MARCO TEÓRICO
Antecedentes
Toda empresa de bien sea pública o privada ofrece un servicio
al público. En el caso de las empresas fotográficas , el servicio está dirigido,
en gran parte, a los clientes aficionados, es decir aquellos que hacen de la
fotografía un pasatiempo o jobi, servicio que debe ser de calidad, eficaz,
eficiente a fin de satisfacer las expectativas de los usuarios. Como es el
servicio de: Revelado y Copiado de rollos, Tomas Fotográficas, Retoques y
restauraciones de fotos, entre otros. En este orden de ideas se describen
algunas, cuyos resultados dan una visión de lo que significa y debería ser el
servicio al público. Se hace referencia a estas investigaciones en específico,
porque sus aportes sirven de marco de referencia para determinar cómo ha sido el
servicio, cuales son esos elementos que pudieran servir de motivación para
orientar este proyecto y sobre todo para tener una concepción mas clara sobre el
desarrollo de este tema en particular.
Como se ha dicho, el manejo de una organización y el éxito de sus funciones
depende de la actuación o desempeño de sus recursos humanos en la atención al
cliente. En este sentido se hace referencia a estudios de investigación que se
han realizado orientados a mejorar la gestión organizacional. Anduela y
Hernández (1997) realizaron una investigación orientado a diagnosticar la
calidad en el servicio al usuario en el sector hotelero de San Cristóbal. Para
ello determinó la posición adoptada por la gerencia ante lo que representa
prestar un servicio de calidad, las necesidades y expectativas de los empleados,
la disposición de éstos a brindar un excelente servicio, así como conocer las
expectativas y opiniones de los usuarios frente al servicio recibido. Los
autores llegaron a la conclusión que la detección de necesidades bajo un enfoque
comunicacional es factor de entendimiento entre gerencia, empleados y usuarios;
por lo cual se propuso realizar reuniones periódicas entre la gerencia y el
personal del hotel, para intercambiar puntos de vista que contribuyan a brindar
un mejor servicio y atención al cliente.
La preocupación por la persona hizo necesario un servicio a todos sus alumnos en
la Universidad Católica de Valencia "San Vicente Mártir", España (1979). Este
servicio ha buscado orientar de forma personal, las demandas puntuales del
alumnado y en grupo a través de talleres o seminarios dando atención personal:
apoyo emocional, detección de procesos psicológicos clínicos, orientación para
la intervención terapéutica, valoración y adecuación de métodos de estudio
personal, entrenamiento en habilidades de autocontrol, propuestas para el
autoconocimiento y el desarrollo personal, formado por un amplio gabinete de
psicólogos y psicopedagogos, que intervinieran y orientaran al estudiante
durante su itinerario académico en el centro. La valoración y adecuación de los
métodos de estudio personal, el desarrollo de estrategias de aprendizaje y
técnicas de trabajo intelectual, junto con el apoyo emocional, la oferta de
propuestas para el autoconocimiento y desarrollo personal, el entrenamiento en
habilidades de autocontrol y la detección de procesos psicológicos clínicos
conforman las áreas de trabajo del Servicio de Orientación.
Otro estudio importante fue el realizado en la Biblioteca "Lorenzo Mendoza
Fleury" (1968), como apoyo esencial para las actividades docentes, de
investigación y consultoría del IESA, Venezuela. La Biblioteca ha logrado reunir
un vasto fondo bibliográfico de libros, revistas académicas, documentos,
trabajos de grado de los postgrados del IESA, medios audiovisuales y recursos
electrónicos (en CD ROMS y en línea) que la califican como la más completa de
Venezuela y una de las mejores de América Latina en su especialidad. Brinda
servicios a todas aquellas personas y organizaciones interesadas en el estudio
de áreas relacionadas con administración, gerencia, finanzas, economía,
estadísticas, políticas públicas, comportamiento organizacional, recursos
humanos, política gerencial, producción, investigación de operaciones e
informática. Recibe información muy actualizada de los principales organismos
multilaterales que operan en el campo de la economía y políticas públicas. Es
depositaria de las publicaciones del Banco Mundial (desde 1986) y del Banco
Interamericano de Desarrollo. Además tiene acuerdos con el Fondo Monetario
Internacional y las Naciones Unidas para adquirir automáticamente un conjunto
importante de sus publicaciones sobretodo en materia de estadísticas.
