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UNID:Liderazgo y Dirección
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Curso de Administración de Empresas
Lección 1: Generalidades
sobre la Administración
De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa
palabra y del concepto que esa misma palabra expresa. La palabra administración se forma del prefijo ad, hacia, y de
ministratio. Esta última palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto
de minus, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como término
de comparación. La etimología de minister, es enteramente opuesta a la de
magister: de magis, comparativo de superioridad, y de ter. Así magister, indica una función de autoridad, minister expresa
precisamente lo contrario; subordinación: el que realiza una función bajo el
mando de otro; el que presta un servicio a otro. La etimología nos da pues la idea que la administración se refiere
a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se
presta. Sin embargo, la administración puede definirse de diversas formas,
al igual que muchas otras áreas del conocimiento humano, pero es posible
conceptualizarla para efectos de su fácil comprensión e incluyendo sus aspectos
más importantes a través del análisis y síntesis de diversos especialistas en
la materia: Brook Adams. La capacidad de coordinar hábilmente muchas
energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que
ellas puedan operar como una sola unidad. Koontz & O'Donnell. La dirección de un organismo social, y
su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a
sus integrantes. George Terry. La administración consiste en lograr un
objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. Henry Fayol. Administrar es prever, organizar, mandar,
coordinar y controlar. Wilburg Jiménez Castro. En "La llave del éxito", con
base en los anteriores conceptos, y haciendo uso de su fondo común se propone
la siguiente definición: "El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir
y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los
recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos". ¿Cuál es la importancia de la administración? Los mismos conceptos y propósitos analizados para la
estructuración de una definición sobre la administración nos dan la pauta para
determinar su importancia. Para demostrar lo anterior se pueden tomar de base los siguientes
hechos:
¿Cuáles
son las características de la administración? Se ha indicado que la administración proporciona los principios
básico mediante cuya aplicación es factible alcanzar éxito en el manejo de
individuos organizados en un grupo formal que posee objetivos comunes.
Lección 2: Eficiencia,
Eficacia y Productividad
Sergio Hernández y Rodríguez establece que la productividad puede medirse en
relación con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la de alguno en
particular. Genéricamente, los insumos se dividen en materiales, máquinas y
mano de obra. Productividad
de los materiales. Productividad
de las máquinas. Lección
3: Entorno de las empresas
Puede
definirse el entorno de la organización como todos los elementos que influyen
de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa, dividiéndolos
en dos: Macroambiente y Microambiente. El
Macroambiente, lo constituyen todas las condiciones
de fondo en el ambiente externo de una organización. Esta parte del ambiente
conforma un contexto general para la toma de decisiones gerenciales. Entre los
principales aspectos del ambiente externo se tienen los siguientes:
El Microambiente cuál está integrado por las organizaciones y personas
reales con quienes se relacionan con la empresa. Entre los principales se
incluyen:
Lección 4: Conducta ética y
responsabilidad social en Administración.
En el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, se
encuentra la siguiente definición de ética: "Parte de la filosofía que
trata de la moral y de las obligaciones del hombre". Por lo tanto,
puede afirmarse que ética es "el código de principios morales que prescribe
normas relacionadas con lo que es bueno y malo, correcto e incorrecto, en la
conducta de las personas". La ética estudia la conducta humana, sus normas, deberes y derechos
relacionados con la sociedad en que ocurre, e indica lo que "debe" o
"no debe" hacerse en una sociedad determinada. Harlod Koontz establece las siguientes aplicaciones y distinciones
en cuanto al concepto de ética:
Conducta
ética es aquella que se la sociedad acepta como "correcta" o
"buena" con referencia al código moral vigente. Ahora bien, la responsabilidad social es la obligación de la empresa de
ejecutar acciones que sirvan tanto a sus intereses como a la sociedad afectada
por sus actividades. En otras palabras, se
puede decir que es la seria consideración del impacto en la sociedad de las
acciones de la empresa. En cuanto a la responsabilidad social de la organización, existen
dos puntos de vista: el clásico, el cual señala que la única responsabilidad
social de la Administración es maximizar las utilidades de la empresa, y el
socioeconómico, que sostiene que la responsabilidad social de la administración
va más allá del logro de utilidades, para buscar la protección y mejorar el
bienestar de la sociedad en general. Lección
5: Globalización y Administración.
Joaquín Arriola define Globalización como "la creación de un mercado
mundial en el cual circulan libremente los capitales financieros, comerciales y
productivos". A
escala mundial, la globalización se refiere a la creciente interdependencia
entre los países, tal como se refleja en los crecientes flujos internacionales
de bienes, servicios, capitales y conocimientos. Michael Czinkata indica que "la globalización es un proceso
inevitable. El mundo ha comenzado a ser más homogéneo, y las distinciones entre
los mercados nacionales son insignificantes. Además, para sobrevivir, debemos
entender la importancia de la apertura de nuestro mercado para nuestras
compañías y competidores". Dentro de este contexto de la "aldea global", surgen
grandes empresas a la conquista del mercado, entre éstas tenemos: corporaciones
multinacionales, que mantienen operaciones importantes en mas de un país en
forma simultánea, pero que las administran a todas desde la sede en el país de
origen; corporaciones transnacionales, que mantienen operaciones importantes en
más de un país, en forma simultánea, y descentraliza la toma de decisiones en
cada operación al país local. En la actualidad, existen grandes oportunidades para que las
organizaciones puedan penetrar en nuevos mercados, llegar a más y más
potenciales compradores de sus productos, y ampliar sus horizontes
empresariales. Es cierto que la globalización presenta como contrapartida una
fuerte competencia, pero para las empresas que se encuentren preparadas y
listas, esto no representará mayores dificultades. Lección
6: Administración Científica (Taylor).
