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Intranet en el área de Ventas y Marketing
de la Empresa
Servicios: Diseño de
Intranets
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Ventas y Marketing
Consideramos en InverSell.com que para el área comercial
de la empresa la Intranet se constituye en un recurso invaluable a
través del cual se distribuyen una gran variedad de documentos y
material de ventas a los que pueden tener acceso inmediato sus
agentes de ventas y personal relacionado tanto el que se encuentra
ubicado en la misma localidad como el que se localiza en diferentes
sucursales o viajando y, si se desea, se puede proveer acceso
también a distribuidores, proveedores e incluso
consumidores.
Además de contar con la seguridad de que
todos ellos pueden consultar en cualquier momento las últimas
versiones de todas las herramientas de ventas disponibles, se
reducen considerablemente los costos de reproducción y distribución
que implican el proveer a un gran número de personas con este tipo
de materiales en cantidad suficiente. Contando con acceso a Internet
y la utilización del browser, un empleado ubicado en cualquier parte
del mundo puede tener acceso a la más reciente folletería y las
últimas listas de precios.
Una organización funcional de la sección
Web para el área de Ventas y Mercadotecnia, la convierte en una
herramienta de consulta capaz de incrementar la productividad y
eficiencia de todos sus empleados. De manera fácil e inmediata se
pueden consultar datos específicos sobre cualquier producto o
servicio, evitando la pérdida de tiempo que ocasionaría localizarlos
entre una gran cantidad de literatura de ventas.
Con una adecuada combinación del uso del
Web y el correo electrónico todo el personal de la empresa, sus
distribuidores y proveedores podrán mantenerse permanentemente
informados de todos los lanzamientos, modificaciones y
actualizaciones de los productos y servicios que comercializa la
empresa.
Entre las muchas aplicaciones que tiene
Intranet en las áreas de Ventas y Mercadotecnia en InverSell.com consideramos las siguientes
10 cómo las de mayor beneficio:
1. Kits de Ventas
e Información de Productos
Aprovechando su capacidad multimedia, a
través de Internet se puede distribuir una gran variedad de recursos
digitales: documentos de texto, imágenes, audio y video para
integrar y actualizar de manera inmediata Kits de Venta con todas
las herramientas necesarias para que los agentes ubicados en
cualquier parte del mundo puedan promover adecuadamente los
productos y servicios que ofrece la empresa.
En cualquier momento se pueden efectuar
cambios de última hora o ajustes de emergencia a los recursos
involucrados sin que esto represente un impacto económico tanto por
los costos de redistribución como por las pérdidas que pueda
ocasionar el cierre de una venta con precios o condiciones que ya
han cambiado o incluso de productos que han salido del
mercado.
Asimismo, la Intranet puede resultar de
gran utilidad para efectuar notificaciones sobre el lanzamiento
de nuevos productos, modificaciones realizadas a productos
existentes o, incluso, avisos de que algunos se han
descontinuado.
2. Catálogos y
Listas de Precios
Además de que los costos de
reproducción y distribución de los catálogos y listas de precios
se reducen considerablemente, Intranet hace posible que los
documentos sean muy fáciles de actualizar y modificar en todo
momento asegurando que todos los ejecutivos de ventas tienen acceso
inmediato a la información y precios vigentes.
De esta forma se evitan los problemas que
surgen cuando sucursales ubicadas en diferentes localidades reciben
el envío de los ejemplares que requieren varios días después de que
los precios han cambiado, así como los errores que se ocasionan
cuando por descuido un ejecutivo ha efectuado una venta consultando
los datos de un listado anterior
3. Referencias de
Clientes y Usuarios Satisfechos
Otra herramienta de apoyo muy
importante para vendedores y distribuidores la constituyen las
referencias de clientes y usuarios satisfechos. A través de la
Intranet se pueden localizar datos y testimonios de empresas
o personas que han tenido una experiencia exitosa con los productos
o o servicios que se ofrecen.
Consultando esta información los
ejecutivos pueden apoyar su argumentación comercial dando al
prospecto información sobre los distribuidores o usuarios y los
beneficios que ellos han obtenido.
4. Información
sobre la Competencia
Datos importantes sobre cada una de las
organizaciones que ofrecen productos o servicios que compiten
directamente con los de la empresa, descripciones, precios y tablas
comparativas se colocan al alcance inmediato de todos los vendedores
de la empresa a fin de que puedan contar con toda la preparación
necesaria para desempeñar su labor de ventas.
En esta misma sección pueden incluirse
argumentos comerciales que destaquen las ventajas competitivas de
los productos y servicios de la empresa al tiempo que se destaquen
las diferencias y debilidades de productos similares disponibles en
el mercado, así como toda la información competitiva que se
considere conveniente.
