Maestría en Gerencia de las Finanzas y de los Negocios
Gerencia del Conocimiento
Trabajo n° 2
INTRANETS
CONCEPTO:
Las intranets son redes internas que se crean utilizando normas , protocolos y tecnología de Internet y de la Web. La mayoría del software que se utiliza en las Intranets es estándar: software de Internet como el Netscape, Navigator y los navegadores Explorer para Web de Microsoft . Y los programas personalizados se construyen frecuentemente usando el lenguaje de programación de Java y el de guión de CGI.
OBJETIVOS:
• Disminuir el costo de mantenimiento de una red interna y aumentar la productividad .
• Ofrecer acceso más eficaz a la información y a los servicios que necesitan.
• Acceder fácilmente a la información de toda la compañía.
• Llevar información de misión crítica a los escritorios de los empleados que la necesiten de una manera económica y eficiente.
• Se pueden utilizar para permitir a las empresas llevar a cabo transacciones de negocio a negocio como: hacer pedidos, enviar facturas, y efectuar pagos.
• Las aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales enviar información, y a los empleados rellenar formularios de la empresa (como las hojas de asistencia) y utilizar la información corporativa financiera.
DIFERENCIA Y SEMENJANZA ENTRE INTERNET E INTRANET:
DIFERENCIA: Internet es público, global, abierto a cualquiera que tenga una conexión. Intranet están restringidas a aquellas personas que están conectadas a la red privada de la empresa .
SEMENJANZA: ambas funcionan esencialmente de la misma manera, con la misma tecnología TCP/ IP para regular el tráfico de datos . Del mismo modo, desde el punto de vista de las aplicaciones (e-mail, newsgroups y transferencia de archivos FTP , además del Web ).
Cualquier Intranet es vulnerable a los ataques de personas que tengan el propósito de destruir o robar datos empresariales. Los firewalls protegen a las Intranets de los ataques iniciados contra ellas desde Internet. Están diseñados para proteger a una Intranet del acceso no autorizado a la información de la empresa , y del daño o rechazo de los recursos y servicios informáticos. También están diseñados para impedir que los usuarios internos accedan a los servicios de Internet que puedan ser peligrosos, como FTP . Las computadoras de las Intranets sólo tienen permiso para acceder a Internet después de atravesar un firewall .
BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA INTRANET:
• Mayor eficacia organizacional y productividad .
• Ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología fundamental para la supervivencia en la Nueva Economía , en las áreas funcionales de servicio al cliente , ventas y marketing , producción y operaciones , ingeniería , recursos humanos , administración , contabilidad y finanzas .
• Mejoría en el clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus clientes y accionistas.
• Entregar información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios.
• Mejora el proceso de toma de decisiones .
• Organizar y mantener información centralizada o distribuida según se requiera o se facilite para la obtención y actualización.
• Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel .
• Permite compartir información y conocimientos independientemente de la ubicación. Los grupos multidisciplinarios y multi-departamentales muy en boga, pueden aprovechar grandemente los grupos de discusión virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones . Con anchos de banda suficientes, es posible realizar video -conferencias con audio y video en tiempo real.
TIPOS DE INTRANETS:
Existen tres tipos de intranets según el tamaño de éstas y la distancia entre sus nodos (entendiéndose por nodo cada uno de los equipos que está conectado a dicha intranet).
• LAN . Estas son las redes locales de siempre, el número de nodos conectados a ella van desde 2 a 50 y están situados físicamente cerca y, por lo general, suelen ser redes pertenecientes a las oficinas de una empresa.
• MAN (Metropolitan Area Network). Este tipo de redes suele contener varias LAN , y por lo general forman este tipo de redes en los campus universitarios.
