Sales Information System (ระบบสารสนเทศการขาย)

 

Sales

ในที่นี้จะไม่ใช่แค่เพียงเรื่องของการขายสินค้าเท่านั้นหากแต่ยังรวมไปถึงทุกๆ กระบวนการที่มีความเกี่ยวข้องกับการขายไม่ว่าจะเป็น การขาย (Sales), การตลาด (Marketing), และ การบริการหลังการขาย (Customer Services) ด้วย

 

การตลาด

“การตลาด” จะรวมไปถึง การวิจัยตลาด, การโฆษณาประชาสัมพันธ์, และการวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ เป็นต้น ซึ่งในปัจจุบันนี้ได้มีการนำ IT/IS มาช่วยในเรื่องของกลยุทธ์ทางการตลาดและการทำวิจัย โดยใช้ Website เป็นตัวกลาง เช่น การส่งแบบสอบถามผ่านทาง Website จากนั้นก็นำข้อมูลที่ได้มาทำการวิเคราะห์เพื่อหาความต้องการของตลาดและกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ซึ่งสื่อที่เป็นที่นิยมสูงสุดในขณะนี้ก็คือ การส่ง Promotional Mail ที่จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการหรืออาจกลายเป็น Junk Mail ได้หากส่งไปให้กับผู้ที่ไม่ต้องการ

การทำการตลาดจะเริ่มจากการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาวิเคราะห์ให้ได้ผลทางสถิติ ซึ่งข้อมูลที่สรรหามาได้นั้นจะถูกจัดเก็บรวบรวมไว้ในฐานข้อมูลเป็นข้อมูลแบบที่เรียกว่า Data Pool โดยที่ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นข้อมูลของลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย ในปัจจุบันนี้การทำการตลาดจะเป็นแบบ One-to-One Marketing หรือ Marketing Of One กล่าวคือจะทำการส่งรายการประชาสัมพันธ์ไปยังลูกค้าเป็นรายบุคคลไป เช่น ส่ง E-mail.ให้หนึ่งฉบับต่อหนึ่งคน ซึ่งการโฆษณาทาง Internet นี้จะดีกว่าการโฆษณาทางวิทยุหรือโทรทัศน์เนื่องจากสามารถดึงดูดความสนใจได้มากกว่าและลูกค้ายังสามารถบันทึกหรือพิมพ์เก็บไว้ได้ อีกทั้งยังมีต้นทุนที่ต่ำกว่าด้วย

 

ระบบ Sales Information System (SIS)

SIS เป็นระบบแบบ Full Integrated กล่าวคือจะมีการเชื่อมต่อทุกส่วนขององค์กรเข้าไว้ด้วยกันทำให้การขายเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ดังนั้นองค์กรจึงสามารถจัดการ, วางแผน, หรือทำนายได้ว่าจะขายสินค้าได้ในปริมาณเท่าไหร่และจะต้องผลิตสินค้าเป็นจำนวนเท่าใด ตลอดจนยังสามารถทำการโฆษณาประชาสัมพันธ์ผ่านระบบได้อีกด้วย ในส่วนของอุปกรณ์ที่ใช้ในระบบ SIS นั้นมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน เช่น Bar Code, Point of Sale (POS), และ Sale Force Automation ที่เป็นเครื่องช่วยขาย เป็นต้น สำหรับร้านค้าปลีกนั้นก็มี SIS ที่ใช้กันอยู่ทั่วไปอันได้แก่ POS Device เช่น เครื่องคิดเงินและเก็บเงิน, เครื่องทำป้ายชื่อและป้ายราคาสินค้า, วิเคราะห์และรายงานการขาย, ระบบแจ้งเตือนและจัดการปัญหา เป็นต้น ซึ่งการใช้ SIS ที่พบเห็นมากที่สุดก็คือ ระบบ Bar Code ที่ช่วยให้การเก็บข้อมูลของสินค้านั้นๆ เป็นไปอย่างสะดวกและเป็นอัตโนมัติ โดยเครื่องจะรับค่าของรหัสแท่งที่ติดอยู่บนสินค้าผ่านทางเครื่องสแกนแล้วส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบต่อไป ซึ่งเครื่องสแกนนี้มีอยู่ 2 แบบ คือ

1.     Contact Scanners เป็นเครื่องสแกนแบบสัมผัส

2.     Non-Contact Scanners เป็นเครื่องสแกนแบบที่ไม่จำเป็นต้องสัมผัส ซึ่งจะใช้ Laser เป็นตัวยิง

องค์ประกอบที่สำคัญของ Barcode คือแถบความกว้างของแท่งรหัส ซึ่งข้อมูลต่างๆ ของสินค้าจะถูกเก็บไว้ตาม Space และ Bars โดยที่ความสูงจะผลไม่มีใดๆ ต่อการเก็บข้อมูลแต่มีไว้เพื่อความสะดวกในการสแกนกล่าวคือจะช่วยให้เครื่องสแกนสามารถอ่านค่าได้ง่าย ในส่วนของมาตรฐาน Barcode ที่นิยมใช้กันนั้นมีอยู่หลายมาตรฐานด้วยกัน เช่น

