MATERIA: BENCHMARKING
FORO 2
TEMA: CONTROL DE PROCESOS
Elaborado por Arístides Páez
Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida:
También hay otras connotaciones para la palabra control:
Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva, debe entenderse el control como:
Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
Concepto de Proceso
Un proceso (del latín processuss) es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden con un determinado fin. Este término tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que se utilice.
POR QUE LA GESTIÓN POR PROCESOS
Por que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayoría de las empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa las organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco común y trabajando con una visión de objetivo en el cliente.
La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos. En tendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del Cliente.
Requisitos Básicos para un Proceso
Todos los procesos tienen que tener un Responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia continuados.
Todos los procesos tienen que ser capaces de satisfacer los ciclos P, D, C, A del gráfico adjunto.
Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos.
Proceso de control.
Establecimiento de estándares.
Un estándar puede se definido como una unidad de medida que sirve como modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son mas
que los objetivos definidos de la organización.
Tipos de estándares
Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varia de acuerdo con las necesidades especificas del área donde se implementen:
Medición de resultados.
Consiste en medir la ejecución la ejecución y los resultados, mediante la
aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los
estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas mas difíciles,
sobre todo en áreas con aspectos eminentemente cualitativos.
Para llevar acabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas
de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá
directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna, confiable,
valida, con unidades de medida apropiada y fluida.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para
integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción
correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de
iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o
una causa.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es
aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre la planeación y el
control.
Retroalimentación
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la
información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
Los condicionantes del control de Procesos
El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.
Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.
La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.
El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.
Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.
Implantación de un sistema de control
Por ultimo es necesario, mencionar antes de establecer un sistema de control se
requiere:
Características
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los
objetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de
actividad que desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema
de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en
el departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de
producción.
Oportunidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para
facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los
controles sean accesibles para las personas a las que se van a ser dirigidos.
Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.
Ubicación estratégica
Resulta imposible implantar controles para todas las actividades de la empresa,
por lo que es necesario establecerlos en áreas de acuerdo con criterios de valor
estratégico.
Factores que comprende el control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
Los tres primeros
son de carácter cuantitativo y el ultimo, como su nombre lo indica, es
eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante;
a través del factor tiempo se controlan las fechas programadas; el costo es
utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de
el se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por ultimo la calidad
se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o
ciertas funciones de la empresa.
Es importante indicar que existen funciones en las que no es necesario aplicar
los cuatro factores, ya que esto depende del área controlada, verbigracia, el
control de inventarios utilizara los dos factores siguientes: cantidad, en
cuanto a las existencias de los artículos o de la materia prima que debe tener
almacenada, y el tiempo, en cuanto a la fecha necesaria para reponer el material
Una de las grandes ventajas de los sistemas
de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de
la empresa, evaluar alas ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a
fin de determinar la acción correctiva necesaria.
El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de
las subfunciones.
Control de producción
La función del control de producción en esta área busca el incremento de la
eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del
producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y
movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos
y gráficas. El control en esta área comprende de cuatro funciones:
Control de calidad
El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el
mejoramiento continuo de la calidad. Programa para asegurar la continua
satisfacción de los clientes externos e internos mediante el desarrollo
permanente de la calidad del producto y sus servicios.
Concepto que involucra la orientación de la organización a la calidad
manifestada en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de su personal
y contribución al bienestar general. La definición de una estrategia asegura que
la organización está haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus
objetivos. La definición de su sistema determinar si está haciendo estas cosas
correctamente.
La calidad de los procesos se mide por el grado de adecuación de estos a lograr
la satisfacción de sus clientes (internos o externos). Esto implica la
definición de requerimientos del cliente o consumidor, los m‚todos de medición y
estándares contra que comparar la calidad.
Control de inventarios.
Su objetivo primordial es determinar el nivel mas económico de inventarios en
cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.
Un buen control de inventarios permite:
Por lo
consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma optima
las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias
primas, como productos terminados.
En síntesis, la organización de contar con un inventario suficiente para
satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de
material, puede ser causa de la perdida de un cliente, lo que se traduce en
perdidas financieras.
Clases de inventarios.
Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposición, kardex de entrada y salida; hasta técnicas mas complejas como la investigación de operaciones.
Control de la producción
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar
todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades
producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idóneos para lograr las metas
de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de
ventas.
Funciones del control de producción.