La Universidad del Zulia (SERBILUZ), a través de la Biblioteca Central "General
Rafael Urdaneta", propició la creación y funcionamiento del Centro de
Investigación, Información y Documentación Histórica del Zulia, entidad que
tiene como tarea fundamental la recopilación, conservación y restauración de
todo tipo de material documental sobre el Zulia, que haya sido producido por
zulianos y por la Universidad del Zulia. El Centro presta sus servicios a escala
regional, nacional e internacional, contando con los equipos más modernos de
procesamiento de la información. En ese mismo orden de ideas el Centro se
propuso crear el Portal: El Zulia en el Tiempo, en virtud de la carencia de
sitios web especializados sobre el Zulia; cuyo propósito es impulsar la difusión
a través de las redes académicas regionales, nacionales e internacionales de las
diferentes tipologías documentales existentes en el CIDHIZ, entre repositorios
documentales, así como en proyectos culminados y en proceso de los distintos
entes académicos y gubernamentales, siendo su objeto de estudio e investigación
la región zuliana.
Bases Teóricas
La Cuestión de Servicio
Cada vez más las organizaciones están asumiendo efectivamente
la necesidad de instaurar políticas y planes que contribuyan a una
regularización de las normas y procedimientos que se correspondan con cada una
de las tareas, funciones y responsabilidades que se realizan dentro de ellas. En
ejecución de un proceso de gestión administrativa que se caracterice por su
eficiencia y eficacia; como indica Chiavenato (1999), las funciones dentro de
cualquier contexto organizacional relacionadas con el proceso de gestión
administrativa, no solo son una secuencia cíclica, sino también un proceso de
funciones íntimamente relacionadas en una interacción dinámica que incluye la
planeación, la organización, la dirección y el control; éstas cuatro funciones
deben ser desarrolladas en cada una de las acciones que se emprenden en la
institución; la función de planeación, según Alves (1988) es un proceso
teórico-práctico mediante el cual se sustenta la gestión empresarial a fin de
prever las contingencias y fuerzas contrarias que dinamizan las acciones para
alcanzar u obtener la misión última de la organización.
Es decir que las instituciones no deben dejar ningún aspecto de su accionar al
azar; por el contrario cada actividad u operación debe estar previamente
planificada, porque de esta manera, sirve de base a las demás funciones del
proceso administrativo.
La segunda función es organización según Reyes Ponce (1992), es la estructura de
las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de
los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr
su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Así que después
de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hallan sido
determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o
señalar las actividades necesarias de trabajo entre los miembros del grupo e
indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del
trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de
las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas
disponibles. Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera
que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o
que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya sea en él
numero o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales
miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se
enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la
empresa.
En cuanto a la tercera función como es la dirección o llamada también ejecución,
Buchele (1997) menciona que comprende la influencia interpersonal del
administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los
objetivos de la organización, mediante la supervisión, la comunicación y la
motivación. O sea es necesario que el gerente tome medidas que inicien y
continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la
tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo
en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los
miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la
compensación a esto se le llama ejecución.
Y la última función y no menos importante, el control, Carmichael (2001) afirma
que es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo
y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado. La verdad es que los gerentes siempre han
encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar
que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el
objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades
componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no
asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas
interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con
rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.
En el cumplimiento efectivo de cada una de estas funciones para ejecutar el
proceso de gestión, constituye solo parte de lo que debe ser la actividad real
del gerente, por cuanto debe desplegar una armónica relación interpersonal con
sus subordinados, manejar la información adecuada y pertinente y tener capacidad
de decisión.
El proceso administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentación. Por
ejemplo, la planificación debe preceder a la actividad de organizar, y el
controlar debe seguir a las demás funciones. Por tal motivo, el proceso
administrativo se representa en el grafico (1) en el cual se observa: (a) los
enlaces secuenciales que van desde la planificación al control y (b) la continua
retroalimentación desde las funciones 2,3,4 y 5 hacia la planificación.
Es esencial la continua retroalimentación para mejorar el desempeño y para la
planificación.

Grafico 1. The Administrative Writings of Henri Fayol: A Bibliographic Investigatión. Tomado de http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec1.htm por Arthur G. Bedeian, 1979
La aplicación de estas funciones contribuyen a mejorar la administración en una organización de servicios, ya que este es equivalente a la planeación y desarrollo de cualquier producto o servicio de una empresa. Este proceso le permite al gerente seleccionar las estrategias adecuadas en relación con los servicios y lo que debe hacerse en lo referente a los atributos del mismo.