5. Boletines
Informativos
La
distribución de boletines de información, tanto los de publicación
periódica como los avisos urgentes se simplifica al máximo:
promociones y descuentos especiales, encuestas o incentivos de
ventas, eventos y cursos programados, etc. se distribuyen de manera
inmediata a través de la Intranet. Para asegurar su recepción
inmediata se envían a todos los destinatarios que se requiera a
través de correo electrónico y se publican en el Web en donde pueden
consultarse posteriormente tantas veces como sea
necesario.
La utilización de la Intranet para la
distribución de este tipo de información asegura que todas las
personas involucradas se encuentran permanentemente informadas
evitando que proporcionen a los clientes datos obsoletos o
establezcan condiciones comerciales que ya no son vigentes y que
puedan informarles de las más recientes promociones vigentes. De
esta forma la empresa cuenta con un medio de comunicación altamente
eficiente que se constituye en una importante ventaja competitiva y
le permite reaccionar inmediatamente a cualquier cambio en las
condiciones del mercado.
6. Presentaciones
Electrónicas e Impresas
Intranet abre nuevos horizontes tanto
para la distribución de presentaciones estándar como de los
elementos corporativos con los que se pueden diseñar fácil y
rápidamente presentaciones personalizadas.
Almacenando de manera ordenada logotipos,
imágenes, fotografías, gráficas, textos, sonidos y animaciones, los
vendedores pueden elaborar en cuestión de minutos documentos
impresos o digitales de alta calidad, integrando a ellos los
recursos más adecuados para el tipo de venta que se encuentren
realizando.
7. Guías de Venta
e Información de Referencia
A través de guías de venta en las que
se proporcione amplia información sobre cada uno de los productos o
servicios que ofrece la empresa, sin necesidad de realizar
exhaustivos procesos de capacitación interna los vendedores
podrán contar en todo momento con los datos que requieren para
planear sus ventas y atender de manera eficiente a cada uno de sus
clientes.
Evitando la necesidad de consultar una
gran variedad de medios dispersos, en un solo lugar y bajo un
mismo índice los vendedores podrán encontrar todos los datos
disponibles acerca de un solo producto: folletos, documentación
técnica, manuales de uso, reportes de servicio, referencias de
ventas exitosas efectuadas anteriormente, comparativos con productos
de la competencia, gráficas de desempeño, etc. y de esta forma
podrán estar seguros de que no olvidaron consultar algún directorio
o memorándum impreso que no tenían a la mano o que otro ejecutivo
estaba consultando en ese momento.
8. Registro y
Control de Procesos de Venta
El control y la administración de
ventas incrementan su eficiencia con la utilización de
formatos que se completan en línea: ordenes de compra, solicitudes
de autorización de condiciones especiales, requisiciones de equipo
especial para presentaciones, de salas o auditorios de ventas,
solicitud de pago de viáticos y gastos de representación, reportes
de visitas a clientes y/o de actividad diaria, etc.
Asimismo, a través del Web los vendedores
pueden dar seguimiento a todo el proceso de facturación y entrega
una vez que han enviado el pedido y con ello mantener informado al
cliente del status de su orden. De la misma forma, pueden consultar
también el archivo histórico de ventas a determinado cliente,
estadísticas de su cartera, pronósticos y resultados de ventas, así
como su propio avance en las cuotas establecidas.
9. Cartera de
Clientes y Prospectos
Publicando en la Intranet tanto el
directorio completo de distribuidores, clientes y prospectos, como
su historial, patrones de compra y condiciones especiales de venta
si las hubiere, cualquier persona dentro del área de ventas estará
capacitado para proporcionar respuesta inmediata a preguntas o
solicitudes que estos efectúen cuando el ejecutivo que los atiende
se encuentre ausente.
De la misma forma esta información se
encontrará disponible cuando se requiera asignar un nuevo vendedor a
una cuenta existente, facilitando la integración a su cartera
al proporcionarle toda la información necesaria para mantener e
incluso mejorar la cuenta.
10. Preguntas
Frecuentes
La operación
del área comercial y su interacción con otras áreas de la empresa
incrementan su eficiencia al integrar en la Intranet una sección
en la que se incluyan tanto las preguntas típicas que los clientes
hacen a los vendedores frecuentemente como las preguntas que
comúnmente hacen los vendedores mismos.
A través de esta sección se proporciona
la respuesta adecuada a cada una de esas preguntas con lo que en
muchas ocasiones los vendedores podrán a su vez responder de manera
inmediata a sus clientes. Al mismo tiempo se elimina por completo el
tiempo que se necesitará para proporcionar una respuesta individual
a cada una de las preguntas formuladas.
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