Frederick
Winslow Taylor (1856-1915), Ingeniero industrial de profesión, nació en
Filadelfia, Estados Unidos de Norteamérica, y se le ha calificado como el
"Padre de la Administración Científica", por haber investigado en
forma sistemática las operaciones fabriles, sobre todo en el área de producción
bajo el método científico. El estudio de estas operaciones las realizó mediante la
observación de los métodos utilizados por los obreros; de sus observaciones
surgieron hipótesis para desarrollar mejores procedimientos y formas para
trabajar. Experimentó sus hipótesis apoyado por los empleados fuera del horario
normal de trabajo; los métodos que comprobó mejoraban la producción; fueron
puestos en práctica en el trabajo cotidiano, previa capacitación de los
operarios. Frederick Taylor llegó a la conclusión que todo esto era aplicable
a cualquier organización humana. Entre sus conclusiones se encuentran:
Frederick
Taylor desarrolló métodos para organizar el trabajo, considerando los
materiales, el equipo y las habilidades de cada individuo. Éstos se han llamado
tiempos y movimientos, hoy conocidos como operaciones del proceso o sistema. Publicó en 1911 un libro titulado "Principios de la
Administración Científica", y se fundamenta en estos cuatro principios: 1. Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos. La influencia de Taylor en el pensamiento administrativo fue y
continúa siendo de gran trascendencia. En la actualidad está presente en todo
el mundo, pero su enfoque ha sido modificado y humanizado. Lección
7: Teoría Clásica de la Organización (Fayol)
Los primeros trabajos de Henri Fayol, representan la escuela de la
teoría del "Proceso Administrativo". En el año de 1916 publicó el
libro Administration Industrielle et Genérate (Administración Industrial y
General). El libro compendiaba sus opiniones sobre la administración adecuada
de las empresas y de las personas dentro de éstas. Fayol
identificó cinco reglas o deberes de la administración:
Más
importante aún, Fayol creía que la administración se podía enseñar. Le
interesaba mucho mejorar la calidad de la administración y propuso varios
principios para orientar el quehacer administrativo, los que se muestran a
continuación: 1. División del trabajo. Fayol aclaró que estos principios administrativos no son de
ninguna manera rígidos, ya que en diversas situaciones, se requiere hacer uso
del criterio personal y la mesura. Lo más importante es que constituyen guías
universales; en cualquier tipo de organización humana se pueden aplicar. Lección
8: El enfoque de Sistemas en Administración.
Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones
aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de
otro mayor. La teoría moderna de sistemas se desarrolló por los aportes de
Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento físico o químico
independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente
interdependientes. Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un artículo titulado
"La teoría general de sistemas y la estructura científica". Este
artículo es considerado de gran relevancia porque revolucionó el pensamiento
científico y administrativo. Puede
definirse un sistema como "un conjunto de elementos íntimamente
relacionados que actúan e interactúan entre sí hacia la consecución de un fin
determinado". Los
sistemas se pueden clasificar de acuerdo con:
En
cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos básicos para su
funcionamiento: 1. Entradas o insumos: abastecen al sistema de lo necesario para
cumplir su misión.
Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que
es un sistema y cuenta además con subsistemas circulatorio, respiratorio,
nervioso, etc. Una empresa está compuesta por los subsistemas de finanzas,
personal, mercadeo, etc. De igual forma, todo sistema forma parte integral de
otro más grande, comúnmente llamado macrosistema o suprasistema. Por ejemplo,
un árbol es un sistema que forma parte del macrosistema vegetal, y éste forma
parte de la ecología del planeta, y así sucesivamente. Lección 9: Otras teorías de
Administración
Escuela Matemática de la Administración. La
teoría general de la administración ha recibido muchos aportes de las ciencias
exactas, específicamente de la matemática. Modelos matemáticos han
proporcionado soluciones a diversos problemas y/o situaciones empresariales,
por ejemplo: en el área de personal o recursos humanos, producción, mercadeo,
finanzas, etc. Las decisiones administrativas pueden tomarse con base a
ecuaciones matemáticas que constituyen simulaciones de situaciones reales, que
obedecen a determinadas leyes. La teoría matemática aplicada a problemas de administración se
conoce como Investigación de Operaciones. Este enfoque comprende una
tendencia muy amplia que hace énfasis en el proceso de toma de decisiones. De ahí
que es una contribución al proceso decisorio del administrador. La
Investigación de Operaciones surgió durante la segunda guerra mundial, y
después de 1954 pasó a utilizarse gradualmente en empresas públicas
estadounidenses, y posteriormente a las privadas. La Investigación de
Operaciones incluye teoría de juegos, teoría de colas, programación lineal,
probabilidad y estadística, y en la actualidad simulación por computadoras. Los principales campos de acción de la teoría matemática son:
Enfoque de Contingencias. La
teoría de las contingencias tiene como premisa fundamental que las acciones
administrativas apropiadas en una empresa dependen de la situación particular.
Busca identificar variables o elementos propios de cada situación o tipo de
organización. El término contingencia resulta confuso en la actualidad, debido a
que otras teorías administrativas con mayor divulgación, como por ejemplo la
Planificación Estratégica (que se estudia más adelante en este curso), utilizan
el término contingencia como sinónimo de riesgo o situación con cierto peligro.