En este contexto, el gerente debe actuar efectivamente para
conducir a la organización a la excelencia, para lo cual debe utilizar
herramientas que facilitan la labor gerencial; una de ellas, la constituye la
normatización de las tareas que debe ejecutar el personal y la reglamentación de
su comportamiento; sin embargo, esto no se obtiene utilizando simplemente una
comunicación verbal en la que se informe a los empleados cuáles son sus
obligaciones en el cargo y como debe ser su conducta dentro de la organización;
tampoco es conveniente pensar que el trabajador únicamente a través de la
observación y de su experiencia o permanencia dentro de la empresa puede llegar
a desenvolverse correcta y efectivamente, sin contar con elementos formales que
le indiquen la dirección a seguir. Ello requiere la inversión de esfuerzos
dirigidos a guiar los recursos humanos, materiales y fiscales dentro de esquemas
gerenciales abiertos, dinámicos y flexibles para conducir a la institución al
éxito en el logro de ciertos fines específicos a satisfacción de los usuarios.
Ahora bien, hablando de una Gerencia de Servicio como enfoque unificador de
todos los esfuerzos hacia el cliente, ésta supone la integración de tres
elementos claves que forman el triángulo del servicio, (ver gráfico 2). Pero el
elemento que cohesiona y unifica es el liderazgo.
Se puede considerar el liderazgo como el cemento que une y mantiene un orden
coherente en los ladrillos en que se basa la estructura de la gerencia del
Servicio. Ninguna empresa puede producir un servicio extraordinario a menos que
su gerencia se encuentran visiblemente, constantemente y a veces hasta
irracionalmente apoyando la idea.
Cuando una empresa no posee una presión interna constante desde la alta gerencia
para ejecutar su visión de servicio, el trabajo diario, monótono de cuidar a los
clientes existentes pierde contra la competencia de proyectos nuevos e
interesantes para ganar nuevos clientes. Spechler (1988) opina que el Servicio
es una comodidad muy frágil. Puedes tenerlo hoy y perderlo mañana. Si la alta
gerencia no lo apoya totalmente, no funcionará. Existen una cantidad de opciones
dentro de la empresa (productos nuevos, programas de ventas, etc.) que pueden
distraer a la gente.
El liderazgo es peculiarmente importante para el servicio al cliente por un par
de razones. Como menciona Albrecht (1992), es obvio que el objetivo final del
servicio es desaparecer, es decir, convertirse en parte del quehacer diario
dentro de la empresa. En segundo lugar, el liderazgo es el que moldea la cultura
empresarial y la cultura es clave para la gerencia de servicio. Gran parte del
servicio es un proceso social, una red de interacciones entre el empleado y el
cliente. Los empleados que tienen un contacto directo con los clientes realizan
lo que los sociólogos denominan “labor emocional” (Hochschild, 1983), realizando
su trabajo a través roles creibles, y utilizando sus emociones para ejecutar
libretos informales.

Grafico 2. Excelencia en la Atención al Cliente. Tomado de la Presentación de Arquímedes Román A. por Sociedad de Asesores de Industria y Comercio (SAIC).
Cuando se habla del triángulo del servicio, se empieza por sus tres vértices: la
Cultura del Servicio, los Sistemas e Infraestructura y la Gente. Como se explicó
anteriormente, el liderazgo, especialmente a nivel de la alta gerencia es el eje
impulsor de los vértices del servicio y permite mantener el balance entre la
planificación y ejecución de las políticas de servicio. La cultura, los sistemas
y la gente deben trabajar en sincronía para que la promesa de calidad de
servicio se convierta en una realidad ante las expectativas del cliente. (a) en
cuanto a la Cultura del Servicio, es el primer y el más importante paso para un
servicio espectacular es desarrollar una cultura de servicio, con su estrategia
respectiva. Los elementos de la estrategia deben basarse en tres enfoques, según
Davidow y Uttal (1990), segmentar a los clientes de acuerdo a sus expectativas
de servicio, averiguar exactamente cuales son esas expectativas y ajustar las
expectativas del cliente a la habilidad de entregar servicio de la organización;
(b) Los sistemas e Infraestructura pueden ser uno de los principales enemigos
del servicio, si su diseño y funcionalidad no se subordinan a la idea de calidad
de servicio.
