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Universidad
Yacambu ESPECIALIZACIÓN
EN organización Asignatura:
Planificación TRABAJO FINAL- Elaboración
de un plan eSTRATÉGICO Prof. Leonor Dillón Elaborado por: Cecilia
Zambrano Fecha: 02/04/2005 |
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I.
Introducción
El
presente trabajo se preparo considerando las acciones ejecutadas en el
Departamento Normas y Procedimientos de la empresa CVG-venalum
y se siguió el modelo de Planificación Estratégica “Cuadro de Mando Integral”,
también llamado Balance Scored Card,
cuyo autor es Kaplan,
Robert y Norton P., David.
El
Departamento Normas y Procedimientos es una unidad asesora, cuya razón de ser
esta enfocada hacia la elaboración e implantación de líneas regulatorias
a los procesos de la empresa; considerando las premisas legales, técnicas,
operacionales, informáticas, etc., que afectan dichos procesos; los productos
que se obtienen son: Normas y Procedimientos, Reglamentos, Formularios,
Instructivos, los cuales son administrados por esta unidad y las unidades
involucradas en cada proceso son responsables del cumplimiento obligatorio y de
manifestar necesidad de cambio, si es el caso.
Para
ejecutar estas acciones, el Departamento Normas y Procedimientos cuenta con
los siguientes recursos: 01 Jefe de
Departamento, 09 analistas de Normas y Procedimientos, 01 Administrador de
Manuales y Formularios y 01 secretaria,
mobiliario administrativo y un presupuesto para gastos de personal,
papelería, entrenamiento, etc.
II.
Desarrollo
del Cuadro de Mando Integral
El Cuadro
de Mando Integral se desarrolla básicamente en los siguientes puntos:
1.-
Análisis FODA.
2.-Definición
de Misión, Visión y Valores.
3.-Definición
de Objetivos para las siguientes Perspectivas: Financiera, Clientes, Procesos
Interno, Aprendizaje y Crecimiento.
4.-Elaboración
del Mapa Estratégico.
5.-Elaboración
del Plan de Acción.
6.-Implementación
del Cuadro de Mando Integral o etapa de Socialización.
A
continuación se desarrollan cada punto, explicando brevemente en que consisten:
1.-
Análisis FODA
El análisis FODA, llamado por
algunos DOFA, permite revisar la situación de la empresa desde diferentes
ángulos: sus fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas:
-
Fortalezas: Son los
elementos positivos que tiene las organizaciones y son recursos necesarios y
poderosos para alcanzar la misión propuesta.
-
Debilidades: Son los
elementos, recursos, habilidades, actitudes técnicas que la empresa no tiene o
tiene inadecuadamente y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de
la organización.
-
Oportunidades: Son
aquellos factores, recursos que la empresa tiene y que se pueden aprovechar o
utilizar para hacer posible el logro de los objetivos.
-
Amenazas: Se
refiere a los factores ambientales externos o internos que pueden afectar de
tal forma que no se logren los resultados esperados, pueden ser de tipo
político, económico, tecnológico.
Un buen análisis FODA
permite detectar cuales son los puntos que no son los más adecuados, a partir
de allí es que se deben tomar las decisiones acertadas para poder llegar a la
misión propuesta, es importante señalar que la conclusión a la que llegue el
análisis FODA debe estar soportada, para este soporte se requieren resultados,
seguimiento a la operatividad de la empresa.
La implantación de las
nuevas acciones exigen revisiones precisas, las cuales se llevan a cabo
mediante una Planificación Estratégica, en la cual están involucrados de manera
imprescindible el establecimiento de metas con sus respectivos indicadores y
responsables.
Ésta planificación
Estratégica debe satisfacer cada una de las condiciones mejorables que se
encontraron en el Análisis FODA.
En el departamento
Normas y Procedimientos se obtuvó lo siguiente:
FORTALEZAS
- El Recurso Humano está motivado a realizar
el trabajo con calidad de acuerdo a las metas de la empresa.