Si se busca en un diccionario de español, podemos encontrar la siguiente
definición: "Del latín, contingencia. Posibilidad de que una cosa suceda o
no suceda. Cosa que puede suceder o no suceder. Riesgo". La
teoría de las contingencias se basa en los siguientes enunciados:
Modelo de las 7-S de McKinsey. Este enfoque fue desarrollado por la firma consultora McKinsey
& Company. En la actualidad se ha vuelto muy popular. La característica más
sobresaliente de este modelo es que ha sido ampliamente comprobado en diversas
empresas y este marco de referencia ha sido utilizado por prestigiosas escuelas
de administración, como Harvard y Stanford. De esta forma, la teoría y la
práctica parecen apoyarse mutuamente en el estudio y análisis de la
administración. Las
7-S son las siguientes: 1. HABILIDAD (SKILLS): la empresa debe
determinar su verdadera habilidad para algo. Calidad Total. La
administración de la Calidad Total se puede definir como el comportamiento
estratégico para mejorar la calidad, combinando métodos estadísticos de control
de la calidad con un compromiso cultural por buscar instrumentos en las
mejorías que aumentan la calidad y disminuyan los costos, mejorando de esta
manera las ventajas competitivas e incrementando el rendimiento. El llamado gurú de la Calidad Total, Dr. Edward Demming la define así:
"satisfacción de los requerimientos y las expectativas de nuestros
clientes, tanto internos como externos, en lo que se refiere a productos y
servicios, la primera vez y a tiempo todas las veces". Y agrega que "la calidad total es la
condición humana que reconoce la presencia de otro que necesita un servicio y,
se le da exactamente lo que necesita". Edward Demming estableció los siguientes puntos en su programa de calidad total: 1. Crear constancia en el propósito de
mejorar. Entre
algunos de los fines que persigue la Calidad Total están: el fomento del
trabajo en equipo, participación activa de los empleados, planificación
constante, producción eficaz, satisfacción y superación de las expectativas del
cliente, mejorar el ambiente laboral y mejoramiento de la comunicación. Los
pasos para la implementación de la Calidad Total son: a) Conocimiento de los cambios a efectuar. Para
alcanzar la Calidad Total existen cuatro etapas básicas: Etapa 1: producir bienes y/o servicios que se entreguen tal y como
se generan. Estrecha supervisión. Lección
10: La Empresa. Generalidades
Es una entidad económica de carácter pública o privada, que está
integrada por recursos humanos, financieros, materiales y
técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para
satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro. ¿Cuál es la relación empresa -consumidor? El mercado es un conjunto de consumidores potenciales y
proveedores de satisfacción, es donde se encuentran las necesidades y los
productos, por lo cual la empresa debe orientarse hacia la necesidad, por
ejemplo:
Dicha
relación producto - necesidad o empresa - consumidor, indica que la coherencia
entre el producto y el mercado es uno de los principales factores para el éxito
de la empresa. ¿Cuál es la finalidad principal de una empresa? Hay
muchos ángulos para definir las finalidades de una empresa según la perspectiva
de dueño, gerente, socio, empleado, cliente, comunidad o asesor. · Satisfacer a los clientes Sin
embargo, si analizamos cada una de las propuestas anteriores, encontramos que
centrarse en la mayoría de ellas puede llevar al fracaso, la finalidad
principal de una empresa es la generación de excedentes que posibiliten su
reproducción de empresa en el largo plazo. Esto implica que satisfacer al
cliente o beneficiar a otros, son condiciones necesarias para poder
reproducirse, sin cumplir con esas condiciones, obviamente iría al fracaso. Dado
que la coherencia producto - mercado de la empresa es dinámica, se requiere de
una interpretación dinámica de la realidad interna y del entorno, lo cual
significa vigilar y tomar decisiones para cambiar, adaptarse, crecer, mejorar,
defenderse, retraerse, atacar, todo lo cual está orientado a mantener y mejorar
la empresa. ¿Cuáles son los recursos básicos de la empresa? ·
Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios,
maquinaria, insumos, etc. ¿Cuáles son las funciones básicas de toda empresa? ·
Recursos Humanos: dónde se recluta, selecciona, contrata e induce al personal
que ingresa a la empresa. ¿Cómo se clasifican las empresas? Existen
varios tipos de clasificación de las empresas, entre las principales tenemos
las siguientes: Por su tamaño: ·
Pequeña: cuenta con activos menores a $100,000.00 dólares, con menos de 20
empleados trabando en la empresa y cubre una parte del mercado local o
regional. Por su actividad económica: ·
Extractivas: son las empresas que proporcionan materia prima a otras
industrias, por ejemplo, pesca, agricultura, caza, explotación de bosques y
canteras, etc. Por su constitución patrimonial. ·
Públicas: tales como Instituciones de Gobierno, Instituciones Autónomas,
Municipalidades, Ayuntamientos, etc. Lección 11: El Proceso
Administrativo
La primera etapa. Se refiere a la estructuración o construcción del
organismo. En ella, partiendo de una célula, se van diferenciando y definiendo
los tejidos y órganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud
funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que
le son propias o específicas. La segunda etapa. Cuando ya está totalmente estructurado el organismo,
desarrolla las funciones en toda plenitud, operaciones o actividades que le son
inherentes, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que tiende a
realizar la vida de ese organismo. De
igual manera ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de
la iniciativa de una o pocas personas, todo se dirige a la estructuración de
ese organismo social; cuando esta debidamente estructurado, existe una segunda
etapa, que consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo, para
lograr los fines propuestos. Para
efectos de una mejor comprensión de este tema se exponen a continuación algunos
criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo: Henry Fayol. Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y control. De
acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, puede concluirse
que, seis son las etapas básicas para su estudio y conformación de sus dos
principales fases. Fase
estática, compuesta por la previsión, planificación y la organización, en donde
se da respuesta a los cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se va a
realizar? respectivamente. La
otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de la organización, permite ver
con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y así mismo poder evaluar
tales acciones, y aquí se encuentran las fases de integración, dirección y
control. Otra
razón por la cual se les ha dado en llamar fase estática y dinámica, es debido
a la relación que se tiene con las personas. Generalmente en la fase estática
se tiene poca o nula relación con personas, en tanto que en la fase dinámica,
existe gran actividad e interacción con otros seres humanos.
