การประยุกต์คอมพิวเตอร์ในธุรกิจ 1 

การประกอบธุรกิจนั้นมีกันมาช้านานแล้ว ซึ่งรูปแบบทางธุรกิจก็ได้มีวิวัฒนาการมาเรื่อยๆตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน โดยเราสามารถแบ่งยุคของธุรกิจออกเป็นยุคใหญ่ๆ ได้ 2 ยุค นั่นก็คือ

·        ธุรกิจยุคดั้งเดิม เป็นธุรกรรมในรูปแบบเดิมๆ ที่สืบทอดกันมาช้านานตั้งแต่มนุษย์เริ่มรู้จักการแลกเปลี่ยนกัน

·        ธุรกิจยุคอิเล็กทรอนิกส์ ในยุคนี้เริ่มที่จะมีการนำเทคโนโลยีด้านสารสนเทศและการสื่อสารเข้ามาประยุกต์ใช้กับธุรกรรมต่างๆ เพื่อขยายช่องทางและโอกาสทางธุรกิจ ซึ่งหน่วยงานที่เริ่มต้นคือธนาคารพาณิชย์

ลักษณะของธุรกิจทั้งสองแบบข้างต้นสามารถแสดงเปรียบเทียบให้เห็นได้ดังตารางที่ 1.1 

ตารางที่ 1.1 แสดงการเปรียบเทียบลักษณะของธุรกิจยุคดั้งเดิมและธุรกิจยุคอิเล็กทรอนิกส์

ตัวอย่างธุรกรรมของภาคธุรกิจในยุคอิเล็กทรอนิกส์

·        ธนาคาร เช่น ATM, E-Banking

·        โรงแรม เช่น การจองห้องพัก, การจัดเก็บข้อมูลลูกค้าเพื่อการให้บริการในอนาคต

·        บริษัทอุตสาหกรรม เช่น ออกแบบผลิตภัณฑ์, คำนวณความต้องการวัตถุดิบและชิ้นส่วน

·        ร้านค้าขนาดเล็ก เช่น การตัดรายการสินค้าที่ขายแล้วออกจาก Inventory, การทำบัญชี

·        บริษัทขายสินค้าทางอินเทอร์เน็ต เช่น จัดทำเว็บเพื่อโฆษณาสินค้าทางอินเทอร์เน็ต,

·        ร่วมกับธนาคารรับการชำระเงินผ่านอินเทอร์เน็ต

จะเห็นได้ว่าในยุคนี้ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจอะไรก็ตามล้วนแล้วแต่มีการนำไอซีทีเข้ามาใช้ในธุรกรรมแทบทั้งสิ้น เช่น

·        การเก็บข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าและธุรกรรม

·        การนำข้อมูลมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ เช่น ส่งเสริมการขาย, การวางแผนการดำเนินงานในอนาคต

·        การใช้ไอซีทีในการสร้างผลิตภัณฑ์และบริการ เช่นออกแบบผลิตภัณฑ์

·        การทำบัญชีตามข้อกำหนดของราชการ

จากที่ได้กล่าวมาจะเห็นได้ว่ากิจกรรมทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในยุคนี้นั้นต่างก็มีการนำไอซีทีเข้ามาประยุกต์ใช้ด้วยกันทั้งนั้น ซึ่งแสดงให้เห็นตัวอย่างได้ดังต่อไปนี้

·        งานที่เกี่ยวกับลูกค้า ได้แก่ การรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า, การรับชำระเงินและออกใบเสร็จรับเงิน, การรับคืนของจากลูกค้าเป็นเรื่องสำคัญในเรื่องของการควบคุมสินค้าคงคลัง, การทำบัญชีลูกหนี้และการทวงหนี้

·        งานที่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ได้แก่ การวิเคราะห์การขายและความต้องการของลูกค้า, การออกแบบผลิตภัณฑ์, การสั่งซื้อ จัดเก็บ และเบิกวัตถุดิบและชิ้นส่วน

·        งานที่เกี่ยวกับการขายปลีก ได้แก่ การสำรวจตลาดและความต้องการ, การบันทึกการขายและ การรับชำระเงิน, การวิเคราะห์การขาย

·        งานที่เกี่ยวการบริหาร ได้แก่ งานสื่อสาร เช่นการจัดทำหมายเลข Extension, งานบริหารบุคคล, งานบริหารยานพาหนะ เช่นการควบคุมการใช้จ่ายน้ำมัน