- El tratamiento por parte del Jefe de la
unidad, jefe de división y gerente que son los supervisores inmediatos del
personal de esta unidad es adecuado para con sus trabajadores.
- Los recursos tecnológicos con los que se
cuenta para ejecutar el trabajo, por ejemplo: todos los analistas tienen
computador actualizado y conectado a una red en la empresa, servicio de correo
electrónico, servicio de Intranet.
- El producto que genera esta unidad es necesario para la regulación en la ejecución de todos los procesos de la empresa, sean de producción, financieros, de logística, de recursos humanos.
DEBILIDADES
- Debido a los nuevos proyectos y a los
cambios de la estructura organizativa de la empresa, sólo el 50 % del personal
de la unidad tiene experiencia en el proceso, adicionalmente la cantidad de
personal que hay no es suficiente para cumplir con las tareas establecidas.
- La transmisión de información sobre los
resultados de gestión es débil, aunque ha mejorado en el tiempo.
OPORTUNIDADES
- La
instalación del Sistema de Gestión de
- Actualmente se trabaja en la obtención de
la certificación ISO 9001:2000 para las áreas de Carbón y reducción, lo que va
a permitir que toda la empresa tendrá adecuado y por ende la función de ésta
unidad se verá fortalecida, ya que tendrá un 100% de procesos regulados.
- El
avance tecnológico permite mejorar continuamente el proceso de disposición de
los documentos generados en esta unidad, que constituyen su producto(normas,
procedimientos, reglamentos, etc.). Siempre se tienen los recursos actualizados
(computadores, redes electrónicas, etc.
AMENAZAS
- Se requiere la actualización continua en los nuevos software para el procesamiento de texto, hojas de
cálculo, presentaciones, de lo contrario se desaprovechan los recursos
tecnológicos disponibles.
- Se hace necesario
elaborar un Plan de Trabajo y adquirir los recursos de personal suficientes
para poder cumplir con los compromisos fijados.
2.-Definición
de Misión, Visión y Valores
Una buena Planificación
debe responder a los objetivos fijados por la organización, que se originan de
su misión, visión:
Visión: A donde quiere
llegar, ubicación que se propone durante su operatividad.
Misión: Objetivo último
por la cual se creo.
Valores: Guías de comportamiento
que define como las más adecuadas para poder cumplir con su misión.
En una empresa con una
visión y misión planificada estos elementos deben permitir el logro de dicha
misión y visión, de otra forma las organizaciones pueden seguir dos caminos:
-
Realizar los cambios necesarios para mejorar las
situaciones de amenazas y debilidades que lo requieran para lograr la misión
propuesta, de otra forma se presenta la obligante desaparición de las
organizaciones.
-
Cambiar la
misión cuando las oportunidades y fortalezas se hayan subestimado.
Para el
Departamento Normas y Procedimientos se propone:
MISIÓN:
VISIÓN:
VALORES:
- La
excelencia se logra mediante la optimización de la productividad y la calidad
que se obtenga en cada uno de los procesos que Normas y Procedimientos regula,
calidad definida por los usuarios a quienes les prestamos servicio.
- Normas
y Procedimientos tiene un compromiso con su personal, considerándose éste como
lo más valioso, garantizando el respeto a la dignidad humana.
- Creemos
que siempre habrá una mejor manera de hacer el trabajo, planteándose retos
permanentes de progreso.
- La
participación es el mejor medio para tomar las decisiones, en el compromiso y
el talento de cada individuo, por lo cual estimulamos la comunicación efectiva,
la discusión abierta y el intercambio de opiniones para la toma de decisiones.
- Los
recursos (tecnológicos, mobiliario, espacio físico) que CVG-venalum
nos asigna están bajo nuestra custodia y protección, son nuestras herramientas
de trabajo, las mantenemos en las mejores condiciones.
3.-Definición
de Objetivos para las siguientes Perspectivas: Financiera, Clientes, Procesos
Interno, Aprendizaje y Crecimiento.