"El análisis de la información relevante del presente y del
pasado, ponderando probables desarrollos futuros de tal manera que puedan
determinarse los cursos de acción (planes) que posibiliten a la organización
para el logro de objetivos" (Sisck y Sverdlik). "Es
el elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras
en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación
técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán
realizar los objetivos de la empresa" (Agustín Reyes Ponce). "Es
calcular el porvenir y prepararlo. Hacer articular los programas de
acción". (Henri Fayol). Como
puede inferirse, la palabra previsión proviene de prever o pre-ver, lo que es
"ver anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma
anticipada lo que va a ocurrir". Todo
administrador debe ser un visionario, pero a la vez, previsor, ya que en la
actualidad la única constante es el "cambio", y debemos estar preparados
para enfrentarlo. El mundo puede cambiar de un momento a otro, tal como sucedió
el 11 de septiembre con las Torres Gemelas en Nueva York. Principios de la Previsión. · Principio de consistencia de dirección: debemos
ser estables y coherentes cuando tomemos una decisión, y mantenernos firmes
hasta finalizar lo que nos hemos propuesto. Si surgieren inconvenientes, debe
buscarse alternativas de solución resolver los problemas e ir siempre en el
camino que se ha trazado. · Principio de la Primacía: por ser la primera
etapa del proceso administrativo, la previsión tiene incidencia directa e
indirecta en el resto de etapas (planificación, organización, integración,
dirección y control). · Principio de la transitividad: tiene relación
con el principio anterior, ya que la previsión está inmersa en las demás etapas
del proceso administrativo, y transita por todas. · Principio de ejecutividad: todo lo que nos
hayamos propuesto realizar, debemos llevarlo a cabo en los tiempos programados,
tratando de evitar demoras y situaciones que causen retraso a las operaciones
de la empresa.
La
Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en
donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un
curso de acción. ·
Propicia el desarrollo de la empresa. El
autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planear es función del administrador, aunque el carácter y la
amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las
políticas y planes delineados por su superior". El
reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los
intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre
formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y
la administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un
administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la
organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y
aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin
embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o
supervisores, planean lo que les corresponde. ¿Cómo se clasifica la Planificación? Existen
diversos tipos de planes, entre los que se tienen: · Misión: es la razón de ser de la empresa. También
se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se
propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad
es la formación superior, enseñanza y la investigación. · Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a
la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por
ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la
prestación de servicios financieros en toda Europa". · Objetivos: son el resultado que se espera
obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un
objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004
con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta
un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años). · Metas: los diferentes propósitos que se deben
cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que
integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que
desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de
vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca
alcanzar el objetivo planteado. · Políticas: son guías o lineamientos de
carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa
pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo,
competir en base a precios en el mercado. · Reglas: son normas precisas que regulan una
situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no
dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar",
"no ingerir alimentos en este sitio", etc. · Estrategias: la acción de proyectar a un
futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la
organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que
estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las
situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus
objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar investigaciones
de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de
venta, a fin de aumentar las ventas". · Programas: son planes que comprenden
objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de
funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos,
estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas
de operación. · Presupuestos: es un plan que representa las
expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos,
tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos
pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros
(de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.). · Procedimientos: son planes que señalan una
serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia
cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este
tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a
los empleados. Lección 14: El proceso de
la Planificación
a) Detección de una oportunidad. Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos: ayuda a mejorar la
coordinación entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visión
interna y del entorno empresarial; y ayuda a la administración a adaptarse
rápidamente al medio cambiante. La planificación puede ser estratégica y operativa. Analicemos más adelante
éstos conceptos. Planificación Estratégica. La
planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se
deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y
el clima organizacional. Tienen como propósito establecer o actualizar la
misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo
de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el
futuro. Entre las etapas formales de la planificación estratégica se
encuentran: a) Identificación de las estrategias
actuales. Planificación Táctica. Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos
en los programas de la empresa. Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son: 1. El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en
tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo. Lección
15: El Gráfico de Gantt
Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se
trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la
duración en días, semanas, meses o años de una actividad. La utilidad de éste gráfico
radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de
actividades en base a la duración de cada una de las mismas. Para una mayor ilustración, a continuación se presenta el Gráfico
de Gantt que dispone los tiempos y actividades para la realización de una
investigación de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en
cuatro meses.
Lección 16: Otras Técnicas de Planificación
Es la representación gráfica de la trayectoria en la elaboración
de un producto o actividades, y en el cual se señalan todas las acciones que se
llevarán a cabo, mediante el uso de los símbolos correspondientes. Se hace uso de simbología para mostrar acciones como
"transporte", "operación", "inspección",
"demora" y "almacenamiento" o "archivo". Diagrama de flujo. Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de
análisis de proceso, salvo que éste se refiere a acciones de carácter
administrativo, y utiliza símbolos tales como: inicio o finalización del flujo,
actividad, documento, decisión o alternativa, archivo, conector de página y
conector. Los pronósticos. Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se
presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo que puede suceder y
tomando como base datos pasados. Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y
observaciones. Uno de los métodos utilizados para realizar pronósticos es el de
los Mínimos Cuadrados, por el cual la relación media entre dos o más variables
es calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros basándose
en los ya conocidos. El Método Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos)
que con relación a periodos anteriores se han venido presentando, luego se
efectúa un promedio aritmético de los incrementos porcentuales y el resultado
final se aplica incrementándolo al resultado del presente periodo. Finalmente, el Método de Tendencias estudia las tendencias que se
vienen mostrando en los resultados anteriores, tomando dentro del análisis el
año de referencia y el resultado obtenido en ese año. Estos métodos que se acaban de mencionar, pueden ser encontrados
en cualquier libro de estadística para ahondar con más detalles en el
desarrollo de cada uno de éstos. Lección 17: La Organización.
Generalidades.
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de
cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines
personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y
sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más
productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización. Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se
ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en
la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para
poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que
deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen
el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas
con otras. Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera
que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y
quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades
y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa. A continuación se enumeran y explican los elementos de la
organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una
mejor administración: a) División del trabajo. Para dividir el
trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la
primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por
orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que
divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con
base en su similitud.
