Minggu, 22 Desember 2002 06:53
Membuat dan Menggunakan Mailing List di
Yahoogroups
Copyright(c)
Manaek Sinaga and CDCen
<[email protected]>
Manfaat
Mailing List (Milis)
Ini beberapa situasi yang bakal bermanfaat bila memakai mailing list (milis):
-Anggota suatu keluarga sudah tersebar diberbagai pelosok dunia.
-Anggota suatu organisasi tersebar luas dibeberapa daerah.
-Anda beserta teman2 yang berada pada posisi berjauhan ingin tetap berkomunikasi/
diskusi tentang topik tertentu.
-Ada banyak orang yang tidak saling kenal dan posisinya saling berjauhan namun
punya minat/ hobby terhadap sesuatu yg sama.
-Dll
Mailing List(=milis=melis=List) merupakan suatu
media komunikasi tertulis untuk diskusi, saling tukar
informasi/pesan/pendapat/pengalaman tentang suatu topik tertentu antar
sesama anggotanya melalui email. Biasanya komunikasi/ diskusi yang
terjadi pada suatu milis sesuai dengan tema/lingkup pembicaraan milis
tsb. Milis sering juga digunakan sebagai media penawaran/cari barang
& jasa, promosi, pengumuman, pendidikan dsb. Dengan adanya milis,
dapat terbentuk suatu kelompok/group (di dunia maya) yang mempunyai
perhatian terhadap bidang dan masalah tertentu.
Dalam hal interaksi/
komunikasi tertulis melalui email, ada banyak situs web yang memberikan
fasilitas layanan mailing list al:
Yahoogroups, topica, utopia,
dll.
Situs web Yahoogroups menyediakan layanan milis (mailing
list) secara gratis. Pada saat suatu kelompok/ group telah terbentuk,
maka tulisan/ pesan dari seorang anggota milis tsb dapat diterima oleh
seluruh anggota-anggota group secara bersamaan (Ini tergantung setting yg ditentukan saat membuat group tsb). Suatu milis dikendalikan/ diatur
oleh para Owner (pemilik) dan Moderator milis tersebut. Owner merupakan
pembuat milis tsb yang bisa berperan sekaligus sebagai Moderator.
Misalnya ada suatu kelompok di Yahoogroups bernama "Gaul
Group". Semua tulisan/ pesan email dari salah seorang anggota yang
ditujukan kepada kelompok tsb (Gaul Group) bisa langsung otomatis
diterima oleh seluruh anggota kelompok/ group tsb, tetapi bisa
juga tulisan email tsb diterima dulu oleh Owner/Moderator,
lalu Owner/Moderator mendistribusikan tulisan tsb ke seluruh anggota Gaul
Group. Semua kemungkinan itu bisa diatur saat membuat kelompok/ group tsb di Yahoogroups.
Mendaftar & Membuat kelompok/group di
Yahoogroups
Misalkan
anda ingin membuat kelompok/group di Yahoogroups dengan nama group:
"Gaul" dan niat anda mendaftarkan diri/ menjadi member di Yahoogroups
dengan nama/identitas diri (Yahoo! ID): "kilatsys" dan Password:
supercepat.
A. Proses Daftar & Memperoleh email di
Yahoogroups:
Setelah Komputer nyala dan muncul Windows.
-Lakukan proses
Dial-Up
-Klik icon Internet Explorer
-Pada bagian Address: ketik http://groups.yahoo.com/ (klik
Go)
-Muncul tampilan Yahoogroups, lalu pada bagian "New Users" disebelah kiri.
Klik kalimat " Click here to register"
-Muncul daftar isian form
sbb:
Yahoo! ID: ketik kilatsys
Password: ketik supercepat
Security
question: pilih salah satu pilihan
Your answer: ketik kata2 yg kira2 ada hubungan dengan security question.
Birthday: pilih bulan, isi tgl & tahun
Alternate email: ......(kosongkan saja!, anggap tidak punya email lain bila
ingin punya email baru Yahoo!)
Catatan:
Alternate email tsb perlu anda isi (misalnya [email protected]) bila ingin daftar jadi
anggota Yahoogroups tetapi anda tidak butuh email baru dari Yahoo! yg
berbentuk [email protected].
Language & Content: pilih
"English-other Asia" atau "Other"
Zip/ Postal Code: isi kodepos
Gender: pilih male atau female
Occupation: pilih salah satu pilihan
Industry:
pilih salah satu pilihan
-Buang tanda "check" pada "Contact me
occasionally about special offer, promotion
and Yahoo! features" agar anda kelak tidak repot menerima berbagai penawaran,
promosi, pengumuman
dsb.
-Untuk Word Verification, pada bagian "Enter the word as it is shown in the box
below": Ketik kata yg ditampilkan kabur.
-Klik "Submit this form"
Bila ada pilihan
a) Alternate email (alamat email alternatif yg minta diisikan)
b) Aktifkan & gunakan Yahoo!
Mail Biarkan a) kosong dan Klik pilihan b) agar anda sekaligus memperoleh
email address baru di Yahoo!.
Kalau ada permintaan pilihan Residence, pilih "Indonesia".
Terakhir, klik "Submit this form"
Bila ada
permintaan pengisian nama awal (first name) dan nama akhir (last name):
ketik keduanya sesuai nama anda. Kalau nama anda hanya satu kata lengkapi saja dengan nama tambahan sesuai selera anda. Misalnya nama anda adalah: "Harum Indah"
first name: ketik harum
last name: ketik indah
Akhiri
lagi dengan Klik "Submit this form"
Bila ada permintaan konfirmasi
Password, isikan lagi Password sbb:
Yahoo! ID: kilatsys
Password: ketik supercepat
Klik "Continue"
-Lalu muncul Review Terms of Service (Kalau anda percaya dengan perjanjian pelayanan ini, langsung saja menuju ujung akhir dokumen), lalu klik "I Accept".
Setelah selesai semua proses tsb, berarti anda telah terdaftar sebagai anggota Yahoogroups dan sekaligus diberi email baru oleh Yahoo!. Akan ada pesan Registration Complete dan dirangkum ID & email anda sbb:
Yahoo! ID: kilatsys
Your new Yahoo! Mail Address: [email protected]
Bila ingin segera dilanjutkan dengan proses membuat kelompok/ group, Klik "Continue to Yahoo! Groups".
Bila ingin keluar dulu, Klik "Sign Out" dikanan atas, maka anda akan keluar dari Yahoogroups. Anda sudah mulai bisa menggunakan email baru bernama [email protected]. Kelompok/ group diskusi (mailing list) dapat anda bentuk dengan mengikuti langkah2 berikut dibawah ini.
Catatan: Hati-hati!, bila anda telah Sign Out/ Keluar
dari Yahoogroups, akan ada pesan "You have successfully signed
out".
B. Proses Membuat Kelompok/Group di
Yahoogroups
Setelah Komputer nyala dan muncul Windows.
-Lakukan proses
Dial-Up
-Klik icon Internet Explorer
-Pada bagian Address: ketik http://groups.yahoo.com/ (klik
Go)
-Muncul tampilan Yahoogroups, lalu klik "Sign In!" (Pada
bagian Registered
users).
-Muncul kotak "Existing Yahoo! users!"
Yahoo!
ID: ketik kilatsys
Password: ketik supercepat
-Klik "Start a new
Group!", lalu muncul tampilan isian form yg akan anda ikuti
mulai dari
Step-1 s/d Step-4 sbb:
Step-1
Group owner: telah terisi
[email protected]
Name of your Group
Ketik nama kelompok diskusi anda
(misalnya "Kelompok Diskusi Masalah Sosial").
Enter your Group
email address:
Ketik [email protected]
Catatan:
Alamat
email [email protected] ini kelak akan menjadi alamat email kelompok/
group diskusi anda.
Describe your Group Ketik keterangan singkat (max
2000 karakter) yg menggambarkan secara
umum tentang kelompok anda.
Misalnya keterangan singkat sbb:
Kelompok Diskusi Masalah Sosial (DMS)
merupakan kelompok diskusi generasi muda Indonesia tentang masalah2
sosial masyarakat Indonesia yang terdiri dari berbagai suku, kebudayaan
dan
agama/kepercayaan. DMS membahas bagaimana agar persatuan &
kesatuan dapat terwujud bagi
seluruh komponen masyarakat
Indonesia.
Select primary language
Pilih "Indonesian"
Select
directory listing type
Pilih: Listed (Bila kelompok anda ini juga
akan dimasukkan dalam daftar Yahoo! sehingga bisa diketahui oleh para member Yahoo!).
Pilih: Unlisted
(Bila kelompok ini tidak ingin ditampilkan didalam daftar Yahoo!)
Select membership type
Pilih: Open (Bila calon anggota
bisa langsung gabung secara bebas)
Pilih: Restricted (Bila anda inginkan
approve dulu calon anggota baru)
Pilih: Closed (Bila calon yg hanya anda
undang/ invite saja yg bisa menjadi
anggota kelompok ini)
Select Moderation Type
Pilih: Unmoderated (Bila
setiap anggota secara langsung bebas kirim tulisan)
Pilih: Moderated (Bila
semua tulisan harus di-approve dulu oleh anda)
Pilih: Newsletters (Bila
hanya anda sendiri yg bisa kirim tulisan
di kelompok ini)
-Klik
"Continue"
Catatan:
Ada kemungkinan muncul pesan bahwa nama group
email address "gaul" ternyata telah dipakai oleh seorang anggota
Yahoo! lainnya. Bila ini terjadi, ganti nama lain yg bakal belum dipakai
orang
lain, misalnya "sahabat". Lalu lanjutkan Klik
"Continue".
Step-2
Classify your Group
Pilih kategori
jenis kelompok (dalam daftar group Yahoo!) yg kira2 paling cocok dengan
kelompok baru anda. Misalnya anda pilih "Cultures &
Community".
Lanjutkan pemilihan kategori jenis kelompok
berikutnya dari daftar kategori yg disediakan. Misalnya anda pilih
"Issues and Causes". Bila anda merasa sampai kedalaman kategori ini
saja
sudah cukup, maka lanjutkan klik "Place my group in Issues and
Causes".
Catatan:
Anda bisa juga teruskan pemilihan kategori
berikutnya yg semakin spesifik/lebih
fokus.
Step-3
Muncul rangkuman hasil yg anda peroleh
sbb:
Yahoo! profile: kilatsys
Email address:
[email protected]
-Klik "Continue"
Step-4
Step ini
bertujuan mengundang calon2 anggota baru.
Bila belum ingin mengundang
calon anggota baru, step ini bisa diabaikan saja/ skip.
Invite people
to your Group
Bila ingin mengundang calon anggota sekarang juga, lakukan
hal2 berikut:
a) Ketik nama2 email yg akan diundang pada kotak "Enter
email addresses"
b) Ketik kata2 perkenalan kelompok baru
anda (tujuannya agar calon anggota tertarik bergabung dengan
kelompok anda) pada kotak "Enter welcome
message".
Select invitation type
Pilih: Send invitations to members
(Bila calon anggota harus melakukan
"reply" terhadap undangan untuk menjadi anggota)
Pilih: Directly subscribe
members (Bila calon anggota baru langsung
dimasukkan menjadi anggota tanpa perlu respons dari calon tsb)
-Lanjutkan
Klik "Invite members".
Namun bila anda belum ingin mengundang calon
anggota baru, tidak perlu melakukan proses a) dan b) diatas, langsung saja
Klik "Skip this step".
Kemudian akan muncul ucapan selamat kepada anda
dan rangkuman al:
Group name: gaul
Group home page: http://groups.yahoo.com/group/gaul
Group
email: [email protected]
Bila ingin melihat bagaimana tampilan
kelompok/ group gaul yg telah anda buat, Klik "View your group
page". Lalu akan muncul tampilan group gaul. Sampai sejauh ini sebenarnya
kelompok anda telah terbentuk, tetapi dapat anda lanjutkan beberapa
perubahan/ modifikasi seperti berikut ini.
Catatan:
Bila ingin
langsung keluar dari Yahoogroups (menutup group gaul), klik saja "Sign
Out". Lalu muncul pesan "You have successfully signed
out".
Melakukan Setting
(perubahan/modifikasi)
-----------------------------------------
Mungkin
anda ingin memperbaiki/menambah/modifikasi tentang: nama kelompok, alamat
email kelompok, deskripsi kelompok, pesan selamat bergabung, catatan kaki
dll, klik "Settings". Lalu
akan muncul tampilan
Settings.
Description
Bertujuan untuk merubah/modifikasi group name,
group email address, group description dll.
Bila ingin perubahan/
modifikasi, Klik "Edit" Setelah selesai modifikasi yg diperlukan, lalu
Klik "Save Changes".
Welcome Message and Footer
Bertujuan untuk
perubahan/ modifikasi Welcome message dan Footer.
Bila ingin perubahan/
modifikasi, Klik "Edit".
a) Welcome message
Ketik
perubahan/modifikasi seperlunya pada kotak yg tersedia.
b) Message
Footer
Ketik perubahan/modifikasi seperlunya pada kotak
yg tersedia.
Setelah selesai modifikasi pd a) dan b), lalu Klik "Save
Changes".
Jika semua perubahan/ modifikasi sudah cukup, anda bisa
menutup kelompok/ group gaul dengan cara Klik "Sign Out" (pada kanan atas tampilan). Hati2!, setelah group gaul ditutup akan muncul
pesan "You have successfully signed out".
Mengatur suatu
kelompok di
Yahoogroups
--------------------------------------
Misalkan dulu anda
(sebagai Owner milis) pernah membuat kelompok/group di situs web
Yahoogroups dengan nama group: "Gaul" (Yahoogroups akan menyebut kelompok
anda "Gaul Group") dan anda
telah mendaftarkan diri di Yahoogroups
dengan nama/identitas diri (Yahoo! ID): "kilatsys" dan Password:
supercepat.
Kebetulan sudah ada calon anggota yg
daftar (subscribe) ke kelompok/ group "Gaul", maka anda berniat
melakukan approve/persetujuan terhadap calon anggota baru
tsb.
Bila komputer anda telah nyala sampai muncul Windows.
-Lakukan
proses Dial-Up
-Klik icon Internet Explorer
-Pada bagian Address: ketik http://groups.yahoo.com/ (klik
Go)
-Muncul tampilan Yahoogroups, lalu pada bagian "Registered
users", klik "Sign In"
-Pada kotak "Existing Yahoo! users" ada isian
sbb: Yahoo! ID: ketik nama kelompok (kilatsys)
Password: ketik
password-nya (supercepat)
-Muncul tampilan berikutnya, lalu klik "Sign
In"
-Muncul tampilan berikutnya, pada bagian "My Groups", Klik kata:
.gaul
-Lalu muncul tampilan yg berisi informasi/ tabel al:
a)
Informasi disebelah kanan layar, ada tulisan:
Pending:
...3...members
.......messages
Bila tertulis 3 members: berarti
ada 3 calon anggota baru yg masih menunggu approval/persetujuan dari anda.
b) Pada Tabel disebelah kiri layar, al ada
tulisan:
Members
Pending
Bouncing
Banned
Promote
Invite
Settings
Kata2 pada menu tabel tsb akan berfungsi
al:
Pending: untuk approve/ delete anggota
yg mendaftar
Bouncing: untuk membiarkan/ hapus anggota2
yg mengalami problem dalam menerima kiriman tulisan dari group "Gaul"
(tulisan
email kiriman group gaul dikembalikan lagi).
Banned:
untuk menghalangi/ protect email tertentu agar tidak
bisa
bergabung ke group "Gaul"
Invite: untuk mengundang/
memasukkan email calon anggota baru
Settings: untuk
mengatur/merubah/modifikasi kalimat2 pd welcome message, nama group, alamat email group,footer
dsb
Jika klik Bouncing, lanjutkan pilih "No
Action" atau "Unsubscribe member". Sedangkan jika klik
"Invite" akan dilanjutkan pilih "Send Invitations"
atau "Directly subscribe members".
Mencegah email
tertentu agar tidak bisa gabung ke milis: ketik nama
email-nya, lalu klik "Ban".
Jika ingin melakukan
"approve"/ persetujuan terhadap calon anggota baru yg sudah
mendaftar:
-Klik Pending
Akan ada daftar
pending email calon anggota baru tsb.
-Lalu pilih "approve"
bagi setiap email pada daftar pending tsb.
(Bila
menolak/tidak menerima calon anggota tsb, pilih "deny").
-Klik "Save Changes" untuk menyimppan hasilnya.
Setelah selesai,
ingin menutup group gaul lakukan hal2 sbb:
-Klik "Sign
Out"
Akan muncul pesan di layar "You have successfully signed
out".
Cara menjadi anggota suatu
Milis
--------------------------------
Misalkan anda baru tahu ada milis
bernama "gaul group" di situs web Yahoogroups dengan alamat URL-nya: http://groups.yahoo.com/group/gaul
Jika
ingin menjadi anggotanya (subscribe), kirim email kosong (tidak
perlu
ditulis apapun) ke: [email protected]
Lalu lakukan "Reply"
(tanpa menulis/ menghapus apapun) bila ada respons dari gaul group.
Kemudian akan ada pemberitahuan bahwa anda telah menjadi
anggota.
Anda sebagai anggota bisa kirim tulisan/pesan ke seluruh
anggotanya dengan menulis pesan ditujukan
ke: [email protected]
Suatu saat mungkin anda mulai jenuh
dan ingin keluar dari keanggotaannya (unsubscribe). Kirim saja email
kosong ke: [email protected]