Capitulo II

CONFECCIÓN DE UNA PLANILLA

 Para confeccionar una planilla primero tenemos que ver como se seleccionan celdas, filas y columnas. 

2.1     Selección de un grupo de celdas Adyacentes

            Como vimos anteriormente un comando puede aplicarse a la celda activa, pero también podemos aplicar ese mismo comando u otros sobre varias celdas a la vez.

            Se denomina Rango  a  un conjunto formado por una o mas celdas. En base a esto podemos definir distintos tipos de rangos, como por ejemplo:           

            - Una sola celda

            - Fila de dos o más celdas adyacentes

            - Columna de celdas adyacentes

            - Bloque que contenga filas y columnas adyacentes

            - Y también EXCEL nos permite seleccionar un rango de celdas no adyacentes. 

            Seleccionemos un rango: 

            1. Ubiquemos el cursor en la celda B3

            2.  Pulsemos y mantengamos presionado el botón izquierdo del Mouse

            3.  Desplacemos el Mouse, dirigiéndonos hacia la celda D8

            4.  Liberemos el botón del Mouse

            5.  Ha quedado seleccionado un rango, este rango queda denominado B3:D8, y queda      

                 resaltado de negro en la planilla.

            Cada vez que especifiquemos un rango por su dirección, lo haremos mencionando la dirección de la celda de su extremo superior izquierdo, : (dos puntos), la celda de su extremo inferior derecho.

            Si queremos sacarle la selección a un rango, simplemente pulsaremos con el botón izquierdo en cualquier parte fuera del rango seleccionado.
 

2.2     Selección de un grupo de celdas  no Adyacentes 

            También podemos realizar una selección múltiple, es decir, combinar en una sola, varias selecciones de celdas adyacentes: 

            1.  Seleccionemos el rango B3:D8 como hicimos anteriormente.

            2.  Ubiquemos el cursor en C12.

            3.  Presionemos  CTRL  y el botón izquierdo del Mouse, y manteniendo presionado nos             

                desplazamos hasta  C15. 

            De esta forma al rango que seleccionamos primero B3:D8 se le agrega ahora el rango C12:C15, y por medio de esto podemos hacer que un solo comando se aplique a todo ese rango.
 

2.3     Selección de Filas, Columnas y toda la planilla 

            1.  Para seleccionar una Fila :
                 Ubiquemos el cursor sobre     10       y  pulsemos el botón izquierdo.

            2.  Para seleccionar una Columna :
                 Ubiquemos el cursor sobre el encabezado de la columna, en su letra identificatoria, por                   

                 ejemplo:           D                 y  pulsemos el botón izquierdo.

            3. Para seleccionar toda la planilla:
                 Pulsemos sobre el botón                  que  se encuentra en el ángulo superior izquierdo de la planilla.
 

2.4   Como ingresar texto 

            Crearemos una hoja de calculo sencilla, a la que iremos incorporando nuevos elementos y mejoras mediante ejercicios que haremos a lo largo de este Capitulo.

            Estando con la planilla vacía como si recién hubiésemos ingresado a EXCEL vamos a empezar a ingresar textos. EXCEL alinea los textos a la izquierda. 

            1. Pulsemos sobre la celda A2.

            2. Escribamos allí Liquidación de Sueldos  y pulsemos ENTER.

            3. En A4 escribamos Legajo.

            4. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Nombre.

            5. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Básico.

            6. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Premio

            7. Pulsemos Cursor Der. y escribamos Total  y pulsemos ENTER.
 

2.5   Como ingresar números

            A la inversa que con los textos,  los números quedan alineados hacia la derecha. 

            1. Pulsemos sobre la celda A5 y escribamos: 324.

            2. De forma similar completemos nuestra planilla colocando los datos que vemos en la                

                figura 2.1  en las celdas correspondientes.
 

2.6   Como grabar la planilla

            A medida que trabajamos es conveniente grabar cada tanto, para evitar que por un corte de luz repentino perdamos todo nuestro trabajo. 

                                                             Figura 2.1: Ingreso de textos

            1. Abramos el menú  ARCHIVO y optemos por  Guardar  o  pulsemos  CTRL + G  o pulsemos sobre el Disquete de la barra de herramientas. Todas estas son distintas formas de ejecutar el mismo comando y llegar al cuadro de la figura 2.2. 