El Control de Producción controla todo el proceso relacionado con la producción de una empresa, desde el proceso de corte hasta la facturación y envío de los productos.
Benefícios:
Mediante los análisis de producción y el control exacto de cada paquete, es posible identificar operaciones problema, necesidades de personal y maquinaria
Mediante la utilización de controles diarios de eficiencia
El uso de gráficos de rendimientos, excesos de costo diarios y semanales y otras herramientas del sistema, permite identificar y controlar eventos con costos excesivos
La utilización de tiquetes con códigos de barras agiliza la digitalización al máximo y permite la impresión de reportes en el mínimo de tiempo
Sin aumentar el costo es posible controlar ausentismo, anotaciones en el expediente, tasas de contratación.
Por medio de la automatización efectiva de planilla y los procesos de aguinaldos, vacaciones y liquidaciones
con los sistemas de contabilidad e inventarios, evitando reproceso, redundacia y errores en la digitación
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL DE PRODUCCIÓN:
El Control de Producción; Se basa en información vital que es utilizada por el Almacén, Distribución y Finanzas. Por ejemplo, la integración con el departamento de contabilidad asegura que el trabajo en proceso sea actualizado continuamente al registrar los materiales, mano de obra y recursos, a su respectiva orden de trabajo y sea reflejada automáticamente en los estados financieros parciales o de fin de mes.
Las variaciones del costo estándar son calculadas en detalle para el análisis tanto de operaciones como de contabilidad. La gerencia de producción puede usar este control para dar seguimiento al status de la órdenes de trabajo comparando la fecha programada contra la fecha real de terminación por orden y por etapa, las cantidades de inicio, desperdicio y terminación, etc.
El Control de Producción; está dirigido a empresas medianas que fabrican sobre pedido o en un ambiente de manufactura repetitiva.
Las funciones principales de este control son programar y liberar órdenes de trabajo, controlar el trabajo en proceso, el costo en cada operación o actividad de la producción y calcular el costo estándar.
El Departamento de Control de Producción soporta :
El Control de Producción incluye las siguientes características para empresas que realizan manufactura repetitiva.
El Control de Producción cuenta con las siguientes características para empresas que realizan manufactura sobre pedido.
SEGUIMIENTO DE LA PRODUCCIÓN EN PROCESO
La producción en proceso es controlada en términos de cantidad y costos (iniciado, desperdiciado, y completado). Los costos de la producción en proceso son almacenados por cada categoría de costo: materiales directos, mano de obra directa, otros directos, gastos fijos de materiales, mano de obra y maquinaria, así como indirectos de maquinaria, mano de obra y materia prima. Cada orden de trabajo tiene asignada una cuenta de producción en proceso y esta puede ser diferente para cada orden de trabajo. Los reportes de los costos de materias primas en proceso se pueden reportar de diferente forma incluyendo por orden de trabajo, cuenta, producto, costo, categoría y almacén.
ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DE LA PRODUCCIÓN
El desempeño de la producción puede reportarse de varias maneras. Se pueden mostrar las cantidades reales de producción contra las cantidades programadas por orden de trabajo, producto, almacén, centro de trabajo, empleado o por período de tiempo: día, turno, semana, mes, orden a la fecha o año a la fecha.
Se pueden incluir en los reportes la fecha de terminación real contra la fecha programada de terminación y los días de retraso por orden de trabajo y etapa. También es posible incluir la cantidad real de desecho contra la cantidad de desecho estándar - tanto de productos como de componentes - por orden de trabajo, producto, componennte, centro de trabajo, etc. Las variaciones y el porcentaje de eficiencia se calculan tanto para la mano de obra como para el tiempo de máquina y se pueden mostrar por orden de trabajo, producto, centro de trabajo, etc.
Las variaciones se calculan tanto contra la lista de materiales y la ruta estándar financiera (es decir, las variaciones financieras) como contra la lista de materiales y ruta "conforme a lo producido" (es decir, las variaciones de operación).
El Control de Producción; permite controlar de manera directa los lotes y números de serie, en cada transacción. Es posible especificar para cada uno de los artículos si utiliza lotes, números de serie o ninguno de los dos y si se asignan los lotes o números de serie al entrar o salir del almacén. Si se utiliza una numeración continua para los productos que van seriados es posible que dicha seriación se realice en forma automática.
Todos los números de serie son guardados para que puedan ser rastreados desde su origen o utilizados en reportes.
