¿qué es planificar?
Desde un enfoque que entiende a
la planificación como una de las principales funciones de las organizaciones,
la planificación supone la proyección
de metas, basada en métodos apropiados que alejan el concepto de la actuación
intuitiva o experimental.
- Planificar nos ayuda a tomar decisiones.
- En toda organización se toman decisiones por
acción u omisión, y las mismas pueden ser planificadas o no.
Según Stoner,
1996
"Es
el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas
metas"
Ackoff,1981
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de
decidir... antes de que se requiera la acción"
Terry,1987
"Es
el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro
para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales"
ORIGEN DE LA PLANIFICACION
Esta se origina en el momento en que un hombre se planteó
como alcanzar un objetivo, fuese este construir, conquistar un adversario,
desarrollar una política, etc.
(Según el exministro de
planificación Giordani) la planificación tiene su
origen en el año 1918 en la antigua Unión Soviética, basada en la Ley de Justas
Proporciones, como necesaria para intentar organizar y hacer funcionar la
sociedad.
Otras personas creen que la planificación tiene su origen
cuando en el Siglo XVI el Economista Frances François du Noyer
promueve, bajo la base de la planificación organizada y sistemática, la
creación de una empresa comercial bajo el nombre de "Real Compañía
Francesa del Santo Sepulcro de Jerusalén".
La
planificación tiene su origen en la guerra. También se afirma que el primer
texto sobre el particular fue el arte de la guerra del filósofo y militar chino
Sun Tsu escrito hace más de
2500 años.
Nicolás
Maquiavelo en su libro El Príncipe también explica la
necesidad de la planeación para la realización de un buen gobierno.
En la época moderna, al finalizar la segunda guerra
mundial, las empresas comenzaron a darse cuenta de algunos aspectos que no eran
controlables: la incertidumbre, el riesgo, la inestabilidad y un ambiente
cambiante. Surgió, entonces, la necesidad de tener control relativo sobre los
cambios rápidos. Como respuesta a tales circunstancias los gerentes comienzan a
utilizar la planificación (planeación) estratégica. Ya en el Siglo XX se le dio
otra concepción, siempre en la búsqueda de planificar las acciones futuras y
alcanzar lo deseado.
En los últimos años la planificación ha pasado por varias
fases, específicamente hablando, con respecto a la planificación estratégica,
en los 90 se habla de crecimiento rentable, privatización y mercados mundiales.
Para concluir, nos podemos apoyar en una cita de Karl Jasper que
textualmente dice “Cualquier Necesidad
es el Origen de la Planificación”.
¿qué son los Objetivos?
- Los objetivos son
los efectos o resultados que aspiramos
a obtener.
- Son efectos o resultados de nuestra acción.
Son los resultados previstos como consecuencia directa de nuestras
acciones y positivamente valorados.
Importancia
Los objetivos formulados
(escritos) constituyen una guía para la acción.
q
Sientan las bases para un efectivo trabajo de
equipo
q
Permiten aunar y coordinar esfuerzos
q
Orientan la toma de decisiones importantes
q
Son un punto de referencia para evaluar la acción
q
Neutralizan la tendencia al inmediatismo
q
Ayudan a equilibrar decisiones de corto y mediano
plazo.
Otros elementos a tener en cuenta son...
1.
RECURSOS
Los recursos son aquellas cosas
que nos van a permitir desarrollar cada una de las actividades, son el soporte
para las acciones.
·
Los recursos pueden agruparse en: humanos
(integrantes de la comisión), financieros (dinero), materiales
(herramientas, instrumentos de medición, útiles varios).
2.
ACTIVIDADES
Las actividades son las tareas
concretas que hay que hacer. El supuesto es que la realización de las tareas
nos permitirá dar cumplimiento al objetivo que nos propusimos.
3.
El
TIEMPO
Las actividades no se
desarrollan en cualquier momento, sino que deben ser ordenadas definiendo que
es lo primero que hay que hacer y que es lo que sigue. Para ordenar las actividades es necesario
elaborar un cronograma donde se establezca que actividad se hace y cuando
(fecha o momento).
4.
RESPONSABILIDADES
Las actividades deben ser
realizadas por alguien. Es decir se debe definir quien se ocupara de cada una
de las tareas que se definieron, de su realización o de su seguimiento.
