El Cambio y su Gestión

¿En qué consiste esa Actividad?

Mi desempeño actualmente se desarrolla en Hidroven específicamente en la Unidad de Cooperación y Financiamiento (UCF). Hidroven regula y supervisa las acciones de las Empresas Filiales, es un ente que reúne a todas las hidrológicas del país, entre las cuales se pueden mencionar Hidrocapital, Hidrollanos, Hidrosuroeste, entre otras. En esta unidad mi labor consiste en:

·        Brindar apoyo en cuanto a sistemas de información, hardware y software a todo el personal de la unidad.

·        Desarrollo, implementación de sistemas de información relacionados al área.

·        Supervisión del Desarrollo y puesta en marcha del Sistema de Contrataciones, Licitaciones y Control de Obras, el cual será implantado en todas las Hidrológicas.

Organigrama de Hidrológicas Venezolana (HIDROVEN)

Hidroven depende directamente del Ministerio del Ambiente.

Tecnología

Hidroven cuenta con varios servidores para dar soporte a diferentes aplicaciones usadas por los usuarios. Consta de un servidor Compaq con 2 procesadores Xeon, el cual es utilizado como servidor de dominio. Otro servidor IBM con tecnología Intel utilizado como servidor de correo (Exchage), 1 clon Pentium 4 con Proxy para proporcionar acceso a Internet.

En la UCF se han adquirido recientemente equipos PC’s Compaq e Ibm, Pentium 4, con Windows Xp de Sistema Operativo, pero aun quedan algunos que son Pentium II y III con los Sistemas Operativos Windows 98 y 2000. Se cuenta con un Plotter Hp para impresión de planos, una multifuncional y varias impresoras conectadas en red.

La Gente

En la UCF trabaja un grupo de personas altamente calificadas, a pesar que el grupo está conformado por personas de diversas edades, las relaciones tanto profesionales como personales son muy buenas.

Entre las personas que allí laboran se encuentran:

v      Marlene Ruiz:	Profesión: Ingeniero Químico. con mas de 30 años de experiencia
Actualmente es la Coordinadora General de la Unidad de Cooperación y Financiamiento, es la encargada de coordinar la obtención de recursos financieros y la ejecución de préstamos o programas del sector agua potable y saneamiento, con multilaterales, es decir, con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), Corporación Andina de Fomento y con Bilaterales. Es una persona muy amable, agradable, de un carácter muy tranquilo, alegre, ejerce su rol de jefe dándole al personal mucha confianza. Ha trabajado en diversas áreas de la institución como en la Gerencia de Planificación, Promoción de Proyectos, por lo que es muy respetada y admirada por su labor realizada.
v     Pedro Toledo	Profesión: Ingeniero Mecánico egresado de la Universidad Central de Venezuela (UCV) con estudios de Post-Grado en Diseño de Sistemas de Tubería igualmente en la (UCV).
El Ing. Toledo es el encargado de llevar el control en la ejecución de los proyectos y programas con préstamos con la Corporación Andina de Fomento. Es una persona muy seria, de carácter fuerte, aunque es una persona muy sensata.
v     Silvio Rodríguez	Profesión: Ing. Hidrólogo. Egresado de la UCV
Se encarga de la Contratación y Seguimientos de Obras. También tiene una larga trayectoria en la empresa en las Gerencia de Planificación, Técnica, Regulación realizando trabajos tales como de campo en contingencia en sistemas de mediciones en aducciones, problemas con el suministro de agua, elaboración, ampliación y actualización de normas técnicas de agua potable y saneamiento respectivamente. Tiene más de 24 años de experiencia en el sector ya que antes de formar parte de Hidroven ya tenía muchos años en lo que antiguamente se llamaba INOS (Instituto Nacional de Obras Sanitarias). Es de buen carácter, también muy alegre, pero a veces muy preocupado por detalles.
v     Juan Fajardo	Profesión: Ing. Mecánico. Egresado de la UCV
Juan es el jefe de operaciones, coordinador y supervisor en la ejecución de proyectos de ingeniería. Ha trabajado en Hidrocapital (Sistema Panamericano) y en CANTV-Apure. Es una persona súper amable, siempre puedes contar con el, nunca dice que no a un favor.
v     Jhony González	Profesión: Ing. Naval. Egresado de la UNEFA con estudios de Post-Grado en Diseño de Sistemas de Tuberías e Hidráulica (UCV)
Ingeniero Proyectista en el área de hidráulica e Ing. Inspector en Control de Obras. Es muy preocupado por su trabajo y porque las cosas se hagan bien. Es el bromista de la oficina, siempre tiene un chiste para todo, se juega con todo el mundo, es una persona muy agradable.
v     José Rodrigues	Profesión: Ing. Electricista. Egresado de la Universidad de Carabobo.
Ingeniero Proyectista. Diseñador de instalaciones eléctricas. Supervisor de Instalaciones y Proyectos eléctricos. El “Portu” como es conocido en la oficina es una persona seria, responsable y muy trabajador, es el primero que llega y de los últimos en irse. Es muy colaborador y atento.
v     Marcela Venegas	Profesión: Arquitecto Urbanista
Es la encargada de realizar los diseños en los proyectos a realizar, la distribución de las oficinas, luz,  etc. Ella tiene poco tiempo en la oficina pero se ha acoplado muy bien, es una muchacha muy chévere, aventurera.
v     Sandra Mendoza	Cargo: Asistente Administrativo
Es la asistente del Ing. Toledo. Se encarga de la elaboración y control de pago, recepción de documentos relacionados a los Préstamos CAF, 321 y 2544. Tiene muchos años trabajando en la empresa y ha trabajado en el Departamento de recursos Humanos en la detección de necesidades de adiestramiento, en la elaboración de planes de adiestramiento a nivel nacional (todas las hidrológicas). Ella siempre tiene una sonrisa en su rostro, cuida de todos y siempre esta pendiente de lo que falta en la oficina.
v     Yoralbert Ferre	Cargo: Asistente Administrativo
Lleva los expedientes de las licitaciones de los préstamos de hidroven. Trabajo en el Dpto. de Acueductos Rurales en la remisión y tramitación de los pagos de los consultores del programa. Es muy servicial, aunque a veces tiene el defecto de meterse en las conversaciones de otras personas.
v     Ninoska Morales	Cargo: Secretaria de la UCF
Ninoska es una persona muy tranquila, callada

Los Procesos

En la UCF existen varios procesos que quizás se puedan definir por Grupos:

Los Coordinadores son los encargados de realizar las Contrataciones y de realizar las Licitaciones para los Proyectos. Existe el grupo de Ing. Proyectistas que se encargan realizar los estudios necesarios para la elaboración de proyectos, tanto en hidraulica, obras civil, arquitectura. Otro grupo de persona es encargado de las valuaciones que son presentadas por las empresas contratistas para poder relacionar el avance de la obra. Para el proceso del que soy-codueña no existe un procedimiento como tal, debo conocer todos los procesos mencionados anteriormente para diseñar e implementar sistemas de información que le facilite el trabajo al personal involucrado con el mismo.

Los procesos que más se llevan a cabo en la UCF es el referente a las Contrataciones y Licitaciones para la ejecución de los proyectos concernientes a Estaciones de Bombeos, Desarenadores, etc., todos con el fin de mejorar el abastecimiento de agua potable y saneamiento en diferentes zonas del país. Estos procesos son importantes definirlos ya que actualmente se está desarrollando un Sistema de Información que manejara todos ellos, y que le facilitará el trabajo administrativo al personal de la UCF. Existen varios tipos de contrataciones y licitaciones las cuales pueden ser:

§         Por Adjudicación Directa

§         Por Consulta de Precios

§         Por Licitación Selectiva

§         Por Licitación General (Manifestación de Voluntad y Apertura de Ofertas).

§         Licitación General (Acto Único con Apertura de Ofertas Diferidas)

§         Licitación Anunciada Internacionalmente (Manifestación de Voluntad y Apertura de Ofertas)

§         Licitación Anunciada Internacionalmente (Acto Único con apertura de ofertas diferidas)

§         Por Concurso.

A continuación describiré un de los procesos mencionados anteriormente.

Diagrama De pasos

Impulsos

 La gente se motiva a realizar sus proyectos con mucha fuerza y determinación ya que se observa que esto beneficiara a muchas personas que no cuentan con servicios básicos de agua potable. El ser la única persona del área de sistemas en la gerencia me impulsa a estar actualizado en la materia, conocer nuevos lenguajes de programación y nuevos técnicas para mantener en buen funcionamiento y con un buen rendimiento los equipos de la unidad

Frenos

Al ser la UCF dependiente directamente de la presidencia de Hidroven se ve obligado a verse limitado en muchas acciones, ya que muchas de las decisiones deben ser primero aprobadas por el Presidente o esperar su aceptación para poder avanzar en algunos de los procesos que se mencionaron. Otra limitante importante en la actividad en la que soy co-dueña es que no existe una Gerencia de Sistemas y muchos procesos relacionados al área no son centralizados y esto ocasiona que quizás se trabaje varias veces en un proyecto debido a la falta de comunicación y de direccionamiento de la información. Otro factor importante es que muchos de los que trabajamos en la UCF somos personal contratado y esto no genera un clima laboral estable, lo que hace que muchos busquen otras opciones que le ofrezcan mejores condiciones de trabajo, ya en lo que va de año se han marchado dos personas por dicha razón.

Intimidades

Al trabajar en grupo es frecuente que se cree climas de tensión debido a la diferencia de caracteres de cada persona, pero aquí afortunadamente no sucede eso, y por lo mismo todos nos respetamos como personas y profesionales y nadie se inmiscuye en la vida de los otros. En muchas  Dentro del grupo no existen relaciones y los que la tienen la mantienen en bajo perfil para no inmiscuirlo con el trabajo, solo una persona trae su vida personal al trabajo lo que afecta muchas veces el entorno porque hemos tenido que observar discusiones y peleas por teléfono que no son de mucho agrado.

Factores Externos

 Al ser Hidroven un ente adscrito o dependiente del Ministerio del Ambiente, hay momentos en los que se debe paralizar el trabajo interno para responder a necesidades o demandas hechas por parte del Ministerio, las mismas deben ser respondidas a la brevedad posible ya que es información que será presentada en muchos casos a la Ministro.

Motor del Cambio

• Capacitar al personal en cada una de las áreas en las cuales se desenvuelve.
• Crear una Gerencia de Sistemas y/o potenciar los recursos informáticos con los que se cuenta.
• Ofrecer al personal contratado clave en la gerencia posibilidades de un empleo fijo con beneficios, ya que la situación actual del país obliga a las personas a estar en búsqueda de nuevos empleos que le garanticen una estabilidad económica y profesional.
• Involucrar al personal en cada uno de los procesos para que estos conozcan de manera efectiva cual es el objetivo principal de la empresa.

Infografía

Ø      Gestión del Cambio: capacidad para afrontarlo

En este artículo el autor intenta mostrar o indicar cuales son los aspectos importantes para afrontar los cambios por venir en los próximos años.  De nada sirve crear o estimular la formación de los empleados, fomentar la innovación, potenciar la calidad, si no se aumenta la capacidad pata afrontar y absorber los cambios con un mínimo de efectos adversos, con rapidez y eficacia.

URL: http://www.nuevoplaneta.com/articulo2664.html

Vinculo Local

Ø      Introducción a la Gestión del Cambio

En el presente artículo Josep Burcet hace una reflexión de cómo las empresas deben adelantarse y seguir los grandes cambios que actualmente están sucediendo. En años atrás el mundo estaba mas estable y los cambios eran moderados por lo que las organizaciones no se veían en la obligación de realizar cambios fuertes, pero ahora se presentan cambios, tecnológicos, científicos y en la misma sociedad que hacen que se busquen respuestas ágiles a los problemas que se van presentando, por lo que sugiere que para acelerar los cambios las organizaciones deben: 1) iniciar un cambio de cultura y 2) desarrollar procedimientos para potenciar su propia capacidad de transformación

URL: http://www.burcet.net/gestion_cambio/gestion_cambio_1.asp

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