III.1.- Tipo de Investigación

III.2.- Población y muestra de la Investigación

III.3.- Etapas de la Metodología

III.4.- Descripción de las Herramientas Metodológicas

        III.4.1.- Identificación del problema

        III.4.2.- Análisis del problema

        III.4.3.- Generación y selección de alternativas

III.5.- Tratamiento de los datos y la información

    El marco metodológico de una investigación busca dar respuesta a la forma en que se lograrán los objetivos planteados en la investigación; en pocas palabras, pretende dar a conocer en forma detalla la secuencia de pasos requeridas para estudiar y analizar el suceso, así como plantear y desarrollar las medidas finales por las cuales se realiza la actividad científica. En ella se definen la población y muestra a estudiar, las técnicas a emplear y el análisis de la información y data que se recopile. Por muchos autores, es considerada la médula espinal del trabajo de investigación y siempre perfectamente relacionado con los objetivos planteados. La metodología busca la forma de como dar respuesta a cada objetivo.

III.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN
 
    El presente trabajo representa una investigación de tipo descriptivo y se encuentra clasificada en este renglón, ya que infiere en la descripción con gran precisión, acerca de las singularidades de una realidad estudiada, en la búsqueda de la compresión de las causas y del hecho, para poder así proponer mejoras que ayuden a solventar las desviaciones existentes. Igualmente podemos definirla como una investigación de campo fundamentada en la revisión documental y bibliográfica que soporta las operaciones de la empresa y los modelos gerenciales que apliquen al caso sometido de estudio. El esquema de investigación, será diferente a los estudios de comprobación de hipótesis causales,muy rigurosos, trabajándo en base a los objetivos planteados durante la investigación; es decir, que no se formulará ningún tipo de hipótesis, y se desarrollará la investigación a partir de las acciones que se pretenden lograr, basadas en la búsqueda de la optimización del proceso, más que de un análisis detalla causal de todo el comportamiento del sistema.
 
    Son investigaciones que destacan en el contenido de sus objetivos y  la descripción de las características de una determinada situación.


III.2.- POBLACIÓN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACIÓN

    La presente investigación, cuyo objetivo central es la identificación de estrategias administrativas para la reducción de tiempo de las entregas de pedidos de cartulina industrial, esta focalizada en los procesos de planificación, producción y venta del molino. Ahora bien, partiendo del hecho que en primer lugar es necesario estudiar y evaluar el ciclo de venta - planificación del molino, para determinar los factores claves del proceso, así como la estructura de funcionamiento de la unidad y algunos de sus problemas, podríamos definir la población para esta etapa a todo el personal del área de ventas y planificación, así como toda la información documental, pues son quienes serán sujetos a evaluación. En este caso la muestra y la población será la misma por tratarse de un grupo pequeño de personas, y por que toda la información documental  y de procedimiento describe como se realizan las tareas y actividades dentro de la unidad. 

    Por otra parte, al tratarse de buscar y describir los comportamientos históricos de la producción y las tendencias y desviaciones con respecto a las entregas, y las causas registradas, es necesario recolectar dicha data, la cual esta centralizada en un documento legal del proceso de venta, llamado Orden de Compra del Cliente,  y la cual pueden ser de naturaleza física y/o visualizada a través de SAP. Por ende, definiremos el universo de estudio  para la determinación de tendencias y desvíos en las entregas en esta investigación, como las ordenes de compra o pedidos realizados por los clientes a Cartones Nacionales, almacenados en forma física o en forma de registro electrónico, asumiendo que ambos reflejan copias perfectas de la información. En este caso el universo y la población en estudio coinciden.

    Ahora bien, definiremos como muestra de esta población, los pedidos realizados a Cartones Nacionales durante los últimos cuatro años, siendo esta suficientemente representativa. Los años posteriores al 2003, son descartados pues representan comportamientos del mercado diferentes a los actuales, marcados por paro económico y por la ausencia de control cambiario, presente hoy en día, que afecta la dinámica de todas las empresas.
 

III.3.- ETAPAS DE LA METODOLOGÍA
 

1.- Identificar los factores involucrados en el proceso de planificación de la producción de la empresa, y su incidencia en los retrasos en las entregas de la cartulina recubierta.

• Elaboración de un diagrama de flujo que permita identificar las etapas del proceso de planificación, estableciendo sus relaciones y las entradas y salidas de cada uno de los subprocesos. Para desarrollar esta actividad se emplearán y consultaran los manuales operacionales de Cartones Nacionales.

• Desglose de las actividades y factores de las etapas del proceso, empleando el diagrama de flujo desarrollado, así como información de cada puesto de trabajo, obtenida por medio de los manuales de operación y descripción de procesos, entrevistas al personal y descripciones de tareas críticas.

2.- Recopilar y clasificar los datos históricos de la producción sobre la base de los grados y calibres de la demanda de las cartulinas recubiertas de mayor volumen de los principales clientes de la empresa.

• Obtención de información de los pedidos de cartulinas solicitados a Cartones Nacionales, haciendo especial interés en los datos de nombre de cliente, cantidad de pedido, tipo de cartulina, y grado, para los años 2003, 2004, 2005 y 2006 empleando el programa administrativo SAP.

• Elaboración de un diagrama de Pareto, para seleccionar las empresas de mayor demanda, haciendo uso de la data obtenida del sistema SAP.

• Elaboración de un diagrama de Pareto, para seleccionar los grados de mayor demanda.

• Evaluar el comportamiento de la demanda de pedidos de cartulinas recubiertas a Cartones Nacionales, relacionándolas con tipo de cartulina y calibre.

3.- Determinar las causas que inciden en el retraso de las entregas actuales a clientes, de acuerdo al tipo de papel fabricado, partiendo del análisis de los datos históricos del ciclo de venta - planificación de la producción para los principales clientes y para los mayores volúmenes de cartulina recubierta producida por Cartones Nacionales.

• Obtención de la información de las fechas del ciclo de venta - planificación de la producción, así como la fecha de entrega requerida y real de despacho para los pedidos de los principales clientes y cartulinas fabricados por Cartones Nacionales para los años 2003, 2004, 2005 y 2006, empleando el sistema administrativo SAP.

• Organizar la información mediante gráficos de tendencia y brechas entre los tiempos real de entrega y los requeridos por el cliente. Realizar la estratificación de los gráficos, considerando cada cliente y cada tipo de cartulina recubierta seleccionada. Evaluar la brecha entre lo que se produce y lo demandado en función al tiempo de retraso.

• Cuantificar el tiempo por etapa del proceso de venta – planificación, para los principales clientes y los tipos de cartulina pedidos, para visualizar los rangos y tiempos típicos, así como las actividades críticas, en base a la extensión de la misma.

• Identificación de los pedidos que tienen retraso en la fecha de entrega.

• Análisis segmentado de los procesos involucrados entre la fecha de colocación del pedido y la entrega del mismo (administrativo), mediante el empleo de los tiempos por etapa en todo el ciclo.

• Identificar las causas de mayor preponderancia, haciendo uso de los análisis comparativos entre los tiempos por etapa del pedido con desviación en la entrega y los promedios o rangos típicos encontrados en la estadística. En aquellas etapas donde se encuentren las mayores desviaciones, se procede a realizar los análisis de actividades según el flujograma desarrollado, y su incidencia en el retraso del pedido.

4.- Desarrollar alternativas de mejora en los tiempos de duración de las etapas involucradas en el proceso administrativo de ventas – planificación de los principales productos fabricados por Cartones Nacionales S.A. para sus clientes prioritarios.

• Realizar un análisis de causas de las desviaciones encontradas en las fechas de entrega y asociarlas con el proceso de planificación y ventas.

• Identificar las alternativas por área y proceso, empleando la técnica de tormentas de ideas con el personal involucrado en el proceso y el análisis crítico.

• Proponer las alternativas de solución definitivas a ser consideras para su aplicación en cada área. Evaluar cada una de las alternativas en cuanto aspectos técnico, económico, recursos requeridos para su implementación y limitaciones regulatorias.

III.4.- DESCRIPCIÓN DE LAS HERRAMIENTAS METODOLÓGICAS
 

III.4.1- IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

    Para conceptualizar, delimitar y verificar el problema presente en la organización, se decidió emplear la técnica de identificación de problema, a través de las preguntas significativas que buscan enmarcar el cual, como, donde y por qué del hecho problemático. Sencillamente la herramienta permite enmarcar en cuadro sencillo, de referencia, las preguntas básicas que envuelven la situación problemática, colocando en columnas diferentes las respuestas considerando la situación verdadera (datos del es) y en otra, como deberían ser (datos del no es). Para nuestro caso, se puede esquematizar el uso de la herramienta en la siguiente forma:
 
Identificación del problema (Técnica)
 
Situación Problemática: El tiempo de entrega del material, a los principales clientes no se cumple (20 días).
 
Partes o Áreas que generan la situación problemática: Parte administrativa.
 

En circunstancias normales que desearíamos que ocurra: El tiempo de entrega se cumpla, de acuerdo a lo establecido, entre el cliente y el departamento de ventas.
 
 

TABLA III.1

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

III.4.2.- ANÁLISIS DEL PROBLEMA

    En esta etapa se pretende definir las causas generadoras de los retraso en las entregas de los productos fabricados por Cartonal en el área administrativa de ventas y planificación, para lo cual se procederá a realizar un análisis de tipo cualitativo mediante la realización de un diagrama causa – efecto, ideado por Ishikawa. Esta herramienta gráfica, conocida como espina de pescado, permite visualizar en seis categorías principales las causas que pueden estar afectando un proceso y que son responsables del efecto considerado indeseado. Estas seis categorías fundamentales son: Mano de Obra, Maquinaria, Materiales, Métodos, Medición y Medio Ambiente.
 
    Dentro de cada una de estas categorías, se continúa subdividiendo en otras causas más específicas, hasta alcanzar unas causas potencialmente detalladas, lo que quiere decir, que el número de subdivisiones de cada una de estas causas fundamentales es variable y continua hasta que se considere necesario. El aspecto del diagrama consiste en una línea principal al final de la cual se coloca el efecto indeseado, mientras que a los lados se colocan otras seis líneas más pequeñas en cuyos extremos se colocan los nombres de las seis categorías fundamentales de causas; y luego por cada subdivisión realizada, se coloca una nueva línea más pequeña sobre la categoría a la cual pertenece.

    En cuanto a las categorías a considerar el diagrama causa – efecto del problema en cuestión, se consideraran, en lugar de las seis “M”, las etapas del proceso de planificación – venta de Cartonal. Para el desarrollo de este diagrama de causa – efecto se utilizaran como herramientas adicionales: la documentación en los procedimientos de la empresa, la observación sistemática directa y la regla de los cinco por qué. Por medio de la documentación, se pretendía conocer la forma de realizar las diferentes actividades involucradas en el proceso de producción de la empresa, resaltando sobre todo la secuencia de la operación, los equipos empleados y el personal encargado de la operación. Además, se consultaron los procedimientos relacionados con el manejo de ciertos equipos específicos, así como los que incluían las políticas de cada departamento.
 
    La observación sistemática directa permite estar en contacto con todas las actividades realizadas en la empresa, conociéndose la forma en que en realidad se llevan a cabo las actividades, el personal que lo ejecuta, la persona responsable de la actividad, así como la veracidad de la información obtenida en la documentación y en las entrevistas. Con la observación se puede recalcar los factores humanos involucrados en el desarrollo del proceso de manufactura, así como las características del medio ambiente y de las herramientas de que dispone la empresa. La observación del investigador ser caracteriza por ser de tipo objetivo, ya que se debe evitar que cualquier relación laboral produzca una distorsión de la realidad.
 
    La regla de los “cinco por qué” es una herramienta que permite hallar una lista de causas para la situación problemática planteada, mediante la formulación de una pregunta que busca hallar la causa del efecto indeseado (por qué), a lo cual se responde con una serie de causas producto del juicio crítico, la observación y la información obtenida, constituyendo éstas el primer nivel de causas. A continuación, para cada una de las respuestas se plantea una nueva interrogante que busca conocer el por qué de éstas, obteniéndose así el segundo nivel de causas y se prosigue de la misma forma hasta llegar a un quinto nivel o donde se considere necesario, para cada una de las respuestas que se obtienen en el proceso.
 
    La regla establece que al llegar al quinto nivel se tiene un conocimiento completo de todas las causas raíces que originan el problema, lo que permite resolverlo con mayor facilidad. La estructura gráfica de esta herramienta luce como un árbol genealógico que se va dividiendo en ramas, aunque también se puede hacer en forma de esquema.
 
    Con las causas obtenidas con la regla de los “cinco por qué” se procederá a ordenarlas por nivel y luego agruparlas de acuerdo a las categorías de causas fundamentales presentes en el diagrama de causa – efecto de Ishikawa y de esta forma poder estructurarlo coherentemente, evitando las posibles repeticiones. De esta forma, se analizará la información obtenida, permitiendo identificar las causas responsables del problema, mediante el descarte de aquellas que no tienen ninguna influencia en los procesos actuales de la organización.
 
    A continuación, se procederá a complementar el análisis cualitativo mediante la realización de un análisis de pareto, con el cual se pretende encontrar, entre las causas identificadas anteriormente, cuales de ellas originan el mayor número de retrasos en las entregas, siguiendo los pasos descritos anteriormente, en el desarrollo de las etapas de metodología para los objetivos planteados.
 

III.4.3.- GENERACIÓN Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

    En la generación de alternativas de solución se empleó como herramientas: la creatividad e inventiva del investigador, tormenta de ideas con el personal investigador, así como el que labora en la empresa, y la técnica de cómo exhaustivo.
 
    La creatividad del investigar es considerado como un ente generador de ideas por medio de un proceso cognoscitivo que trata de relacionar cualquier tipo de información obtenida en libros, manuales, entrevistas, normas o cualquier documentación escrita, que permita de alguna forma reducir o eliminar el efecto indeseado.
 
    La tormenta de ideas, no es más que agrupar a una serie de personas en una sala con un rota folio o pizarra de anotaciones, donde cada participante emitirá ideas sobre el tema en cuestión por un lapso de treinta minutos, sin ningún tipo de replica o limitaciones. Todas las ideas serán anotadas y consideradas, para una posterior evaluación de grupo. Esta técnica podrá ser aplicada a todos los involucrados en el proceso del ciclo venta – planificación de Cartonal, así como con los participantes de la investigación. Todas las ideas propuestas serán evaluadas y justificadas en función de cumplir con la meta propuesta, descartando aquellas que no cumplan con el fin propuesto.
 
    Dentro de la generación de ideas se procede a esquematizar cualquier posible solución al problema, pudiéndose producir la combinación de algunas de ellas para obtener una mejor alternativa, pero siempre procurando tener un orden lógico y que garantice el cumplimiento de las normas y reglas implantadas dentro de la organización.
 
    Una vez generadas todas las posibles soluciones para cada una de las causas potenciales, se procede a realizar una selección de la misma, en el caso de que para una de estas, exista más de una alternativa de solución que produzca el mismo efecto en la reducción o eliminación del problema. Cuando ocurre esto, el proceso de selección consiste en fijar una serie de criterios de elección, que pueden ser tecnológicos, económicos y otros, para evaluar cada alternativa en base a estos y elegir la mejor solución, que corresponde a aquella que reúne las mejores características para su puesta en marcha dentro de la empresa.


III.5.- TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y LA INFORMACIÓN
 

    El tratamiento de los datos para esta investigación podemos dividirlo en función a los aspectos cualitativos y cuantitativos descritos en el marco metodológico; es decir, datos a ser transformados en información de tipo descriptiva, rasgos no cuantificables, causas y soluciones, y data numérica manipulable de la cual se pueden obtener tendencias, comportamientos, modelos y predicciones para concluir en busca de la mejora.

    En cuanto al desarrollo de los aspectos cualitativos de la metodología se encuentra enfocada principalmente en la descripción de los factores calves del proceso de ventas - planificación, la búsqueda de causas en los retrasos y en la generación de posibles alternativas para corregir la desviación. En este caso y como ya se dijo se hará a través de la revisión documental, entrevistas al personal y tormentas de ideas. De todas estas actividades, se obtendrán datos textuales, los cuales son agrupados en funciones e ideas similares, para así obtener, un flujograma de las función venta - planificación, un flujograma de actividades operacionales, una lista de factores críticos del proceso, una lista de causas posibles del problema estudio y una lista de posibles soluciones.

    Por otra parte, los aspectos cualitativos se encuentran asociados a la determinación de la tendencia y comportamiento del mercado, determinación de los clientes mayoritarios de la compañía, los tiempos de desvió en el ciclo de ventas - planificación y la priorización de las actividades críticas. Todos los datos requeridos para la obtención de esta información,  parten  de los pedidos de los clientes de Cartones Nacionales, mediante una exportación de Sapa una hoja de calculo y realizando operaciones básicas aritméticas, encontrándose así las diferentes variables. Entre estas variables que encontraremos en los pedidos  resaltan:

TABLA III.3

VARIABLES EXTRAÍDAS DE LOS PEDIDOS DE CARTONES NACIONALES

    Las variables presentadas en la tabla III.3, pueden ser agrupadas en función al cliente, calibre y grado, de modo de obtener pedidos totales o parciales, mediante la suma de estos valores, o la obtención de los días de cada una de las etapas del ciclo de planificación - ventas. Estas operaciones pueden ser fácilmente ejecutadas  empleando una hoja de cálculo de cualquier paquete de programas de escritorio y las funciones de tablas dinámicas, por ellos ofrecidas.