El origen de la burocracia puede atribuírsele a los cambios religiosos sucedidos luego del renacimiento. El sistema imperante de producción eminentemente capitalista y racional originó un conjunto de normas sociales y morales que fueron denominadas “Ética Protestante”. Weber se dio cuenta que el capitalismo y las ciencias modernas darían cabida a una tercera forma de racionalidad, la burocracia. Las tres constituyen formas de racionalidad y serían el producto de esos cambios religiosos ocurridos en un principio en lo los países protestantes (Inglaterra y Holanda).

La Teoría Burocrática es inmediatamente posterior a la Teoría Clásica y la Teoría de las Relaciones Humanas. Tiene como punto de partida la necesidad de generalizar y estandarizar el funcionamiento de las organizaciones, alejándose de los extremos totalmente opuestos contemplado por las teorías anteriores. Por un lado la Teoría Clásica con suposiciones extremadamente negativas en cuanto a la naturaleza humana, que le hacen fijar una posición de total centralización del poder, el cual administra recursos, toma decisiones y en general es responsable del funcionamiento de la organización y que, utiliza como vehículo para el logro de los objetivos la coacción, el castigo y la recompensa. Y por el otro lado, la Teoría de las Relaciones Humanas quien considera al hombre como el máximo patrimonio de una organización, el cual debía ser tratado tomando en cuenta su propia naturaleza, sin imposiciones sino más bien usando la motivación como estímulo, promoviendo la autoevaluación, la administración participativa y por ende la descentralización.

Weber consideró entonces la burocracia no como un sistema social, sino como un tipo de organización basada en el poder, un poder suficiente que fuese capaz de garantizar la funcionalidad y la eficacia de dicha organización y su estructura. Este basamento implica la fuerza y la imposición de normas por parte de una autoridad o ente de poder, que tienen como objetivo imponer una voluntad. En tal sentido, el poder es un punto focal dentro de la teoría burocrática de Weber, y esto lo ha llevado a ha definir 3 tipos de poder o autoridad, los cuales dejan claro su concepción de organización. Estos tipos de poderes son: El Tradicional, donde predominan las características patriarcales y patrimonialistas; El Carismático, donde predominan las características personales que atraen seguidores; y El Legal o Burocrático, donde predominan las normas impersonales y las estructuras de jerarquía.

En la organización burocrática planteada por Weber resalta el carácter racional, el cual había tratado de implementarse en la Teoría Clásica pero no de un modo relevante, limitándose a la mecanización de procesos y actividades de la organización. Para la burocracia es fundamental que la racionalidad se sustente en reglas escritas e impersonales que se cumplan y controlen dentro de una estructura jerárquica de poder y legitimidad que surge de la competencia y la especialización de quienes participan en la organización. Se distinguen entonces elementos claves dentro de esta Teoría Burocrática como los son: la autoridad, el poder, la jerarquía, la disciplina, el orden y el control.

Al final de su concepción, un ideal de burocracia según Weber debía contener las siguientes características:

El pensamiento de Weber referente a la burocracia partía de hecho de que transformaría a las organizaciones en entes mas eficientes y eficaces, garantizando rapidez, racionalidad, homogeneidad en la interpretación de las normas, estandarización de las decisiones, y por otro lado una disminución de los desacuerdos, las discriminaciones y de la subjetividad; todo esto con el propósito más importante, el cumplimiento de los objetivos planteados por la organización.

Se pretende neutralizar y/o minimizar las consecuencias que pudieran generarse por influencias externas a la organización y centrar la atención en el desarrollo y desenvolvimiento de las actividades internas. En una forma detallada las características que deben ser relevantes para una organización burocrática son:

El Carácter Legal de las Normas y Reglas:

Una organización debe basarse en una especia de Legislación propia, que sea capaz de definir con anticipación como deberá funcionar dicha organización. Este sistema normativo debe ser establecido previo al inicio de operaciones de la organización y debe estar documentado (por escrito).