·        Code 3 of 9 เป็นแบบที่เก็บข้อมูลได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร

·        UPC-A เป็นแบบที่เก็บข้อมูลเป็นตัวเลข 12 หลัก โดยที่แถบแรกเก็บ System Character, แถบที่ 2 ถึง 10 เก็บ Data และแถบที่ 12 เก็บ Checksum Character ซึ่งนิยมใช้กันมากในสหรัฐอเมริกา

·        EAN-13 เป็นแบบที่เก็บตัวเลข 13 หลัก โดยที่ 2 แถบแรกเก็บ Country Character, 10 แถบถัดไปเก็บ Data, และแถบสุดท้ายเก็บ Checksum Character ซึ่งนิยมใช้กันมากในยุโรป

·        Interleaved 2 Of 5 เป็นแบบที่เก็บค่าตัวเลขได้เพียงอย่างเดียว ซึ่งจะมีลักษณะที่เป็นแท่งกว้าง 2 แถบและแท่งแคบ 3 แถบ

·        Code 128 เป็นแบบที่จุข้อมูลได้เป็นจำนวนมากและสามารถเก็บได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร

·        PDF 417 เป็นแบบที่มีการถอดรหัส 2 มิติ ซึ่งทำให้สามารถเก็บข้อมูลได้เยอะมากๆ

 

Retail System Architecture

        สถาปัตยกรรมของระบบขายปลีกนั้นมีอยู่ 3 แบบ คือ

1.       ร้านค้าปลีกอิสระที่มี Web และหน้าร้านซึ่งเรียกว่า “Brick and Mortar”

2.       ร้านค้าปลีกที่มีหลายๆ Chain ประกอบอยู่ด้วย

3.       ร้านค้าปลีกที่ไม่มีระบบเป็นของตนเอง ซึ่งจะใช้วิธีการเช่า

 

ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงสำหรับ Retail System Architecture ได้แก่

·        Redundancy and Operating Sand-Alone

·        Automatic Credit and Debit Authorization

·        Office Automation

 

กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับ Sales มีดังนี้

·        Purchase Order Management เป็นการจัดการที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อและการรับสินค้าทั้งหมด

·        Vendor Communication เป็นการใช้ Electronic Data Interchange (EDI) ในการทำ Purchase Order

·        New Technology เป็นการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้ซึ่งก็คือ XML โดยจะกระทำผ่าน Business to Business Marketplace ที่มี B2B Application อยู่บน Service Provider

·        Order Fulfillment เป็นการทำให้กระบวนการขายสมบูรณ์ ซึ่งก็คือกระบวนการส่งสินค้าให้แก่ลูกค้านั่นเอง

·        Warehouse Tracking and Management เป็นการติดตามสถานะสินค้าและการจัดการสินค้าคงคลัง

·        Inventory Control เป็นการควบคุมสินค้าคงคลัง ซึ่งหัวใจสำคัญคือเรื่องของการจัดการด้านการคืนสินค้า

·        Price and Promotion Management เป็นการจัดการด้านราคาสินค้าและการส่งเสริมการขาย

·        Sale เป็นเรื่องของช่องทางการขาย เช่น Bricks and Mortar Store, Web Stores Business to Consumer

·        Catalogue and Mail Order เป็นกระบวนการที่ช่วยสนับสนุนช่องทางในการขายปลีกสินค้า

·        Point of Sale/In store Processor (POS/ISP) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้กระบวนการขายสินค้าเป็นไปอย่างสะดวก

·        Web Store เป็นร้านค้าเสมือน (Virtual Store) ที่ตั้งอยู่บนโลกของ Internet ซึ่งถือว่าเป็น Online Store และมีไว้เพื่อให้ข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า

·        Customer Relationship Management (CRM) เป็นการจัดการในเรื่องของบริการหลังการขาย

 

รายงาน (Report) ในระบบ SIS นั้นประกอบไปด้วย

·        Exception Report เป็นรายงานที่กระทำเมื่อเกิดปัญหาเพื่อรายงานปัญหาที่เกิดขึ้น

·        Interactive Report เป็นรายงานที่สามารถ Drill Down ได้

·        Ad hoc Report เป็นรายงานที่สามารถเรียกออกมาใช้เมื่อมีความต้องการ