Capitulo IV

CONFECCIÓN DE GRÁFICOS

Los gráficos son especialmente indicados para mostrar con mayor claridad las diferencias entre los valores de una tabla o la variación de un valor a lo largo del tiempo, ejemplificando la frase "un gráfico vale mas que mil números".  De ello se desprende que, para crear un gráfico, primero debemos tener una tabla de números. 

             1. Ingresemos los datos de la figura 4.1 en una nueva hoja de calculo. 

                                                              Figura 4.1: Planilla de datos

            2. Pulsemos con el botón derecho del  Mouse sobre la barra de botones.

            3. Aparecerá, el menú de las barras disponibles;  optaremos por  Gráfico.

            4. Reubiquemos la barra de botones de gráfico de modo de dejar libre el rango  B10:F20

                Esta barra se puede dejar a un costado por si hay que usarla en otro momento.

            5. Seleccionemos el rango  A3:B7

            6. Pulsemos sobre  la paleta portátil  Galería de gráficos

            7. A1 desplegarse la galería de gráficos  elegimos el tipo de gráfico de barras verticales          (tercero de la primera columna).

            8. Ubiquemos el cursor en la celda  B10

9. Pulsemos y manteniendo presionado desplacemos hasta F20, lugar donde liberaremos el  botón del  Mouse.

               Aparecerá el gráfico de la figura 4.2.

                                   figura 4.2: gráfico obtenido 

4.1    Reubicación de  un gráfico 

            Con un simple movimiento del Mouse, podemos ubicar el gráfico en cualquier parte de la  planilla. 

            1. Ubiquemos el cursor en el centro del gráfico.

            2. Pulsemos y manteniendo presionado movamos el  Mouse  hasta el lugar deseado, donde       liberamos el Mouse.

            3. Para que el gráfico se adapte a la grilla, es decir que su ángulo superior izquierdo

coincida con una esquina de celda, mientras movemos el  Mouse debemos mantener pulsada la              tecla  ALT.
 

4.2      Modificación del tamaño de un gráfico 

            También podemos darle al gráfico el tamaño necesario para adaptarlo al resto de los elementos que lo acompañan en la hoja de calculo, de una manera tan sencilla como en el caso anterior. Habremos notado que cuando pulsamos para mover el gráfico aparecieron ocho cuadraditos alrededor del mismo; se trata de los manejadores de gráfico. 

            1. Ubiquemos el señalador del Mouse sobre cualquiera de estos manejadores, pulsemos y,         manteniendo presionado, desplacemos hacia afuera o hacia adentro del recuadro.                               Modificaremos así el tamaño y las proporciones del mismo. 

            2. Si utilizamos los manejadores que están en las esquinas, alteraremos a la vez el ancho y la altura de la figura, en cambio, con los que se encuentran en el centro de los lados, modificaremos solo la altura o el ancho. 

            3. Para escalar el gráfico, es decir modificar su tamaño sin alterar las proporciones

mantendremos pulsada la tecla  SHIFT  mientras desplazamos cualquiera de los manejadores que están en las esquinas.
 

4.3       Modificación del gráfico  

            Tal como esta ubicado en la hoja de calculo podremos hacerle a este gráfico solo algunas modificaciones elementales en el tamaño, color de fondo, y tipo de gráfico

            Para poder aplicar al mismo todas las posibilidades que nos brinda Excel respecto de los gráficos debemos colocarlo en una ventana de edición de gráfico: 

            1. Ubiquemos el cursor sobre el gráfico y pulsemos un doble clic.

            2. Aparece un recuadro rayado alrededor del gráfico. (también se modifica el menú). 

            También si se toman mas filas y  columnas en nuestro ejemplo el gráfico va a ser mas completo. Por ejemplo la figura 4.3

                                              figura 4.3: gráfico con mas series de datos 

Capitulo V

IMPRESIÓN DE LA PLANILLA

5.1       Como imprimir rápidamente 

             1. Carguemos la planilla SUELDOS.XLS. 

            Al pulsar el botón de la impresora Excel realizara una impresión de todas las celdas con algún contenido, incluyendo también los gráficos y dibujos existentes. Se tomaran los márgenes y tamaños de pagina según los parámetros por omisión de la impresora declarada en el panel de Control de Windows . También se adjunta un encabezado y un pie de pagina estándar para numerar las paginas y evitar que se traspapelen.
 

5.2      Como controlar la impresión 

            No obstante esta facilidad de imprimir pulsando un solo botón, podemos ajustar cada uno de los ítems individualmente para que la impresión que obtengamos se adapte a nuestro gusto y necesidad. De eso trata este Capitulo. 

             1. Abramos el menú ARCHIVO y optemos por Ajustar pagina; aparecerá el cuadro de dialogo del mismo nombre con cuatro solapas.

5.3       Como definir el tipo de papel 

            En la solapa Pagina encontramos los parámetros del papel. 

            Aquí podemos controlar: 

·      La orientación del impreso:

En el recuadro Orientación podemos imprimir con la orientación corriente (opción Vertical) o bien en forma apaisada (opción Horizontal ). 

·      El porcentaje de escalado:

Podemos definir un porcentaje, para que la planilla impresa sea mas grande o mas pequeña

que lo normal. Esto es muy útil cuando el rango que hemos seleccionado no cabe en una

pagina por una columna o varias filas. En contrapartida, podemos definir en que cantidad

de paginas debe acomodarse el rango de celdas a imprimir con la opción Encajar en: 

·      El tamaño del papel:

En el recuadro Tamaño del Papel podemos pulsar el botón Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos el tamaño de la pagina: carta, oficio, A4, etc. 

·      La calidad de impresión:

En el recuadro Calidad de impresión podemos pulsar el botón Flecha hacia abajo y abrir una lista en donde elegiremos la resolución de impresión a utilizar. La posibilidad de acceder a esta definición depende exclusivamente de la impresora seleccionada. 

·      Numeración:

En el recuadro Primer numero de pagina podemos definir a partir de que numero se debe comenzar a numerar las paginas con el comando que se coloca en el encabezado o pie pagina. Esto es útil cuando deseamos incluir una carátula y la numeración de las hojas del informe debe comenzar en dos.
 

5.4       Como definir el rango de impresión 

            E1 rango de impresión indica la parte de la planilla que deseamos imprimir. La selección de este rango no puede ser múltiple. 

            1. Activemos la solapa Hoja

            2. Pulsamos en el recuadro Área de impresión para que aparezca allí el cursor

            3. Corremos la ventana a un costado, pulsando en la barra de titulo de la misma.

            4. Pulsamos en la planilla para activarla.

            5. Seleccionamos el rango A2:G15  

Podemos además controlar ciertas opciones: 

·      E1 recuadro Títulos a imprimir. 

·      Líneas de división:

Si esta casilla esta activada será impresa una línea tenue entre las celdas, de forma de obtener impreso un cuadriculado similar al que vemos en el monitor. 

·      Notas:

Con esta opción las notas incorporadas saldrán impresas. Es posible incorporar notas ocultas en las celdas. 

·      Calidad de borrador:

Activando esta opción la calidad de la impresión se vera afectada, pero es mas rápida. 

·      Blanco y negro:

Cuando esta activa, los grisados desaparecen y todo lo que no sea blanco aparecerá en negro. Si utiliza una impresora en color, imprimiendo en blanco y negro se reduce el tiempo de impresión 

·      Encabezados de filas y columnas:

Activando esta opción, aparecerán en la impresión, rodeando a las celdas, los nombres de las filas y columnas. También sirve para que al imprimir las Notas, aparezca la referencia de las celdas en las que están ubicadas.

·      Orden de las paginas:

Permite establecer el orden en que se imprimirán las hojas cuando la planilla excede el ancho de pagina. Es posible imprimir las paginas por columnas o por bandas horizontales.
 

5.5       Como definir los márgenes 

            Pulsando en la solapa  Márgenes  accedemos a un cuadro donde se define lo siguiente: 

Superior: se define el margen superior en Cms. 

Inferior: se define el margen inferior en Cms. 

Izquierdo: se define el margen Izquierdo en Cms. 

Derecho: se define el margen derecho en Cms. 

Encabezado: se define a que distancia va a estar desde el extremo, también en Cms. 

Pie de pagina: se define a que distancia va a estar desde el extremo, también en Cms. 

También acá podemos decirle si queremos centrar la pagina Horizontalmente o Verticalmente. 

            A medida que nos ubicamos en cada recuadro nos va indicando en la Muestra la ubicación parámetro que vamos a modificar. 

Y en el dibujo que dice Muestra vemos las referencias de los márgenes establecidos.
 

5.6       Como obtener una prevista 

            La prevista o vista preliminar nos muestra la hoja tal como quedaría impresa en las condicione actuales. Esta función nos permite ajustar muchos detalles de aspecto o de contenido de nuestro trabajo antes de imprimir. 

Veamos como utilizarla: 

            1. Estando ubicados en la pantalla principal de impresión...

            2. Pulsamos el botón Preliminar           

            Y ahí vemos la planilla o la selección que elegimos para imprimir y vemos como quedaría impresa.

            Dentro de la prevista tenemos opciones para poder arreglar los márgenes antes de la impresión por si no estaban bien.

            También poseemos la opción de utilizar un Zoom para ver nuestra planilla mas grande o mas chica.

            Si elegimos la opción Cerrar cerramos la prevista y volvemos a la planilla.

            Estando en la planilla de trabajo podemos acceder a la prevista pulsando menú ARCHlVO y optando por el comando  Presentación

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