คำอธิบายขั้นตอนการดำเนินงานอบรม
1.สำรวจความต้องการในการฝึกอบรมขั้นตอนดังนี้
1.1 จัดทำแบบสำรวจความคิดเห็นสถานประกอบการ
1.2 ส่งแบบสำรวจความคิดเห็นสถานประกอบการไปยังผู้ประกอบการสิ่งทอทางไปรษณีย์และทางโทรสาร
1.3 วิเคราะห์ข้อมูลและสรุปแบบสำรวจความคิดเห็นสถานประกอบการเพื่อนำไปใช้วางแผนหลักสูตรประจำปี
2.ประชุมกับผู้อำนวยการฝ่ายวิชาการในการวางแผนหลักสูตรอบรมประจำปี และแผนประมาณการรายรับ - รายจ่าย
3.ติดต่อประสานงานกับวิทยากรภายนอกเพื่อกำหนดหลักสูตร, เนื้อหาหลักสูตร, กำหนดการอบรม
4.จัดทำแผนฝึกอบรมประจำปี ขั้นตอนดังนี้
4.1 ร่างหลักสูตรอบรมเพื่อจัดทำแผนปีเป็นรูปเล่ม
4.2 จัดพิมพ์เนื้อหาหลักสูตร
4.3
ส่งโรงพิมพ์เพื่อจัดอาร์ตเวิร์คและจัดพิมพ์เป็นรูปเล่ม
5.จัดทำต้นฉบับเอกสารประชาสัมพันธ์แยกเป็นหลักสูตรแต่ละเดือน
6.ดำเนินการประชาสัมพันธ์หลักสูตรแต่ละเดือน
6.1 กรณีประชาสัมพันธ์เป็นแผ่นพับ ขั้นตอนดังนี้
- ส่งต้นฉบับแผ่นพับแก่ร้านถ่ายเอกสาร
- ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาธุรกิจเพื่อจัดทำสติ๊กเกอร์รายชื่อลูกค้า
- ติดสติ๊กเกอร์รายชื่อลูกค้า และ เตรียมจัดส่งทางไปรษณีย์
6.2 กรณีประชาสัมพันธ์เป็น WINFAX ขั้นตอนดังนี้
- ส่งไฟล์ต้นฉบับแผ่นพับแก่เจ้าหน้าที่ฝ่ายพัฒนาธุรกิจเพื่อดำเนินการส่ง WINFAX ให้ลูกค้า
6.3 กรณีประชาสัมพันธ์บนเว็บไซต์ของสถาบันพัฒนาอุตสาหกรรมสิ่งทอ ขั้นตอนดังนี้
- ส่งไฟล์ต้นฉบับแผ่นพับแก่เจ้าหน้าที่ฝ่ายอื่นเพื่อนำดาวน์โหลดขึ้นหน้าเว็บไซต์
7.รับสมัครผู้เข้าอบรมหลักสูตร ขั้นตอนดังนี้
7.1 รับใบสมัครสำรองที่นั่งผู้เข้าอบรมทางโทรสาร
7.2 ลงบันทึกสำรองที่นั่งอบรมในแบบฟอร์มรับจอง
7.3 โทรศัพท์แจ้งยืนยันการได้รับใบสมัครอบรม และทบทวนรายละเอียดต่างๆในใบสมัครอีกครั้ง เช่น
รายชื่อผู้เข้าอบรม, ตำแหน่ง, ประเภทกิจการ, ที่อยู่ในการออกใบกำกับภาษี, ค่าลงทะเบียนที่ต้องโอนล่วงหน้า
7.4 โทรศัพท์แจ้งผู้สำรองที่นั่งอบรม
- กรณีได้รับเงินค่าลงทะเบียนล่วงหน้าทางโทรสารเรียบร้อยแล้ว พร้อมแจ้งกำหนดการอบรม,
วิธีการรับใบกำกับภาษี
- กรณียังไม่ได้รับค่าลงทะเบียนล่วงหน้าจากลูกค้า ก่อนวันอบรมประมาณ 5 วัน
7.5 ประสานงานกับแผนกบัญชีในการออกใบกำกับภาษี
8.จัดทำเอกสารในการเบิกจ่ายเงินสำหรับดำเนินการจัดอบรม ตามรายการดังนี้
8.1 ค่าตอบแทนวิทยากร
8.2 ค่าอาหารเลี้ยงรับรอง
8.3 ค่าจัดทำเอกสารอบรม
8.4 ค่าวัสดุอุปกรณ์ประกอบการอบรม
8.5 ค่าไปรษณีย์ส่งสิ่งตีพิมพ์
9.ติดต่อขอรับต้นฉบับ และแจ้งยืนยันกับวิทยากรก่อนวันจัดอบรมอีกครั้ง ตามรายการดังนี้
9.1 กำหนดการอบรม
9.2 รายชื่อผู้เข้าอบรม
9.3 ต้นฉบับเอกสารประกอบการอบรมสำหรับจัดทำแจกแก่ผู้เข้าอบรม
9.4 โสตทัศนูปกรณ์สำหรับใช้ในการอบรม
10.จัดทำเอกสารต่างๆที่ใช้ในการอบรม ซึ่งจำเป็นต้องจัดเตรียมก่อนการอบรม ดังต่อไปนี้
10.1 เอกสารประกอบการอบรม ( ติดต่อขอต้นฉบับจากวิทยากร)
10.2 กำหนดการอบรม
10.3 รายชื่อผู้เข้าอบรม
10.4 แบบสอบถาม
10.5 วุฒิบัตร
10.6 เอกสารสำหรับลงทะเบียน
11.จัดเตรียมสถานที่ และอุปกรณ์ต่างๆที่ใช้ในการอบรมดังนี้
11.1 โต๊ะ, เก้าอี้ในห้องอบรม
11.2 โต๊ะ, เก้าอี้สำหรับลงทะเบียน
11.3 LCD Projector
11.4 คอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊ค
11.5 เครื่องฉายแผ่นใส
11.6 ไมโครโฟน
11.7 แผ่นใส
11.8 ปากกาเขียนแผ่นใส
11.9 ป้ายชื่อวิทยากร
11.10 แจกันดอกไม้
11.11 เครื่องเล่นวิดีโอ
11.12 เครื่องเล่นวีซีดี
11.13 ป้ายชื่อผู้เข้าอบรม
11.14 ป้ายต้อนรับผู้เข้าอบรม
11.15 ป้ายหลักสูตรติดหน้าห้องอบรม
11.16 อุปกรณ์เครื่องใช้อื่นๆ เช่น กรรไกร, ที่เจาะกระดาษ, ที่เย็บกระดาษ, สก็อตเทป, กระดาษเปล่า
12.ประสานงานกับร้านอาหารเพื่อจัดเลี้ยงรับรองระหว่างอบรม
13.ดำเนินการจัดอบรม
13.1 ดูแลสถานที่สิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ก่อนเริ่มอบรม
13.2 รับลงทะเบียน และแจกเอกสารแก่ผู้เข้าอบรม
13.3 ต้อนรับ และอำนวยความสะดวกแก่วิทยากรตามความเหมาะสม เช่น
- จัดเตรียมอาหาร เครื่องดื่ม
- จัดเตรียมโสตทัศนูปกรณ์ต่างๆ
- ประสานงานช่วยเหลือวิทยากรระหว่างอบรม
- ต้อนรับ ส่งวิทยากร
13.4 อำนวยความสะดวกแก่ผู้เข้าอบรมตลอดการอบรม เช่น
- การใช้บริการสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆภายในสถาบันฯ
- บริการตอบคำถามข้อมูลต่างๆ เช่น หลักสูตรอบรม, ข้อมูลทางด้านสิ่งทอ
13.5 เก็บรวบรวมแบบสอบถาม หลังสิ้นสุดการอบรมหลักสูตร
13.6 ดูแลห้องอบรม และเก็บอุปกรณ์ต่างๆสำหรับใช้ในการอบรมหลังสิ้นสุดการอบรม
14.สรุปประเมินผลการจัดอบรมจากแบบสอบถาม และเก็บเอกสารต่างๆเข้าแฟ้ม
15.จัดทำสรุปรายงานการจัดอบรมหลักสูตรต่างๆ ส่งแก่หน่วยงานต่างๆดังนี้
15.1 สรุปรายงานส่งสำนักงานเศรษฐกิจอุตสาหกรรมทุกเดือน ตามแบบฟอร์มที่กำหนด
15.2 สรุปรายงานผลอบรมประจำเดือนเสนอต่อผู้อำนวยการฝ่ายวิชาการ
15.3 สรุปยอดรายรับและรายจ่ายส่งให้แผนกบัญชี