Albrecht (1988) menciona que un sistema el cual no es comprendido o no tiene
sentido para el personal encargado de entregar el servicio siempre será un
obstáculo para que se entregue le mejor servicio posible. Para Smith (1985) la
infraestructura del servicio permite que el servicio al cliente sea “todo lo que
ayude a que un cliente consiga el beneficio esperado de un producto”. Esta por
tanto debe ser lo suficientemente flexible debido al clásico problema de ajustar
la capacidad de servicio a la demanda de servicio. Construir una infraestructura
se parece a la construcción de un portaviones, para Davidow y Uttal (1990) tiene
un costo elevado, no se puede realizar un cambio de diseño a mitad de camino y
el producto final te obliga a una estrategia particular. Son por estas razones
que la infraestructura aparte de ser lo más flexible posible debe ajustarse a
las necesidades y habilidades de los clientes lo más perfectamente posible; (c)
La gente: la razón de mayor peso para que la gente sea lo mejor posible a nivel
de servicio es cuando la cultura y las herramientas que se le dan a los
empleados (incluyendo los de primera linea) sean lo más optimas posibles.
Muchos estudios indican que incluso cuando falla el servicio, los clientes serán
comprensivos siempre y cuando sientan que la persona que los está atendiendo
están interesados en su problema, y trata de entender sus necesidades. El
entrenamiento para un nivel de servicio excepcional debe considerarse una
inversión a largo plazo. Davidow y Uttal (1990) menciona que el costo final del
entrenamiento es una tontería comparado con el costo de tener que entrenar
nuevamente personal. De hecho, el principal enemigo del buen servicio son los
altos niveles de rotación. No es posible esperar un buen servicio de una persona
que está comenzando, la cual posee las siguientes desventajas; no conoce los
aspectos técnicos de su trabajo, los reglamentos de la organización, y no tiene
la confianza como para tomar riesgos a favor de un cliente. Dichos autores
siguen mencionando que para que los empleados entreguen un servicio excelente es
necesario basarse en tres conceptos: contratar a la gente adecuada, entrenarlas
y mantenerlas motivadas. Siempre es necesario recordar que los clientes juzgan
la calidad del servicio por la calidad de las interacciones de la gente.
El Proceso Gerencial en cualquier empresa, esta constituido por un conjunto de
pasos o etapas para llevar a cabo una actividad, ese conjunto de fases o etapas
se interrelacionan y forman un proceso integral. El cual esta constituido
primordialmente por dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más
fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se
ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido en el
proceso de estructuración. A estas dos fases, el autor Urwick (1994) les llama:
mecánica y dinámica de la gerencia. Desde este punto de vista la fase mecánica
es aquella donde se establece lo que debe hacerse, es decir siempre hacia el
futuro. Mientras que la dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el
organismo social.
Según Crosby (1988) la gerencia constituye "el arte de hacer que las cosas
ocurran". Por su parte Krygier (1988) la define como un “cuerpo de conocimientos
aplicables a la dirección efectiva de una organización”. En la actualidad,
existe consenso, entre muchos autores, al señalar que el término gerencia se
puede definir como un proceso que implica la coordinación de todos los recursos
disponibles en una organización (humanos, físicos, tecnológicos, financieros),
para que a través de los procesos de: planificación, organización, dirección y
control se logren objetivos previamente establecidos. De esta manera se puede
distinguir tres aspectos claves al definir la gerencia como proceso: en primer
lugar, la coordinación de recursos de la organización; segundo la ejecución de
funciones gerenciales o también llamadas administrativas como medio de lograr la
coordinación y, tercero, establecer el propósito del proceso gerencial; es decir
el dónde se quiere llegar o que es lo que se desea lograr. Antes de seguir
adelante es necesario saber por qué y cuándo es necesaria la gerencia, qué hace
y cómo lo hace.