El Control de Producción calcula las variaciones contra el costo estándar de todas las órdenes de trabajo, y esta información puede ser utilizada para el análisis de desempeño. Las variaciones de los productos que utilicen el costo estándar serán actualizadas automáticamente en la contabilidad. Las cuentas de variación pueden asignarse por centro de trabajo, por mano de obra directa, mano de obra indirecta y maquinaria indirecta. Además de calcular las variaciones de eficiencia y producción, también calcula las variaciones de desperdicio, la cual se basa en la merma de producto en exceso del porcentaje de desperdicio estándar.
El control de producción; ha sido desarrollado para obtener un seguimiento de la producción en tiempo real, asegurando la exactitud de la información, permitiendo visualizar por separado o en su conjunto todos los datos relacionados con la productividad; Este permite a todos los integrantes de planta o línea de producción saber en un momento dado los diferentes parámetros de productividad.
Control de compras
Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcion verifica el cumplimiento de actividades tales como:
Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:
Control de mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. La evaluación en toda esta área proporciona fundamentos para:
Control de ventas
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar el numero de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias, revisar periódicamente las visitas de lso vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliar su perspectiva.
La Importancia del Seguimiento en el Proceso de Ventas
Durante el proceso de ventas, ya
sea de productos o servicios (y más aún en el área de servicios, por la
intangibilidad de los mismos), el departamento de ventas debe tener como
principal función planear, ejecutar y controlar las actividades generales del
proceso, por lo que se debe dar seguimiento y control continuo a sus
actividades. A pesar de esas necesidades, muchas empresas tienen procesos de
control inadecuados. Las pequeñas empresas tienen menos controles que las
grandes, éstas últimas realizan un trabajo más eficiente para fijar claramente
objetivos y establecer sistemas para medir la eficiencia de ventas.
Menos de la mitad de las compañías conocen las utilidades de sus productos o
servicios individuales. Una tercera parte de las empresas no tienen procesos
regulados de revisión para localizar y eliminar productos o servicios débiles o
sin diferenciadores ante sus competidores. Por otra parte, casi la mitad de las
compañías no consigue comparar sus precios con los de la competencia, analizar
las causas de un fracaso en la venta de servicios y más aún, la capacidad de
analizar el porqué eligieron a la competencia en la contratación de servicios o
productos similares.
Control de finanzas
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del
rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades
que la integran.
Establece lineamientos para evitar perdidas y costos innecesarios, y para
canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de
esta manera ala gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas
correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.La gestión
financiera esta íntimamente relacionada con la toma de decisiones relativas al
tamaño y composición de los activos, al nivel y estructura de la financiación y
a la política de dividendos enfocándose en dos factores primordiales como la
maximización del beneficio y la maximización de la riqueza, para lograr estos
objetivos una de las herramientas más utilizadas para que la gestión financiera
sea realmente eficaz es el control de gestión, que garantiza en un alto grado la
consecución de las metas fijadas por los creadores, responsables y ejecutores
del plan financiero.
Es activo o proactivo cuando colabora con el buen funcionamiento de la gestión empresarial, estructurándose en etapas esenciales, estas son:
· Establecimiento de objetivos jerarquizados de corto y largo plazo
· Establecimiento de planes, programas y presupuestos que cuantifiquen los objetivos.
· Establecimiento de estructura organizativa (Ejecución y control)
· Medición, registro y control de resultados
· Calculo de las desviaciones
· Explicación del origen y causas de las desviaciones
· Toma de decisiones correctoras
Objetivos del Control de Gestión
o Interpretación global de todas las funciones gerenciales.
o Integrar las variables estratégicas y operacionales.
o Correcta toma de decisiones del presente y del futuro.
o Construir los indicadores adecuados de gestión.
o Mejora continuada de los resultados.
o Corregir sobre la marcha desviaciones
o Reaccionar ante los cambios.
Control presupuestal
Un sistema de control presupuestal debe:
Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones de una empresa, entre las cuales tenemos:
Las técnicas presupuestales.
En estas, los planes,
programas y objetivos se encuentran plasmados en términos cuantitativos,
medibles, lo que facilita en gran manera la comparación de lo realizado con
relación a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los
presupuestos de ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y
materiales, presupuesto de mano de obra, etc.
Las técnicas no presupuestales.
Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier
empresa. Entre estas técnicas encontramos los datos estadísticos, reportes o
análisis especiales, observación directa, programas de auditoría, el punto de
equilibrio, etc.
Técnicas modernas de
control.
Entre éstas técnicas podemos encontrar la Técnica de Revisión y Evaluación de
Programas (PERT por sus siglas en inglés), Gráfico de Gantt o Cronograma de
Actividades, Costeo Directo y la Investigación de Operaciones, entre otras.
El Punto de Equilibrio.
Se le conoce así a la situación en la cual, las ventas totales
de una empresa igualan los costos totales de la misma, es decir, situación en la
cual, la empresa no gana ni pierde. Este análisis permite a los administradores
contar con datos precisos, relacionados al total de costos fijos y variables más
convenientes para la organización, para maximizar las utilidades a través de las
ventas planificadas.
El punto de equilibrio se establece a través de un gráfico que muestra la
relación de los beneficios con los diferentes volúmenes de ventas, en que los
ingresos cubren exactamente los costos y por tanto, no hay ni beneficios ni
pérdidas.
Para calcular el punto de equilibrio, es necesario descomponer los costos en fijos y variables. Los costos fijos permanecen constantes, cualquiera que sea el volumen de producción. Los costos variables guardan relación directa con el nivel de producción. El período para realizar el análisis del punto de equilibrio debe ser especificado, recomendándose trabajar con datos de un año. Se puede determinar gráficamente y algebraicamente basándose en datos de cualquier año.
Se presenta a
manera de ilustración una gráfica con el punto de equilibrio, en el cual la
escala de ordenadas o "Y" representa las unidades monetarias, en este caso
dólares, y la escala de las abscisas o "X" refleja el ráfica de ráficam.
Los costos fijos se representan por la línea ráficamen (CF), ya que se
consideran constantes e independientes del ráfica de ráficam.
Los costos totales se representan por la línea CT, que inicia de la intersección
de CF. Las ventas en la línea V desde el punto de origen o cero en la gráfica.
El punto en que se cruzan las líneas de CT y V representa el Punto de
Equilibrio. La zona que resulta a la derecha de este punto refleja el beneficio
potencial y la que queda a la izquierda demuestra las pérdidas potenciales.
Control contable
Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa.
El control contable debe:
Costos.
Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación. A través de esta información es posible no solo establecer el precio más adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que requieren atención en cuanto a pérdidas, mermas, productos incontables, etc.
Auditoria.
La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con base en la revisión y examen detallado de todos los registros contables de la negociación con el fin de verificar:
Auditorias Informáticas
La Informática hoy, está integrando en la gestión de la
empresa, y por eso las normas y estándares propiamente informáticos deben
estar, sometidos a los generales de la misma. Debido a su importancia en el
funcionamiento de una empresa, existe la Auditoría Informática. La
Auditoría Informática es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar
la eficacia y eficiencia de una empresa.
Los principales objetivos que constituyen a la auditoría Informática son:
Los Sistemas Informáticos están sometidos al control correspondientes. El auditor informático ha de velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz herramienta de colaboración en el sistema de información.
Por eso, al igual que los demás órganos de la los Sistemas Informáticos están sometidos al control correspondiente, circunstancia que no se debe olvidar . La importancia de llevar un control de esta herramienta se puede deducir de varios aspectos que pasamos a citar:
- Las computadoras y los Centros de Proceso de Datos se convirtieron en blancos apetecibles no solo para el espionaje, sino para la delincuencia y el terrorismo. En este caso interviene la Auditoria Informática de Seguridad.
- Las computadoras creadas para procesar y difundir resultados o información elaborada pueden producir resultados o información errónea si dichos datos son, a su vez, erróneos. Este concepto obvio es a veces olvidado por las mismas empresas que terminan perdiendo de vista la naturaleza y calidad de los datos de entrada a sus Sistemas Informáticos, con la posibilidad de que se provoque un efecto cascada y afecte a Aplicaciones independientes. En este caso interviene la Auditoria Informática de Datos.
- Un Sistema Informático mal diseñado puede convertirse en una herramienta harto peligrosa para la empresa: como las maquinas obedecen ciegamente a las órdenes recibidas y la modelización de la empresa está determinada por las computadoras que materializan los Sistemas de Información, la gestión y la organización de la empresa no puede depender de un Software y Hardware mal diseñados.
Estos son solo algunos de los varios inconvenientes que puede presentar un Sistema Informático, de ahí, la necesidad de la Auditoría de Sistemas.
