Accounting Information System (ระบบสารสนเทศการบัญชี)

ก่อนที่จะกล่าวถึงระบบ AIS นั้นจะขอกล่าวถึงพื้นฐานทางการบัญชี 2 ส่วนก่อน ดังนี้

·        สมการพื้นฐานทางการบัญชี ได้แก่          Debit = Credit

                          และ               Asset = Liability + Owner’s Equity ซึ่งหมายความว่าสินทรัพย์จะมีค่าเท่ากับหนี้สินรวมกับทุนทั้งหมด

·        บัญชีสามารถแบ่งได้เป็น 4 ประเภทใหญ่ๆ ดังต่อไปนี้

1.       Financial (General) Accounting ได้แก่ Assets, Liabilities, Owner’s Equity, และ Revenues

2.       Management Accounting ได้แก่ Cost Analysis, Planning & Budgeting, และ Cost Allocation

3.       Auditing ได้แก่ Assessment, Legal Liability, และ Statistical Report

4.       Tax Accounting ได้แก่ Federal Taxation Of Individuals, Entities, และ Transaction

Information System นั้นประกอบไปด้วย

·        Business Events ซึ่งเป็นทั้งเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ Financial และที่ไม่ใช่ Financial นั่นหมายความว่าในการพิจารณานั้นจะไม่สนใจเพียงแค่เรื่องการเงินเท่านั้น หากแต่จะรวมถึงเหตุการณ์ใดๆ ก็ตามที่มีความเกี่ยวข้องกับองค์กรก็จะถือว่าเป็น Business Events ด้วย ดังนั้นในแต่ละองค์กรจึงมี Business Events ที่แตกต่างกันออกไป

·        Business Processes เป็นการพิจารณารวม Event หลายๆ Events เข้าด้วยกันเป็น Process ซึ่งจะประกอบไปด้วย Transaction Cycle 2 Cycles หลักๆ ดังนี้

1.       Financial Cycle เป็นเรื่องของวงจรทางด้านการเงิน

2.       Operation Cycle เป็นเรื่องของวงจรมนการดำเนินการซึ่งประกอบด้วย 3 Cycles ย่อย ดังนี้

2.1  Expenditure เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของรายจ่าย ดังนั้น Supply Chain จึงจัดอยู่ใน Cycle นี้

2.2  Conversion (Production) เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับ MRP เป็นหลัก ซึ่งเป็นการเปลี่ยน Raw Materials ให้กลายเป็น Finishing Goods

2.3  Revenue เป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของรายได้ทั้งหมด

·        Information Processes เป็นการประมวลผล Transaction ให้กลายเป็นสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรเพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจ

·        Technologies เป็นการนำ Technologies เข้ามาช่วยทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ช่วยให้ Capture ข้อมูลที่สำคัญได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพสูง, งานมีลักษณะเป็น Automation ทำให้ขั้นตอนในการปฏิบัติงานลดลง

ในการนำ Technologies เข้ามาใช้นั้นจะต้องคำนึงถึงความต้องการที่แตกต่างกันในแต่ละองค์กรด้วย ดังนั้นใน Cycle เดียวกันจึงไม่จำเป็นต้องมี Business Cycle ที่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อ Scott Perry และ Susan Gonzalez จะก่อตั้งบริษัทขึ้นก็จำเป็นต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้ เช่น จะต้องมี Account No. อะไรบ้าง, ควรตั้งราคาเท่าไร, การออกแบบผลิตภัณฑ์เป็นอย่างไร, และการตรวจสอบสถานะบัญชีกระแสเงินสด เป็นต้น

       

AIS คือ การปฏิสัมพันธ์กันระหว่างตั้งแต่ 2 องค์ประกอบขึ้นไปเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เดียวกัน ซึ่งภายในระบบนั้นสามารถที่จะมีระบบย่อย (Sub-System) ของตนเองได้ โดยที่ AIS จะมีส่วนประกอบหลักอยู่ 3 ส่วนอันได้แก่ People, Procedures, และ Information Technology และหน้าที่หลักของ AIS ก็คือ

1.       เก็บรวบรวม Data และ Transaction

2.       ทำการประมวลผลให้ได้มาซึ่ง Information ที่เป็นประโยชน์

3.       ควบคุมให้ข้อมูลเกิดความถูกต้องและป้องกันไม่ให้ข้อมูลตกไปสู่ผู้ที่ไม่เหมาะสม

AIS จัดได้ว่าเป็น Subsystem ของ MIS ซึ่งจะ Process Transaction ที่เกี่ยวข้องกับ Financial ขององค์กร โดยจะมีการจัดทำ Internal Report เพื่อการวางแผนสำหรับผู้บริหาร และ External Report เพื่อใช้ในด้านกฎหมาย เช่น TAX เป็นต้น ซึ่งภายใน AIS นั้นจะประกอบด้วยระบบย่อยที่สามารถแบ่งเป็น Cycle ต่างๆ ได้ดังต่อไปนี้

1.       Expenditure Cycle เป็นวงจรที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น การซื้อ Raw Materials

2.       Production Cycle เป็นวงจรที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการในการเปลี่ยน Raw Materials ไปเป็น Finish Goods

3.       Human Resources/Payroll Cycle เป็นวงจรที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของการจัดการทรัพยากรบุคคลต่างๆ เช่น เงินเดือนพนักงาน เป็นต้น

4.       Revenue Cycle เป็นวงจรที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของการขายและการเรียกเก็บเงิน

5.       Financing cycle เป็นวงจรที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของการเงิน, การจัดหาระดมทุนเพิ่ม, และการจ่ายเงินปันผล

ระบบพื้นฐานของ GIS นั้นจะเป็นการสื่อสารข้อมูลทางด้านการเงินกันระหว่าง Financing General โดยมี Ledger & Report System ทำหน้าที่คัดกรองสารสนเทศ ดังแสดงในรูปที่ 5.1

 

รูปที่ 5.1 แสดง Diagram พื้นฐานของระบบ AIS

เหตุที่เราต้องศึกษาเรื่อง AIS ก็เนื่องมาจากว่า AIS นั้นมีจุดประสงค์หลักอยู่ที่การนำข้อมูลมาสกัดเป็นสารสนเทศและจัดทำรายงานประกอบการตัดสินใจสำหรับผู้บริหาร ดังนั้นผู้ที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็น Auditor ซึ่งต้องเข้าใจได้ว่าข้อมูลที่ได้รับจาก AIS นั้นมีความถูกต้องมากน้อยเพียงใด, Consultant ที่ต้องศึกษาเรื่อง Tax เพื่อหาทางลดภาระภาษี, และ Accountant ซึ่งไม่เพียงแค่ทำแต่บัญชีเท่านั้นหากแต่ยังต้องวางแผนด้านกลยุทธ์ (Strategic Planning) ด้วย จึงต้องมีความรู้และเข้าใจใน AIS เป็นอย่างดี ซึ่งในการ Design และ Implementing ระบบ AIS นั้นจะต้องคำนึงถึงวัฒนธรรมขององค์กรด้วย

การวางกลยุทธ์โดยอาศัย AIS นั้นสามารถกระทำได้ 2 ส่วนดังนี้

1.       พยายามลดต้นทุนให้ต่ำกว่าคู่แข่ง

2.       สร้างความแตกต่างในสินค้าและบริการ ซึ่งได้แก่

2.1    สร้างความหลากหลายให้แก่ผลิตภัณฑ์

2.2    วิเคราะห์ความต้องการและผลิตให้ตรงผู้บริโภค

2.3    เน้นที่ความสะดวกสบาย โดยสร้างความสะดวกในการซื้อให้แก่ลูกค้า เช่น ร้านสะดวกซื้อทั่วไปที่ไม่ค่อยเน้นเรื่องผลิตภัณฑ์และความต้องการเท่าไรแต่จะมุ่งไปที่ความง่ายในการหยิบฉวยมากกว่า

ดังนั้น AIS จึงมีส่วนช่วยในการวางแผนเพื่อรองรับกลยุทธ์ข้างต้นได้ เพราะ AIS จะช่วยในการจัดเก็บและสกัดข้อมูลเพื่อนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อการจัดการ

       

Value Chain

      ในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นลูกค้าจะพิจารณาจากคุณค่าของสินค้าเปรียบเทียบกับราคา ดังนั้นหากองค์กรสามารถทำให้ลูกค้ารู้สึกได้ว่าผลิตภัณฑ์นั้นๆ มีคุณค่ามากกว่าราคาที่จะต้องจ่ายได้ก็จะทำให้ลูกค้าตัดสินใจที่จะซื้อสินค้าได้ง่ายขึ้น ดังนั้นในกระบวนการทางธุรกิจจึงจำเป็นต้องมีวงจรของการสร้างมูลค่าให้แก่สินค้า (Value Chain) ซึ่งมีองค์ประกอบต่างๆ ดังต่อไปนี้

·        องค์ประกอบหลัก 5 องค์ประกอบโดยเริ่มจาก Inbound Logistics ไปสู่ Operations ไปสู่ Outbound Logistics ไปสู่ Marketing & Sales ซึ่งมีการเพิ่มมูลค่าให้แก่ผลิตภัณฑ์ในองค์ประกอบนี้ และ Services ดังแสดงในรูปที่ 5.2

 

 

รูปที่ 5.2 แสดงองค์ประกอบหลักของ Value Chain

·        องค์ประกอบย่อย 4 องค์ประกอบ อันได้แก่ Infrastructure, Technology, Human Resource, และ Purchasing

Value Chain นี้ยังสามารถออกเป็น Value System ได้โดยการนำหลายๆ Chain มาต่อรวมกัน เช่น Supplier, Distributor, และ Customer ที่ต่างก็มี Chain เป็นของตนเองอยู่แล้ว เมื่อนำมาต่อรวมกันก็จะสามารถเรียกได้ว่าเป็น Value System

        จากที่ได้กล่าวมาแล้วจะเห็นได้ว่าการสร้างมูลค่าเป็นสิ่งที่สำคัญ ดังนั้นการนำ AIS มาใช้จึงสามารถช่วยสร้างมูลค่าให้แก่ผลิตภัณฑ์ได้เนื่องจาก AIS จะให้สารสนเทศที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์สำหรับรองรับ Activities ตลอดทั้ง Chain เช่น เมื่อองค์กรมีระบบบัญชีที่ดีแล้วก็จะส่งผลให้กระบวนการอื่นๆ ใน Chain ดีไปด้วย นอกจากนี้ AIS ยังมีส่วนช่วยปรับปรุงให้ประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานดีขึ้นอีกด้วย