República
Bolivariana de Venezuela
UNIVERSIDAD YACAMBÚ
Vicerectorado de Estudios a distancia
Pregrados Virtuales
Licenciatura en Contaduría Pública (ACP)
Facilitadora: Mónica Pacheco
Realizado por: Carmen Celina Espinoza
TRABAJO
11
Principios básicos de
contabilidad
Sección "A"
ü
Concepto de Hoja de Trabajo
La
hoja de trabajo es un adminículo contable, es decir, un recurso o accesorio, un
papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la
información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un
período determinado. Es un instrumento que facilita la preparación de los
ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados
financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carácter interno,
sólo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de
los datos.
La hoja de trabajo consiste en
tomar el balance de prueba (o de comprobación de saldos) de los libros
Auxiliares de contabilidad, o del libro Mayor y Balances, para someterlo al
riguroso análisis de verificación y comprobación de la información, con el fin
de detectar errores, omisiones o sobre estimaciones en cada cuenta. Se fundamente en las siguientes
normas:
Verificación de las afirmaciones: antes de emitir estados financiieros, la administración del ente económico
debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas
e implícitas, en cada uno de sus elementos (...). (Artículo 57 Decreto 2649/93).
Ajustes: antes de emitir estados financieroos deben efectuarse los ajustes
necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos
económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir asientos que
fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder
adquisitivo de la moneda funcional. (Artículo 58, Decreto 2649/93).
.- ¿Cuál es la finalidad de
Su
finalidad es que facilita prepara los ajustes y ordenar la información para la
elaboración de los estados financieros
ü
Estructura de
Tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende
varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa
o actividad económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de
trabajo estándar para una empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo
un encabezamiento
donde se indica:
- Nombre de
la empresa
- El nombre
expreso de Hoja de Trabajo.
- El período
del ciclo contable que cubre.
La estructura de
una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial, comprende:
- Una columna para
escribir el nombre de las cuentas
- Seis secciones, con
par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con
la siguiente discriminación:
ü
Sección
1: Balance de Comprobación
ü
Sección
2: Ajustes.
ü
Sección
3: Balance de Comprobación Ajustado.
ü
Sección
4: Costo de Ventas
ü
Sección
4: Estado de Pérdidas y Ganancias.
ü
Sección
5: Balance General.
“Comercial_________” Hoja de Trabajo del __-__-____ al
__-__-____
|
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Balance de |
Comprobación |
ajuste |
ajuste |
Balance |
Ajustado |
Costo de |
Venta |
Ganancia y |
Perdidas |
Balance |
General |
|
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Cuenta |
Débito |
Crédito |
Débito |
Crédito |
Débito |
Crédito |
Débito |
Crédito |
Débito |
Crédito |
Débito |
Crédito |
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1 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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6 |
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|
n |
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ü
Pasos para la elaboración de
- Escriba el
encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las seis
secciones, con sus respectivos DEBE
y HABER, balance
de comprobación, ajustes, balance ajustado, costo de ventas, pérdidas y
ganancias y el balance general.
- Escriba el nombre
de las cuentas y anote sus saldos en la sección del balance de
comprobación, asegúrese de registrar los saldos deudores en la columna del
DEBE y los
saldos acreedores en la columna del HABER.
Hecho esto, procesa a sumar ambas columnas, use para ello la
función suma de la hoja electrónica.
- Una vez terminada
la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de los saldos de
las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si muestran la
verdadera situación financiera y los resultados reales, de conformidad con
los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al analizar cada
cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos no actualizados
que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos desde el
punto de vista matemático, ante estos casos procedemos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos
valores originales y lograr que las cuentas expresen información
actualizada, mas apegada a la realidad de los hechos financieros. En la
segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios
y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro
diario general. Si los ajustes originan cuentas que no están en el balance
de comprobación original, ellas pueden agregarse debajo del listado del
balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con un
color para relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitará la
revisión y comprobación en caso de error, así como el posterior traslado
al libro diario. Al terminar la anotación de los ajustes sume cada columna, el total de la columna
de los débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos.
- Al terminar la
sección de los ajustes, pase a la sección del balance de comprobación
ajustado. En esta tercera sección se consolidan los montos de las
secciones anteriores, traslade aquí el monto de cada cuenta del balance
de comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan en la sección
de ajustes. Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de anotar el
resultado en la columna del DEBE
si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor. Tenga siempre
presente que el saldo deudor del balance de comprobación se suma con el
respectivo cargo hecho en la sección de ajustes, el saldo acreedor del
balance de comprobación se suma con el respectivo abono hecho en la
sección de ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor del balance de
comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes.
Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el
respectivo cargo realizado en la sección de ajustes. Los saldos de las
cuentas que no han sufrido ajustes se trasladan a las correspondientes
columnas del balance de comprobación ajustado, con los montos originales
que contiene el balance de comprobación inicial. Comience el procedimiento
con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe, línea por línea
hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la sección del
balance ajustado. Al terminar los traslados sume cada columna para verificar que sean
iguales los totales de los débitos y los créditos.
- El quinto paso a
seguir para preparar la hoja de trabajo de una empresa comercial,
corresponde al cálculo del costo de ventas. En la columna del DEBE se anota el monto del
inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en compras y
cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota el monto de las
devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el
inventario de mercancías final. Se totaliza cada columna y se advierte que
el resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de
la columna de HABER.
La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual se
anota debajo del monto obtenido en la columna del HABER para cuadrar la sección.
Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente.
- El sexto paso es
para completar la sección de pérdidas y ganancias. Anote en la columna del
DEBE en el costo de ventas
determinado en la sección anterior. A la columna del HABER se trasladan
los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se procede a totalizar
ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior. Se encontrará
una discrepancia entre los dos resultados, esa diferencia equivale al
resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Si el total del
haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD DEL
EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se llama
PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el propósito de cuadrar las sumas de ambas
columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se agrega en
la columna que tenga menor monto, con el correspondiente señalamiento en
la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este
monto se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si es PERDIDA,
al HABER si es UTILIDAD. las cifras que corresponden a las
cuentas de egresos, así como tambien
- El séptimo paso
consiste en trasladar a la sección del balance general todas las cuentas
reales y las de valuación. En la columna del DEBE se anotan los montos de
las cuentas de activo y la de PERDIDA
DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso, NO OLVIDE
ü
Principales ajustes que se realizan en
ü
Los asientos de ajustes mas comunes
·
Asiento para amortizar gastos pagados por adelantado.
·
Asientos para amortizar ingresos cobrados por anticipado.
·
Acumulación de gastos causados y no pagados.
·
Acumulación de ingresos causados y no cobrados.
·
Depreciación de activo fijo tangible.
·
Amortización de activo fijo intangible.
·
Valuación de las inversiones temporales.
·
Creación y ajuste de la provisión para cuentas dudosas.
¿Qué son asientos prepagados?
Es cuando la administración de la empresa cancela por
adelantado ciertos gastos de vital importancia.
La
hoja de trabajo es un compendio de información importante que se utiliza para
determinar qué ajustes deben hacerse. También ayuda en la preparación de los
estados contables. El primer paso para preparar una hoja de trabajo es el
balance de comprobación. Una vez que este balance es correcto (es decir, que el
total de los débitos es igual al total de los créditos), se pueden realizar los
ajustes. Para asegurarse de que ciertos débitos y créditos siguen coincidiendo
después de hacer los ajustes, se crea un balance ajustado de comprobación de
saldos. Una vez comprobado que el balance ajustado coincide, se separa en dos
partes: estado de resultados y balance general. Todas las columnas de la hoja
de trabajo deben tener los mismos saldos para débitos y créditos
Todos los asientos de ajuste se registran en el diario, y se
registran en el libro mayor, de forma que los estados contables concuerden con
los saldos de la hoja de trabajo. Es necesario cerrar todas las cuentas transitorias
mediante asientos, que deben registrarse en el libro diario diario
y en los mayores respectivos. Se utiliza la cuenta de Resultado del ejercicio
para registrar el cierre de los saldos las cuentas de ingresos y gastos,
estableciendo el resultado el período (ganancia o pérdida). Cualquier
transacción que aumente o reduzca capital se debe registrar en la cuenta de
capital apropiada.
ü
Ejercicio.
|
Al 30.06.2000 |
BALANCE DE COMPROBACION |
ENTRADA DE AJUSTES |
BALANCE AJUSTADO |
COSTO DE VENTA |
GANANCIAS Y PERDIDAS |
BALANCE GENERAL |
||||||
|
Concepto |
Debe |
Haber |
Debe |
Haber |
Debe |
Haber |
Debe |
Haber |
Egresos |
Ingresos |
Activo |
Pas + Cap |
|
Caja |
14.800,00 |
|
|
|
14.800,00 |
|
|
|
|
|
14.800,00 |
|
|
Bancos
|
612.100,00 |
|
102.000,00 |
42.000,00 |
672.100,00 |
|
|
|
|
|
672.100,00 |
|
|
Cuentas
por Cobrar |
460.500,00 |
|
|
4.000,00 |
456.500,00 |
|
|
|
|
|
456.500,00 |
|
|
Provisión
para Cuentas Dudosas |
|
9.100,00 |
|
7.017,50 |
|
16.117,50 |
|
|
|
|
|
16.117,50 |
|
Inventario
de útiles de oficina |
10.250,00 |
|
|
6.750,00 |
3.500,00 |
|
|
|
|
|
3.500,00 |
|
|
Efectos
por Cobrar |
350.000,00 |
|
|
|
350.000,00 |
|
|
|
|
|
350.000,00 |
|
|
Efectos
por Cobrar Descontados |
|
150.000,00 |
|
|
|
150.000,00 |
|
|
|
|
|
150.000,00 |
|
Inventario
de Mercancías (Inicial) |
190.500,00 |
|
|
|
190.500,00 |
|
190.500,00 |
|
|
|
|
|
|
Seguros
pagados por anticipado |
30.000,00 |
|
33.750,00 |
12.500,00 |
51.250,00 |
|
|
|
|
|
51.250,00 |
|
|
Intereses
pagados por Anticipado |
6.000,00 |
|
|
4.500,00 |
1.500,00 |
|
|
|
|
|
1.500,00 |
|
|
Compras
|
890.000,00 |
|
|
|
890.000,00 |
|
890.000,00 |
|
|
|
|
|
|
Fletes
sobre Compras |
40.000,00 |
|
|
|
40.000,00 |
|
40.000,00 |
|
|
|
|
|
|
Vehículos
|
650.000,00 |
|
|
|
650.000,00 |
|
|
|
|
|
650.000,00 |
|
|
Depreciación
Acumulada Vehículos |
|
195.000,00 |
|
156.000,00 |
|
351.000,00 |
|
|
|
|
|
351.000,00 |
|
Maquinaría
|
1.500.000,00 |
|
|
|
1.500.000,00 |
|
|
|
|
|
1.500.000,00 |
|
|
Depreciación
Acumulada Maquinaría |
|
250.000,00 |
|
125.000,00 |
|
375.000,00 |
|
|
|
|
|
375.000,00 |
|
Mobiliario
|
420.000,00 |
|
|
|
420.000,00 |
|
|
|
|
|
420.000,00 |
|
|
Depreciación
Acumulada Mobiliario |
|
133.875,00 |
|
35.700,00 |
|
169.575,00 |
|
|
|
|
|
169.575,00 |
|
Inversión
en Bonos |
850.000,00 |
|
|
|
850.000,00 |
|
|
|
|
|
850.000,00 |
|
|
Seguros
gastos |
45.000,00 |
|
12.500,00 |
33.750,00 |
23.750,00 |
|
|
|
23.750,00 |
|
|
|
|
Alquileres
Gastos |
72.000,00 |
|
|
48.000,00 |
24.000,00 |
|
|
|
24.000,00 |
|
|
|
|
Bonos
por pagar |
|
800.000,00 |
|
|
|
800.000,00 |
|
|
|
|
|
800.000,00 |
|
Intereses
ganados |
|
246.000,00 |
4.000,00 |
208.875,00 |
|
450.875,00 |
|
|
|
450.875,00 |
|
|
|
Prestamos
Bancarios por pagar |
|
1.300.000,00 |
|
|
|
1.300.000,00 |
|
|
|
|
|
1.300.000,00 |
|
Comisiones
Cobradas por Anticipado |
|
9.000,00 |
3.000,00 |
|
|
6.000,00 |
|
|
|
|
|
6.000,00 |
|
Capital
Social |
|
2.000.000,00 |
|
|
|
2.000.000,00 |
|
|
|
|
|
2.000.000,00 |
|
Ventas
|
|
1.500.000,00 |
|
|
|
1.500.000,00 |
|
|
|
1.500.000,00 |
|
|
|
Hipoteca
por pagar |
|
600.000,00 |
|
|
|
600.000,00 |
|
|
|
|
|
600.000,00 |
|
Edificio
|
2.000.000,00 |
|
|
|
2.000.000,00 |
|
|
|
|
|
2.000.000,00 |
|
|
Depreciación
Acumulada Edificio |
|
1.000.000,00 |
|
90.000,00 |
|
1.090.000,00 |
|
|
|
|
|
1.090.000,00 |
|
Intereses
gastos |
260.000,00 |
|
152.500,00 |
30.000,00 |
382.500,00 |
|
|
|
382.500,00 |
|
|
|
|
Cuentas
por Pagar |
|
208.175,00 |
30.000,00 |
|
|
178.175,00 |
|
|
|
|
|
178.175,00 |
|
TOTALES IGUALES |
8.401.150,00 |
8.401.150,00 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Gastos Utiles de Oficina |
|
|
6.750,00 |
|
6.750,00 |
|
|
|
6.750,00 |
|
|
|
|
Inventario de Mercancia (Final) |
|
|
|
|
|
|
|
250.000,00 |
|
|
250.000,00 |
|
|
Perdidas en cuentas malas |
|
|
7.017,50 |
|
7.017,50 |
|
|
|
7.017,50 |
|
|
|
|
Intereses Por Cobrar |
|
|
103.875,00 |
|
103.875,00 |
|
|
|
|
|
103.875,00 |
|
|
Depreciacion Vehículo |
|
|
156.000,00 |
|
156.000,00 |
|
|
|
156.000,00 |
|
|
|
|
Depreciacion Edificio |
|
|
90.000,00 |
|
90.000,00 |
|
|
|
90.000,00 |
|
|
|
|
Depreciación Maquinaria |
|
|
125.000,00 |
|
125.000,00 |
|
|
|
125.000,00 |
|
|
|
|
Depreciación Mobiliario |
|
|
35.700,00 |
|
35.700,00 |
|
|
|
35.700,00 |
|
|
|
|
Alquileres pagados por anticipado |
|
|
48.000,00 |
|
48.000,00 |
|
|
|
|
|
48.000,00 |
|
|
Intereses por Pagar |
|
|
|
106.000,00 |
|
106.000,00 |
|
|
|
|
|
106.000,00 |
|
TOTALES IGUALES |
|
|
910.092,50 |
910.092,50 |
9.092.742,50 |
9.092.742,50 |
1.120.500,00 |
250.000,00 |
|
|
|
|
|
Costo de Venta |
|
|
|
|
|
|
|
870.500,00 |
870.500,00 |
|
|
|
|
SUB-TOTALES |
|
|
|
|
|
|
1.120.500,00 |
1.120.500,00 |
1.721.217,50 |
1.950.875,00 |
|
|
|
Utilidad del
Ejercicio |
|
|
|
|
|
|
|
|
229.657,50 |
|
|
229.657,50 |
|
TOTALES IGUALES |
|
|
|
|
|
|
|
|
1.950.875,00 |
1.950.875,00 |
7.371.525,00 |
7.371.525,00 |
ü
Infografia
http://micursodecontabilidad.pbwiki.com/LIBRO-DE-CONTABILIDAD
http://html.rincondelvago.com/asientos-contables.html
http://www.peoi.org/Courses/Coursessp/ac/ac3.html