            2.  Escribamos el nombre SUELDOS y  con TAB nos movemos a los otros campos, en esta figura estamos grabando en A:, su profesor les dirá en que Drive van a grabar la planilla, luego al terminar pulsemos  Aceptar. 

                                Figura 2.2. Asignar un  nombre de archivo al Libro

También puede aparecer una  ventana  para ingresar información adicional del trabajo.           Completamos los recuadros pulsando TAB  para pasar de uno a otro y luego damos ACEPTAR.

Observemos que el encabezado de la ventana que contiene a la planilla ya no es mas Librol, sino que ha cambiado por SUELDOS.XLS
 

2.7   Como cambiar el ancho de la columna

            Como vemos, la columna B no es lo suficientemente ancha como para alojar a los nombres, pero EXCEL nos permite variar el ancho de las columnas con mucha facilidad: 

            1. Estando el cursor ubicado en la columna  B  abramos el menú  FORMATO.

            2. Optemos por Columna  y luego Ancho.

            3. Escribamos  25  y  pulsemos ENTER. 

            Otra forma muy practica de ajustar el ancho de una columna es ubicar el señalador del Mouse entre los botones del encabezado de la columna        B            C          hasta que el cursor se transforme en una doble flecha. En estas condiciones pulsamos y manteniendo presionado desplazamos el Mouse agrandando o achicando el ancho de la columna.

            Luego de ajustar al ancho ideal completamos los demás valores que nos faltan como indica la figura 2.3 

                                                  Figura 2.3: Ingreso de valores

2.8   Barra de fórmulas

                               Figura 2.4: La Barra de fórmulas

            En la parte superior, debajo de la barra de botones, aparece una línea a la que llamamos barra de fórmulas, a la que ingresamos con la tecla de edición F2.

            En la misma aparece a la izquierda la celda en la que estamos ubicados, un nombre de celda, la cantidad de celdas seleccionadas, etc.

            Pulsando la flecha hacia abajo se despliega la lista de nombres de celdas. Excel permite asignarle un nombre a una celda para llamarla, por ejemplo, Precio, en vez de A4.

            En la parte central aparecen, durante la modificación de una celda, los botones de aceptar = V  y rechazar =  X  los que pueden ser seleccionados con el mouse. Estos dos representan respectivamente a las teclas  ENTER  y  ESC. Luego aparece el botón  fx  que ayuda el ingreso de funciones.
 

2.9    Modifiquemos nuestros datos

            Lógicamente, EXCEL debe permitirnos modificar los datos de la planilla. Para ello disponemos de varias alternativas. Si pulsamos con el puntero del Mouse sobre el texto de la barra de fórmulas, editaremos el texto en ella. Si en cambio hacemos  <doble click> sobre la celda o pulsamos  F2  modificaremos el dato directamente dentro de 1a celda.

            Obviamente, para editar en la barra de fórmulas o pulsando  F2  primero debemos ubicarnos en la celda, acción que no es necesaria utilizando el método de <doble click>. 

            1. Ubiquemos el cursor sobre  B7  y pulsemos <doble click>

            2. Pulsemos  END  para ubicarnos al final.

            3. Pulsemos  BACKSPACE  para borrar Pedro.

            4. Escribamos Diego.

            5. Pulsemos  HOME  y 2 veces la tecla  CURSOR  DER.

            6. Pulsemos  DELETE  2 veces y escribamos  a.

            7. Aceptamos pulsando  ENTER.
 

2.10   Ingreso de Fórmulas

            La característica mas destacable en una planilla de calculo es su facilidad para manejar fórmulas, mediante las cuales podemos relacionar matemáticamente celdas y formar así un esquema de calculo que puede llegar a ser muy complejo. 

            1. Ubiquémonos en  E5 y  pulsemos  = .

            2. Pulsemos  CURSOR  IZQ.  hasta llegar a la celda  C5.

            3. Pulsemos    *    (multiplicar).

            4. Pulsemos CURSOR IZQ.  hasta llegar a la celda D5.

            5. Pulsemos  Enter. 

Observemos  la formula que acabamos de ingresar en la barra de fórmulas. Las fórmulas relacionan celdas y podemos escribirlas directamente como a cualquier texto o seleccionando las celdas con los cursores como lo hemos hecho en este caso. 

