2. Interrogar a Base de Dados

Também é possível seleccionar registos e campos em Access com recurso a filtros bem como procurar registos com determinados valores de um campo com a pesquisa (Edit, Find), mas dado que estes são mecanismos específicos deste SGBD não serão descritos aqui.

Para criar uma consulta, clicar no botão New do separador Queries da janela de BD. Aparece então uma caixa de diálogo que permite seleccionar a forma como a consulta será criada:

1. Consultas de Selecção

   Seleccionando Design View na caixa de diálogo acima, é apresentada uma janela de QBE (Query By Example) sobreposta por uma caixa de diálogo onde é possível seleccionar tabelas. As tabelas seleccionadas servem como fonte de registos, isto é, são essas as tabelas a interrogar na consulta a criar.

   Exemplo: Para criar uma consulta que seleccione os nomes de todos os alunos que vivem em Moura a fonte de registos será a tabela Alunos:

   

   ¨

   A janela da consulta está dividida em duas partes, as tabelas a consultar, em cima, e a estrutura da consulta, em baixo.

   As colunas em que está dividida a zona de estrutura servem para especificar os campos que serão visualizados e/ou que servirão para construir o critério para seleccionar os registos desejados. Para acrescentar um campo basta arrastar, fazer um duplo clique no campo da tabela (em cima) ou então seleccionar no menu da linha Field, que é apresentado quando se selecciona uma coluna, e clicar no botão que aparece no lado direito.

   Exemplo: A consulta do exemplo anterior envolve apenas dois campos: Nome, para visualizar e Localidade, que servirá para definir o critério, neste caso, Moura. Assim, acrescenta-se apenas estes campos.¨

   A linha Criteria e as que lhe sucedem servem para definir para cada campo os critérios que servirão para seleccionar os registos a visualizar.

   Exemplo: Dado que se pretende obter apenas os registos dos alunos que são de Moura, a estrutura da consulta seria a seguinte:

   

   ¨

   Critérios mais complexos, isto é, critérios que envolvem múltiplas condições podem ser elaborados da seguinte maneira. Condições definidas na mesma linha representam conjunções (E lógico). Condições definidas em linhas diferentes representam disjunções (OU lógico). Assim, serão seleccionados só aqueles registos que satisfazem todas as condições de pelo menos uma linha.

   Exemplo: A estrutura de uma consulta para obter o morada de todos os alunos nascidos depois de 78 e que ou o seu primeiro nome é Paulo ou são do Porto, é:

   

   Por questão de clareza, pode-se representar a expressão de critério em lógica da seguinte forma: (Data de Nascimento > 31/12/1978 Ù (Nome = "Paulo*" Ú Localidade = "Porto")).¨

   Como dito anteriormente, valores que representem datas são representadas nas expressões entre sinais de cardinalidade (#).

   Para além de poder construir conjunções e disjunções pela disposição das condições nas linhas e colunas é possível usar operadores de critérios. Com estes operadores pode-se construir conjunções e disjunções no mesmo campo de forma mais simples, para além de permitirem outras operações.

   Operador	Descrição	Exemplo
   Not [Não]	Negação.	Not "Porto" Qualquer valor excepto Porto.
   Like [Como]	Identidade com possibilidade de usar caracteres de substituição.	Like "Paulo*" Qualquer valor que comece por Paulo.
   Between…And [Entre…E]	Intervalo.	Between #1-1-1978# And #1-7-1978# Datas entre 1/1/78 e 1/7/78.
   In(…) [Em(…)]	Conjunto de valores.	In ("Porto"; "Moura") Apenas Porto ou Moura.
   And [E]	Conjunção.	Not "Porto" And Not "Moura" Qualquer valor excepto Porto e Moura.
   Or [Ou]	Disjunção.	"Porto" Or "Moura" Apenas Porto ou Moura.

    

   A linha Sort possibilita definir a ordem pela qual os registos são apresentados. Cada campo da consulta pode ser ordenado por ordem crescente (Ascending), decrescente (Descending) ou não ser ordenado (not sorted). Esta última opção faz com que os registos sejam apresentados pela mesma ordem em que aparecem na tabela. No caso de a ordenação envolver mais do que um campo, a sequência dos campos na grelha determina a ordem que será seguida na ordenação. A ordenação é definida usando um menu idêntico ao da linha Field.

   Exemplo: Para facilitar a utilização do resultado da consulta em que se selecciona os alunos de Moura, ordena-se por ordem crescente do campo Nome.¨

   A linha Show permite seleccionar os campos que serão visualizados. Pode fazer sentido incluir na estrutura de consulta um campo que não se quer visualizar, por exemplo, no caso em que esse campo serve apenas como critério, isto é, serve para seleccionar registos. A activação/desactivação é feita clicando na check box respectiva.

   Exemplo: Na consulta do exemplo anterior, dado que o campo Localidade serviu apenas para definir um critério e que o seu valor vai ser sempre Moura, a sua visualização iria apenas trazer confusão, pelo que é desactivada. No caso da 2ª consulta de exemplo, não será apropriado deixar de visualizar qualquer dos campos envolvidos.¨

   Depois de definida a consulta pode ser executada com o comando Query, Run. A maior parte das consultas produz um conjunto de registos. Este conjunto pode ser visto como uma tabela e, na realidade, é visualizado como uma tabela. No entanto, quando se grava uma consulta, o que é guardado é a sua estrutura e não o conjunto de registos produzido pela sua execução. Por esse motivo a tabela resultante da execução de uma consulta é designada por tabela virtual.

   Exemplo: Podemos agora gravar as consultas criadas, executando o comando File, Save, o Access pede mais uma vez um nome, que poderá ser Alunos de Moura para a 1ª e Paulos ou Portuenses nascidos depois de 78 para a 2ª.

   Executando a 1ª, o resultado será:

   

   ¨

   Esta semelhança é muito importante porque permite usar uma consulta onde fôr esperada uma tabela. Uma das consequências mais importantes desta funcionalidade é a possibilidade de usar consultas como fontes de registos de outras consultas.

   Outra consequência muito importante é ser frequentemente possível editar as tabelas virtuais resultantes da execução de uma consulta. Assim, será possível acrescentar novos registos e apagar registos existentes ou alterá-los. Pode-se, inclusivamente, alterar um registo de forma a que ele não verifique os critérios da consulta. Esse registo só deixará de aparecer na tabela gerada pela consulta na próxima vez que esta fôr executada.

   Exemplo: É possível alterar a localidade onde mora o aluno de nome António Silva para Porto na consulta Alunos de Moura. Embora este registo já não verifique o critério de selecção da consulta, ele permanece na tabela virtual. Fechando e voltando a abrir a consulta, deixará então de ser mostrado.

   Não é possível acrescentar registos em nenhuma das consultas criadas porque em nenhuma delas é possível editar os campos Morada e Data de Nascimento que são obrigatórios (propriedade Required = Yes). No entanto, é possível eliminar registos em qualquer uma dessas consultas.¨

   A tabela gerada por uma consulta pode ter registos repetidos. Frequentemente é desejável que tal não aconteça. Para tal é possível alterar a propriedade Unique Values da consulta para Yes. Assim, quando houver registos repetidos na tabela virtual será apresentado apenas um. As consultas com a propriedade Unique Values activada não são editáveis.

   Exemplo: Para obter uma lista das localidades das quais existem alunos inscritos criar uma consulta com apenas um campo, Localidade e alterar para Yes o valor da propriedade Unique Values.¨

   As propriedades dos campos de uma consulta incluem Format e Input Mask tal como na definição da tabela.

2. Parâmetros

Em muitas situações é possível substituir essas constantes por parâmetros. O valor de um parâmetro é perguntado ao utilizador cada vez que a consulta é executada. Para utilizar esse valor no critério da consulta basta usar o seu nome entre parêntesis rectos ('[', seguido pelo nome do parâmetro, seguido por ']').

É possível definir o tipo de valores que pode ser dado a um parâmetro executando o comando Query, Parameters. Os tipos disponíveis permitem não só definir o tipo de valores como também o seu tamanho, tal como para os campos de uma tabela.

1. Campos Calculados

   É frequentemente necessário obter informação a partir dos valores guardados nos campos. Por exemplo, pretende-se saber a idade quando se guarda a data de nascimento, o nome próprio quando se guarda o nome completo ou o montante total gasto na transacção de um artigo quando se guarda o preço unitário e a quantidade comprada. Para isso usa-se campos calculados. Os campos calculados são elaborados na linha Field e têm o formato seguinte:

   Nome do campo: Expressão de cálculo

   A expressão de cálculo é constituida por valores de campos, constantes aritméticas e outras, manipuladas por operadores aritméticos, funções do Access e funções criadas pelo utilizador. A utilização dos valores de campos é semelhante à de valores dados aos parâmetros pelo utilizador, isto é, o nome do campo entre parêntesis rectos.

    

    

   Exemplo: Para obter uma lista dos anos de nascimento dos alunos, criar a seguinte consulta:

   

   Year é uma função do Access que extraí o ano de uma data dada como argumento. Gravar a consulta com o nome Ano de nascimento dos alunos.¨

   Sempre que possível, é preferível calcular um campo a guardá-lo, para não desperdiçar espaço de armazenamento e para evitar situações de inconsistência causadas por erros na introdução ou por esquecimento na alteração de dados.

2. Consultas de Sumarização

Activando a opção View, Totals é acrescentada a linha Total à estrutura da consulta que dá acesso a um menu pull-down com as opções de sumarização:

1. Consultas de Referência Cruzada

Para construir uma consulta de referência cruzada, clicar no botão New do separador Queries e seleccionar o assistente respectivo (Crosstab Query Wizard [Assistente de Consultas de Referência Cruzada]). É apresentada uma caixa de diálogo para escolha da fonte de registos.

1. Consultas de Acção

A construção de uma consulta de acção é em tudo semelhante à de uma consulta de selecção. É aconselhável começar por construir uma consulta de selecção que permita antever as alterações que serão feitas, principalmente na fase de desenvolvimento das consultas. Em seguida, a consulta de selecção é facilmente transformada na consulta de acção desejada, como explicado em seguida. Alternativamente, pode-se ver antever as alterações que a consulta provocará quando executada executando o comando View, Datasheet View.

1. Consulta Criar tabela

   

   Depois de criada e testada a consulta de selecção que gera a tabela virtual que se pretende transformar numa tabela, executa-se o comando Query, Make-Table Query. É apresentada uma caixa de diálogo para introduzir o nome da tabela a criar e para decidir se será criada na BD actual ou noutra BD a indicar:

   Esta última opção é uma forma de transferir informação entre BDs.

   Exemplo: Foi contratada uma empresa para fazer um estudo estatístico dos alunos nascidos depois de 1978. Para salvaguardar a sua privacidade não se pode enviar a informação sobre o número, nome e morada dos alunos. Pretende-se, portanto, criar uma tabela com a localidade e ano de nascimento. Primeiro cria-se uma consulta de selecção que mostre os dados que irão constituir a nova tabela. Esta consulta usa a consulta Ano de nascimento dos alunos como fonte e tem a estrutura e gera a tabela apresentadas a seguir:

   

   Depois de verificada a correção da consulta criada, executa-se o comando Query, Make-Table Query e indica-se o nome da tabela, Localidade e ano de nascimento.¨

   Para criar a nova tabela executar o comando Query, Run. Se a tabela já existia é apresentada uma caixa de diálogo para confirmar o apagamento da tabela existente. Em seguida á apresentada uma caixa de diálogo para confirmação da inserção e que indica o número de registos que vão ser criados na nova tabela.

   Exemplo: Executar o comando Query, Run com a consulta Localidade e ano de nascimento seleccionada na janela de BD e confirmar a criação dos registos:

   

   Seleccionando o separador de tabelas da janela de BD, pode-se verificar a criação da tabela.¨

2. Consulta Acrescentar

   Depois de criada e testada a consulta de selecção que selecciona os registos a acrescentar, executa-se o comando Query, Append Query. É apresentada uma caixa de diálogo para indicar qual a tabela onde acrescentar, igual à apresentada na consulta criar tabela. Depois é eliminada a linha Show da estrutura da consulta e acrescentada a linha Append To. Nesta linha fazemos correspondência entre os campos da consulta e da tabela.

   Quando se executa a consulta, através do comando Query, Run, é apresentada uma caixa de diálogo para confirmação da inserção e que indica o número de registos que vão ser acrescentados na tabela.

   Exemplo: Pretende-se agora estender o estudo que deu origem à tabela Localidade e ano de nascimento aos alunos que nasceram em 1978. Para isso criar uma consulta de selecção usando a consulta Ano de nascimento dos alunos como fonte e executa-se o comando Query, Append Query. Na caixa de diálogo que surge, indica-se o nome da tabela onde os registos vão ser inseridos, Localidade e ano de nascimento e é acrescentada a linha Append To à estrutura. A correspondência entre os campos é, neste caso, óbvia e a consulta fica com a seguinte estrutura:

   

   Pode-se verificar o resultado antes de alterar a tabela executando o comando View, Datasheet View. Depois executa-se o comando Query, Run, sendo apresentada uma caixa de diálogo semelhante à da consulta de criar tabela. Para verificar o resultado basta abrir a tabela Localidade e ano de nascimento.¨

3. Eliminar consulta

   Depois de criada e testada a consulta de selecção que selecciona os registos a eliminar, executa-se o comando Query, Delete Query. São eliminadas as linhas Sort e Show da estrutura da consulta e é acrescentada a linha Delete, que dá acesso a um menu pull-down onde se indica se o campo respectivo deve ser apagado (From) ou se faz parte do critério (Where).

   Quando se executa a consulta, através do comando Query, Run, é apresentada uma caixa de diálogo para confirmação da eliminação e que indica o número de registos a eliminar.

   Exemplo: Pretende-se agora limitar o estudo que deu origem à tabela Localidade e ano de nascimento aos alunos que não são do Porto. Para isso criar uma consulta de selecção usando essa tabela como fonte e executar o comando Query, Delete Query. É acrescentada a linha Delete à estrutura. Seleccionar todos os campos, isto é, o * e o Access assume automaticamente que o valor da linha Delete é From, isto é, serão apagados os registos desta tabela. Depois seleccionar o campo Localidade e o Access preenche a linha Delete com Where, assumindo que este será um campo usado no critério. A estrutura da consulta será:

   

   Depois de verificar se os registos a eliminar são os desejados (comando View, Datasheet View), executa-se a consulta (comando Query, Run) e é apresentada uma caixa de diálogo semelhante à das outras consultas de acção Mais uma vez, para verificar o resultado basta abrir a tabela.¨

4. Actualizar Consulta

Depois de criada e testada a consulta de selecção que selecciona os registos a alterar, executa-se o comando Query, Update Query. São eliminadas as linhas Sort e Show da estrutura da consulta e é acrescentada a linha Update To. Nesta linha é introduzida a expressão que calcula o novo valor a guardar no campo respectivo.

Quando se executa a consulta, através do comando Query, Run, é apresentada uma caixa de diálogo para confirmação da alteração e que indica o número de registos a alterar.