Universidad Yacambú

Maestria en Gerencia de las Finanzas y de los Negocios

Materia: Planificación

Profesora: Leonor Dillon

Participante: Astrid Y. Pernía

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA:

Actualmente laboro en la Unidad de Apoyo Administrativo de la Facultad de Humanidades y Educación de la Universidad de Los Andes, ubicada en la ciudad de Mérida. En esta oficina laboramos cinco (5) personas: La Administradora - Jefe, la Contadora, el Asistente Administrativo, el Cajero y la Secretaria.

La Unidad de Apoyo Administrativo depende directamente del Decanato de la Facultad de Humanidades y Educación y se relaciona con otras dependencias externas, específicamente con el Vicerrectorado Administrativo y el Vicerrectorado Académico, incluyendo todas las direcciones que integran cada uno de los vicerrectorados, de la Universidad de Los Andes.

Misión:

Planificar, coordinar y dirigir la administración de los recursos financieros de la Facultad de Humanidades y Educación de la Universidad de Los Andes.

Objetivos:

•  Elaborar el presupuesto anual de la Facultad de Humanidades y Educación de acuerdo con los planes de desarrollo y operativos elaborados por la Dirección General de Planificación y Desarrollo.

•  Velar por la buena ejecución del presupuesto.

•  Velar de que las disposiciones presupuestarias se cumplan a cabalidad.

•  Asesorar al Consejo de Facultad en todas aquellas materias del área administrativa que crean conveniente.

•  Elaborar cuenta mensual de toda la actividad financiera de la Facultad de Humanidades y Educación.

•  Tramitar los pagos para el personal Obrero, Administrativo, Técnico y Profesoral.

•  Tramitar las compras de materiales y equipos. Y las ordenes de servicios

•  Realizar los pagos a las distintas casas comerciales.

Estrategia:

Cumplir con los lineamientos legales y disposiciones emitidos por los entes superiores.

Fortalezas:

Se cuenta con equipos de computación de última generación y con un sistema elaborado por la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA) de la Universidad de Los Andes especialmente diseñado para todas las Unidades de Apoyo Administrativo de la Universidad, de acuerdo con las necesidades y requerimientos legales, el cual se encuentra en constante actualización.

Por otra parte, existe una comunicación permanente entre los entes dentro de la Universidad de Los Andes, los cuales envían la información de manera electrónica, específicamente por correo electrónico, lo cual permite la actualización de los procedimientos.

Oportunidades:

Actualmente, existe un contacto directo entre las Universidades y los entes gubernamentales, lo cual permite exponer los proyectos que se tienen y contar con el apoyo para su ejecución.

Debilidades:

Pese a existir una buena comunicación entre las dependencias, en algunas oportunidades no existe dentro de la Unidad de Apoyo Administrativo, ya que al llegar la información físicamente la Administradora no comunica la misma. Lo que trae como consecuencia que se realice de forma errónea el trabajo, cometiéndose errores involuntarios.

Por otra parte, la Burocracia existente, la cual entraba y entorpece el buen desempeño, aunque es bueno resaltar que en la gran mayoría de los casos son producto de la normativa legal.

Amenazas:

La Universidad depende financieramente del Gobierno Nacional. En varias oportunidades existe irregularidad en la asignación de los recursos lo que trae como consecuencia el no poder planificar con anticipado la ejecución de los gastos de acuerdo con los requerimientos, sino se realizan las compras de materiales, insumos y equipos al momento de contar con los recursos.

Procesos:

Los procesos que se realizan constantemente, los cuales se relacionan entre si, son los siguientes:

•  Solicitud de requerimientos y Adquisición de Materiales y Equipos.

•  Pago a Proveedores

•  Cierre de Mes.

Plan sugerido:

Debido a que las actividades docentes son semestrales y tomando en cuenta la disponibilidad de los recursos financieros, se sugiere un plan estratégico donde se unifican los principales procesos que se realizan en la Unidad de Apoyo Administrativo, lo cual permitirá un trabajo más organizado, cumpliendo a su vez con todos los entes involucrados, tanto internos como externos, y las disposiciones para tal fin.

 

•  Solicitud de requerimientos y Adquisición de Materiales y Equipos:

1. Calcular las retenciones de ISLR y/o IVA, cuando aplique.
2. Codificar el gasto de acuerdo con el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto del Ministerio de Finanzas de la República Bolivariana de Venezuela.
3. Registrar el gasto en el sistema diseñado para tal fin.
4. Elaborar el cheque.
5. Entregar el cheque a su beneficiario.

 

•  Cierre de Mes.

1. Elaborar los traslados presupuestarios, cuando fuesen necesarios.
2. Elaborar la rendición de cuentas.
3. Fotocopiar facturas, cotizaciones y demás documentos que soporten cada egreso.
4. Preparar documentos originales en carpetas.
5. Enviar los documentos originales a la Dirección de Programación y Presupuesto junto con la rendición de cuentas, lo cual se debe realizar los cinco (5) primeros días del mes siguiente.

Cronograma de Trabajo: