Introducir Funciones y Fórmulas

Fórmulas

Excel posee una gran variedad de fórmulas, desde fórmulas que realicen una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener funciones.

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas.

Lo principal para que funcione una fórmula es establecer correctamente la sintaxis.

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos que componen una fórmula.

Las fórmulas en Excel comienzan siempre con un signo igual (=) seguido de los  operandos (elementos que van a calcularse) y los operadores del cálculo.

Los operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Operándoos: Fecha (31/05/2001), Hora (22:50), Moneda ( $ 25.30)

Porcentaje (48 %), Texto (Curso de excel)

Operadores aritméticos: Suma (+), Resta (-), (o negativo si coloca delante del número, como en –7), Multiplicación (*), División (/), Porcentaje (%)

Operadores de comparación: Igual (=), Mayor que (>), Menor que (<), Mayor o igual que (>=), Menor o igual que (<=),

Distinto (<>)

Operador de texto: Unir, concatenar (&)

Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas por excel que permiten realizar distintos tipos de cálculos.

Las funciones también tienen una determinada sintaxis, comienza con el signo = (como en las fórmulas) luego se coloca el nombre de la función y luego los argumentos.

En este ejemplo se sumará los datos que estén entre las celdas D4 y D10, también lo podemos explicar de la siguiente manera: =D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

Insertar funciones         

Una función se puede escribir directamente en la celda, pero en excel2000 contamos con un asistente para utilizarlas y trabajar más fácil con ellas.

Para  introducir una función en una celda debemos activar la celda donde queremos introducir la función, luego seleccionar el comando Insertar de la barra de menues y luego seleccionar Función, también lo podemos hacer desde la barra de herramientas seleccionando el icono.

En ese momento aparecerá la siguiente ventana. 

En el recuadro Categoría de la función tendremos que elegir a qué categoría pertenece nuestra función. 

En el recuadro Nombre de la función hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.

En la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta.

Cuando encontramos la función deseada hacemos clic en  Aceptar.

Ejemplo

Para que quede este tema un poco más claro, aremos una introducción de función a modo de ejemplo.

Supongamos que un profesor de física quiere saber cuanto tiene que cobrar al finalizar el mes por las clases a uno de sus alumnos (López Pedro), el profesor trabajo 24Hs. al mes y cobra por cada una $9.

Para ello seleccionó la celda donde desea introducir la función (F6), luego realiza cualquiera de los pasos ya explicados para insertar una función, luego de la casilla Categoría de función elige matemáticas y trigonométricas, de la casilla Nombre de función elige Producto, hace clic en aceptar.

Luego se abrirá otra ventana donde ingresará los argumentos, el Nº1 la cantidad de horas trabajadas (D6) y el Nª2 el precio por cada hora (E6) y luego hace clic en aceptar.

En la celda F6 aparecerá el importe a cobrar.

Además del resultado en la celda, en la barra de fórmulas podemos ver la formula de la función que incluimos.

Si el profesor desea calcular lo que debe cobrar de cada uno de los alumnos, no necesita volver a insertar la función, puede copiar la función colocada en la celda (F6) a las celdas siguientes, solo debe seleccionar la celda F6 y colocar el cursor en el extremo derecho la celda, el cursor cambiará de forma (tomará una forma de cruz más angosta) y habrá que hacer clic con el botón izquierdo del mause y arrastrar sin soltar el botón. Cuando soltemos tendremos el total a cobrar de cada alumno.

Ahora si el profesor desea saber cuanto debe cobrar por todos los alumnos, excel tiene una función especial para la ocasión, Autosuma  que se encuentra en la barra de herramientas estándar

Solo debe activar la celda (F9), hacer clic en el icono de autosuma y presionar en el teclado Enter