5.
FACTORES
EXTERNOS
Son aquellos factores que se
define que no son posibles de ser cambiados a partir del proyecto definido,
pero que tienen incidencia en el plan. Estos factores pueden influir en forma
positiva (posibilitando el plan) o negativa (impiden que se lleve a cabo).
Pasos del proceso de
planificación.
El proceso de planeación incluye cinco pasos
principales (Cortés, 1998):
1) definición de los objetivos
organizacionales
2) determinar donde se está en
relación a los objetivos
3) desarrollar premisas
considerando situaciones futuras
4) identificar y escoger entre
cursos alternativos de acción
5) puesta en marcha de los
planes y evaluar los resultados.
Planificación
y niveles gerenciales.
Los administradores de nivel superior generalmente
invierten más tiempo en la planificación que los administradores de nivel bajo.
Los administradores de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las
operaciones diarias de la organización y, por lo tanto, tienen menos tiempo
para contribuir a la planificación que la alta dirección. Los administradores
de nivel medio usualmente invierten más tiempo en la planeación que los
administradores de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel
superior.
El tipo de planificación realizada por los
administradores también cambia a medida que éstos ascienden en la organización.
Típicamente, los administradores de nivel inferior planean a corto plazo; los
administradores de nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado; y
los administradores de nivel superior planean a un plazo más prolongado. La
experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones
cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe
hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los
administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la
situación organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor
dotados para planificar a largo plazo.
Relación entre la Planificación y el
Control
La planificación proporciona estándares
(indicadores) de control contra los cuales puede medirse el desempeño. Si
existe una desviación significativa entre el desempeño real y el planeado,
puede tomarse una acción correctiva. Un ejemplo claro de los planes empleados
como estándares de control se pueden encontrar en los
presupuestos. Estos presupuestos proporcionan la base para estándares continuos
de control durante todo el año de operaciones. Si el desempeño real no
corresponde estrictamente al desempeño planeado y presupuestado, hace que se
aplique una acción correctiva.
Paradigmas de la
Planificación
Son creencias, sobre las cuales se toman las decisiones
que guiaran la forma en que se organizan los procesos de gestión. Los mismos
pueden ser productivos o no, y es el continuo desarrollo de los modelos de
planificación, los que llevara a la modificación y evolución de los modelos.
Se piensa que controlando los
recursos podemos controlar como se desarrolla la gestión de la organización.
Aún hoy en día muchos creen en el Poder del Dinero para llevar adelante una
gestión.
La planificación como proceso, función o herramienta debe
enfocarse hoy en día desde varias perspectivas o puntos de vista:
·
En
relación a una formación económico-social, con un modo de funcionamiento sujeto
a la ley de planificación y no del mercado como referencia.
·
El
papel tradicional del estado ante la necesidad de controlar la gestión pública
y afianzar la dominación política.
·
La
comprensión de las leyes de funcionamiento de la sociedad en la cual se quiere
interpretar la aplicación de la planificación.
·
La
planificación como herramienta para competir estratégicamente en mercados
extranjeros
·
La
planificación de las diversas áreas de las organizaciones como herramienta de
cambio.
·
La
planificación estratégica como parte de la cultura corporativa la cual ha
tomado un sitial protagónico en los análisis y estrategias organizacionales en
los tiempos de globalización.
Planificación
Normativa
Es la que impone a las metas y acciones, fijando algún
tipo de sanción cuando estas no son cumplidas. Es una herramienta basada en la
lógica de la formulación de planes, programas y proyectos donde se plasma lo
deseable, caracterizándose por ser enfática en lo tecnocrático;
haciendo de la planificación una tecnología que orienta las formas de
intervención social. Sus objetivos se basan en los resultados de los
diagnósticos.
Podemos encontrar ejemplo de este modelo en el Sistema
Nacional de Planificación Territorial, identificación y fundamentación
jurídica de los principales niveles territoriales, los planes de la nación, la
planificación regional, la planificación local y otros.
Planificación Social
Es el uso de las teorías y métodos de la planificación
para mejorar los indicadores tomando en cuenta las diferentes escalas
geográficas y los diferentes grupos sociales. La planificación social sigue
siendo una herramienta útil para minimizar el grado de incertidumbre que tiene
la aplicación de políticas públicas, especialmente cuando no existe información
oportuna, válida y confiable, o cuando esta es sesgada y poco representativa,
aún cuando es necesario revisar sus fundamentos teóricos con arreglo a los
nuevos escenarios en los cuales le compete su que hacer.
Planificar, sin duda, es una de las actividades
características en el mundo contemporáneo, volviéndose cada vez más necesaria
ante la creciente interdependencia y rapidez que se observa en el acontecer de
los fenómenos económicos, políticos, sociales y tecnológicos. En ocasiones esto
parece descifrar el enigma de la planeación no tanto para conocer hacia dónde
vamos, sino más bien en saber dónde estamos. Lo anterior ha hecho que tanto
gobiernos como particulares destinen buena parte de sus energías y recursos a
planear, lo cual ha ido desarrollando paralelamente una metodología cuya
sofisticación ha crecido en complicación. No obstante, la planeación sigue
siendo en esencia un ejercicio de sentido común, a través del cual se pretende
entender, en primer término, los aspectos cruciales de una realidad presente,
para después proyectarla, diseñando escenarios en los que se busca finalmente
obtener el mayor provecho posible. De este modo, el diagnóstico se realiza con
el fin de conocer las tendencias históricas de un fenómeno y diseñar las
perspectivas futuras para el mismo. De ahí el carácter táctico de la
planeación: no se trata sólo de prever un camino sobre el que habremos de
transitar, sino que se busca anticipar su rumbo y, tal como se espera
comúnmente, cambiar el destino a través de ella.
La planificación social es el uso de las teorías y métodos
de la planificación para mejorar los indicadores tomando en cuenta las
diferentes escalas geográficas y los diferentes grupos sociales.
Partiendo de la premisa de que un sistema social consiste
de una infraestructura material, una estructura social y una super-estructura, la planificación social es el uso de las
teorías y métodos de la planificación para alterar con un fin específico algún
elemento del sistema social. Es
importante destacar que los objetivos de la planificación, así como la
capacidad de llevar a cabo dicha planificación, son a su vez delimitados por el
sistema social. Por ejemplo, la posición
en la estructura social del planificador (y de quienes controlan las agencias
de planificación) limitan los propios objetivos de la planificación.
Sin duda, la planificación social sigue siendo una
herramienta útil para minimizar el grado de incertidumbre que tiene la
aplicación de políticas públicas, especialmente cuando no existe información
oportuna, válida y confiable, o cuando esta es sesgada y poco representativa,
aún cuando es necesario revisar sus fundamentos teóricos con arreglo a los
nuevos escenarios en los cuales le compete su quehacer.
Planificación
Estratégica
La planificación Estratégica es una herramienta por
excelencia de la Gerencia Estratégica, consiste en la búsqueda de una o más
ventajas competitivas de la organización y la formulación y puesta en marcha de
estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en función de
la Misión y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los
recursos disponibles. Sallenave (1991), afirma que
"La Planificación Estratégica es el proceso por el cual los dirigentes
ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta
gerencia, sino un proceso de comunicación y de determinación de decisiones en
el cual intervienen todos los niveles estratégicos de la empresa". La
Planificación Estratégica tiene por finalidad producir cambios profundos en los
mercados de la organización y en al cultura interna.
La planificación estratégica se apoya en cuatro grandes
principios:
- Conseguir
competitividad económica y liderazgo regional o mundial de la ciudad.
- Promover
el crecimiento metropolitano, la terciarización
y la polarización espacial.
- Obtener
pactos de consenso y compromisos entre agentes públicos, sociales y
privados.
- Analogía
Empresa-Ciudad.
La planeación estratégica es el proceso gerencial de
desarrollar y mantener una dirección estratégica que pueda alinear las metas y
recursos de la organización con sus oportunidades cambiantes de mercadeo (Kotler, 1990). La planeación estratégica es engañosamente
sencilla: analiza la situación actual y la que se espera para el futuro,
determina la dirección de la empresa y desarrolla medios para lograr la misión.