Toda empresa bien planificada
debe tener declarada su misión, visión, cuales son sus valores, lo cual da un
enfoque de la empresa, su razón de existir, pero para poder cumplir con su
cometido, para que todas las declaraciones señaladas sean realmente aplicables
deben corresponder perfectamente con la planeación en cada una de las
siguientes perspectivas: Financiera, Clientes, Procesos Internos, Aprendizaje y
Crecimiento.
La cuantificación del
rendimiento económico nos es totalmente interno, es afectado por aspectos
externos como: ganancias que obtienen empresas del mismo ramo, avance
tecnológico del producto a ofrecer, políticas gubernamentales, leyes, etc.
Perspectiva
Clientes: En este ámbito se debe aclarar a quien se dirige el producto,
hacer mercadotecnia, estableciendo la segmentación de mercado adecuada, de tal
forma que los valores de los clientes potenciales sean conocidos, tales como:
edad, sexo, ubicación geográfica, estado civil, nivel educativo, religión,
nivel económico, estos valores se analizaran o no de acuerdo al producto que se
comercializa.
La revisión continua de
este aspecto permite conocer la tendencia en el comportamiento de los clientes
y tomar las acciones adecuadas.
Perspectiva
Procesos Internos: Aquí es necesario hablar de tres puntos claves:
A) Innovación:
ligada en principio con la revisión que se hace a
Por otra parte, el análisis de esta perspectiva tiene origen
también en las nuevas ideas que surjan en la empresa, sin necesidad que el
cliente lo este esperando, y de todas formas adquiera el producto con gran
conformidad.
De cualquier forma esta perspectiva es parte fundamental de la
supervivencia de las organizaciones.
B) Operaciones: parte medular de las
organizaciones, donde obtenemos el producto, de acuerdo a como el cliente lo
solicito, sin su ejecución la empresa no existe, el establecimiento de estos
objetivos es fundamental.
C) Servicio post-venta: se puede decir
que es la última actividad que se realiza en la relación Cliente-empresa para
un pedido determinado, es garantía de que al cliente se le entrega el producto
de acuerdo a lo solicitado, mejora la relación cliente-empresa, además sirve de
insumo para
A)
Tecnología y Sistemas de Información: se
especifica con que proceso productivo se trabajará, automatizaciones a través
de sistemas de información que finalmente mejorarán el flujo de información
hasta el nivel de toma de decisiones.
B)
Clima Organizacional y Motivación: aspecto
fundamental para involucrar a todos los integrantes de una empresa con la
misión y visión de la misma, definiendo las acciones que tengan como norte
hacer que cada trabajador se sienta satisfecho con el trabajo que realiza,
desde cualquier punto de vista: económico, social, empresarial, un clima
organizacional adecuado promueve el trabajo de en equipo para lograr los
objetivos trazados.
Un Clima Organizacional
permite entre otras cosas que se puedan realizar las Delegaciones de
Responsabilidad y Autoridad necesarias, donde entran en juego aspectos como:
establecimiento formal de la estructura organizativa, descripciones de cargo,
políticas salariales, programas de entrenamiento, etc.
Para la definición de los
objetivos para las Perspectivas del cuadro de Mando gerencial y elaboración del
Mapa Estratégico para
Perspectivas
para el Departamento Normas y Procedimientos:
a)
Clientes:
v
Garantizar la atención adecuada en oportunidad y calidad a los Usuarios que
reciben el servicio.
v
Lograr la integración del usuario con la
metodología utilizada en la elaboración de los proyectos.
v
Posicionarse en un lugar privilegiado dentro de
las unidades de servicio de la empresa, racionalizando sus procesos de forma
adecuada.
b)
Procesos Internos:
v
Asegurar la planificación y ejecución de los
proyectos en los tiempos adecuados, con el personal de la unidad, Usuarios
Involucrados, todo de acuerdo con
v
Implementar la consecución de los proyectos en el
ámbito de todas fases: elaboración, revisión, aprobación, implantación y
seguimiento.
c)
Aprendizaje y Crecimiento:
v
Integrar el personal de la unidad en la
planificación de los proyectos, conformar un Equipo de Trabajo.
v
Lograr que el personal se involucre directamente
en la gestión de la unidad.
v
Garantizar el entrenamiento en las herramientas
que cada trabajador requiera, según su nivel y proyectos a desarrollar.
v
Adecuar las herramientas tecnológicas a las nuevas
actualizaciones, considerando inclusive los requerimientos.
d)
Financieras:
Aunque las perspectivas
financieras dentro de este cuadro de mando gerencial no son prioridad, si es importante
señalar algunos objetivos, que responden a
v
Lograr eliminar el sobretiempo,
sin que sea penalizado la consecución de los proyectos.
v
Racionalizar y cuidar los recursos asignados
por la empresa, como: computadores,
mobiliario en general, papel, etc.
Nota:
Para
4.-Elaboración
del Mapa Estratégico
La definición de las perspectivas
preparadas en el punto anterior, permiten un enfoque global del sistema
empresarial, por supuesto ninguna de ellas actúa de forma independiente, están
enlazadas unas con otras, por ende los resultados de una son afectados por los
resultados de las demás. La elaboración del Mapa estratégico presenta las
relaciones causales en
Mapa Estrátegico
5.-Elaboración
del Plan de Acción
El
Plan de Acción se puede definir cono “el conjunto de actividades para cumplir la
meta”, es el instrumento que finalmente se utiliza para recolectar los valores
encontrados en los resultado de las operaciones que se realizados en un
determinado período, para un determinado proceso susceptible de medir, que la
organización lo considera crítico y decidió controlarlo.
Su
estructura refleja los siguientes campos: Objetivo, Meta, Indicador Actual,
Indicador Esperado, Plan de Acción, Responsables.
Para
explicar sobre ellos, se puede decir:
1 Objetivo:
Constituye
el logro al que una organización quiere llegar, pero sin fecha de realización y
sin cuantificación, es una declaración amplia de algún logro.
2 Meta:
En
contraposición al Objetivo
3 Indicador Actual/ Indicador Esperado:
Se
considera al Indicador como la medida que se realiza al cumplimiento de
las actividades que se han detallado en las metas, fíjense que siendo estos
valores, prácticamente los últimos en la cadena, en mi opinión son los más
importantes, ninguna organización sobrevive sin información valedera sobre la
tendencia en el comportamiento de las variables que la afectan, y son los
indicadores los que nos dan este tipo de información.
Son solo
valores que se consideran “información” y no “dato”, por las implicaciones de
tenerlos disponibles, la oportunidad para encaminar las acciones que permitan
no sólo conseguir las metas, sino los objetivos de los que estas metas forman
parte.
El
Indicador Actual dice la medida real, pero este valor como tal debe tener un
punto de comparación para saber que tan bien o tan mal se está, con referencia
al logro de los objetivos propuestos; esé punto o
valor de comparación se tiene con el Indicador Esperado.
Existen
diferentes tipos de indicadores, el establecer uno u otro, va a depender de las
características particulares de las organizaciones, de cómo establezcan sus
sistemas de control, lo que si es verdad es que el establecimiento de los
indicadores debe hacerse solo para aquellos puntos verdaderamente críticos, que
no se pueden medir a través de otros, es decir, se puede dejar de establecer
indicadores para aquellas actividades que van dentro de otra actividad a la que
previamente se le estableció una medición.
Para
la definición de estos indicadores se deben considerar ciertos aspectos, que
permiten un levantamiento adecuado, en el cual los involucrados se sientan
identificados y contribuyan al logro de los mismos; está demostrado que no se
logra nada, aún teniendo el máximo de recursos disponibles si los que
participan en el proceso, no están ligados estrechamiento a los valores a
conseguir, si un planificación se ha hecho sobre metas inalcanzables los
resultados siempre estarán fuera de los valores esperados, es más pueden llegar
a estar fuera de cualquier rango de gestión.
4.-Plan de Acción:
En esta
campos e describen las actividades que se tiene que desarrollar una vez que se tiene
los valor del Indicador Actual y se ha realizado la comparación con el valor
del Indicador Esperado, para poder determinar el tipo de desviación, en caso de
que la hubiere es imprescindible determinar si la desviación es positiva o
negativa.
En caso de
ser positiva se debe analizar de forma detallada, puede ser que simplemente se
haya subestimado el valor esperado, en caso de ser negativa igualmente se debe
detallar para determinar las causas puede ser que el valor esperado se haya
sobreestimado o sencillamente las actividades no se están haciendo como debe
ser.
En todo
caso, es en este campo “Plan de Acción” donde se van a describir las
actividades a realizar para enfilarse al logro de los objetivos propuestos.
5.-Responsables:
Este aspecto es bien importante, es parte de lo
señalado en el punto 3 sobre los indicadores y su establecimiento, es decir, la
relevancia que tiene el hecho de que el personal que ejecuta las accione se
sienta identificado con la planificación, parte de esto es definir quien es el
responsable de cada meta, de las acciones a seguir.
Todo esto, por supuesto, sin seguir la forma
impositiva, debe ser cauteloso, los involucrados saben que es un lineamiento,
pero con un norte definitivo, convencidos de la razón o razones a las que obedecen
estos lineamientos, con la debida oportunidad para plantear ajustes cuando sean
necesarios.
El Plan de Acción, se puede decir, que es el
resultado de hacer realizado una Planificación Estratégica, fundamental para
las organizaciones que tienen un norte definido, actualmente existen sistemas
de calidad que obligan a ejecutar estas previsiones en pro de un mejoramiento
continuo, en pro de un sobrevivir, poder reducir la incertidumbre. Entre estos
sistemas de calidad podemos nombrar: calidad Total, Certificación ISO-9000,
CGV-Excelencia de Gestión (aplicada solo al grupo de
PLAN
DE ACCIÓN
Departamento
Normas y Procedimientos-CVG-venalum
|
OBJETIVO |
META |
INDICADOR
ACTUAL |
INDICADOR
ESPERADO |
PLAN DE
ACCIÓN |
RESPONSABLE |
Perspectiva Cliente
Garantizar
la atención adecuada en oportunidad y calidad a los usuarios que reciben el servicio. |
Lograr
atender el 100 % de las Solicitudes de Asistencia Técnica emitidas
mensualmente. |
Porcentaje
de Atención a Solicitudes de Asistencia: 60 |
Porcentaje
de Atención a Solicitudes de Asistencia: 100 |
-Revisar
cada solicitud de Asistencia Técnica que se recibe, si es de realización
inmediata asignar Analista, de lo contrario dar respuesta sobre acciones a
seguir al usuario. |
Jefe de
la Unidad. |
|
Perspectiva Procesos Internos Asegurar
la planificación y ejecución de los proyectos |
Alcanzar
un Plan de Trabajo que se ejecute en los tiempos previstos, adecuado a las
necesidades de la empresa y a los recursos disponibles. |
Ejecución
del Plan con una desviación del 70% sobre los tiempos previstos, y con
generación de pago de sobretiempo. |
Ejecución
del Plan con una desviación 0% sobre los tiempos previstos. |
Elaborar
el Plan de Trabajo en Project, según necesidades de la empresa tiempos y
recursos disponibles. Controlar
la ejecución del Plan de Trabajo, tomando los correctivos necesarios. |
Jefe de
la Unidad |
|
Perspectiva Aprendizaje y
Crecimiento Integrar
al personal con la planificación, conformar un equipo de trabajo. |
Lograr
que todo el personal de |
% de
Participación del Personal de la unidad en la elaboración del Plan de
Trabajo= 0 Conformación
de Equipos de Trabajo= 0% |
% de Participación
del Personal de la unidad en la elaboración del Plan de Trabajo= 90 Conformación
de Equipos de Trabajo= 100% |
Realizar
jornadas de trabajo para definir, entre todos, los tiempos de ejecución de
cada uno de los proyectos, según los recursos disponibles. Conformar
Equipos de Trabajo, por áreas de ejecución. |
Jefe de
|
Perspectiva Finanzas
Lograr
eliminar el sobretiempo, sin penalizar la
consecución de los proyectos. |
Minimizar
el sobretiempo de la unidad, |
Sobretiempo=30 %
del total de horas normales trabajadas. |
Sobretiempo=5 %
del total de horas normales trabajadas. |
Controlar
la ejecución de los Planes de Trabajo semanalmente y tomar los correctivos
necesarios antes de que se genere el sobretiempo. |
Jefe de
|
6.-Implementación
del Cuadro de Mando Integral o etapa de Socialización.
La etapa
de Socialización de Cuadro de Mando Integral, debe seguir considerar los
siguientes aspectos:
- Informarles sobre el resultado del análisis:
Es
trasmitir la situación encontrada en el Análisis FODA (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
Indicar
señores así es como estamos, esto es lo positivo, esto es lo mejorable, para
que cada quien se ubique en el cuadrante que le corresponde, es importante que
la presentación se realice adecuadamente, de tal forma que no se afecte a las
personas, hacerlo sencillo, que se entienda que el objetivo es mejorar, no
buscar culpables, ni ataque a nadie, al contrario estimular la mejora continua.
- Compartir el Cuadro de Mando Integral:
Presentar
la propuesta del Cuadro de Mando Gerencial, detallar cada perspectiva, explicar
los objetivos con sus respectivas relaciones causales, de tal forma que el personal
entienda que para lograr las metas propuestas se requiere de un trabajo en
equipo, que no hay trabajo aislado que arroje resultados positivos.
- Compartir el Plan de Acción:
Hacer del
conocimiento de todos los trabajadores cuales son las acciones que se deben
seguir para conseguir los objetivos planteados en el cuadro de mando gerencial,
enfatizando en los indicadores establecidos para medir los resultados de las
actividades propuestas, diferenciado, cuando sea posible, los valores de los
indicadores actuales y los indicadores esperados, con los tiempos y
responsables de medición respectivos.
- Anticipar el éxito:
Esto es
ser positivo, entusiasta, aspecto sencillo cuando el Cuadro de Mando Integral
se ha construido sobre un base verdadera, alcanzable, donde se considerando
recursos factibles de acceder con oportunidad y calidad.
El norte
a seguir es percibido según la forma en que se presente, si las proyecciones
son establecidas con principios de sinceridad, claridad, contando con todos los
recursos necesarios, con seguridad todos los involucrados se verán
comprometidos a trabajar con fuerza y entusiasmo por el logro de los objetivos
propuestos.
- Alinear a todos los integrantes de la
empresa.
Esta
premisa señala que todos los integrantes de la organización deben conocer de
forma igual el norte al que se quiere llegar, la idea es que la comunicación
debe ser para todos los involucrados, formar un Gran Equipo para una Gran
Propósito.
Es vital
que todas las premisas relacionadas sean comunicadas a cada uno de los
involucrados y más que comunicadas es importante que se garantice que el
material sea perfectamente entendido y aceptado, para que esto suceda lo más
conveniente es que cada uno de los miembros de la comunidad a quienes se dirige
la información sienta las actividades como suyas, para ello se debe entre otras
cosas presentarles el material con la característica de que ellos puedan
participar cuando lo deseen y que se les brinde la posibilidad de proponer
ajustes.
La
comprensión a la que se refiere el párrafo anterior es la que va a inducir en
todos los trabajadores tener un marco referencial diferente y que va a
conllevar a un cambio en la cultura para lograr los objetivos planteados en
cada una de las estrategias, también permitir dar un vuelco a las formas de
hacer las cosas, enfocando el logro de los valores esperados en cada uno de los
indicadores establecidos.
Hay que
tener bien claro que el Recurso Humano es la parte más importante de cualquier
organización, hasta el punto de que las nuevas tendencias han dado por
considerarlo como el Activo Principal, si el Recurso Humano no está involucrado
con el Cuadro de Mando Gerencial propuesto no se lograrán los resultados
esperados, la idea principal es que todos manejen el tema de igual forma, dándoles
la misma información, en lenguaje sencillo, de acuerdo al nivel al que sea
dirigido.
Se
puede resumir diciendo que la situación de implantación del Cuadro de Mando
Integral es muy sencilla: Sino se hace bien se el éxito no se puede esperar,
simplemente se perdió el tiempo haciendo análisis FODA, creando objetivos para
cada una de las perspectivas.
Una
Vez acordados los objetivos a perseguir en cada una de las perspectivas:
Cliente, Procesos Intensos, Aprendizaje y Crecimiento, y Financiera, es
necesario prepararse para su implementación. Esta preparación involucra un
proceso de SOCIALIZACIÓN, que está relacionado directamente con la comunicación
del nuevo proceso a los todos los que afecta.
Para
la implementación del Cuadro de Mando Integral en el Departamento Normas y
Procedimientos se proponen las siguientes acciones:
1.-Realizar
reuniones con el personal para informarles sobre el Cuadro de Mando Integral a
ejecutar:
Estas
reuniones se llevarán a cabo con dos niveles de detalle diferentes, según el
personal a quien se dirija, a saber:
- Nivel Gerencia,
Jefe de División y Jefe de Departamento:
Esta
reunión es simplemente una formalidad, ya que las personas a quienes está
dirigida son quienes finalmente dieron el visto bueno al resultado del Análisis
FODA, Mapa Estratégico y Plan de Acción.
- Nivel Jefe de
Departamento y Analistas de Normas y Procedimientos:
Esta
reunión debe realizarse tipo Taller, donde:
-
Inicialmente se hable sobre el origen de todo el proceso,
de cómo se llego al resultado del Análisis FODA, explicando de forma detallado
dicho resultado.
-
Presentación de la propuesta del Cuadro de Mando
Integral propuesto para mejorar la situación encontrada en el análisis FODA. La
presentación debe hacerse reflexionando en cada uno de los objetivos y sus
relaciones causales, dando oportunidad a que cada Analista exprese su opinión.
-
Presentación del Plan de Acción, en este punto
debe hacerse énfasis en los nuevos indicadores, su significado, beneficios, responsables,
detallando como afecta el desarrollo de los proyectos de normas y
procedimientos.
-
Como último punto de esta reunión, pero no por eso
el menos importante, tenemos el entusiasmo que el expositor está obligado a
transmitir a cada analista, la motivación, debe lograrse la visualización de
las nuevas metas como premisas para mejorar el desarrollo de las actividades
que se realizan en la unidad; que no se vea como simple cambio en el Control de Gestión, esto
no es lo que persigue el Balance Score Card.
2.-Posteriormente se realizarán reuniones de seguimiento
mensuales para cuantificar el valor de los indicadores, donde cada uno exponga
sus avances y dificultades, cuando las haya, de tal forma que todo el EQUIPO DE
TRABAJO, conozca de la situación general de avance, y se puedan tomar las
medidas oportunas.
Lo anterior, sin menoscabo de las reuniones que normalmente se
realizan durante el desarrollo de los proyectos de Normas y procedimientos, con
los analistas asignados a cada proyecto.
3.-Propuesta
de reconocimiento al logro de las metas propuestas, a través de un
reconocimiento en papel, un día libre, aún no se ha definido.
4.-Publicación del Cuadro de Mando Integral, en la cartelera
de
5.-Finalmente, es importante señalar que el proceso de Mejora
Continua se considerará, a los efectos de incorporar las actividades que sean
necesarias para ejecutar el Cuadro de Mando Integral propuesto.
6.-Divulgar la información referenciada, a todos los usuarios
de la empresa, a fin de que estén al tanto y apunten hacia el logro de los
objetivos propuestos, pues de su participación depende en gran parte su logro, en
calidad y oportunidad.