El Carácter Formal de las Comunicaciones:

Toda acción y/o procedimiento que implique comunicación bien sea entre empleados de la misma jerarquía, entre superiores y subordinados, o viceversa, deberá ser documentado según los mecanismos que la organización halla estipulado para tales fines, con el objetivo de guardar evidencia y darle el carácter formal a dicha comunicación.

El Carácter Racional de la División del Trabajo:

La organización debe realizar una división racional del trabajo en función de los objetivos que desea alcanzar. Una división sistemática del trabajo, las obligaciones, los deberes, los derechos y del poder, estableciendo claramente las atribuciones de cada quien, los medios de obligatoriedad y las condiciones necesarias para su aplicación. Esta división se traducirá en eficacia.

El Carácter Impersonal de las Relaciones:

La distribución de las actividades y funciones se realiza en función de los cargos o posiciones que se han definido dentro de la estructura jerárquica de la organización y no en función de las personas que ocupan dichos cargos o posiciones. Esto define el carácter impersonal de las relaciones, ya que no importa quién ejecute determinada acción, sino de que nivel o cargo proviene la acción.

El Carácter Jerárquico de la Autoridad:

La organización debe fijar y establecer los escalones de autoridad que van a definir su estructura jerárquica. Una jerarquía implica que de una orden emanada por un nivel superior, se deriva automáticamente una subordinación del nivel inferior. El grado de autoridad se corresponderá a las diversas categorías o escalafones que se hallan definido dentro de la organización. A mayor nivel de jerarquía, mayor grado de autoridad.

El Carácter Estandarizado de Rutinas y Procedimientos:

La disciplina en el desempeño del trabajo será garantizada por un sistema de normas y reglas que ayudan a los empleados y trabajadores en general a cumplir con los requisitos especificados por la organización para su cargo o nivel. Con esto se pretende obtener una productividad máxima.

El Carácter Meritocrático de la Competencia Técnica:

Dentro de la organización las posibilidades de ascenso y progreso de los empleados deberán basarse en el mérito y las capacidades técnicas de los mismos, y bajo ningún punto de vista en preferencias personales. La contratación, transferencia y/o promoción de cualquier empleado deberá realizarse bajo estos mismos criterios, los cuales deberán ser válidos en toda la organización. La meritocrácia implica el establecimiento de criterios de valorización, clasificación, nivel de competencia, mérito y capacidad.

La Especialización:

En la organización debe existir una clara separación de la administración y la propiedad. El administrador o director de la organización no es necesariamente el dueño o mayor accionista de la misma. Quien dirige o administra es un profesional especializado y preparado para realizar tal función. Se debe establecer una clara separación entre rendimientos y beneficios. Así se evita que intereses personales afecten la conducción de la organización. Si el administrador es un empleado, éste no podrá vender o comprar partes y/o acciones de la organización, no podrá heredar el cargo o puesto, y en general no podrá incluir ningún activo de la organización como patrimonio personal, garantizando un desempeño neutral de su actividad.

La Profesionalización:

Cada empleado de la organización es un profesional porque cumple con determinadas características como que es un especialista, es asalariado, ocupa un cargo, es nombrado o designado por un superior jerárquico, su cargo es por tiempo determinado, hace carrera dentro de la organización, no tiene la propiedad de lo medios de producción y ni de la administración, es fiel al cargo y se identifica con los objetivos de la empresa. Las organizaciones deben tender a ser dirigidas cada vez más por administradores profesionales.

La Previsión del Funcionamiento:

La organización debe prever el comportamiento de sus miembros, estableciendo los mecanismos necesarios para controlar las situaciones que se presenten como adversas y aprovechar al máximo las situaciones favorables.

El mismo Weber notó que un sistema burocrático era vulnerable cuando era sometido a presiones externas que no habían sido contempladas, lo cual impla que deban tomarse decisiones distintas a las preestablecidas en las normas de la organización, lo cual debilita el compromiso de los subordinados con estás normas. Además la capacidad de subordinación exige un nivel de renuncia que es difícil de mantener. La organización burocrática tiende a deshacerse para tomar hacia extremos más naturales, con menos impersonalidad.

La Teoría Burocrática se basa en situaciones previstas, pero al producirse consecuencias inesperadas la organización tiende a la ineficacia. Tal fue el planteamiento de Merton (1978), según el cual la mayoría de las desventajas de esta teoría son consecuencia de la interacción y desenvolvimiento humano en contraposición con lo preestablecido de la burocracia. Mientras Weber resume las actuaciones y funcionamiento de una organización bajo una previsibilidad de consecuencias y resultados para conseguir una mayor eficacia, Merton establece que siempre van a existir consecuencias impredecibles, a las cuales un sistema burocrático no podrá responder con la efectividad requerida, y a tales consecuencias se les ha denominado disfunciones de la burocracia.

Tales disfunciones como ya se ha dicho, tienen una estrecha relación con las actuaciones naturales del ser humano y podrían resumirse en:

• Una internalización y apego exagerado a las normas y reglas. En este sentido las normas y reglas pasan de ser el medio para lograr objetivos a ser el objetivo mismo. Los empleados pierden la perspectiva de lo que significa flexibilidad, que a fin de cuenta es una de las características principales del comportamiento racional.

• Un exceso de papeleo y formalismo. La necesidad de controlar y evidenciar toda actividad hace que se generen un exagerado número de papeles, convirtiéndose así en una de las desventajas por excelencia de la burocracia.

• Una resistencia al cambio. La estandarización generalizada de las actividades y procedimientos genera situaciones de inestabilidad al trabajador al momento de realizar cambios en su rutina habitual. La resistencia al cambio se vuelve un mecanismo de defensa natural frente a una situación que altera el desarrollo tranquilo y mecanizado de desempeño laboral. Ahora bien, esta situación tiende a impedir que se realicen mejoras en los procesos y por ende, optimización del trabajo.

• La impersonalización de las relaciones. Se pierde el carácter personal de las relaciones entre empleados, se ven los compañeros de trabajo como simples miembros de la organización, con los cuales se establece comunicación a través de los mecanismos formales que la organización ha destinado para tales fines.

• Una categorización de las decisiones. Como las organizaciones burocráticas obedecen a un estricto nivel jerárquico, lo cual implica una rígido sistema de autoridad, muchas decisiones son tomadas por niveles superiores a la localización del problema sin tomar en cuenta que tal vez quien decide no esté lo suficientemente al tanto de los detalles y pormenores de la situación, pero su nivel de autoridad le otorga también el poder de decisión.

• Una súper conformidad a los procedimientos y rutinas. La rutina de los procedimientos llega a ser absoluta y sagrada para los empleados quienes comienzan a trabajar en función a las normas y reglas de la organización en vez de hacerlo en función de los objetivos de la organización.

• Una exhibición marcada de los niveles de autoridad. Se identifica a las personas no por su individualidad y/o personalidad, sino por el rango posición que ocupa dentro de la organización.

• Una dificultad marcada en la atención al cliente. Esto se traduce en conflictos constantes con el público debido a que los empleados trabajan volcados hacia el interior de la organización, además lo hacen en función de patrones preestablecidos y cuando algún cliente presenta una queja, se le tipifica y trata de colocarse dentro de un estándar, pero la mayoría de las veces el cliente requiere de una atención personalizada la cual termina por no recibir con lo que se siente insatisfecho y crea presiones que amenazan la estabilidad de la organización.

En términos generales se puede decir que la Teoría Burocrática no es tan simple en su aplicación y que por el contrario existen factores muy complejos que intervienen en el desarrollo de cualquier proceso organizacional, estos factores pueden ser internos y externos a la organización, éstos últimos generan situaciones de inestabilidad e ineficiencia que no pueden ser controlados porque en su mayoría no pueden ser previsibles.