En realidad, este es un proceso muy complejo que requiere de un enfoque
sistemático para identificar y analizar factores externos a la organización y
confrontarlos con las capacidades de la empresa (Koontz
y Weihrich, 1994).
CONCLUSIONES
Desde los inicios del hombre, han existido las necesidades,
y estas se lograron satisfacer a través
de sus propias ideas y pensamientos.
Creo que sin saberlo el hombre planificaba para su alimentación y sobrevivencia.
Sin embargo, en nuestros tiempos, planificar es un
arte, técnica, proceso. Nos permite
alcanzar nuestros ideales, proyectos u objetivos a través de una disciplina
como la administración.
La planificación es un proceso
que se encuentra presente en todas las actividades en las cuales nos
desempeñamos, bien sea en la empresa, la política, familiar, etc.
No se puede ni se debe planificar sin tener objetivos
específicos. Las actividades deben tener
propósito y objetivo específico.
Existen ciertas
características de los objetivos:
- Orientados a la misión.
- Deseados o deseables
- Concebibles
- Creíbles
- Alcanzables
- Medibles
- Controlables
Estos objetivos
responden a las preguntas:
- Qué queremos?
- Cómo?
- Dónde?
- Cuando?
- Con quién?
Trabajo previo al proceso administrativo:
- Formación del equipo de trabajo
- Visión del futuro
- Visión de la situación actual
- Clasificar las debilidades y fortalezas
- Identificar amenazas y oportunidades
- Establecer prioridades
- Elaborar estrategias.
Etapas del proceso administrativo
- PLANIFICAR:
Consiste
en hacer un programa o plan organizado, debe hacerse con realismo, no con
sueños.
- ORGANIZAR: Se debe determinar quién es el responsable de
la actividad, quienes la realizaran, que se necesita.
- COORDINAR:
Aquí
se trata de liderar, el que coordina une partes del plan, motiva a los
participantes, y comunica en forma efectiva las diferentes áreas o
comisiones.
- EJECUTAR: En esta etapa se necesita la participación proactiva de todos los miembros del equipo de
trabajo. Todos deben estar
totalmente comprometidos.
- CONTROLAR: El líder y las comisiones velan porque se
haga lo decidido, cuidando de ser flexibles en la forma, pero firmes en los
principios.
- EVALUAR:
Todo
el equipo se reúne a observar y medir, cómo se está realizando o cómo
resultó la actividad. En esta etapa
es vital la autocrítica.
- PLANIFICAR:
Después
de evaluar, estamos en condiciones de planificar los cambios que deben
hacerse a la actividad o su continuidad.
Es también una oportunidad de comenzar algo bueno.
La planificación ha sufrido diferentes
transformaciones desde sus inicios logrando adaptarse a las nuevas exigencias y
retos y aunque se rige por ciertas normativas generales, cada compañía o
institución posee características diferentes como son las metas, el mercado y
variable tanto internas como externas, los autores (planificador, lideres y
ejecutantes) entre otros, esto implica que el análisis de los diferentes
factores y variables es constante para lograr los resultados esperados.
Por otra parte, es una herramienta de
posicionamiento anticipado que permite a la organización saber las amenazas y
oportunidades para ganar clientes, posicionar, lanzar y/o retirar productos, en
síntesis anticiparse y adecuarse a los cambios del mercado y de la sociedad.
Para terminar no hay que olvidar que la calidad de
un trabajo de planificación no se mide por la capacidad de hacer predicciones
correctas, sino por el cuestionamiento de los modelos mentales y la
transformación de las personas implicadas, el desarrollo de sus habilidades
para la coordinación y la concertación de estrategias y el estímulo a la instrucción y los proceso cognitivos que coadyuven a comprender
y conducir una acción eficaz, en beneficio de los hombres del mañana.
INFOGRAFIAS
http://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtml
http://www.geocities.com/svg88/plan.html
http://www.geocities.com/WallStreet/District/7921/Planification.html
http://personales.com/venezuela/merida/gepsea/plapro.htm
BIBLIOGRAFIA
Dillon , Leonor. elibro Planificación.
www.elibros.org. Venezuela, 2004
Stoner, J. y otros. (1996). Administración . México: Prentice
- Hall Interamerricana.
Terry G. y Franklin S. (1987). Principios
de Administración .
México: CECSA