¡Agiliza tus reuniones de trabajo!
Pregúntate si pudieses lograr los mismos resultados con menos esfuerzos
Las reuniones son costosas. No se niega ese hecho. Por eso es importante primero determinar si esa reunión es realmente necesaria.
Pregúntate si pudieses lograr los mismos resultados con menos esfuerzos, usando el fax, el teléfono, el correo electrónico o el messenger. Si es así, esa es la vía más eficiente a seguir. Si no, programa entonces el salón de reuniones.
¿Tu equipo de proyectos necesita estar físicamente en el mismo salón? ¿Está concebida una demostración? Se es así, no puedes hacerla por teléfono. ¿Necesitas coordinar los esfuerzos del equipo de proyectos, averiguar quién va a hacer qué y cuándo, cuáles son las características de las tareas?
Entonces citar a una reunión es la vía más eficiente.
Una vez que has tomado la decisión de que es necesaria la reunión, entonces la cuestión de decidir quién, resulta crucial para la misma. Importante: puede ser que no necesites a todos los miembros del equipo.
Por regla general, la gente que necesita estar en la reunión:
* Tiene un interés específico en el
resultado
* Tiene el poder de tomar
las decisiones requeridas
Para lograr los asistentes necesarios, lo primero que tienes que hacer es identificar el contenido de la reunión, junto con el resultado deseado. ¿Buscas una decisión? ¿Un plan? ¿Quizás una recomendación?
Cuando establezcas los parámetros de la reunión, asegúrate de que los asistentes conozcan lo qué se espera de ellos. Resulta en extremo decepcionante y frustrante, elaborar todo el proceso de la reunión, sólo para descubrir que nunca tuviste la autoridad para tomar una decisión.
Los asistentes a la reunión deben tener un punto en común, o un grupo de expectativas sobre la misma. Debe existir:
* U n enfoque en el contenido de la reunión
* Un acuerdo con el proceso
de la reunión
* Un líder de reunión o
facilitador
* Una definición clara de
los papeles y responsabilidades
La propia sala de reuniones es muy importante y debe ser:
* Confortable
* Tranquila
* Adecuada
Para tu reunión, puedes necesitar muchos implementos o asistentes. Lo que es importante es que definas con anterioridad lo que realmente necesitas.