            A la derecha aparece el contenido de la celda. Si pulsamos con el puntero del Mouse sobre el mismo podremos modificarlo en la barra de fórmulas.
 

2.11    Copiemos un rango de datos

            Sería conveniente que coloquemos la formula en toda la columna, pero para no tipearla en cada celda vamos a copiar el contenido de la celda  E5 al rango  E6:E9 

            1.  Estando ubicados en E5 abramos el menú  EDICIÓN.

            2.  Optemos por Copiar.

3.  Seleccionemos con el  Mouse el rango  E6:E9 quedando indicado como en la figura 2.5.

            4.  Abramos el menú  EDICIÓN  y optemos por  Pegar.

            5.   Pulsemos  ESC 

Observemos que todas las fórmulas han sido recalculadas con los valores correctos, ya que al copiar se ha adaptado cada fórmula para que tome los datos del mismo renglón en donde esta ubicada. 

                                                 figura 2.5: Copiar datos

            A este método de relacionar celdas se lo denomina "Direccionamiento relativo"  porque la formula depende de la posición en donde se encuentra.

            Como copiar datos es una operación frecuente, disponemos del botón Copiar  y del botón  Pegar  para agilizar el trabajo.
 

2.12      Direccionamiento absoluto

            Supongamos que queremos afectar a todos los sueldos por un coeficiente de actualización; para ello pondremos el valor del coeficiente en la celda  F2. 

            1. Ubiquémonos en  F2, escribamos 2  y pulsemos ENTER

            2. Ubiquémonos en  F5 y pulsemos =

            3. Pulsemos  CURSOR IZQ.  hasta llegar a la celda  E5.

            4. Pulsemos  *

            5. Pulsemos  CURSOR ARRIBA  hasta llegar a la celda  F2.

            6. Pulsemos  F4  para convertir el direccionamiento relativo en  absoluto.

            7. Pulsemos  Enter  para que la formula quede colocada. 

            Copiemos ahora la formula hacia las restantes celdas,  pero esta vez usando el  Mouse. 

1. Estando ubicados en  F5 desplacemos el Mouse hasta colocar al apuntador señalando exactamente sobre el cuadradito que aparece abajo a la derecha del recuadro de la celda activa.

 E1 apuntador se convierte así en una cruz.

A este cudradito se lo denomina "Manejador" de la celda.

2. Pulsemos entonces sobre el  manejador  y, manteniendo presionado, desplacémonos hasta llegar a la celda  F9.

3. Liberemos el botón del Mouse para efectivizar la copia. 

            Si revisamos el contenido de las celdas de la columna  F  y  notaremos que cuando hablamos de “Direccionamiento absoluto”  nos referimos exactamente a una celda, que no es actualizada al copiarse.

            En nuestro caso hemos establecido direccionamiento absoluto para la celda  F2. 

 figura 2.6: Direccionamiento absoluto

El aspecto mas importante de una planilla de calculo es que sus resultados estén siempre actualizados 

            Fijémonos como cambian los datos con los siguientes valores: 

            1. Ubiquémonos en la celda  F2, escribamos  3  y pulsemos  ENTER

            2. Luego en la misma celda escribamos  1,5  y pulsemos  ENTER

            3. Ubiquémonos en la celda  C6, escribamos  800  y pulsemos ENTER
 

2.13      Utilicemos la función Suma 

            Para saber el monto total a pagar en sueldos debemos sumar la columna  E, para lo cual utilizaremos una función de suma, que por ser muy común se encuentra en un botón. 

            1. Ubiquémonos en la celda  E10

            2. Pulsemos sobre el  icono de sumatoria

            3. Automáticamente se seleccionan todas las celdas que contienen números por encima de la celda activa.

            4. Pulsemos ENTER  y obtenemos el total.

            5. Guardemos la planilla pulsando sobre el  icono con forma de disquette.

                de esta manera se guarda con el nombre original que le pusimos.
 

2.14      Planilla Nueva

            En el caso en que queramos hacer otra planilla nueva, EXCEL nos permite cerrar la planilla que estamos usando y abrir una nueva. 

            1. Nos aseguramos de haber guardado la planilla que estamos usando.

            2. Abramos el Menú ARCHIVO y optemos por  Cerrar.

            3. Luego pulsemos sobre el icono con forma de hoja en blanco. 

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