ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Workplace IT Infrastructure)

Workflow IT Infrastructure

โครงสร้างพื้นฐานของ Workflow ด้าน Information Technology นั้นประกอบด้วย

·        Client / Server

·        Internet เป็นระบบเครือข่ายภายในองค์กร

·        Extranet อย่างเช่น Vendor Manage Inventory

·        Business Process System เช่น ERP, MRP, SAP

·        System for other specific purposes

·        Security System เช่น IPS

ประวัติของ Workflow

Workflow เริ่มมีมาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1987 โดยมีแนวคิดมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบแบบอัตโนมัติ (Automated Delivery) ต่อมาได้มีการก่อตั้งกลุ่มความร่วมมือการจัดการด้าน Workflow กันขึ้นในปี ค.ศ. 1993 ซึ่งเรียกว่า Workflow Management Coalition (WfMC) หลังจากนั้นในปี ค.ศ. 1996 จึงได้มีการอ้างถึงรูปแบบของ Terminology & Workflow อย่างเป็นทางการ และท้ายที่สุดจึงได้เกิดเป็น Workflow Reference Model ในปี ค.ศ. 1998 ซึ่ง ณ ปัจจุบันนี้มีแนวคิดมุ่งเน้นไปที่การทำให้เกิดกระบวนอย่างเป็นอัตโนมัติ (Automated the Process) ดังคำกล่าวที่ว่า ”The automation of business process” ซึ่ง Workflow นี้จะเปรียบเสมือนเครื่องยนต์ที่ทำหน้าที่ขับเคลื่อนกระบวนการทำงาน และจะมี Workflow Management System (WMS) เป็นระบบที่คอยควบคุม Workflow อีกทีหนึ่ง

Workflow Components (องค์ประกอบของ Workflow)

Workflow นั้นประกอบไปด้วย ”ขั้นตอน” ต่างๆในการปฏิบัติงาน โดยแต่ละขั้นตอนถูกเรียกว่า ”กิจกรรม” หรือ Activity ซึ่ง Activity นี้จะมีผลต่อ User หรือ Workflow ที่เกี่ยวข้อง และจะถูกจัดการให้สำเร็จด้วยการใช้ทรัพยากรที่เป็นตัวจักรกล (Machine Resource) ก่อนที่จะมีการใช้ Workflow นั้น กระบวนการทำงานจะเป็นแบบ Manual ซึ่งผลก็คือ งานดำเนินไปอย่างล่าช้า การทำงานเป็นลักษณะเชิงเส้นกล่าวคือจะมีการทำงานที่เป็นขั้นตอนหากขั้นตอนก่อนหน้ายังไม่แล้วเสร็จจะไม่สามารถเริ่มทำงานในขั้นตอนต่อไปได้ เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และยากในการติดตามสถานะของงาน แต่เมื่อมีการนำ Workflow เข้ามาใช้แล้วกระบวนการทำงานจะเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ส่งผลให้งานดำเนินไปได้อย่างรวดเร็วขึ้น มีการทำงานควบคู่กันไปในลักษณะคู่ขนานข้อผิดพลาดที่จะอาจเกิดขึ้นลดลง และสามารถติดตามสถานะงานได้อย่างสะดวก ซึ่งข้อแตกต่างระหว่างการทำงานแบบ Manual และการทำงานแบบใช้ Workflow นั้น แสดงดังตารางที่ 3.1

ตารางที่ 3.1 แสดงการเปรียบเทียบระหว่างการทำงานแบบ Manual และการทำงานโดยนำ Workflow เข้ามาใช้

Manual Process	Automated Process
·        ช้า	·        รวดเร็ว
·        ทำการเป็นขั้นบันได (Linear)ถ้า Step ก่อนหน้ายังไม่เสร็จจะไม่สามารถเริ่มทำ Step ถัดไปได้	·        สามารถทำพร้อมๆ กันได้ (Parallel)
·        เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย	·        ลดความผิดพลาด (Effective)
·        ยากในติดตามตรวจสอบสถานะ	·        สามารถติดตามตรวจสอบสถานะได้ง่าย

Improvement Summary

        ผลที่ได้จากการนำ Workflow เข้ามาใช้นั้นสามารถสรุปได้เป็น 2 ลักษณะ ดังตารางที่ 3.2

ตารางที่ 3.2 แสดงประโยชน์ที่ได้จากการนำ Workflow เข้ามาใช้

Tangible Benefit	Intangible Benefit
·        Reduce Operation Costs ·        Improvement Productivity ·        Faster Processing Time	·           Improve Service ·           Improve Conditions for Employees ·           Improve Change Management ·           Quality ·           Improve Communication ·           Decision Support ·           Improve Planning Capability

ประเภทของ Workflow

        Workflow นั้นสามารถแบ่งประเภทออกได้เป็น 4 ประเภทหลักๆ ดังต่อไปนี้

1.       Product : เหมาะสำหรับงานประจำที่มีปริมาณมากๆ และไม่มีความซับซ้อนเท่าไรนัก ซึ่ง Product Workflow นี้ยังแบ่งย่อยออกได้เป็น 2 แบบดังนี้

·        Autonomous Workflow Engines : คือ Software หลายๆ ตัวที่ทำงานร่วมกันซึ่งแต่ละตัวจะทำงานเฉพาะทางโดยมี Workflow เป็นตัวควบคุม

·        Embedded Workflow : คือ Workflow ที่ฝังตัวอยู่ใน Program อื่น ดังนั้น Embedded Workflow จึงไม่สามารถ Run ด้วยตัวมันเองได้ แต่จำเป็นต้องทำงานร่วมกับ Software ที่เรียกว่า Surrounding เช่น ERP เป็นต้น

2.       Administrative : เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณน้อยๆ และไม่ใช่ Routine แต่ค่อนข้างมีความซับซ้อนมาก

3.       Collaborative : เหมาะสำหรับงานที่มีการทำงานร่วมกัน เช่น Share Information หรือที่เรียกว่า Groupware

4.       Ad-Hoc : เป็น Workflow ง่ายๆที่ User สามารถนำมาใช้งานเองได้ เช่น E-Mail เป็นต้น

Workflow Reference Model

      WfMC ได้กำหนดรูปแบบมาตรฐานการอ้างอิงสำหรับ Workflow ที่ประกอบไปด้วย 5 Interfaces ซึ่งมีหน้าที่หลักๆ ดังต่อไปนี้

·        Interface 1 : Process Definition คือ การนำเอา Process ออกมาวิเคราะห์และแปลงให้เป็น Workflow ที่จะนำไปใช้ได้โดยใช้ Tool ต่างๆ ช่วย

·        Interface 2 & 3 : Workflow Client Application and Invoked Applications มีส่วนที่สำคัญอยู่ 2 ส่วนดังนี้

1.     Workflow Systems Integrators (WfSi) เป็นการดำเนินการทางด้าน Font-End ให้ Workflow Management Engine สามารถเข้าถึง Front-End Application Function ได้

2.     The Workflow API (WAPI) เป็น Interface ที่เชื่อมให้ Workflow สามารถติดต่อกับ Application ภายนอกได้

·        Interface 4 : Workflow Engine(s) คือ Interface ที่ทำให้ Workflow แต่ละตัวสามารถติดต่อและรับ Status ระหว่างกันได้ว่า Process นั้น Complete หรือไม่

·        Interface 5 : Audit and Monitoring คือ Interface ที่ทำหน้าที่ติดตามตรวจสอบการทำงานของ Workflow ว่าเป็นอย่างไร

·         

Business Process Management (BPM)

เป็นส่วนขยายของ Workflow ที่เน้นในเรื่องของการทำงานที่เป็นอัตโนมัติ และการปฏิสัมพันธ์กันใน Business Process ซึ่งในการพัฒนา BPM นั้นจะต้องใช้ Business Process Modeling Language (BPML) เข้ามาจัดการกระบวนการดังต่อไปนี้

·        Process Design

·        Process Automation

·        Process Optimization

·        Continuous Improvement

Groupware

นิยามของ Groupware หมายถึง กลุ่มของ Process หรือการนำ Software เข้ามาใช้ทำงานร่วมกันให้กับ Collaborative Workflow เพื่อเพิ่ม Productivity ซึ่งการแยกประเภท Groupware นั้นสามารถแบ่งได้ดังตารางที่ 3.3

ตารางที่ 3.3แสดง Workflow Taxonomy

	Same Place	Different Place
Synchronization	ด้านที่หนึ่ง เป็นด้านที่มีการใช้งานพร้อมๆ กัน ณ สถานที่เดียวกัน เช่น Face to Face	ด้านที่สอง เป็นด้านที่การใช้งานพร้อมๆ กันแต่ต่างสถานที่กัน เช่น Chat, Instant message หรือ Conferencing เป็นต้น
Asynchronization	ด้านที่สาม เป็นด้านที่มีการใช้งานต่างเวลากัน แต่ในสถานที่เดียวกัน เช่น Web board เป็นต้น	ด้านที่สี่ เป็นด้านที่มีการใช้งานที่ต่างกันทั้งเวลาและสถานที่ เช่น E-mail เป็นต้น

ตัวอย่างGroupware Application นั้นมีดังต่อไปนี้

·        Electronics Mail and Messaging เช่น Cc : mail, Notes, Microsoft Exchange

·        Group Calendaring เช่น Lotus Organizer, Synchronize

·        Electronic Meeting System (EMS) เช่น Group Systems, Meeting Works

·        Non-Real Time Conferencing เช่น Lotus Notes, InterOffice

·        Group Document Handling เช่น Face to-Face, Documentum

·        Workflow บางตัว เช่น Staffware for Windows, Flowmark

·         

Document Management System

จุดประสงค์หลักของ Document Management System คือการลดปริมาณกระดาษหรือการทำให้เป็น Paperless และการควบคุมสิทธิการเข้าถึงเอกสาร ซึ่งมีกระบวนการทำงานที่เริ่มจากการนำเอกสารกระดาษมาแปลงให้อยู่ในรูปของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แล้วจัดเก็บลงยัง Database เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระบบระเบียบและสามารถสืบค้นเอกสารที่ต้องการออกมาใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ซึ่งอุปกรณ์ที่สำคัญสำหรับ Document Management System นั้นประกอบด้วย

1.       Scanner and OCR System ซึ่งใช้สำหรับแปลงเอกสารจากเอกสารกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

2.       Database ซึ่งเป็นฐานข้อมูลสำหรับจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่แปลงมาแล้ว

ประเภทของ Application Server

·        Web Server

·        Proxy Server

·        Email Server

·        DHCP Server (Server ซึ่งทำหน้าที่แจก IP ให้แก่ Client ที่ Login เข้าสู่ระบบ)

·        Firewall Server

·        Wireless Application Gateway

Server ประเภทอื่นๆ

·        Groupware Server

·        News Server

·        Fax Server

·        RAS (Remote Access Service)

·        Business Integration Server (Server ที่ช่วยให้ Application ที่มี Plat Form ต่างกันให้สามารถคุยกันได้)