Intranet

Aumente la eficiencia de su organización, mejorando los procesos, reduciendo costos, facilitando la comunicación entre sus miembros y captando y distribuyendo el conocimiento. Conozca algunos ejemplos de aplicaciones Intranet.

Qué es una Intranet?

Pensemos en una Intranet como en una mini-internet diseñada para ser usada sólo dentro de una empresa, universidad u organización. Es decir, es el uso, dentro de una organización, de tecnologías basadas en la internet para facilitar la comunicación y el acceso a la información de sus miembros. Lo que distingue a una Intranet de la Internet, es que las intranets son privadas.

Lo invitamos a interiorizarse en los objetivos que cumple una Intranet y en como determinar el retorno asociado a la inversión para desarrollarla.

Aplicaciones


Detallamos a continuación algunos posibles usos, en términos de contenido y aplicaciones, de una Intranet en las empresas.

Intranet para recursos humanos
Los departamentos de RRHH han sido algunos de los más entusiastas desarrolladores de aplicaciones para su uso en intranets, principalmente debido a la gran cantidad de procesos basados en papel que pueden ser llevados a cabo en un ambiente web.

Ejemplos de posibles contenidos y aplicaciones:
· Manuales
· Directorio de Teléfonos/E-Mail
· Información interactiva sobre Beneficios
· Encuesta a empleados
· Lista de trabajos/Reclutamiento
· Evaluación postulaciones de candidatos
· Organigramas
· Newsletters
· Entrenamiento a nuevos empleados
· Páginas web personalizadas para empleados

Intranet para el marketing y las ventas
En el extra-competitivo entorno actual, el tener un rápido acceso a la información puede ser crucial para el equipo de marketing y ventas. Puede ser la diferencia entre hacer la venta o darle tiempo al prospecto a buscar en otra parte.
Una intranet considera este tema, proveyendo un entorno donde las descripciones de productos, scripts de ventas, análisis de marketing e investigación están a sólo
un click de distancia.

Ejemplos de posibles contenidos y aplicaciones:
· Demos de productos y scripts
· Listados de precios
· Proyecciones y reportes de venta
· Administración de los contactos de venta
· Investigación de mercado
· Seguimiento ventas
· Prospección
· Comunicados de prensa
· Trabajo colaborativo de los equipos de venta
· Calendarios
· Entrenamiento de equipos usando multimedia
· Investigación de la competencia

Intranet y sistemas de informacion
Muchas aplicaciones están siendo usadas para mejorar los procesos asociados a los sistemas de información. Algunas aplicaciones son usadas para apoyar las necesidades de los empleados y otras se han extendido para su uso con proveedores externos a través de extranets, transformando al área de TI en un centro de utilidades.

Ejemplos de posibles contenidos y aplicaciones:

· Desarrollo y distribución de software y aplicaciones
· Documentación para el usuario
· Soporte técnico y mesa de ayuda (help desk)
· Administración de redes
· Repositorio de información y conocimiento
· Recursos de internet
· Calendarización de recursos
· Políticas y procedimientos de seguridad y técnicos
· Entrenamiento basado en multimedia
· Preguntas más frecuentes,
· Guías para publicar
· Sistemas de comunicación

Intranet ejecutiva o corporativa

Cuando se construye un sistema de información para un ejecutivo, es necesario definir primero la naturaleza de las tareas de los ejecutivos. Podemos dividir los roles del gerente en tres categorías:
1. Roles Interpersonales: Liderazgo, relaciones.
2. Roles Comunicacionales: Monitor, diseminador, vocero
3. Roles Decisionales: Empresario, manejador de conflictos, asignador de recursos, negociador

Las Intranets son muy efectivas en la asistencia al ejecutivo para enfrentar los roles y actividades mencionados anteriormente, así como para comunicarse con los empleados internos y los socios externos.

Ejemplos de posible contenido y aplicaciones:

· Información interna de los departamentos
· Información de los socios externos
· Minutas de reuniones
· Análisis del Mercado accionario/seguimiento de las acciones
· Investigación y análisis de negocios
· Investigación legal e impositiva
· Métricas del negocio
· Calendarios en línea para el seguimiento de las actividades diarias del personal
· Aplicaciones de trabajo colaborativo (groupware) que una empresa puede usar con consultores externos y/o socios estratégicos para colaborar en un producto o proyecto en particular.
· Grupos de discusión privados que los socios estratégicos pueden usar para compartir ideas y discutir planes.
· Sitios personalizados con enlaces, información del clima, tráfico, etc.