• WAN (Wide Area Network), las cuales tienen un ámbito mundial, y suelen incluir, además de la transmisión mediante cables, la conexión mediante satélite y radiofrecuencia. Un ejemplo muy claro de este tipo de redes son las redes corporativas mundiales de empresas como British Telecom o Microsoft , que permiten que todos los empleados reciban las consignas de las oficinas centrales a la vez.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS:
VENTAJAS:
• Optimiza la información unificándola y facilitando su tratamiento. Una Intranet bien desarrollada, otorga permisos diferentes a cada empleado. Por eso, cuando un trabajador introduce información en la base de datos del servidor, éste ya sabe dónde y cómo debe publicar dicha información. Así pues, la información proveniente de un departamento se ubicará homogénea y ordenadamente en el espacio que le corresponda y quedará accesible para el resto de empleados con acceso a esa área.
• Acelera el paso de la gestión de la información a la gestión del conocimiento. Un factor clave para convertir los inputs en conocimiento es la atención. Muchos alumnos asisten a las clases pero se pasan el rato atendiendo a lo que ocurre más allá de la ventana y no al profesor. Sin embargo, cuando deben documentarse por sí mismos de cara al examen deben leer y centrarse en aquello que están leyendo si quieren aprender. Lo mismo ocurre con los empleados y la Intranet. Seguramente , para que un empleado aprenda, por ejemplo, el nuevo proceso de embalaje de una empresa se necesitará muchas intervenciones del encargado del área. No bastará una sola explicación general, sino que posteriormente habrá que ir uno a uno corrigiendo los posibles fallos en la labor. Cuando se posee una Intranet, es el trabajador el que se informa por voluntad propia para llevar a cabo correctamente la tarea que se le encomienda.
• Está activa las 24 horas del día, siete días a la semana. Esa es una baza que facilita el teletrabajo, bien entendido como trabajar desde fuera de los locales de la empresa, bien entendido como trabajar fuera de los horarios habituales de la empresa. Así pues, un comercial que esté visitando una feria en otro país puede informar inmediatamente de las novedades que allí descubra, incluso aportar muestras digitalizadas de la misma. Del mismo modo, para que un alumno formule una duda a un profesor fuera de los horarios lectivos, no hace falta que acuda a su despacho en horas de consulta. Basta con utilizar una tutoría virtual: mandar un e-mail que será contestada por el profesor cuando disponga de tiempo para ello.
• Es una herramienta de grupo. Conectando con la idea anterior, la Intranet permite que se erradiquen las típicas reuniones informativas que suponen un gasto de tiempo enorme para la empresa. Hemos puesto el ejemplo del alumno que quiere formular una pregunta. En ese caso sólo deben coincidir dos personas en el espacio y en el tiempo, pero ¿qué pasa cuando deben coincidir cinco personas? Es una situación prácticamente imposible, sobre todo en empresas de consultoría o comerciales. Los foros, los tablones de anuncios estratégicamente colocados en la Intranet son realmente útiles para llevar a cabo la tarea.
• Ahorro económico. Con una Intranet se divide drásticamente el uso de papel en la empresa. Los informes, los contactos, las notas... se leen en la pantalla del ordenador. Del mismo modo, se ahorra en teléfono. Dado que la mayor parte de las empresas operan con una tarifa plana profesional, los costes en llamadas de teléfono (que ahora van a ser suplantadas por el e-mail, mucho más consistente que el mensaje oral).
• Cohesión de los grupos. Una Intranet bien diseñada da pie a los empleados (sirviéndose de los más activistas) para participar en la construcción de la red interna. Dado que a todos nos gusta que alguien lea lo que nosotros hemos escrito, quien participa en la Intranet instará al resto a leer su colaboración, fomentando el uso de la interfaz de la empresa. El último estudio Inforpress sobre la Comunicación Interna en las empresas españolas revela que sólo un 6% de los sindicatos pueden expresarse en la Red de la compañía, lo que supone un gravísimo error. Invitar a los trabajadores a que participen en la Intranet es un buen ejemplo de "marketing viral" que hay que aprovechar.
