Propuesta para el manejo de
Los Archivos de una Organización
Realizado Por: Carmen Soraya Hernández
S.
Manejo actual de 4
procesos para la reserva de cubículos a Profesores,
Investigadores y Estudiantes
Reserva de Cubículos:
- El Profesor, investigador o
estudiante envía una carta a la Dirección de la Biblioteca, solicitando la asignación de un
cubículo, incluyendo sus datos personales, el departamento donde está
adscrito, motivo y período que abarca dicha solicitud.
- Esta solicitud es recibida por la Dirección
de la Biblioteca y enviada al Dpto. de Salas y Colecciones, para ser revisado en agenda la
disponibilidad del cubículo.
- Una vez confirmado se envía la
respuesta a la Dirección de la Biblioteca
- La Dirección de la Biblioteca informa
al profesor sobre la aprobación o desaprobación de la solicitud.
SUGERENCIA DEL MANEJO
AUTOMATIZADO
1.
Se deben realizar las normas y
procedimientos para la prestación del servicio, con capacidad de respuesta en
corto tiempo.
2.
Debe existir a través de la
página Web de la Biblioteca un link, que permita llenar un formato de solicitud
de cubículo, el cual llega directamente al Dpto. de Salas y Colecciones. Este formato incluye:
Nombre, Departamento, motivo de
la solicitud, período que abarca dicha solicitud, teléfono y dirección
electrónica.
3.
El Dpto. de Salas y
Colecciones, revisa en la Base de Datos creada, la disponibilidad del cubículo.
4.
Una vez revisado envía correo
de respuesta al solicitante informando sobre la disponibilidad y aprobación de
su solicitud.
DATOS NECESARIOS PARA LA
AUTOMATIZACION
El envío de este formulario va directamente a una base de
datos, suplantando el trámite a través de carta de solicitudes.
La Biblioteca Central podrá desde esta base de datos,
realizar las estadísticas del uso de cubículos:
Por Departamento
Por Solicitante
Por Período