| Como armar una buena presentaci�n Abusar de los recursos que ofrecen los programas de presentaciones puede ser la mejor manera de llevar una exposici�n al fracaso. Los programas de presentaciones, como Microsoft PowerPoint y Corel Presentations, son la mano derecha de las personas que necesitan crear apoyos audiovisuales para acompa�ar sus exposiciones, sobre todo en los ambientes corporativo y acad�mico. Cada versi�n que sale al mercado ofrece nuevas caracter�sticas que permiten crear presentaciones cada vez m�s din�micas y profesionales: efectos especiales, transiciones y animaciones; la posibilidad de incluir enlaces de hipertexto, audio y video, y la interacci�n con otros programas, como procesadores de palabras y hojas de c�lculo. Sin embargo, muchas personas abusan de estos recursos y tratan de acomodarlos todos, a las malas, en una sola diapositiva. El resultado: im�genes y textos incomprensibles, una audiencia aburrida y un mensaje que no llega a los destinatarios� al menos, no de manera clara y efectiva. Es un verdadero desperdicio, pues el objetivo de las presentaciones es lograr que el p�blico capte mejor lo que se le quiere decir. Seg�n estudios citados por la divisi�n de tecnolog�as de la informaci�n de la Universidad de Wisconsin, las personas retienen mucho m�s f�cilmente la informaci�n que ven que la que escuchan, y mucho m�s todav�a la que ven y escuchan al mismo tiempo. Para evitar errores comunes y lograr que sus exposiciones sean claras y eficientes, tenga en cuenta los siguientes puntos, que han sido tomados de gu�as especializadas creadas por profesionales en la materia (*). Antes de empezar Recuerde que el programa de presentaciones es un apoyo para su exposici�n. Por eso, antes de empezar a �botar informaci�n a la loca� en su computador, defina muy bien estos aspectos: 1. Identifique su audiencia y defina su objetivo: no es lo mismo presentarle el balance de su compa��a a los miembros de la junta directiva que a un posible inversionista. En el primer caso se trata de un informe, mientras que en el segundo su intenci�n es vender la imagen de la empresa. El contenido y la forma de su presentaci�n pueden variar dependiendo del p�blico. 2. Defina una estructura: esto le ayudar� a que su presentaci�n tenga continuidad, sin saltos que confundan a su audiencia y �peor todav�a� a usted. Vale la pena que haga un diagrama que le sirva de columna vertebral. El dise�o general El protagonista de su presentaci�n es el contenido, de manera que el dise�o debe estar orientado a destacarlo de la mejor manera posible, no a hacer m�s dif�cil su comprensi�n. Por eso, tenga en cuenta: 1. Mantenga la identidad: procure que su presentaci�n tenga elementos comunes de principio a fin, que le den coherencia gr�fica. Es buena idea utilizar un fondo general para todas las diapositivas, el logo de su compa��a en una esquina y colores consistentes para elementos que se repitan a lo largo de la exposici�n, como marcos, tablas o simplemente l�neas. 2. Buen contraste: utilice fondos que no entorpezcan la lectura del texto y de las im�genes, combinados con tipos de letra f�ciles de leer y de buen tama�o. Los especialistas recomiendan tonos claros pastel para el fondo y letras oscuras. 3. Interesante, pero sobrio: use efectos especiales, pero no abuse de ellos. Im�genes que dan vueltas o frases cuyas palabras aparecen una por una suelen distraer a la gente y hacerle perder inter�s, sobre todo si el recurso se repite una y otra vez. Por su parte, las transiciones entre diapositivas deben ser consistentes con la estructura de la exposici�n. Por ejemplo, procure usar siempre la misma para saltar de un tema a otro, y otra diferente para moverse entre las diapositivas del mismo tema. 4. Ni color�n ni colorado: no utilice muchos colores, mucho menos si son muy brillantes. Adem�s, evite las combinaciones de colores complementarios, como rojo y verde, caf� y verde, azul y negro, azul y morado� Algunas personas son propensas a mezclarlos y no captan el contenido. 5. Multimedia en miniporciones: utilice videos y sonidos solo cuando sea estrictamente necesario y cuando la informaci�n que contienen forme parte del contenido de la presentaci�n, no para que la exposici�n se vea �m�s bonita�. Las fuentes La tipograf�a juega un papel fundamental en el �xito de sus presentaciones. Debe asegurarse de que todas las personas que asisten a su exposici�n entiendan lo que dicen las diapositivas. 1. Facilite la lectura: los tipos de letra que mejor se entienden son Arial, Tahoma, Verdana, Helv�tica, Times New Roman y Garamond. Algunos expertos aconsejan otras fuentes que tienen una estructura similar o que pertenecen a sus mismas familias. De cualquier manera, es m�s f�cil encontrar las anteriores en cualquier sistema operativo o programa. 2. �Qui�n es qui�n?: cada elemento del texto debe tener una jerarqu�a diferente. Los t�tulos deben ser m�s grandes (entre 30 y 48 puntos) que el texto normal (entre 18 y 28 puntos). Tambi�n es posible utilizar diferentes tipos de letra para cada uno de ellos, pero sin mezclar m�s de tres. Eso s�, utilice la misma fuente siempre que emplee el mismo elemento en diferentes partes de la presentaci�n. 3. Altas y bajas: no escriba grandes bloques de texto en may�sculas, pues son m�s dif�ciles de leer. Las im�genes Los elementos gr�ficos son un buen apoyo para el contenido de la presentaci�n, sobre todo para mostrar informaci�n comparativa o informaci�n que no se pueden describir con palabras. 1. Equilibrio ante todo: las im�genes deben estar bien balanceadas dentro de la presentaci�n con respecto al texto y otros elementos que aparezcan en la diapositiva. No se recomienda usar m�s de dos gr�ficas por diapositiva. 2. Que se vean: el texto de las tablas y otros recursos gr�ficos debe ser legible. Si tiene demasiados elementos que obligan a reducir el tama�o de la letra o de las im�genes, es preferible que utilice solo aquellos que desea destacar y elimine otra informaci�n de contexto. 3. Control de calidad: aseg�rese de que las im�genes que utilice tengan un buen nivel de contraste y brillo, que sean claras y n�tidas. Si por alg�n motivo debe manipularlas, mantenga las proporciones. 4. No sea pesado: utilice un programa de edici�n para reducir el tama�o de las im�genes, de manera que el archivo final no quede muy grande (debe ser de s�lo unos cuantos kiloby tes). El contenido Las presentaciones son para apoyar su exposici�n, no para reemplazarla. Por eso: 1. Solo lo necesario: procure escribir palabras clave o frases que le sirvan a usted como gu�a y al p�blico para identificar la idea central de su charla. Evite oraciones largas o complejas. 2. Al grano: trate de escribir m�ximo siete l�neas de texto en cada diapositiva y m�ximo siete palabras por cada l�nea. Esto, de paso, lo obliga a omitir informaci�n in�til y a utilizar �nicamente lo necesario. 3. Respete las reglas: revise la ortograf�a y la gram�tica de su presentaci�n. La gente suele darle importancia al hecho de encontrar una palabra mal escrita o una frase incoherente. 4. No al plagio: utilice solo contenido sobre el que tenga derechos. Recuerde que el material que encuentra en Internet o el que extrae de otras fuentes puede estar protegido. Es importante citar la fuente de toda la informaci�n de terceros que utilice. �ltimos preparativos Cuando crea que su presentaci�n est� terminada, t�mese el tiempo necesario para verificar que todos los detalles est�n en orden. 1. No improvise: ensaye la exposici�n completamente al menos una vez antes de enfrentarse al p�blico. Si us� enlaces de hipertexto para vincular contenido a otros archivos o aplicaciones, durante este proceso podr� asegurarse de que todos funcionan perfectamente. 2. Mida el tiempo: lo ideal es que se muestren unas 12 diapositivas por cada 10 minutos de presentaci�n. Muy pocas pueden aburrir a la gente y muchas pueden saturarla. Alrededor de un minuto por diapositiva le permite a la audiencia tomar notas tranquilamente sin perder detalles de la charla. 3. Tome precauciones: si no va a ejecutar su presentaci�n directamente desde su PC, aseg�rese de que el equipo que va a usar tenga el software necesario. Algunos programas tienen un visor port�til; es decir, software que permite reproducir las presentaciones en otro computador, as� la aplicaci�n en que se cre� no est� instalada. Sin embargo, suelen tener algunas limitaciones. Adem�s, verifique de que el medio en el que graba su presentaci�n (CD, unidad externa, memoria Flash) se puede leer en el computador donde la va a ejecutar. 4. La presentaci�n no es como la pintan: tenga en cuenta que los colores que usted ve en la pantalla de su computador, especialmente si es un port�til, pueden ser muy diferentes a los que se ven cuando la presentaci�n se proyecta en una pantalla grande. Tenga en cuenta esto durante el dise�o y verif�quelo en el ensayo. Durante la presentaci�n 1. Pres�ntese: ponga su nombre, cargo y dem�s informaci�n de contacto en la primera diapositiva de su presentaci�n. No todo el auditorio est� obligado a conocerlo. 2. Exponga, no lea: evite leer el contenido de las diapositivas. Si hay una cita textual que deba reproducir, h�galo de forma natural dentro de su charla, sin mirar la pantalla o la proyecci�n. 3. �M�reme cuando le hablo!: Mantenga contacto visual con su audiencia en lugar de mirar la pantalla y distraerse con otros elementos. 4. La actitud cuenta: un buen contenido pierde todo el efecto si el expositor no tiene una postura y una actitud adecuada. D�jese inundar por el entusiasmo, as� sienta que est� haciendo el oso� Claro, salvo que est� presentando los resultados de su compa��a a la junta directiva para anunciar la quiebra. * Con informaci�n de: Universidad de Australia, Universidad de Malaspina (Canad�), Universidad de Wisconsin, Universidad de Alabama. |
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