• Información actualizada, reciente. Las mujeres suelen detenerse a mirar los escaparates de las tiendas de ropa; los hombres, por el contrario, suelen pararse en los de los concesionarios de coches. Sin embargo ambos, hombres y mujeres, se detienen al pasar por delante de un kiosco para leer los titulares de las últimas revistas y periódicos. La información actualizada resulta sumamente atrayente y culturalmente se entiende como signo de eficacia: constantemente, los directivos repiten en la prensa que, cada día, dedican un tiempo a la lectura de noticias porque les ayuda a mejorar en su trabajo. Así pues, todos nos esforzamos en estar al corriente de las últimas novedades. Y de eso se debe aprovechar la organización: si consigue que los trabajadores vean en la Intranet una fuente fiable y actualizada de información, disminuirán en buena medida los rumores. Cuando le comuniquen al trabajador un rumor dirá: "¿Seguro? Pues en la Intranet no viene nada".
• No se entorpece la labor de otros compañeros. Cuando, por algún motivo, se nos encomienda un trabajo que excede nuestros conocimientos, solemos acudir a aquel compañero que sí domina esa materia para que nos ilustre. El problema radica en que, de esta manera, somos nosotros los que entorpecemos su labor. La Intranet puede ser una solución a ese freno: los tutoriales son un buen medio para adquirir conocimientos rápidamente; por otra parte, el e-mail constituye una herramienta ideal: todo empleado consulta rutinariamente su e-mail cada día; si uno se ha puesto en contacto con otro para pedirle ayuda, éste contestará cuando esté en disposición de hacerlo, con lo que la productividad de los dos aumentará. En cualquier caso, si el primero necesitara la información urgentemente, siempre podría acudir a programas de mensajería rápida ubicados asimismo en la Intranet.
• Información por escrito (almacenable y consultable). Volvamos al ejemplo del comercial que informaba de las novedades presentadas en una feria. Seguramente, si dicha información la facilitase vía teléfono al jefe de una sección, cuando éste le transmitiera esa llamada a un colega se perdería mucha información. Y más información se perdería cuando éste lo transmitiera a sus subordinados. Si la información queda registrada de forma escrita e invariable, es mucho más fidedigna para ser consultada.
• Más información dado que es más fácil enviarla. Una vez que se crea el hábito de emplear la Intranet , la información generada en la empresa aumenta considerablemente. Comunicarse a través de los medios electrónicos resulta sencillo: la consultora IDC publicaba el pasado mes de mayo un dato importantísimo: 10.000 millones de correos electrónicos se envían diariamente, cantidad que triplica al correo convencional. Evidentemente, esta facilidad en los envíos comporta que estos adquieran un carácter más informal, es decir, que sus contenidos sean menos relevantes o de peor calidad. Las empresas deberían ser conscientes de ello y no juzgar el uso del correo-e sólo en términos de productividad. De hecho, es de esas comunicaciones, de las más informales, de las que el departamento de Recursos Humanos puede sacar más partido para calibrar las necesidades, inquietudes y rumores que se mueven entre el personal de la empresa.
• Facilita el buzz management (la gestión del rumor). Atendiendo a lo que decíamos en el párrafo anterior, y a lo que ya dijimos al hablar de la actualización de la Intranet , ésta es perfecta para solventar los rumores en la empresa. Evidentemente , no es capaz de erradicarlos por completo (nunca se puede erradicar el rumor cuando hay dos intereses enfrentados, ¿o no hay suspicacias en los matrimonios?). Si la Intranet se convierte en un referente para los trabajadores, si ven en ella el instrumento por el cual se comunican personalmente con los mandos, será también la mesa sobre la cual exponer las dudas y rumores que se comentan en los pasillos.
• Consigue que el empleado suba a la dirección y no que la dirección baje. Sumando la facilidad con la que se puede llevar a cabo una comunicación electrónica a esa imagen que acabamos de comentar, de la red Interna como vehículo de comunicación con los mandos, se obtiene un índice de facilidad de comunicación con las altas jerarquías de la organización sin precedentes. El trabajador se puede dirigir a los "jefes" sin tapujos, sabiendo que más pronto o más tarde van a leer su comunicado. No obstante, y dado que a él le resulta sencillo comunicarse con sus superiores, exige obtener el mismo trato de estos. Esto es, exige que se le responda siempre.
• La Intranet es escalable. Una Intranet no es un sistema inamovible. La red interna ya no es una maraña de tubos e hilos conductores en un local, sino una Red basada en el protocolo TCP/IP y que goza de las mismas ventaja: conectividad, apertura del sistema...y escalabilidad. Por eso la Intranet que crece más allá de la propia empresa se puede convertir en Extranet, por eso las nuevas redes internas no tienen fronteras, por eso son enteramente modificables, rápidas y ajustables a las necesidades puntuales de la organización.
• Otorga información a unos y priva a otros de la misma información. Los archivos de los grandes hospitales cuentan con la figura del bedel: un vigilante que acompaña a cada uno de los médicos que quiere consultar el expediente de un paciente. ¿Su función? Impedir que una vez dentro del archivo del hospital, el doctor quiera informarse de cuál es la nómina de su compañero, por ejemplo. La figura del bedel desaparece en la Intranet. Gracias a los permisos otorgados por el webmaster, no todos pueden acceder a toda la documentación de la Intranet. Así pues, un mismo servidor vale para todos, puesto que no todos podrán acceder a la base de datos, incluso no podrán acceder a distintas zonas de la misma base de datos. Como decíamos en el primer punto, cuando el usuario introduce su contraseña, el servidor ya sabe a qué lugares puede llegar y a cuáles no.
• Fácil uso para los empleados que estén familiarizados con el entorno Windows. Generalmente, los programas de GC que están instaurándose ahora en el mercado (sobre todo en EEUU, Alemania y los países nórdicos) entrañan gran dificultad de uso y exigen formar a los trabajadores en su uso. Sin embargo, la Intranet es una interfaz gráfica como cualquiera a la que se acceda desde el navegador del ordenador. Si un trabajador sabe manejar esa herramienta, sólo necesitará practicar para dominar los entresijos de la red interna.
DESVENTAJAS:
• No se puede decir: “vamos a ponerla en marcha, ya se le sacará partido”. Muchas Intranet bien construidas tecnológicamente resultan un fracaso. Con frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada porque no se ha elegido el vehículo apropiado o porque los boletines están inactivos.
• Los aspectos de seguridad son muy importantes, las intranets son redes expuestas a notables riesgos de seguridad.
IMPORTANCIA DEL USO DE LA INTRANET PARA LA APLICACIÓN DE LA GERENCIA DEL CONOCIMIENTO
• Con el uso de la Intranet , es posible el compartir de la información a través de foros en línea y de publicaciones organizadas de temas pertinentes para la organización. Esto le permite a la empresa innovar y mantenerse siempre a la vanguardia.
• Con el uso de la Intranet , se facilitan los siguientes procesos en la Gerencia del Conocimiento:
• Publicar el conocimiento para que el mismo pueda ser re-usado y, a posteriori, compartido.
• Habilidad de conectar el conocimiento con la gente que lo ha creado (apareamiento del conocimiento con los expertos).
• Disponibilidad de la información y el conocimiento cuando y donde sea necesitado a través de acceso inteligente con fines u objetivos elevados.
• Para tener éxito cualquier programa de gerencia del conocimiento, tiene que existir un medio ambiente de colaboración. La importancia de la cultura de compartir el conocimiento en las organizaciones está bien establecida. Sin embargo, las culturas corporativas son tan diferentes como las organizaciones de las que provienen. Indiferentemente de la cultura corporativa existente, no obstante, los infomediadores deben jugar un rol clave en la promoción y fomento de un medio ambiente de colaboración.
• Aspectos que soluciona el uso de la Intranet : ¿Quién tiene el conocimiento para desarrollar el proyecto?, ¿Cómo adquirirlo?, ¿Cuál es y donde está la información requerida?, ¿Qué conocimiento va a quedar en la empresa cuando el proyecto termine?, ¿Cómo se va a difundir el conocimiento ganado?, ¿Qué conocimiento e información se requiere para desarrollar este proyecto, o desempeñar este cargo?
En la Sociedad del conocimiento, el futuro de los medios de comunicación y el desarrollo del periodismo, implica, nuevos planteamientos con profundos cambios en la formación de los profesionales. Así pues, la visión del periodismo de hoy pasa porque sus profesionales conozcan el nuevo papel que les depara como intermediarios de información y gestores del conocimiento.
Uno de esos cambios que vive la profesión periodística, es la emergencia de nuevos modelos de comunicación o géneros de información llamados Blogs, weblogs o bitácoras. El fenómeno Blog se expande con mucha rapidez en el mundo de la comunicación e información, por lo que atañe de lleno a la profesión periodística, convirtiéndose, en un modelo de periodismo alternativo, si es realizado por periodistas; y en un modelo de participación ciudadana, si es la audiencia, denominándose periodismo participativo. Este fenómeno que empieza a ganar adeptos en el entorno de la comunicación, tiene sus ventajas y desventajas, las cuales se vienen debatiendo en foros nacionales e internacionales, analizando en centros de investigación y divulgados por los medios de comunicación tradicionales
En esta línea y, con el objetivo de reunir a diferentes expertos del mundo de la comunicación e información digital y la profesión periodística e intercambiar sus experiencias con docentes, investigadores, estudiantes y profesionales de la comunicación, la mesa temática de Impacto de los Blogs en el Periodismo y los Medios convoca a la comunidad académica y profesional a presentar trabajos originales de investigación, comunicaciones y ensayos de reflexión conceptual sobre:
• Los blogs como estrategia docente.
• Comunidades de Blogs.
• Investigación y tendencias del fenómeno blog.
• Plataformas y Bitácoras en español.
• Bloggers periodistas.
• La audiencia de los blogs.
• Periodistas bloggers.
• Las Bitácoras como estrategia de negocio.
• Los Blogs como medio alternativo.
• Blogs y participación ciudadana.
INFOGRAFÍA:
http://www.monografias.com/trabajos16/intranet-o-internet/intranet-o-internet.shtml . INTRANET. Matías Martínez Ferreira
http://www.gestiopolis.com/delta/prof/PRO028.html . EL VALOR DE LAS INTRANETS. José Camilo Daccach T.
http://www.monografias.com/trabajos12/intrants/intrants.shtml . INTRANET. Rodrigo Fuentes
http://www.coit.es/publicac/publbit/bit99/intranet.htm . EL VALOR DE LAS INTRANET: UN NUEVO CONCEPTO PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN CORPORATIVA. José Barberá Heredia
http://hermosillovirtual.com/servicios/intranet.htm . ¿QUÉ ES UN INTRANET? . Hermosillo Virtual
http://www.astic.es/astic/Boleweb/Articulos/Internet/microsoft.htm . CREACIÓN DE UNA INTRANET BÁSICA. ASTIC.
http://tramullas.com/documatica/8-7.html . EL CONCEPTO DE INTRANET . Jesús Tramillas y Kronos.
http://www.itlp.edu.mx/publica/revistas/revistali/anteriores/marzo00/intranet.htm , xxxxxxxxxxxxxxxx
http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyVyyppAuSvGrKThk.php ,
http://html.rincondelvago.com/intranet-y-extranet.html ,
http://www.cem.itesm.mx/dacs/publicaciones/logos/anteriores/n49/mesa14.html ,http://winred.com/EP/articulos/intranet/0020060100100012.html ,
http://www.sld.cu/galerias/doc/sitios/infodir/doc_11.doc ,
http://www.bnv.bib.ve/creando1.htm ,
http://www.clarauribe.com/clarauribe/documentos/Gerencia-del-Conocimiento.doc ,
INTEGRANTES DEL EQUIPO N° 1:
Junio de 2006