Intranet para el servicio al cliente
Esta es un área donde la Intranet se comunica directamente con los clientes. Un buen ejemplo de cómo las Intranets están siendo aprovechadas para el soporte a clientes es el uso que empresas como UPS y FEDEX le dieron a sus sistemas y bases de datos internas de seguimiento de envíos.
Una Intranet o extranet puede permitir que un cliente se ayude asimismo o permite que el personal de soporte pueda encontrar una respuesta más rápidamente. Lejos están los días cuando se dejaba a un cliente en espera mientras se revisaba el kardex.

Ejemplos de posible contenido y aplicaciones:

· Ingreso de información del cliente y actualización
· Ingreso y seguimiento de órdenes
· Información en línea (base de datos sobre clientes, inventarios, etc..)
· Ingreso y seguimiento de consultas y problemas
· Preguntas más frecuentes

Intranet para finanzas
Las áreas de Contabilidad y Finanzas son generadores de información crucial de la organización. Una Intranet contable crea una plataforma centralizada, con estándares abiertos, para la publicación de esa información y un nuevo método interactivo para procesar transacciones, tanto con departamentos internos, empleados o socios externos.
Ejemplos de posible contenido y aplicaciones:

· Cuentas por pagar
· Pago de Remuneraciones
· Reportes financieros
· Políticas y procedimientos
· Presupuestos
· Administración de activos
· Reporte de gastos
· Administración de pólizas de seguros
· Reportes por unidad de negocio y pronósticos

Objetivos

La Intranet tiene los siguientes objetivos:

1. constituirse en un medio de comunicación
2. facilitar el acceso a la información
3. transformarse en un vehículo de capacitación
4. permitir el trabajo colaborativo

Los principales beneficios de la implementación de una Intranet son:

a. facilitar la diseminación de la información, el conocimiento y la capacitación

Un beneficio clave de la tecnología Intranet es la habilidad de entregar información actualizada de manera rápida y a un costo eficiente, a toda la base de usuarios. Una Intranet pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella. Otra característica que vale la pena mencionar, es la consistencia, porque la información es la misma a lo largo y ancho de la empresa.
Al darle a las personas la posibilidad de accesar a tiempo a información crítica, esta tecnología mejora el proceso de toma de decisiones. Es posible organizar y mantener información centralizada o distribuida según se requiera o se facilite para la obtención y actualización.
Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel.

b. enriquecer las comunicaciones y la colaboración

Las tecnologías Intranet, permiten compartir información y conocimientos independientemente de la ubicación. Los grupos multidisciplinarios y multidepartamentales muy en boga, pueden aprovechar los grupos de discusión virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. Con anchos de banda suficientes, es posible realizar teleconferencias con audio y video en tiempo real.

Retorno sobre la Inversión

Calcular el retorno sobre la inversión (RSI) en una Intranet no es una tarea fácil. De hecho, muchos análisis tendientes a determinar el retorno sobre la inversión (RSI) no son posibles dada la naturaleza expansiva y al gran alcance de las intranets. Sin embargo, aunque la medición de un RSI exacto no se posible, si es posible aproximarse a cuantificar el RSI potencial de una intranet.

Cada vez más organizaciones, tanto grandes como PyMes, han comenzado a implementar soluciones que quizás pueden variar en su sofisticación y amplitud, pero que apuntan hacia un mismo objetivo: aumentar la productividad y reducir costos.

En general, el ROI de una intranet puede dividirse en dos grandes categorías: reducir/evitar costos, o aumentar ingresos. Aunque los beneficios por el lado de los ingresos no deben ser descontados, nos concentraremos en el área más obvia y visible que es la reducción o el evitar costos. Éstos pueden, a su vez, ser divididos en dos sub-categorías: ahorros "pesados" y "ahorros "livianos". Existen ahorros "pesados" como resultado de evitar la impresión y distribución de documentos impresos, y ahorros "livianos" derivados de una mejora en el acceso a la información, comunicación, colaboración, toma de decisiones, etc.