Cuando se estudia la gerencia como una disciplina académica, es necesario
considerarla como un proceso en el cual puede ser descrito y analizada en
términos de varias funciones fundamentales. En ese sentido, Sisk y Sverdlik
(1976) señalan que al describir y estudiar cada función del proceso
separadamente, podría parecer que el proceso gerencial es una serie de funciones
separadas, cada una de ellas ajustadas y encajadas en un compartimiento aparte,
sin embargo esto no es así, aunque el proceso, para que pueda ser bien
entendido, debe ser subdividido, y cada parte que lo compone discutida
separadamente en la práctica, un gerente puede (y de hecho lo hace con
frecuencia) ejecutar simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o
algunas de las cuatro funciones: planeamiento, organización, dirección y
control.
Cuando la gerencia es vista como un proceso, la planificación es la primera
función que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los
medios necesarios par lograr esos objetivos son presentados como planes. Estos
planes determinan el curso de la organización y proveen una base para estimar el
grado de éxito probable en el logro de los objetivos. Para poder llevar a la
práctica y ejecutar los planes, una vez que éstos han sido preparados, es
necesario crear una organización la cual señala una estructura de funciones y
una división del trabajo. Es función de la gerencia determinar el tipo de
organización requerido para llevar adelante la realización de los planes
elaborados. La clase de organización que se haya establecido determina, en gran
medida, el que los planes sean apropiadas e integralmente ejecutados. La tercera
función gerencial, es la dirección considerada como una actividad que tiene que
ver con los factores humanos de la organización la cual envuelve los conceptos
de: liderazgo, toma de decisiones, motivación y comunicación. La última fase del
proceso gerencial es el control, la cual tiene como propósito inmediato medir,
cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones
de actuación, y como resultado de esta comparación, determinar si es necesario
tomar acciones correctivas que encaucen la ejecución en línea con las normas
establecidas.
De acuerdo a Chung y Megginson (1981) hay dos maneras de analizar el trabajo
gerencial, desde el punto de vista.
• Normativo, especifica lo que se espera que haga el gerente y se ha vinculado a las clásicas funciones de la administración señaladas por Fayol en la década de los veinte a saber: planificación, organización, coordinación y control;
• Desde la óptica Descriptiva, el trabajo gerencial se centra en las actividades que un gerente ejecuta. Las cuales se pueden resumir en cuatro categorías: (a) personales: distribuir su tiempo, desarrollar su propia carrera, manejar sus asuntos; (b) de interacción: son llamadas también directivas y se agrupan en: directivas (gerente, enlace, líder), informacionales (monitor, diseminador, portavoz) y, decisionales (asignador de recursos, solucionador de problemas y conflictos, negociador, tomador de decisiones); (c) actividades administrativas: procesamiento de papeles y documentos, evaluación de políticas y procedimientos y la preparación y administración del presupuesto; (d) técnicas: envuelven el uso de herramientas y la ejecución de habilidades técnicas para la solución de problemas.
Por ende el servicio según el diccionario enciclopédico Quillet (1990) menciona
“Organización y personal destinado a cuidar los intereses o satisfacer
necesidades del público o de alguna entidad”.
Lo anterior alude a la existencia de al menos dos individuos en interacción,
donde uno de ellos intenta cuidar los intereses o satisfacer las necesidades del
otro.
Por su parte, Fisher de (1997), afirma que el servicio es el conjunto de
actividades, beneficios o satisfactores que se ofrecen para su venta o que se
suministran en relación con las ventas".
Kotler (1995) "Es cualquier actividad o beneficio que una parte ofrece a otra;
son esencialmente intangibles y no dan lugar a la propiedad de ninguna cosa. Su
producción puede estar vinculada o no con un producto físico.
Comprendiendo el servicio de esta manera, se puede decir que: (a) cualquier ramo
del comercio o industria, es una empresa que ofrece servicio como uno de sus
productos; (b) “todo el mundo está en el servicio” (Albrecht, 1991).
En la medida en que una organización esté mejor capacitada para satisfacer las
necesidades de sus clientes de la mejor manera, será capaz de garantizarse un
buen puesto en el mercado.
Por lo tanto, los servicios fotográficos dentro de las empresas de este ramo conducen a un
imprescindible trabajo en equipo entre diferentes grupos del ramo,
especialmente entre gerentes de área, gerente general y el personal de
producción. Esto conlleva a un
cambio cultural que se concreta a menudo en cambios organizativos y
estructurales.
Características del Servicio
Atendiendo al hecho de cómo debe ser la calidad de servicio que debería
prestarse en cualquier organización, incluyendo las universidades, Esteban
(2000), pasa a considerar las características que éste debe cumplir: