O Access, como foi dito, é um Sistema de Gestão de Bases de Dados (SGBD) para PCs. Adequa-se ao uso doméstico, em pequenas empresas ou como forma de aceder a BDs instaladas em sistemas de grande porte.
Ao executar o Access é apresentada a seguinte caixa de diálogo:
Com o assistente (wizard) é possível construir uma base de dados (BD) a partir de um conjunto de modelos que podem ser alterados para melhor se adequarem ao problema em questão. Os modelos incluem BDs para listas de endereços, colecções de discos e livros, despesas, entre outras.
Se escolhermos criar uma BD vazia, é-nos pedido o nome do ficheiro onde ela será guardada. Cada base de dados do Access é guardada num único ficheiro, de extensão mdb ou (mde, no caso de ser uma BD encriptada). Depois é apresentada a janela da base de dados, como se pode ver na figura:
No capítulo anterior, definimos uma base de dados (BD) como sendo um conjunto de dados estruturados. No Access essa definição é estendida para englobar não só as estruturas, ou objectos, onde os dados são guardados mas também os objectos que permitem manipular esses dados. Em cada separador da janela de bases de dados é guardado um tipo diferente de objectos:
Cada objecto vai ser identificado por um nome dado pelo utilizador. Os objectos criados são guardados no ficheiro da BD.
A AjudaO Access, como a maior parte das aplicações Windows possui uma ajuda on-line muito completa. Está organizada como um livro mas também inclui um índice e um mecanismo de procura que facilitam a obtenção de informação sobre assuntos específicos.
O assistente do Office (Office Assistant) fornece ajuda relativa ao contexto. Por exemplo, se o utilizador estiver a fazer alguma coisa errada, ele procura "adivinhar" o que é pretendido e faz sugestões.