Los organigramas: 1) Establecen la comprensión de los problemas de comunicación; Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las
unidades y relaciones funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse
el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales,
los comités, e incluso las relaciones de comunicación. Sin embargo son tan
grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente puestos
claves o segmentos de la organización. ¿Qué es un organigrama? Un organigrama es la representación gráfica de la estructura
orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la
que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la
componen. ¿Cuál es el objeto de los organigramas? Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma
gráfica y objetiva la composición de una organización. ¿Cuál es la utilidad de los organigramas? * Brindan una imagen formal de la
organización. ¿Cuáles son los criterios para preparar un organigrama? 1) Precisión: las unidades
administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con
exactitud. Presentación básica de un organigrama.
Se puede notar en este organigrama que el nivel jerárquico
superior lo conforma la Gerencia General, y ésta tiene cuatro subordinados, a
saber: Producción, Mercadeo, Finanzas y Personal. Lección 19: Los Manuales
Administrativos.
¿Qué es un Manual Administrativo? Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de una organización. ¿Cuáles son los objetivos de los manuales? · Presentar una visión de conjunto de la organización. ¿Cómo se clasifican los manuales? Por su contenido se clasifican en: · De organización: dónde se especifican las diversas unidades
orgánicas que componen la empresa. Por su ámbito: · Generales: que contienen información de la totalidad de la
organización. ¿Qué contiene un Manual de Descripción de Puestos? Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a
continuación se presenta un breve modelo de este tipo de manual:
Lección 20: Cultura
Organizacional
Si nos percatamos bien, resulta que la cultura se demuestra en
todas las áreas de desarrollo de los seres humanos. La cultura organizacional
puede ser definida como los patrones de comportamiento, creencias, que se
encuentran dentro de una empresa. La cultura organizacional, en primer lugar, es dada por los
gerentes de nivel superior de la empresa. Son sus creencias y formas de
percibir las situaciones las que se vuelven como normas. Un elemento de suma
importancia inmerso en la cultura organizacional es el término valor, el cual se
convierte en una creencia permanente, o de muchos años, que se sirve de guía a
los trabajadores, tratando de alcanzar los objetivos de la empresa. A continuación se presenta una matriz comparativa entre una
empresa sin cultura organizacional definida y otra con cultura establecida y
clara.
Debemos
comprender que la cultura es algo muy estable en las empresas, y no se modifica
fácilmente, puede llevar varios años, puesto que conlleva a cambiar valores,
símbolos, conductas, etc. No debe confundirse la cultura organizacional con el clima
organizacional, el cuál consiste en crear un ambiente de trabajo propicio en
las relaciones interpersonales entre funcionarios y empleados. Es el medio
interno de una empresa y su atmósfera psicológica particular, la cual está
íntimamente relacionada a la moral y a la satisfacción de las necesidades
humanas de sus miembros. El clima puede ser positivo o negativo, cálido o frío,
favorable o desfavorable, tenso o flexible, etc. Este concepto abriga aquellas caracterizaciones que diferencian
unas empresas de otras, y que influyen en el comportamiento de los individuos
en la organización. Lección
21: La Integración. Generalidades
La
integración de personal se define de manera
alternativa como administración de recursos humanos, que supone la planeación
del recurso humano, reclutamiento, selección, contratación, inducción,
evaluación, capacitación y desarrollo y mantenimiento del factor humano. La
Planeación del Recurso Humano, se refiere en
determinar el número de personas que se necesitan, así como las habilidades y
destrezas que deben poseer tanto en el corto, como en el mediano y largo plazo.
Esta etapa está relacionada estrechamente con los planes de crecimiento a largo
plazo de la empresa. Reclutamiento, es buscar candidatos interesados en trabajar en la
empresa, es hacer un llamamiento general, convocatorias. Selección, se refiere a la evaluación de capacidades, experiencias y
habilidades de un candidato, en relación con un puesto, para elegir al más apto
a desempeñar dicho cargo. Se hace a través de entrevista, pruebas de
inteligencia, habilidades y aptitudes, test psicológicos, etc. Contratación, es cuando se ha seleccionado a un candidato para su
incorporación a la empresa. El contrato puede ser por un tiempo indefinido, si
la plaza así lo amerita, o por un tiempo definido, cuando se va a realizar un
proyecto cuya duración es limitada, o una obra, etc. Inducción, se refiere al acoplamiento entre la persona que ingresa
por primera vez a la empresa, y la organización. Esta se realiza a nivel de
empresa en general, unidad orgánica en la que laborará y puesto de trabajo. Evaluación, se realiza periódicamente evaluando el desempeño del
personal, con el propósito de encontrar áreas deficitarias donde los empleados
necesiten mejorar ó como mejoramiento continuo de los trabajadores. Capacitación
y desarrollo, con la cual se busca que el empleado se
desenvuelva cada vez mejor en su puesto de trabajo, y que le permita ascender
dentro de la empresa. Mantenimiento
del factor humano, acá debe determinarse mecanismos y
medios para que los empleados no se retiren de la empresa, sino que vean en
ésta una oportunidad de desarrollo y crecimiento personal y profesional. Fuentes
internas y externas. Integración de Recursos Materiales. Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea ésta
pequeña, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial interés en las
negociaciones que realizan. Definición de Compras: 1. "Comprar proviene del latín
comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero". Importancia
de las compras. Integración de Recursos Financieros. Lección 22: La Dirección.
Generalidades. ¿De dónde proviene la palabra "Dirección"? ¿Cuál es la definición de Dirección? ¿Cuál es la importancia de la Dirección? En
efecto: si se prevé, planea, organiza, integra y controle, es sólo para bien
realizar. De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco
elementos, si no se logra una buena ejecución, la cual depende inmediatamente,
y coincide temporalmente, con una buena dirección. Tanto serán todas las demás
técnicas útiles e interesantes, en cuanto nos permitan dirigir y realizar
mejor. Su importancia en razón de su
carácter. Otra
razón de su importancia radica en que este elemento de la administración es el
más real y humano. Aquí tenemos que ver en todos los casos "con hombres
concretos", a diferencia de los aspectos de la parte mecánica, en que
tratábamos más bien con relaciones, con "cómo debían ser las cosas".
Aquí luchamos con las cosas y problemas "como son realmente". Por lo
mismo, nos hallamos en la etapa de mayor imprevisibilidad, rapidez y, (si cabe
la expresión), explosividad, donde un pequeño error, -facilísimo por la
dificultad de prever las reacciones humanas- puede ser a veces difícilmente
reparable. Cuando
un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a
darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, está tratando con
gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que también él mismo es
una persona y, por lo general, es parte del problema. Está en contacto directo
con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto descubre,
como factor productivo, que la gente no está solamente interesada en los
objetivos de la empresa; tiene también sus propios objetivos. Para poder encaminar
el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador se da
cuenta pronto que debe pensar en términos de los resultados relacionados con la
orientación, la comunicación, la motivación y la dirección. Aunque
el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones,
considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la
empresa se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y tiene que
integrarlos. También es conveniente pensar en el administrador como separado
del grupo por que es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como
aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que él quiere o deba
hacerse. La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos más
una personalidad que despierte interés en otras personas. ¿Qué es la motivación? La
palabra motivación proviene del latín "motus", que significa movido,
y "motio" que significa movimiento. Según
Harold Koontz, la motivación es un término genérico que se aplica a una serie
de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que los
administradores motivan a sus subordinados, o sea, que realizan cosas con las
que esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a
actuar de determinada manera. Como
seres humanos que somos, nuestras motivaciones pueden ser sumamente complejas,
y hasta contradictorias. Algunas personas pueden estar motivadas por el deseo
de adquirir bienes y/o servicios tales como vehículos, casa, vestimenta,
viajes, etc., y al mismo tiempo, otro individuo puede estar motivado por el
deseo de obtener estatus social, autorrealización, etc. ¿Qué son los motivadores? ¿Motivación o satisfacción? Algunas teorías sobre la motivación. Teoría de la Jerarquía de las Necesidades. Esta
teoría se enfoca en las necesidades internas de las personas, creada por
Abraham Maslow, presenta cinco tipos de necesidades, las cuales están
clasificadas jerárquicamente, así: 1. Necesidades fisiológicas: son aquellas
indispensables para mantener el equilibrio orgánico en el individuo, tales como
alimentación, sed, sueño, aire, vivienda, ropa, etc. Teoría X y Y de la motivación. Douglas McGregor fue quién dio origen a la Teoría X y Y. Sus tesis
sobre las capacidades humanas y la necesidad de la autorrealización las
fundamenta en las teorías de Abraham Maslow y Frederick Herzberg. La teoría X postula que los seres humanos sienten desgano y apatía
por el trabajo, que lo realizan de forma obligada y que la mayoría prefieren
que se les indique como realizar las cosas. Por el contrario, la teoría Y sostiene que el trabajo es algo tan
natural para el ser humano como dormir o jugar, que los individuos son capaces
de autocontrolarse y autodirigirse, que tienen gran capacidad creativa. Para McGregor, el punto de partida de la administración, responde
a la pregunta acerca de cómo se ven a si mismo los administradores con relación
a los demás. De lo anterior se puede concluir que: a) La teoría X es pesimista, estática y
rígida. ¿Qué es el liderazgo? La palabra liderazgo proviene del inglés "to lead", que
significa guiar. ¿Cuál es la importancia del liderazgo? Roles o papeles del líder. · Diseñadores: tiene que ver con diseñar
las ideas de directrices, de propósitos, visión y valores básicos, etc. Poder y liderazgo. El poder se ha definido como "la capacidad para afectar e
influir sobre la conducta de los miembros de un grupo social". Los tipos
de poder que favorecen el liderazgo son: · Poder legítimo: posición jerárquica y
de la autoridad que da la organización social formal a los miembros para tomar
decisiones y orientar comportamientos, por Ej. Una posición de jefatura. Estilos de liderazgo. Kurt Lewin clasificó los estilos de liderazgo en autoritarios,
democráticos o participativos y liberal. El estilo autoritario es de dominación, impone sus decisiones, en
otras palabras, es un dictador. El democrático es participativo, involucrador, toma decisiones en
consenso con sus subordinados. El estilo liberal es de libertad, responsabilidad individual y
grupal, y deja a la persona tomar sus propias decisiones, que de acuerdo a su
criterio sean las más acertadas para el fin común. Este estilo se ha
malinterpretado como anárquico, totalmente permisivo. Para efectos de dirección de empresas, se aplican con mayor
regularidad los dos primeros estilos, pero se recomienda en mayor medida el
empleo del estilo democrático o participativo, ya que de esta forma se
involucra al individuo en la toma de decisiones de la empresa. Lección
25: La Gerencia. Generalidades ¿Qué es la Gerencia? Si buscamos en un diccionario de la lengua española, podemos
encontrar que al hablar de Gerencia estamos hablando de las funciones básicas
de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar que una persona
(gerente) debe realizar dentro de una organización. Además, debe recordarse que
a la alta dirección de la empresa, como el Presidente, Gerente General,
Directores, etc. les corresponde tomar decisiones en gran magnitud e
importancia para el buen funcionamiento de la empresa. Principios esenciales de la
gerencia. La Fundación Peter Drucker en un documento señala los siguientes
principios esenciales del Management: 1. El management es una ciencia aplicable a los seres humanos. El papel de
quien lo ejerce es hacer que éstos trabajen juntos. 3. No buscar resultados dentro de la empresa. Los importantes sólo
existen fuera de ella. El
Gerente del Siglo XXI. En la actualidad, los cambios constantes en que vivimos, la
incertidumbre del mañana, el ciberespacio, la globalización, etc. hacen que los
gerentes de todo el mundo se mantengan atentos a la realidad, informados y
listos para actuar. Ante esta modificación de la economía mundial, caracterizada por: · Estructuras organizacionales más
ágiles. El
Ing. Lorenzo Giordano ha propuesto el siguiente perfil del Gerente del Siglo
XXI: 1. Poseer
los conocimientos y madurez académica para cumplir a cabalidad con todos
los proyectos que se le asignen. 2. Tener
habilidades en la conducción del equipo ejecutivo y convertirse en un
líder dentro del grupo. 3. Ser
una persona positiva, tener carácter y autoridad con su equipo, pero además,
reconocer y felicitar cuando las cosas se hacen bien. 4. Maximizar
los valores éticos y morales, promover el respeto por el ser humano,
complementar las acciones con el buen ejemplo, tanto en el ambiente laboral,
como en el social y familiar (ser siempre la misma persona). Para
cubrir este nuevo rol, el nuevo gerente debe romper tres paradigmas de la
gerencia basada en las viejas costumbres: ·
La administración del personal basada en el castigo, la persecución, la
intolerancia y el regaño constante, lo que lo llevaría a trabajar solo, con un
equipo desmotivado que no lo apoya. Lección 26: La Toma de Decisiones Todos
tenemos que tomar decisiones constantemente. Estas van desde la decisión
elemental que un infante toma cuando decide retirar la mano de una tina de agua
caliente, hasta las decisiones sumamente importantes que se toman al negociar
acuerdos entre empresas. La administración es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las
organizaciones. Por lo tanto, es el acto más importante en la práctica gerencial la
toma de decisiones. Una decisión es una resolución o determinación final. El
término decisión se deriva de decidere, que significa "cortar", o
sea, el administrador, una vez que ha tomado la decisión, requiere firmeza en
su propósito, y debe recordarse que las decisiones a nivel administrativo, son
el fundamento de la planificación y el resto de fases del proceso
administrativo. Decisiones Estructuradas y No Estructuradas. Las
decisiones estructuradas se utilizan para abordar problemas recurrentes, sean
de gran complejidad o simples. En cierta medida, las decisiones estructuradas
restringen la libertad, ya que el trabajador tiene menos campo de acción para
decidir qué hacer. No obstante, el objetivo de las decisiones estructuradas es
liberar. Las
decisiones no estructuradas abordan problemas poco frecuentes, o excepcionales.
Si una situación no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que
la cubra una política o si resulta tan importante que merece atención especial,
deberá ser manejada como una decisión no estructurada. Problemas como
distribuir los recursos de una empresa, qué hacer con una línea de productos
que no tuvo el éxito esperado, cómo hacer para mejorar las relaciones con la
sociedad, etc., constituyen situaciones dónde el gerente toma decisiones
trascendentales del tipo no estructurada. En
tanto se asciende en el nivel jerárquico de la empresa, la capacidad para tomar
decisiones no estructuradas toma mayor relevancia. Es por eso que la mayor
parte de los programas de desarrollo de administradores, y especialmente los
gerentes, pretende mejorar las habilidades para la toma de decisiones no
estructuradas, por regla general, enseñándoles a analizar los problemas en
forma sistemática y tomar decisiones lógicas.
La
comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital
importancia, para poder expresar nuestros objetivos, necesidades, emociones,
etc., de la misma manera se vuelve imperiosa dentro de las empresas, por lo que
se pueden mencionar algunos beneficios en los cuales ayuda: · Establecer y difundir los propósitos y
metas de la empresa. El proceso de la comunicación. 1. Emisor (codificador): fuente de información e
iniciador del proceso de comunicación. Es su responsabilidad elegir el tipo de
mensaje y canal más eficaces, tras de lo cual codifica el mensaje. En una
empresa será la persona que tiene una información, necesidades o deseos y la
intención de comunicarlos a una o más personas. La
Codificación consiste en la traducción de información a una serie de símbolos
para la comunicación. Esta es necesaria porque la información únicamente puede
transmitirse de una persona a otra por medio de representaciones o símbolos. 2. Receptor (decodificador): es el individuo que recibe,
por medio de sus sentidos, el mensaje del transmisor. Lineamientos
para la escucha eficaz
3. Mensaje: es la información codificada que el
transmisor envía al recepto. El mensaje puede darse en cualquier forma
susceptible de ser captada y entendida por uno o más de los sentidos del
receptor. 4. Canales: Es el medio de comunicación entre el
transmisor y el receptor, algo así como el aire es para las palabras y el papel
para las letras. 5. Retroalimentación: es la respuesta del receptor al
mensaje del emisor. Es la mejor manera de comprobar que el mensaje se recibió y
comprendió. 6. Percepción: es el significado atribuido a un mensaje
por un emisor o receptor. Las percepciones se ven influidas por lo que ven los
individuos, por la manera en que organizan esos elementos en su memoria y por
los significados que les atribuyen. DIAGRAMA DEL PROCESO DE LA
COMUNICACIÓN.
Barreras Interpersonales. Barreras Organizacionales. Lección 28: El Control.
Generalidades
Stephen
Robbins define el control como "un proceso de
vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se
planearon y para corregir cualquier desviación evidente". En tanto que
James Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que
permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas". El
control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y
desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El término
control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se
le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.
Importancia. El
control es función de todos los administradores, desde el Presidente de una
compañía hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de
niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio
del control recae por igual en todos los administradores encargados de la
ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía de un administrador a
otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de
ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones
administrativas esenciales en cualquier nivel. En
este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de
suma trascendencia el control en una empresa: · Contribuye a medir y corregir la labor
ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos. Áreas estratégicas de control. Control Gerencial y Operativo. Algunas
características son: · Focalizar la acción a los programas o
las unidades organizacionales. El
control operativo es responsabilidad de los Gerentes de nivel medio como
aquellos que realizan funciones de supervisión en los niveles inferiores o
primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organización se asegura de que
las tareas específicas sean realizadas con efectividad. Lección 29: El Proceso del
Control
1) establecimiento de normas, parámetros y métodos; 2) medición del desempeño o resultado obtenido y 3) Ejecución de las acciones correctivas. 1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos: Acá se
encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición que se
establezcan en la Planificación, y por lo tanto, la cantidad de unidades a
producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin
embargo, puesto que los planes varían en lo que se refiere a su grado de
detalle y complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden
vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Por definición, normas
son sencillamente criterios de desempeño. Esto significa que el establecimiento
de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren alcanzar
los administradores de la organización. Estas deben definirse en términos
claros y mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de
esta forma las metas se pueden evaluar con más facilidad en lo que concierne a
cumplimiento y utilidad. Además, los objetivos bien definidos se pueden
transmitir con facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se
puedan usar para cuantificar el rendimiento. 2) Medición del desempeño o resultado obtenido:
aunque no siempre practicable, la medición del desempeño basada en normas debe
realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las
desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las
acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir
en ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las
mismas, pero aún en ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe
percibirse lo más anticipadamente posible. 3) Ejecución de las acciones correctivas: Esta etapa
es necesaria sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos
y el análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas correctivas
pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la
empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente. En
consecuencia, las desviaciones se pueden corregir: · Rediseñando los planes o modificando las metas. Lección 30: Tipos y Fuentes de
Control
Atendiendo
al momento de su aplicación, tenemos los siguientes tipos de control
organizacional: Estos
controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya hecho el
presupuesto de los Recursos Humanos, materiales y financieros que se
necesitarán. Los presupuestos financieros, son el tipo más común de control
preventivo a la acción, porque la adquisición de empleados, equipos y
suministros requieren dinero. La programación es otro tipo importante de
control preventivo, pues estas actividades preliminares también requieren que
se invierta bastante tiempo. El
control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte
integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice
que el control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de
cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo esté
integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado
por el personal interno responsable de realizar dicha labor. Los
controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una
actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión
directa. Así, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y
puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la
actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al
operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una
información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la
orden y le dirán donde se encuentra el error. Los
controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta
forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y
los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las
Auditorias Contables, estadística, contabilidad, etc. Fuentes de control. Según
Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son cuatro: grupos interesados,
la organización misma, los grupos y los individuos. El
control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la
empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes
son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores,
accionistas y otros. El
control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sean
preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de
los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse
reglas, políticas, normas, presupuestos, auditorias y otros. El
control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros de
un grupo y mantienen mediante premios y castigos Como por ejemplo, retirar voz
y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc. El
autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un
individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconscientemente. La llamada
Ética Profesional constituye un punto de partida muy importante para el
autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir
conocimientos detallados, habilidades específicas y actitudes y formas de
conducta básicas. No importa cual sea la profesión, Contador Público, Abogado,
Ingeniero, Administrador de Empresas, Doctor, etc., se espera que ejerzan el
autocontrol individual en la realización de su labor, basándose en normas éticas
y morales de su respectiva profesión. Lección 31: Técnicas de
Control
Las técnicas presupuestales. En
estas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en términos
cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la comparación de lo
realizado con relación a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos
son: los presupuestos de ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de
insumos y materiales, presupuesto de mano de obra, etc. Técnicas modernas de control. El Punto de Equilibrio. Para
calcular el punto de equilibrio, es necesario descomponer los costos en fijos y
variables. Los costos fijos permanecen constantes, cualquiera que sea el
volumen de producción. Los costos variables guardan relación directa con el
nivel de producción. El período para realizar el análisis del punto de
equilibrio debe ser especificado, recomendándose trabajar con datos de un año.
Se puede determinar gráficamente y algebraicamente basándose en datos de
cualquier año. Se
presenta a manera de ilustración una gráfica con el punto de equilibrio, en el
cual la escala de ordenadas o "Y" representa las unidades monetarias,
en este caso dólares, y la escala de las abscisas o "X" refleja el
ráfica de ráficam. A
manera de ilustración, veamos el siguiente caso: Sea
PV el precio de venta de un producto, PV= $12.00 dólares. Para
encontrar el punto de equilibrio necesitaremos de las siguientes fórmulas:
Sustituyendo
valores en la fórmula tenemos lo siguiente: Entonces,
para alcanzar el punto de equilibrio, la empresa necesita producir y vender un
total de 500 unidades. Ahora,
necesitamos encontrar los ingresos necesarios para estar en equilibrio, para lo
que se emplea la siguiente fórmula:
Sustituyendo valores tenemos:
En consecuencia, la empresa necesita
obtener ingresos de $6,000 dólares en concepto de ventas, para no ganar ni
perder.
Gráficamente, el Punto de Equilibrio se
representaría de la siguiente forma:
Lección 32:
Bibliografía
A continuación se detallan algunos libros que se considera son una
fuente imprescindible de consulta para todas aquellas personas que deseen
conocer y adentrarse un poco más del maravilloso mundo de la Administración y
Dirección de Empresas. · Koontz, Harold,
"Administración", 12ª Edición, Mc Graw Hill, México, 2003. · Hernández y Rodríguez, Sergio, "Administración,
pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia", Mc
Graw Hill, México, 2002. · Chiavenato, Idalberto,
"Administración en los nuevos tiempos", Mc Graw Hill, Colombia, 2002. · Koontz, Harold,
"Elementos de Administración", 6ª Edición, Mc
Graw Hill, México, 2001. · Schemerhorn, John
R., "Administración", Limusa Wiley, México, 2001. · Hellriegel, Don - Slocum,
John W., "Administración", 7a Edición, International Thomson Editores,
México 19 Mario Cesar Soto Villanueva Pachuca,
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