Contractor ได้

 

ระบบการรับสมัครงาน

ระบบการสมัครงานมีทั้งแบบ External ซึ่งเป็นแบบที่รับสมัครจากภายนอก และ Internal ซึ่งเป็นแบบที่รับสมัครภายใน ซึ่งทั้ง 2 แบบนั้นต้องมีข้อมูลที่ครอบคลุมถึง ตำแหน่งที่สมัคร, วุฒิการศึกษา, และเงื่อนไขต่างๆ ในการรับสมัคร โดยที่มีการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการ Matching Resumes

 

การพิจารณาเพิ่ม-ลดขนาดองค์กร

การขอเปิดตำแหน่งใหม่หรือยกเลิกตำแหน่งใดๆ นั้น จะต้องทำการวิเคราะห์องค์กรว่าสถานะภาพขององค์กรเป็นอย่างไร, การดำเนินกิจการมีประสิทธิภาพแค่ไหน, ทีมงานต่างๆ ปฏิบัติงานเป็นอย่างไร รวมทั้งผลกระทบต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นด้วย เพื่อจัดทำรายงานเสนอให้ผู้บริหารเป็นผู้ตัดสินใจในการเพิ่ม-ลดขนาดองค์กร

 

การวางแผนเพื่อการจัดการในด้านต่างๆ ต้องพิจารณาถึงสิ่งต่อไปนี้

·        ต้องมีการจัดการด้านการพัฒนาบุคลากร เพื่อวางแผนการสืบทอดตำแหน่งเพราะบางตำแหน่งไม่สามารถขาดบุคลากรได้

·        การพิจารณาผลตอบแทนและการชดเชยต้องประเมินจากผลการปฏิบัติงาน และความเหมาะสม

·        ต้องมีข้อมูลในเรื่องของการจ่ายเงินบำนาญเพื่อการวางแผนด้านงบประมาณ

·        การจัดการในเรื่องของสวัสดิการต่างๆ เช่น ประกันสังคม, หรือประกันสุขภาพ ต้องมีการเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย

·        การฝึกอบรม ซึ่งเป็นเรื่องของการลงทะเบียน, การจัดตารางอบรม, การจัดการการพัฒนาหลักสูตร, และการประเมินผลผู้เข้าฝึกอบรม จะต้องมีการจัดเก็บลงฐานข้อมูล

·        การดำเนินการใดๆ ต้องปฏิบัติภายใต้กฎหมาย