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Integração do Access com outras aplicações

A necessidade de trocar dados com outras aplicações pode surgir por vários motivos, entre os quais:

aceder a uma BD que não seja Access, possivelmente residente num computador diferente mas ligado por rede;
incluir dados como imagens, sons, etc na BD Access;
utilizar outras ferramentas mais poderosas, por exemplo, o Excel, para analisar os dados da BD.

Para além disso pode ser necessário trocar informação entre diferentes BD Access.

Ligação e inclusão de objectos

Um grande número de aplicações Windows permitem a ligação e a inclusão de objectos de outras aplicações através do protocolo OLE (Object Linking and Embedding). A noção de objecto é, neste contexto, muito vasta, mas para tornar o conceito mais claro pode-se enumerar alguns exemplos, como, folhas de cálculo (ou parte delas) Excel, gráficos Excel, documentos (ou parte deles) Word, tabelas, consultas e módulos Access, desenhos, imagens, sons e vídeo.

OLE consiste essencialmente em duas formas diferentes, ligação e inclusão, de colocar um objecto criado numa aplicação (aplicação origem no caso de ligação e aplicação servidora no caso de inclusão) e colocá-lo noutra aplicação (aplicação destino). Quando se liga ou inclui um objecto num documento de outra aplicação usando OLE, é possível utilizar a aplicação origem para editá-lo, mesmo a partir da aplicação destino.

Um objecto ligado reside fora da aplicação destino, isto é, não aumenta o espaço ocupado pela documento destino. Um objecto incluido é copiado para o documento destino e, portanto, contribui para o tamanho deste.

No Access para ligar/incluir um objecto usa-se o comando Insert, Object ou, no caso do objecto estar no clipboard, o comando Edit, Paste Special. No primeiro caso, é apresentada um caixa de diálogo que permite:

Criar um objecto novo (Create New). Neste caso, será chamada a aplicação respectiva e o objecto criado é incluido.

Escolher um ficheiro onde está guardado. O objecto será ligado se a checkbox Link estiver activada, senão será incluido. Há também a hipótese de mostrar o objecto como um ícone, activando a checkbox Display as Icon, ou de usar a aplicação original para o visualizar. No caso de usar um ícone, então é possível alterar o ícone automaticamente seleccionado pelo Access (Change Icon).

Para incluir/ligar um objecto que esteja no clipboard, executar o comando View, Paste Special. É apresentada a caixa de diálogo:

A opção Paste permite incluir enquanto a Paste Link permite ligar. Também é possível representar o objecto como um ícone.

O comando Edit, Paste permite incluir apenas.

Objectos ligados ou incluidos podem ser visualizados em formulários, dando a aparência de que a aplicação original não está a ser usada ou no modo de folha de dados, fazendo duplo clique, em que a aplicação original é chamada separadamente.

Exemplo: As fotografias dos alunos foram digitalizadas e pretende-se guardar esta informação na tabela Alunos. Para isso é necessário acrescentar um campo do tipo OLE object:

Assumindo que as fotografias estão em ficheiros GIF cujo nome é o número de aluno, deve-se abrir a tabela, seleccionar o campo Fotografia do aluno com Número 1, executar o comando Insert, Object, escolher a opção Create from File e seleccionar o ficheiro 1.gif. Activando a opção Link, o campo ficará ligado ao ficheiro. A tabela terá o seguinte aspecto:

Para visualizar a fotografia criar um formulário simples (separador Forms, New, escolher tabela Alunos e AutoForm: Columnar):

Exemplo: Os formulários do tipo PivotTable contêm uma folha de cálculo Excel.¨

Importar e exportar dados

O Access permite importar dados para as suas tabelas de um conjunto de SGBD conhecidos como o Dbase, FoxPro e de outras aplicações como Excel, Word, etc. O contrário é também possível.

Open Database Connectivity (ODBC), suportada pelo Access, é uma interface que permite a troca de dados entre SGBD. Assim, o Access pode trocar importar/exportar tabelas de qualquer outro SGBD que suporte ODBC, como o Dbase, FoxPro e mesmo outros mais comuns nos ambientes empresariais, como ORACLE, DB2 etc.

Para importar dados executar o comando Get External Data, Import. É apresentada uma caixa de diálogo que permite escolher o ficheiro de onde importar esses dados. A interacção com o Access daí para a frente depende da fonte dos dados. Como resultado o Access criará uma ou mais tabelas com os dados importados e uma outra tabela com os erros surgidos durante o processo. Também é possível utilizar dados externos sem ter que os copiar, fazendo uma ligação ao ficheiro respectivo (Get External Data, Link). Esta opção é frequentemente a mais adequada quando os dados são manipulados por vários utilizadores. No entanto, especialmente quando os dados são acedidos por rede, pode tornar essa manipulação mais lenta.

Entre BD Access é possível transferir não só dados mas também qualquer outro objecto, como uma consulta, um formulário, etc.

Com o Access é possível disponibilizar informação guardada em BD através da World Wide Web. Para isso executar o comando File, Save As HTML. O assistente permite criar páginas HTML estáticas e também dinâmicas, isto é, que permitem manipular a BD com o visualizador (browser). Só é possível tirar partido de páginas dinâmicas em computadores com Microsoft Internet Information Server ou Personal Web Server.

Apesar das várias potencialidades de análise disponibilizadas pelo Access, ele é um SGBD, isto é, uma aplicação especializada no armazenamento e acesso a dados. O Excel, por sua vez é uma aplicação voltada para a manipulação e análise de dados. É possível tirar partido destas potencialidades para uma BD Access. Para isso seleccionar a tabela, consulta ou formulário a analisar, executar o comando Tools, Office Links, Analyze It with MS Excel e os dados respectivos serão carregados no Excel. Para cada tabela analisada é criada uma folha de cálculo.

Exemplo: Pretende-se calcular a mediana das notas lançadas. Embora o Access não tenha nenhuma função que permita calcular esta medida estatística é sempre possível programar uma função que o faça. Alternativamente podemos carregar as notas no Excel e usar a função que este disponibiliza para cálculo de quartis. Assim, selecciona-se uma tabela ou consulta com a informação desejada, por exemplo, a consulta Notas + Disciplinas + Alunos e executa-se o comando Tools, Office Links, Analyze It with MS Excel. Em seguida insere-se a fórmula que calcula a mediana, como se pode ver na figura:

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