Universidad Yacambú

Vicerrectorado de Estudios Virtuales

Licenciatura en Información y Documentación

Trabajo de Grado

Prof: Maruja Cecilia Trejo

 

 

 

 

  Propuesta para Implantar un Sistema   Automatizado para el control de préstamo interno y circulante de la Biblioteca de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora- Unellez Apure

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                              

                                                                                                                                                                                          Trabajo presentado por:

                                                                                                                                                                                 Gil Sánchez, Cecilia del Carmen                                                                                     

                                                                                                                                                       C.I. 7.562.757

 

 

 

 

San Fernando de Apure, Septiembre de 2007

 

 

 

 

Contenido

                                                                                                                             

Introducción

 El problema y su contextualización

 Justificación  de la Investigación

El objetivo general y objetivos específicos

Antecedentes de la investigación

Términos Básicos

Tipo de investigación

Cronograma de ejecución

 Referencias

Bibliográficas

Infográficas

 

 

 

 

INTRODUCCIÓN

 

Actualmente, existe la necesidad de automatizar todos los procesos que se realizan en las instituciones públicas y privadas, ya que las entidades no tiene un buen almacenamiento confiable y seguro de la información que se utiliza para el control y análisis de los datos.

Todavía hay organizaciones que llevan el control estadístico y de almacenamiento físico de la información de forma manual y eso en algunos casos pueden generar problemas como: perdidas, mal almacenamiento, demora a la hora de entregar un reporte o que se realice una consulta de cualquier tipo de información; y eso a su vez ocasionaría problemas a la institución tanto administrativo como económico en la parte de papelería.

De acuerdo a lo planteado anteriormente podemos decir que la biblioteca de la Unellez Apure,  ofrece servicios a la población estudiantil y donde se destaca la biblioteca de la universidad, cuya función primordial estriba en el préstamo de los materiales documentales para la investigación de los estudiantes, lo que implica un complejo proceso de control.

 Los usuarios son el elemento primordial para que existan las bibliotecas, por ellos trabajan  y deben hacerlo en función de relacionar, clasificar, ordenar y administrar el material documental y bibliográfico y ponerlo a la disposición de sus usuarios, en el momento que lo requieran y con la agilidad con que lo necesiten.

Es por ello  que se ha venido solicitando ante las autoridades competentes la automatización del servicio con una base de datos que le permita al usuario accesar a la información con más rapidez.

 

El problema y su contextualización:

 Qué deseo investigar?

 

Hoy en día, muchas Bibliotecas a nivel mundial, están implementando sistemas de información, para mejorar sus funciones y servicios, mientras tanto muchas otras apenas están conociendo lo que significa un sistema de información  y que puede proporcionarles, cuando se expresa como ventaja comparativa con los sistemas actuales, como es el caso de nuestra Biblioteca Unellez Apure,

Consecuentemente, el tema de los sistemas de información cobra relevancia, en las instituciones educativas, del nivel superior, que tienen la gran responsabilidad de ofrecer servicios adecuados a las necesidades de los estudiantes, siendo una de las formas de superar el problema de las deficiencias en algunos servicios,  donde la automatización sirve para reducir al mínimo los problemas derivados de la limitada capacidad para controlar el préstamo y búsqueda de materiales documentales en las bibliotecas

Origen del problema.

La Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora, Núcleo Apure (Unellez Apure), esta provista de una biblioteca que inició sus actividades en el año 1978, cuyo objetivo principal es prestar información bibliográfica a los usuarios interno y externo de la universidad Unellez Apure.

 Este servicio de préstamo de bibliografías, esta organizado en forma manual, es decir, para realizar la búsqueda de una bibliografía y hacer una solicitud de préstamo circulante ó interno, se deben realizar una serie de pasos, que en muchos casos tiene como resultado que el usuario de la biblioteca no encuentre dicha bibliografía, y por consiguiente la información a sus interrogantes de investigación o inquietudes sobre un tema en particular.

En consecuencia, el problema se identifica en el contexto de la inexistencia de un sistema adecuado a las exigencias actuales del usuario, en función de los adelantos tecnológicos y de la comunicación.

  Estrategia que se seguirá.

Demostrar las carencias, deficiencias  y limitaciones que representa el problema de la búsqueda de información y el control de de préstamo actual en la biblioteca Unellez Apure. Describir situaciones o acontecimientos.

Lugar y tiempo estimado que  se realizará el estudio.

Este estudio se realizará en la Biblioteca del Vicerrectorado de Planificación y Desarrollo Regional de la UNELLEZ APURE. Se inicia .en Septiembre 2007 estimando 14 semanas su realización.

Intereses profesionales o científicos  sobre  el tema

Como investigador en el tema, mis intereses obedecen a que  Las bibliotecas han sufrido transformaciones importantes en sus procedimientos en la segunda mitad del siglo, especialmente en la última década con el uso de nuevas tecnologías de información y como respuesta a los cambios sociales y culturales de las diversas sociedades que hacen uso de ellas. No obstante

Como estudiante de la carrera información y Documentación,  y la oportunidad que he tenido de asistir a eventos. de carácter nacional e internacional, en donde he podido ver el avance tecnológico de muchas Bibliotecas Universitarias, sumado al sentido de pertenencia por los años laborando en ésta Biblioteca en donde no hay la mínima herramienta tecnológica, me  motivan a proponer incorporarla a esos cambios, con una  misión que es poder proveer información oportuna y pertinente a sus usuarios.

 

Conocimientos previos sobre el contenido

Los conocimientos previos que tengo sobre el contenido es la  experiencia de 20 años de servicios dedicados a ésta Unidad de información, además de los estudios realizados, y asistencia a eventos de carácter nacional e internacional sobre las tecnologías aplicadas a Bibliotecas.

Aporte del trabajo a mi ambiente laboral, a la sociedad, a mi país  

La biblioteca será la principal beneficiada con la implantación de un  sistema de información aportando los siguientes beneficios:

ü      Búsqueda rápida de la bibliografía solicitada por el estudiante, como también para saber si hay ejemplares disponibles para realizar dicho préstamo.

ü      Repuesta rápida por parte de los bibliotecarios, sobre la bibliografía    solicitada.

ü      Reportes estadísticos más rápidos y seguros a la hora de entrega.

Una vez incorporado el sistema automatizado para el control de préstamo interno y circulante en la biblioteca, ésta tendrá la oportunidad de potenciar la integración y la experiencia interactiva entre las diversas áreas de conocimiento y unidades académicas que se desarrollan en la universidad

Para la sociedad, contribuiría con la formación de los recursos humanos de alto nivel

Para el País:

ü      Prestigio en el ámbito universitario

ü     Posición de referencia de la biblioteca a nivel nacional,   y reconocimiento  en el panorama universitario nacional.

ü     La integración en redes  a otras bibliotecas, y  sistemas de información

Aplicación de los resultados de la investigación

Le permitirá a la biblioteca continuar manteniendo su liderazgo y su función vital en el ámbito académico, al proveer las condiciones y facilidades para que la comunidad de estudiantes, profesores e investigadores, realicen las tareas propias de la institución y  proyecten a la sociedad sus realizaciones a través de la misma unidad de información.

La justificación:

 El hecho de cambiar el sistema manual de control de prestamos y el proceso de consultas a ficheros, por un sistema automatizado, representa una evolución notable en el servicio, ya que serán sustituidos los archivadores y los procesos manuales de llenados de fichas y consulta por un sistema global encargado del almacenamiento y búsqueda de toda la información vinculada en el proceso de prestamos, aminorando notablemente la carga que representa para usuarios y personal todo el proceso que se lleva a cabo desde que se busca en el fichero hasta que se hace entrega del material solicitado.

• Implicaciones prácticas: ¿ayudará a resolver un problema práctico?

La aplicación del sistema, deberá estar integrado por funciones principales que faciliten el acceso inmediato a la información, búsqueda a los usuarios, mediante comandos para llamar a la bibliografía por cota diferentes entradas. Esto contribuiría  para  agilizar los procesos de gestión de la biblioteca Unellez Apure, mejorando la calidad del servicio.

• Valor teórico: ¿llena algún vacío existente, contribuye?

La universidad ha modificado los pensa de estudios, y ha incorporado nuevas carreras atendiendo las demandas de la comunidad en general, por lo que  espera que la  biblioteca dé un buen servicio.  adaptándose a las nuevas tecnologías, basándose en las leyes que las sustentan. (Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación,  Decreto-Ley sobre Mensaje de Datos y Firma  Electrónica,. Ley de Derecho de Autor, Ley de Protección al Consumidor y al Usuario, Constitución   Nacional de la República Bolivariana de Venezuela, entre otras.)

• Unidad Metodológica: La investigación ¿puede ayudar a crear un nuevo instrumento para recolectar o analizar datos?

Un servicio bibliotecario moderno interviene activamente en la vida y el desarrollo de la comunidad a la que  sirve. Esto se vincula directamente con el ¿por qué? de la investigación, por lo que se identifica como investigación descriptiva, que busca dar una solución real a un problema preexistente, sobre la base de los aportes y conocimientos del investigador en cuanto a la creación de sistemas automatizados de información, empleando el diseño bibliográfico empleando técnicas documentales.

Objetivo general:

 Demostrar la necesidad que existe de Implementar un Sistema de Información automatizado para el control de préstamo interno y circulante en la biblioteca de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora” Unellez en San Fernando Estado Apure.

Objetivos específicos:

 

§         Determinar la eficacia del sistema manual, que se utiliza actualmente en la biblioteca.

§        Caracterizar el proceso para la  realización de los préstamos internos y externos en la biblioteca

§        Conocer la actitud del usuario si contara con un sistema de base de datos  con un computador.

§         Describir la organización de la información en un sistema automatizado.

 

Antecedentes de la investigación:

Como resultado de la búsqueda de información acerca de trabajos o investigaciones realizadas sobre el tema de un sistema automatizado en Biblioteca, para el control de préstamos, se encontraron los siguientes antecedentes:

Chiguin C, Hector E. (1997). “Desarrollo de un sistema de información automatizado  para el préstamo de Tesis del Tecnológico Antonio José de Sucre en Maracay Estado Aragua”. Para optar al título de Técnico Superior Universitario en Informática. Estudiar  el sistema actual para determinar la situación problemática y los requerimientos del proceso de préstamo de Tesis de la Biblioteca del Tecnológico Antonio José de Sucre en Maracay Estado Aragua, con el fin de desarrollar un sistema automatizado, el cual registra las solicitudes de Tesis en dicha biblioteca.

Se relaciona con el estudio en desarrollo, ya que busca controlar las entradas y salidas de las Tesis de la biblioteca del Tecnológico Antonio José de Sucre Estado Aragua.

Guerrero, Y (2000). “Análisis y diseño del Sistema Automatizado del Control de Entrada y Salida de libros de la Biblioteca del Tecnológico de la Victoria I.U.T.V. Estado Aragua”. Trabajo especial de grado para optar por el titulo de Técnico Superior Universitario en Informática especialista en Análisis y Diseño de Sistemas.

El objetivo principal de este proyecto es  de controlar las entradas y salidas de los libros de la biblioteca del Tecnológico de la Victoria.

Se relaciona con el estudio en desarrollo, ya que busca controlar las entradas y salidas de los libros de la biblioteca del Tecnológico de la Victoria estado Aragua.

Ledezma, Luís (1997) “Automatización del proceso de préstamo de libros de la Biblioteca  publica del Tecnológico Los Llanos en Calabozo Estado Guarico”, Trabajo especial de grado para optar por el titulo de Técnico Superior en Informática del Tecnológico los Llanos en Calabozo Estado Guarico. El sistema se encarga de registrar el proceso de préstamo de libros en el Tecnológico de los Llanos, entre  sus objetivos se pueden mencionar: Mantener actualizada la base de datos y reducir el trabajo manual.

Este trabajo se relaciona con la presente investigación ya que persigue agilizar el proceso de préstamo de libros en la biblioteca del Tecnológico de los Llano en Calabozo Estado Guarico. 

Silva M. (1999). “Desarrollo de un Sistema de Información para el control de Entrada y Salida de Almacén de Acumulados Titán C.A.” Para optar al titulo de Ingeniero en sistema esta investigación tuvo como finalidad de que apoye la toma de decisiones en el control de entrada y salida de acumuladores Titán C.A. basado en una información rápida y confiable.

Tiene un gran parecido con el tema en desarrollo ya que busca coordinar y controlar las entradas y salidas, además de obtener una información rápida y confiable.

Suárez L (2001), “Proyecto para la implementación del programa de biblioteca en el aula de la Unidad Educativa “Rómulo Gallegos” en el Distrito Palavecino, Estado Lara”, utilizando como base el modelo de bibliotecas integrales del Estado Mérida, Universidad Bicentenaria de Aragua, su propósito fue el Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al título de Magíster en Gerencia Mención Sistemas Educativos.

Este trabajo se relaciona con la presente investigación ya que persigue definir la integración de las bibliotecas de la Universidad Bicentenaria de Aragua en el estado Mérida. 

Dávila, Gregorio  “Sistema automatizado para el control del servicio de préstamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario politécnico "Santiago Mariño" extensión Porlamar.

 

Sustento teórico:

Los basamentos teóricos de esta investigación están contemplados en el área de las ciencias de la información, computación, las nuevas tecnologías, los sistemas de información, para una mejor gestión de la información.

 

Con el advenimiento e incorporación de las nuevas tecnologías en las bibliotecas, los roles de los profesionales de la información, se han ido transformando llegando a ser gestores de recursos de información. Estos nuevos roles cobran mas protagonismo en organizaciones donde la adecuada gestión de la información permite decisiones acertadas por parte de los directivos.

Definición de Términos Básicos

Automatización: Consiste en controlar procesos mediante computadoras, asumiendo estas tareas desempeñadas por el hombre.

                                                                     

Bibliografía: Lista de obras y documentos, referentes a un autor o a una materia.

Biblioteca: Es un estudio, local o sala donde se reúnen gran cantidad de libros.

Bibliotecario: Persona que labora en la biblioteca.

Catálogo: Conjunto de registros bibliográficos de las publicaciones de determinada colección, ordenado alfabéticamente.

Circulante: Conjunto de materiales documentales, que se prestan en una biblioteca a corto plazo.

Consulta: Es la que permite localizar los títulos existentes en el acervo bibliográfico de una biblioteca

Datos: Representación abstracta de hechos, (eventos, ocurrencias, transacciones) u objetos (personas, lugares, cosas, entre otros), generalmente mediante combinaciones ordenadas de caracteres alfabéticos, números y especiales.

Diseño Estructurado: Técnica utilizada para el diseño de la estructura de un sistema programado. Su objetivo es diseñar programas como estructuras jerárquicas compuestas de módulos de función simple, relacionados entre sí; pero de manera relativamente independiente.

Hardware: Equipo físico para la automatización de la información, lo constituyen las computadoras, terminales, impresoras, cableados, entre otros.

Modelo del Nuevo Sistema: Representación gráfica del sistema de información que se desea construir. Es elaborado mediante diagramas de flujo de datos jerarquizados que muestran los nuevos flujos de información, las funciones, las funciones, procesos y actividades que debe realizar, los archivos de datos y las relaciones con su ambiente.

Modelo del Sistema Actual: Representación gráfica del sistema de información actual o existente. Es elaborado utilizándola misma técnica empleada en el modelo del nuevo sistema.

Moroso: Quien se atrasa en el cumplimiento de una obligación.

Préstamo: Es dar un material de la biblioteca con carácter devolutivo, es decir, con intenciones de que sea devuelto.

Préstamo Sala: Es el material documental, que se facilita para ser revisado en las sala de la biblioteca.

Procesamiento de la Información: Proceso mediante el cual se manipulan y trasforman los datos con la finalidad de obtener conocimiento.

Requerimiento: Necesidades de usuario o unidad funcional de la organización, expresada en una función que debe realizar el sistema de información o como un reporte gráfico, que éste último debe producir.

Sistema de Información: Es un sistema hombre – máquina que procesa datos para registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren y proporcionar información que facilite la ejecución de actividades.

Tipo de investigación:

De acuerdo al problema planteado, y en función de sus objetivos, se incorpora el tipo de investigación denominado Proyecto Factible.

El proyecto factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o satisfacer necesidades de organizaciones institucionales o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnología, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades.

 Diseño de  investigación:

El diseño a emplear será bibliográfico basado en técnicas documentales, donde se refiere a la investigación en base a datos obtenidos de las fuentes de información (archivos, bibliotecas, etc...) y de fuentes de otras investigaciones. Este estudio busca únicamente describir situaciones o acontecimientos,; básicamente no está interesado en comprobar explicaciones, ni en probar determinadas hipótesis, ni en hacer predicciones

Métodos, técnicas e instrumentos de recolección de la información:

El instrumento de Recolección de datos a utilizar es la encuesta, para su aplicación se hará uso del instrumento respectivo, el cuestionario, el cual se administrará a los usuarios y personal que labora en la Biblioteca d la Unellez Apure.

 A través de la  encuesta se pretende conocer el grado de aceptabilidad, eficacia y utilidad  por parte de los usuarios, al implementar un Sistema automatizado en la Biblioteca..

 

Cronograma de trabajo:

 

 

REFERENCIAS

Bibliográficas.

Baca, Gabriel (1996). Evaluación de Proyectos. Tercera Edición. Colombia: Editorial Mc Graw Hill.

Morales, A (2000), “Sistema automatizado para la Adquisición y Registro de la Operaciones de Compra, Venta e Inventarios en la Empresa Construimar C.A”. Universidad de Oriente.

Senn, James (1993). Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición. México: Editorial Mc Graw Hill.

Chiguin C, Hector E. (1997), Desarrollo de un sistema de información automatizado  para el préstamo de Tesis del Tecnológico Antonio José de Sucre en Maracay Estado Aragua.

Guerrero, Y (2000), Análisis y diseño del Sistema Automatizado del Control de Entrada y Salida de libros de la Biblioteca del Tecnológico de la Victoria I.U.T.V. Estado Aragua.

Ledezma, Luís (1997). Automatización del proceso de préstamo de libros de la Biblioteca  publica del Tecnológico Los Llanos en Calabozo Estado Guarico.

Silva M. (1999), Desarrollo de un Sistema de Información para el control de Entrada y Salida de Almacén de Acumulados Titán C.A.

Alejandría (2.002). [Pagina Web en línea], Disponible: http://alejandriahacer.ula.ve    [Consulta: Diciembre 2002]

Microsoft Encarta (2.002). Enciclopedia ENCARTA [Libro en CD]

Infográficas

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 Mancilla González,  Octavio.  Diseño del Sistema Extraído el 15 de Agosto de 2007.

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http://www.monografias.com/trabajos14/disenio-sistemas/disenio-sistemas.shtml

Sebastián M. Gómez,  Leopoldo. Diseño de Interfaces de Usuario Principios, Prototipos y Heurísticas para Evaluación Extraído el  19 de Agosto de 2007.  http://www.monografias.com/trabajos10/diusuar/diusuar.shtml

 

Saldivar Vargas,  Guillermo de Jesús. (2005). Diseño de bases de datos. [email protected]    ESCUELA: ITSON (Instituto Tecnológico de Sonora) Extraído el 20 Agosto de 2007   

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Sanguinetti, Corabel. Análisis y Diseño de Sistemas.Valencia. Extraído el 20 de Agosto de 2007. [email protected]

 http://www.monografias.com/trabajos14/analisis-sistemas/analisis-sistemas.shtml

 

Sánchez Rodríguez, Héctor Alejandro. Diseño e implantación de sistemas de información y procesamiento de datos para empresas. Extraído el 22 de Agosto de 2007   [email protected]

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Universidad de Burgos. La evolución de los Servicios en la Biblioteca de la UDC. Una década de impulso hacia la modernización.  Extraído el 22 de Agosto de 2007 http://www.ubu.es/biblioteca/bucle/3.htm

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