Control de recursos humanos.
Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.
Auditoria de recursos humanos.
Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.
En el caso de Fusiones y Adquisiciones de empresas, la parte compradora necesita conocer al detalle el estado de situación de la empresa a adquirir. La función básica de la auditoría de compra o "due diligence", es valuar los activos y deudas de la compañía objetivo, investigando los aspectos significativos de su pasado, presente y futuro predecible .
Auditoría de compra o "Due Diligence"
El due diligence permite evaluar a la empresa en marcha, valuar sus activos y pasivos, conocer sus aspectos legales como contratos y estatutos, cumplimiento de la legislación vigente, marcas registradas, activos intangibles, determinar los riesgos contingentes del negocio, juicios actuales y potenciales y determinar la existencia de pasivos ocultos, reales o potenciales.
Producto de la realización del trabajo, se realiza un informe con comentarios y observaciones que servirá como base para la negociación del acuerdo final en temas como potenciales riesgos contingentes, cláusulas de garantías, etc.
Evaluación de la actuación.
Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización, con base ene estándares de actuación que evalúen resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, perdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otras mas.
Evaluación de reclutamiento y de selección.
Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis a los objetivos de aspectos como:
Evaluación de capacitación y desarrollo.
Es una de las áreas cuya evaluación es mas difícil, pero, también, mas necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
Evaluación de la motivación.
Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través:
Evaluación de sueldos y salarios.
Responde ala pregunta ¿ son los salarios de la empresa equitativos y justos? Alguna de las medidas mas usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son:
Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.
La medida de efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:
Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cual departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas varían de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.
Son las herramientas de las que se auxilia el
administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Sistemas de información
Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información que puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización.
Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en:
En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Informes de
operaciones:
Informes de control: usados para el control directo de las operaciones.
Informes de control corrientes. Para señalar las desviaciones de la realización
planeada según ocurra, de manera que pueda actuarse con prontitud para detener
las perdidas:
Resumen de informes de control. Para resumir las desviaciones de la realización
planeada durante un periodo (usualmente un mes), como una comprobación de los
informes de control corriente y como una indicación de la efectividad global de
la realización de ejecutivos responsables.
Reportes de información. Utilizados para la planeación y determinación de
normas.
Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los resultados de
la misma actividad o grupo de actividades durante un periodo de meses o años.
Informes analíticos. Basados en comparaciones horizontales o de sección
transversal de los resultados durante un periodo dado de actividades diferentes
o de actividades similares, o en comparaciones de los resultados reales con
alguna norma formal o informal, estándar u objetiva.
Informes sobre la apreciación de renglones:
Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad.
Informes de actividad conjunta. Renglones bajo responsabilidad conjunta.
Informes estáticos. Limitados a un análisis de la fortaleza financiera y de la
estructura con la fecha dada.
Informes de control financiero. Miden la condición financiera real contra la
condición planeada (presupuestada).
Mediciones del afectividad del uso de fondos. Basados en la relación entre
inversiones y distintas clases de activo y el uso que se haga de ellos.
Informes de cambios y de condición financiera. Resumen y analizan cambios en la
condición financiera durante un periodo dado.
Formas
Las formas impresas son elementos indispensables para transmisión y registro de
datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento;
existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde una
tarjeta de control de asistencia hasta una póliza contabilidad.
Las formas facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para
registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formas es conveniente
observar los siguientes lineamientos.
Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propios básicos son:
Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la información, establecimiento de sistemas de protección contra perdidas.
Preguntas de Desarrollo
INFOGRAFÍA:
1. PROCESO DE CONTROL. El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes. http://www.monografias.com/trabajos11/prico/prico.shtml
2. REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL. Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección. Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección. http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml
3. COSTOS. Los costos se generan dentro de la empresa privada y está considerado como una unidad productora.El término costo ofrece múltiples significados y hasta la fecha no se conoce una definición que abarque todos sus aspectos. Su categoría económica se encuentra vinculada a la teoría del valor, “Valor Costo” y a la teoría de los precios, “Precio de costo”. http://html.rincondelvago.com/costos_4.html
4. CONCEPTO DE PROCESO. Un proceso (del latín processuss) es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden con un determinado fin. Este término tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que se utilice.http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso
5. Los condicionantes del control de gestión. El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa. http://www.eumed.net/libros/2006a/jcmn/1f.htm
6. GESTIÓN FINANCIERA La gestión financiera esta íntimamente relacionada con la toma de decisiones relativas al tamaño y composición de los activos, al nivel y estructura de la financiación y a la política de dividendos enfocándose en dos factores primordiales como la maximización del beneficio y la maximización de la riqueza, para lograr estos objetivos una de las herramientas más utilizadas para que la gestión financiera sea realmente eficaz es el control de gestión, que garantiza en un alto grado la consecución de las metas fijadas por los creadores, responsables y ejecutores del plan financier. http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%202/control%20de%20gestion.htm
7.
