La organización y los sistemas de información

•Entender la organización.

•Influyen tres principios:

•1.- El nivel de la organización.

•2.- El diseño de la organización.

•3.- Otros factores.
la organización como sistema que integra subsistemas interrelacionados

Los subsistemas afectados por las decisiones: (operacional, administrativa, dirección estrategica).

•El diseño organizacional define la estructura, afectando la responsabilidad y autoridad.
El liderazgo.

•La tecnologia.

•La cultura (relación entre personas).

•Las implicaciones en el desarrollo de los SI.

Las organizaciones como sistemas

•Sistemas diseñados para cumplir metas y objetivos especificos , utilizando recursos.

•Están integradas por pequeños sistemas interrelacionados. (deptos, unidades, etc), que desarrollan funciones especificas.

•Funciones tipicas (contabilidad, mercadotecnia, produccion, procesamiento de datos y la dirección.

•Las funciones especializadas integran otros mecanismos formando una eficaz entidad de la organización.

•Son sistemas complejos que requieren de aplicar principios de sistemas para entender su funcionamiento.

•Contemplar la organización como un todo.

•Establecer correctamente los requerimientos de información.

•Diseñar el SI apropiado.

•Al estudiar la organización se examina las relaciones y el funcionamiento de los demas sistemas.

Interrelación e interdepencia de los sistemas

•Todo se encuentra interrelacionado e interdependiente.

•Cuando un sistema cambia, o se elimina también afecta a otros sistemas asociados.

•

Limites de la organización

•Los limites definen la frontera del medio ambiente.

•La Tarea de distinguir esta frontera.

Para adaptarse y sobrevivir requieren de traspasar estas fronteras.

•Los Limites relajados hace que peligre su competencia y disminuya su desempeño.

Retroalimentación

•Mecanismo para el control de un sistema.

•La planeacion y el control como herramientas para administrar recursos.

Comparar desempeño como elemento de retroalimentación.

Introducir metas detalladas.

•Autoregulación disminuye la toma de decisiones en comportamientos normales.

•Interviene solo en cuestiones excepcionales, o que no fueron contempladas dentro de la formulación del problema

Ambientes

•Retroalimentación interior como exterior.

•El ambiente generado por el tamaño, perfil de la comunidad , educación, ingreso .

•Otros ambientes, el mercado, los gobiernos.

•Con frecuencia la organizacion no puede controlar el ambiente de manera directa.

Apertura y restricción

•Coexisten de manera paralela, ya que no existe la organizacion abierta o cerrada.

•La apertura es el flujo libre de la info. Dentro de la organización.

•La restricción es donde el flujo es dependiente de autorizaciones y reglas.

Perspectiva de sistemas

•El analista ve y entiende las diferentes empresas con las que mantendrá contacto.

•Clasificar a las organizaciones y subsistemas basado en los límites.

•Distinguir las influencias de caracter organizacional.

•Limites muy grandes o muy pequeños.

•Si es grande los objetivos particulares del subsistema se pierden.

•Si es pequeño no se contemplan y por lo tanto no se tomarán en cuenta.

•Un limite adecuado es decisivo para alcanzar las metas.

•Los integrantes del subsistema deben concebir que su trabajo está interrelacionado.

•No se puede cumplir las metas sin tener relación con los demas.

•Determinar el grado de apertura basado en el nivel de subsistemas.

•Los factores determinantes de los requerimientos pueden ser aparentes en algunos subsistemas sin requerir llegar a una cobertura global.

El modelo entidad-relacion

•Los elementos de un sistema se consideran entidades.
•Una entidad es una persona, sitio, objeto, un evento.
•Una relacion es aquella asociacion que describe el enlace entre las entidades.

•El diagrama E-R una manera de representar el modelo entidad-relacion.
•Se utilizan dos figuras: El rectangulo y el rombo.
•El rectangulo representa la entidad.
•El rombo representa la relacion entre entidades.

•Se coloca la entidad principal en la parte superior.
•4 tipos de diagramas E-R
•Relacion 1-1
•Relacion muchos-1
•Relacion 1-muchos
•Relacion muchos-muchos

•Los diseñadores utilizan este diagrama en el modelado de los archivos o base de datos.
•El analista debe involucrarse con estas entidades y relaciones del sistema de la organizacion.

El analista necesita:

•Enumerar las entidades de la organizacion con el fin de comprenderla mejor.
•Elegir las entidades clave para reducir la vision del problema a dimensiones manejables pero con un significado.
•Identificar La entidad principal.

•Confirmar lo anterior mediante otros metodos de captura de informacion (investigacion, entrevistas, cuestionaros, observacion, prototipos).

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•Tener la vision de la organizacion a traves de entidades se reduce la vision del problema.

•El analista tan pronto se incorpore a la organizacion debe iniciar la elaboracion del diagrama E-R.

El diagrama ayuda:

•Comprender el giro actual de la organizacion.
•Determina las dimensiones del problema.
•Disernir si es el problema correcto.

•Los diagramas requieren de una revision continua, segun se lleva a cabo el proceso de captura de datos.

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Niveles de administracion

Se concibe la administracion de las organizaciones en tres niveles horizontales:

1.Control operativo
2.Control administrativo
3.Direccion estrategica

Administración de operaciones

•Ocupa el plano base de los tres planos administrativos.
•Los gerentes de operaciones apoyan sus decisiones en reglas preestablecidas, que al implantarse correctamente otorgan resultados predecibles.
•Manejo de incertidumbre en las decisiones

Las decisiones afectan:

•La implantación de programas de trab.
•Control del inventario.
•Embarques.
•Recepción y control de procesos.
•Producción

•Los gerente supervisan detalles operativos de la organización.

•Verifican las tareas básicas de la org. se realizan oportunamente.

•No rebasen las restricciones de la org.

Administración Media

•Segundo plano o intermedio en los niveles del sistema administrativo.

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Toman decisiones sobre:

•Planeación
•Control a corto plazo
•Forma de asignar recursos
•Cumplir metas de la organización.

Decisiones de diversa naturaleza:

•Pronóstico de necesidades futuras (recursos).
•Solución de problemas laborales (que afecten la producción).

•Decisiones no estructuradas
•Decisiones con la característica de tener contenido operativo y estratégico con fluctuaciones constantes.

•Tercer nivel de la estructura administrativa.
•Los gerentes de logística se ubican mas alla de las fronteras de la org. en el tiempo o en el espacio.
•La toma de decisiones guia a los gerentes de operaciones e intermedios para los próximos meses o años.

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•Actuan en un clima de gran incertidumbre en la toma de decisiones.
•Definen la organizacion como un todo mediante las metas y establecimiento de estrategias y politicas.
•Se ubica en uno de los extremos, mientras que los de operación están en el otro, y enmedio estan los medios.

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•Toma de decisiones múltiple, mientras que los de operación son decisiones sencillas.

•Se enfrentan a problemas semiestructurados mientras que los operativos tienen problemas estructurados.

•Dificil articular para el gerente de logistica por su gama de opciones como alternativas.

Implicaciones para desarrollo de sistemas

•Cada nivel repercute en diferente grado en el desarrollo del SI.

•Algunos requerimientos están definidos, y otros son ambiguos o se sobreponen.

Implicaciones para los operativos

•Requieren de info. Interna de naturaleza repetitiva y de bajo nivel.
• Dependen de la info. Que muestra el desempeño actual, cantidad de usuarios en línea (tiempo real).
•No les interesa las proyecciones (futuro).

Implicaciones para los Administrativos

•Planean y controlan al mismo tiempo.
•Requieren info. Inmediata como de largo plazo.
•Los gerentes son apaga-fuegos por lo que requieren info. En tiempo real.
•Para un control requieren de info. Actual del desempeño vs estandares establecidos

Implicaciones para los mandos intermedios

•Dependen mucho de la info. Interna.
•Interesados en la info. Histórica, y todo aquello que le permita pronosticar acontecimientos, hacer simulaciones con diversos escenarios.