·        งานบริหารไอซีที ได้แก่ การวางแผนไอซีทีซึ่งควรมีตั้งแต่ระดับเล็กไปจนถึงระดับประเทศและในการพัฒนาระบบไอซีทีนั้นต้องมีลำดับความสำคัญที่ชัดเจนเพราะระบบงานไอซีทีมีความหลากหลายมาก

ในการที่จะประยุกต์ใช้ไอซีทีให้ประสบความสำเร็จได้นั้นต้องพิจารณาปัจจัยที่สำคัญดังต่อไปนี้

·        การประยุกต์ควรเน้นที่กระบวนการ และความต้องการของบริษัทเป็นอันดับแรก และของผู้บริหารเป็นระดับต่อมา เพราะผู้บริหารอาจจะลาออกได้  ในบริษัทมีหลายแผนกแต่ละแผนกมีความต้องการไม่เหมือนกัน ดังนั้นจะต้องพัฒนาระบบให้ตรงความต้องการของแต่ละแผนก ถ้าในกรณีที่ยังไม่เข้าความต้องการที่ชัดเจน ก็ไม่ควรพัฒนาระบบเพราะอาจจะได้ MIS ที่ไม่คุณภาพ และการนำเสนอข้อมูลให้กับผู้บริหารควรเป็นข้อมูลที่ดูง่าย เช่นเป็นกราฟ ตาราง

·        การนำเทคโนโลยีมาใช้ควรต้องพิสูจน์ว่ามีผลดีชัดเจน แล้วจึงนำมาใช้เพราะการลงทุนทางด้านไอซีทีนั้นมีราคาสูงถ้าระบบล้มเหลว

·        ในปัจจุบันนิยมใช้ระบบสำเร็จ เพราะไม่ต้องเสียเวลานานในการพัฒนา และเป็นระบบมาตรฐานที่ตรงกับธุรกิจส่วนใหญ่

·        การที่เราจะทราบได้ว่าการประยุกต์ใช้ไอซีทีนั้นประสบความสำเร็จหรือไม่สามารถพิจารณาได้จากมุมมองในด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้

·        ในด้านการให้บริการไอซีที ได้แก่ ความพึงพอใจในระบบของผู้ใช้, ลูกค้าพอใจกับการให้บริการที่ถูกต้องรวดเร็ว, ผู้บริหารได้รับ MIS ที่ถูกต้อ และนำไปใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา

·        ในด้านการปฎิบัติงาน ได้แก่ ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฎิบัติงานโดยรวม, ช่วยลดพนักงาน, ช่วยให้กระบวนการทำงานสะดวกขึ้น

·        ในด้านพนักงาน ได้แก่ ช่วยลดการปฏิบัติงานประจำลงได้, ผลงานถูกต้อง, เอกสารไม่สูญหาย, การส่งรายงานและข้อมูลสามารถกระทำได้รวดเร็วขึ้น

·        ในด้านผู้บริหาร ได้แก่ ช่วยให้สามารถตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมั่นใจ, แก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว, บริหารการเงินได้อย่างถูกต้อง

·        ในด้านลูกค้า ได้แก่ ช่วยให้ได้รับข่าวสารที่น่าสนใจจากบริษัทตลอดเวลา, แก้ไขปัญหาในการใช้สินค้าหรือบริการได้

บทสรุป

การประยุกต์คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจเป็นเรื่องสำคัญ เพราะปัจจุบันบริษัทส่วนใหญ่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยทำให้งานมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น เช่นกระบวนการผลิตเร็วขึ้น ความเสียจากการผลิตลดลง ถ้าเราไม่นำคอมพิวเตอร์เข้าประยุกต์ใช้เราก็จะไม่สามารถที่จะแข่งขันในตลาดได้ เช่นกระบวนการผลิตเราใช้เวลามากกว่าคู่แข่ง เมื่อผลิตภัณฑ์เราออกช้ากว่าคู่แข่งนั้นหมายความว่าโอกาสทางการตลาดเราก็น้อยลงไปด้วย ทำให้มีโอกาสที่จะเสียเปรียบคู่แข่ง แต่ในประยุกต์ใช้ไอซีทีก็ไม่ใช่เรื่องง่ายดังนั้นจะต้องการวางแผนที่ดี ผู้บริหารระดับสูงต้องให้ความสำคัญและติดตามความคืบหน้าตลอดเวลา ถ้าเราไม่ให้ความสำคัญกับสิ่งที่กล่าวมาอาจส่งผลให้เกิดโอกาสที่การประยุกต์ใช้ไอซีทีล้มเหลวได้