El Cambio y su Gestión: Paradigmas Teóricos y Empíricos para el Manejo del Cambio en las Organizaciones
ACTIVIDAD:
Actualmente laboro como Contadora en la Facultad de Humanidades y Educación de la Universidad de Los Andes, Mérida – Venezuela, en la Unidad de Apoyo Administrativo, la cual se encarga de:
• Elaborar el presupuesto anual de la Facultad de Humanidades y Educación de acuerdo con los planes de desarrollo y operativos elaborados por la Dirección General de Planificación y Desarrollo.
• Velar por la buena ejecución del presupuesto.
• Velar de que las disposiciones presupuestarias se cumplan a cabalidad.
• Asesorar al Consejo de Facultad en todas aquellas materias del área administrativa que crean conveniente.
• Elaborar cuenta mensual de toda la actividad financiera de la Facultad de Humanidades y Educación.
• Tramitar los pagos para el personal Obrero, Administrativo, Técnico y Profesoral.
• Tramitar las compras de materiales y equipos. Y las ordenes de servicios
• Realizar los pagos a las distintas casas comerciales.
PROCESOS:
ESTRUCTURA:
La Unidad de Apoyo Administrativo depende directamente del Decanato de la Facultad de Humanidades y Educación y se relaciona con otras dependencias externas a la Facultad , específicamente con el Vicerrectorado Administrativo y el Vicerrectorado Académico, incluyendo todas las direcciones que integran cada uno de los vicerrectorados.
Fig . Nº 1: ORGANIGRAMA DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES (Fuente: http://www.ula.ve/ulaweb/raiz/institucion/estructura_organizativa/organigramas/Organigrama_flujograma.htm )
Fig. Nº 2: ORGANIGRAMA DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES (Fuente: http://www.ula.ve/ulaweb/raiz/institucion/estructura_organizativa/organigramas/Vicerrectorado_Administrativo/Organigrama_Vicerrectorado_Administrativo.htm )
Fig. Nº 3: ORGANIGRAMA DE LA FACULTAD DE HUMNIDADES Y EDUCACIÓN (Fuente: http://www.ula.ve/ulaweb/raiz/institucion/estructura_organizativa/organigramas/Facultades/Organigrama_Humanidades.htm )
Fig. Nº 4: ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE HUMNIDADES Y EDUCACIÓN
Las principales funciones de las personas que laboran en la Unidad de Apoyo Administrativo son las siguientes:
ADMINISTRADORA:
• Controla el Presupuesto de la Facultad de Humanidades y Educación.
• Revisa las cotizaciones.
• Autoriza los traslados presupuestarios, los pagos y las compras.
• Elabora el Presupuesto Anual de la Dependencia.
• Elabora los informes solicitados por otros entes.
• Calcula los ascensos de los profesores y deudas del personal.
• Lleva los libros de banco.
• Participa en reuniones con los directores y jefes de las demás entes.
• Maneja la Caja Chica.
• Supervisa el trabajo del personal a su cargo.
CONTADORA:
• Reviso las facturas de los gastos de la dependencia.
• Codifico los gastos de acuerdo al Plan Único de Cuentas.
• Calculo las retenciones de Impuesto sobre La Renta e Impuesto al Valor Agregado.
• Registro los gastos en el sistema y se emite el cheque para el pago de los mismos.
• Al final de mes realizo el cierre y los traslados presupuestarios, si fuesen necesarios.
• Realizo mensualmente conciliaciones bancarias.
• Elaboro informes que me sean solicitados.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO:
• Solicita cotizaciones a las casas comerciales.
• Entrega cheques a los proveedores
• Controla la entrega de mobiliario y equipos.
• Controla el inventario de mobiliario y equipos.
• Elabora las órdenes de compras de materiales y equipos y las ordenes de servicios.
• Tramita las reparaciones del mobiliario y equipos.
• Tramita las desincorporaciones de equipos.
SECRETARIA:
• Archiva los documentos y cartas recibidas y enviadas.
• Transcribe oficios, informes y cualquier otro documento solicitado.
• Procesa los cambios de dedicación, nuevos ingresos y ascensos del personal docente y de investigación.
• Procesa el ingreso, continuación y desincorporación de los preparadores y ayudantes de investigación.
• Controla la existencia de material.
• Entrega material.
LA GENTE :
Administradora:
- Licenciada en Administración y Licenciada en Contaduría Pública, egresada hace 25 años de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad de Los Andes.
- Comenzó trabajando en la Facultad de Humanidades en el cargo de Oficinista, posteriormente Analista de Presupuesto y desde hace 15 años es la Administradora de la Facultad de Humanidades y Educación.
Contadora:
- Licenciada en Contaduría Pública, egresada de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales hace 11 años.
- Desde hace 11 años se desempeña en el Cargo de Contadora de la Facultad de Humanidades y Educación.
Asistente Administrativo:
- Técnico Superior Universitario en Administración, egresado del Instituto Tecnológico Antonio José de Sucre.
- Desde hace 15 años labora en la Universidad de Los Andes y 8 años en la Facultad de Humanidades y Educación.
Secretaria:
- Bachiller.
- Desde hace 14 años desempeña el cargo de Oficinista de la Facultad de Humanidades y Educación.
TECNOLOGÍA:
Se cuenta con equipos de computación y con un sistema elaborado por la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA) de la Universidad de Los Andes especialmente diseñado para todas las Unidades de Apoyo Administrativo de la Universidad , de acuerdo con las necesidades y requerimientos legales.
IMPULSOS:
FRENOS:
Pese a existir una buena comunicación entre las dependencias, en algunas oportunidades no existe dentro de la Unidad de Apoyo Administrativo, ya que al llegar la información físicamente la Administradora no comunica la misma. Lo que trae como consecuencia que se realice de forma errónea el trabajo, cometiéndose errores involuntarios.
INTIMIDADES:
Actualmente no existe ningún tipo de vinculación entre mis compañeros de trabajo y las autoridades y jefes.
FACTORES EXTERNOS:
El mayor, y en mi opinión el único, factor que afecta el normal desempeño es la Burocracia existente, las cuales entraban y entorpecen el buen desempeño, aunque es bueno resaltar que en la gran mayoría de los casos son producto de la normativa legal.
Por otra parte, existe irregularidad en los recursos financieros ya que los mismos provienen del Gobierno Nacional y los dozavo no son depositados a la fecha, por tanto no se pueden planificar los gastos.
MOTOR DEL CAMBIO:
Primero que nada, debido a que somos un ente dependiente del Estado, se tiene desconocimiento total sobre las Nuevas Teorías y Modelos de Gerencia, el trabajo se realiza de forma mecánica sin recibir ningún tipo de reconocimiento o castigo.
Para avanzar, de acuerdo con nuestro entorno, se debe tomar conciencia de la motivación y la participación de los empleados en los procesos de la organización son indispensables para mejorar el rendimiento y la productividad.
INFOGRAFIA:
• Nuevos Modelos de Gestión en la Empresa. Eduardo navarro. http://www.improven-consultores.com/paginas/documentos_gratuitos/modelos_gestion.php
• Calidad, gestión de procesos y Tecnologías de la Información. Eduardo Navarro. http://www.improven-consultores.com/paginas/documentos_gratuitos/calidad_procesos.php
Comentario:
En un mercado competitivo, las empresas deben mejorar sus procesos de producción y el trabajo en general a través del uso y aplicación de la tecnología actualmente disponible, buscando la disminución de costos y que la información este disponible y accesible oportunamente para quien o quienes la requieran.
Se debe tener claro que la implementación de nuevos modelos de gestión no es una moda sino es una forma de aprovechar los cambios del entorno empresarial para el beneficio de la organización.