Control de producción.
8. Las técnicas presupuestales. En estas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en términos cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la comparación de lo realizado con relación a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los presupuestos de ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto de mano de obra, etc. http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-31.htm
9. EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN MEDIANTE PLANES Y PRESUPUESTOS. Es un sistema de información - control superpuesto y enlazado con la gestión que tiene por objetivo definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las posibles soluciones a las desviaciones. http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%202/control%20de%20gestion.htm
10. OBJETIVO DEL CONTROL. Tarea principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado, de acuerdo con las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición. http://html.rincondelvago.com/control-administrativo.html
11. El Control de Producción; Se basa en información vital que es utilizada por el Almacén, Distribución y Finanzas. Por ejemplo, la integración con el departamento de contabilidad asegura que el trabajo en proceso sea actualizado continuamente al registrar los materiales, mano de obra y recursos, a su respectiva orden de trabajo y sea reflejada automáticamente en los estados financieros parciales o de fin de mes. http://html.rincondelvago.com/administracion-de-la-produccion_2.html#
12. POR QUE LA GESTIÓN POR PROCESOS Por que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayoría de las empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa las organizaciones departamentales, con su nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco común y trabajando con una visión de objetivo en el cliente http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm
13. Concepto El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.http://cursosgratis.emagister.com/emag_users/solicitudes/dsp_vcruzada_cursosgratis.cfm?estadoMatUser=3&id_centro=43204110021466565570676950524550&id_curso=42825070040152687057566951664555&id_tipocurso=16&id_user=15053281203200705497052566670577&&[email protected]&id_categ=233
14. GESTIÓN DE COMPRAS Una gestión de compras efectiva no sólo encuentra proveedores excepcionales dondequiera que estén, sino que también debe encontrar proveedores que deseen correr el riesgo asociado con nuevos productos. http://www.solocursos.net/monografia_gestion_de_compras_y_justo_a_tiempo-slccurso639147.htm#formCurso
15. AUDITORIA. La Informática hoy, está integrando en la gestión de la empresa, y por eso las normas y estándares propiamente informáticos deben estar, sometidos a los generales de la misma. Debido a su importancia en el funcionamiento de una empresa, existe la Auditoría Informática. La Auditoría Informática es un examen crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una empresa. http://www.auditoriasistemas.com/
16. AUDITORIAS INFORMÁTICAS. Los Sistemas Informáticos están sometidos al control correspondientes. El auditor informático ha de velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz herramienta de colaboración en el sistema de información. http://www.eumed.net/cursecon/libreria/rgl-genaud/1x.htm
17. La Importancia del Seguimiento en el Proceso de Ventas. Durante el proceso de ventas, ya sea de productos o servicios (y más aún en el área de servicios, por la intangibilidad de los mismos), el departamento de ventas debe tener como principal función planear, ejecutar y controlar las actividades generales del proceso, por lo que se debe dar seguimiento y control continuo a sus actividades. http://www.miespacio.org/cont/gi/ventas.htm
18. PROCESOS. Las organizaciones actúan de manera más efectiva cuando todas sus actividades interrelacionadas se comprenden y gestionan de manera sistemática, y las decisiones relativas a las operaciones en vigor y las mejoras planificadas se adaptan a partir de información fiable que incluye las percepciones de todos sus grupos de interés http://web.jet.es/amozarrain/efqm.htm
19. AUDITORIAS CONTABLES. En el caso de Fusiones y Adquisiciones de empresas, la parte compradora necesita conocer al detalle el estado de situación de la empresa a adquirir. La función básica de la auditoría de compra o "due diligence", es valuar los activos y deudas de la compañía objetivo, investigando los aspectos significativos de su pasado, presente y futuro predecible . http://es.wikipedia.org/wiki/Auditor%C3%ADa
20.
Quien Elabora el Plan de Control: