MAESTRIA: GERENCIA DE LAS FINANZAS Y LOS NEGOCIOS

DISEÑOS CUALITATIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

PROFESORA: MSC. MARUJA CECILIA TREJO TOVAR

AUTOR: AMADIS MORALES

TRABAJO Nº 6

 

TITULO: EFECTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE PDV MARINA.

 

 

1.            ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION

 

En el entorno interno y externo en que se desarrolla una empresa, se generan cambios en los sistemas de control interno.  Los riesgos, competencia, culturas y reformas tecnológicas, originan la necesidad de evaluar e implementar nuevos sistemas de control.

 

Romper los paradigmas del control tradicional rescatando lo funcional y enfocarse hacia un control moderno de gestión es responsabilidad de todos los niveles de la organización y por ende debe agregar valor especialmente en la nueva cultura del control que es el sinónimo de autocontrol.

 

Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito del control interno es: "Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia.

 

El sistema de control interno en PDV Marina, considera Ley Contra la Corrupción. (Gaceta Oficial N° 5.637), Committe of Sponsoring Organitations (COSO) como guía práctica en el nuevo concepto de control y los lineamientos corporativos internos  que ayudan a la empresa  y el auditor en la evaluación y mejoramiento del sistema de control..

 

Dentro de los planes macros de PDVSA se han realizado estudios de los sistemas de control orientados a los procesos y actividades medulares de la corporación, cuyo fin es cerrar las brechas y disminuir las debilidades, a través del plan de mejoramiento en el sistema de control. 

 

Realizar un análisis de la situación actual del sistema de control interno en PDV Marina, permite determinar el impacto del sistema de control en los objetivos planteados y procesos medulares de la filial desde el punto de vista financiero y administrativo, siguiendo los lineamientos del modelo COSO.

 

 

2. BASES TEORICAS

 

2.1.  Estructura conceptual del control interno.

 

El objetivo del estudio del sistema de control interno es ayudar al manejo de una empresa en mejorar el control de las actividades y procesos, enfocándose en primea instancia a los de mayor relevancia.

 

Integrar varios conceptos de control interno en una estructura conceptual, permite establecer una definición común he identificar los componentes de control

 

La estructura se diseña para compilar puntos de vistas y proporcionar el motor de arranque para valorar el control interno de forma individual o particular en las organizaciones o empresas.

 

El proceso de control esta integrado por actividades de planificación, ejecución y monitoreo, permite evaluar la conducta y relevancia de las acciones, por tanto es considerado como una herramienta para alcanzar los objetivos y mejorar la calidad del servicio o producto que se ofrece a un mercado.

 

Una empresa esta conformado por personas que representan unidades estratégicas y de operación, tales como la Junta Directiva. Gerencias, Superintendecias, u otro personal.  Estas agrupaciones generan ideas, proyecciones, metas y objetivas, los que obliga la necesidad de ubicar mecanismos de control, sin embargo la acción de establecer de dar cumplimiento del los mecanismos de control es responsabilidad primaria de la Junta Directiva.

 

El control interno solo proporciona una seguridad razonable, en la consecución de los objetivos y la obtención de resultados ya que puede estar afectado por limitaciones en el sistema de control.  Esto se deriva en el resultado de la toma de decisiones, donde puede estar afectada por fallas humanas.

 

2.2.            Control Interno.

 

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.

 

Según (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito del control interno es: "Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia.

 

2.3.  Objetivos del control interno.

1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.

2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.

3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.

4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro de sus objetivos y misión.

5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.

2.4.  Elementos y componentes del control interno:

 

Elementos	Componentes
Planeación. Organización. Procedimientos. Personal. Autorización. Sistema de información. Supervisión.	Ambiente de control. Valoración de riesgos. Actividades de control. Información y comunicación. Monitoreo.

 

Figura: Pirámide del Sistema de Control

 

2.5.           Sistema de control interno.

El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos.

 

Promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.

 

Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores. La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal.

 

La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión
En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

 

2.6.           Clases de Control Interno.

 

 

2.7.           ley Sarbanes-Oxley y la auditoria. 

 

La Ley pretendía mejorar la protección a los accionistas a través de una serie de medidas, muy exigentes, que afectaban a los diferentes agentes que participan en los mercados públicos de empresas. Así, la Ley influye, de manera muy significativa, entre otros, en los Consejos de Administración, en los directivos de estas empresas, en los bancos de inversión, en los analistas financieros, y también, de un modo importante en la actividad y regulación de los auditores de cuentas.

 

La Ley Sarbanes-Oxley es un texto cuyos contenidos principales se agrupan en seis grandes áreas que afectan a todas las sociedades cotizadas en los mercados americanos.

 

1. Mejora en la calidad de la información pública y en los detalles de la misma.

2. Reforzamiento de responsabilidades en el Gobierno Corporativo de las sociedades.

3. Mejora en las conductas y comportamientos éticos exigibles: mayores exigencias de responsabilidad en los temas de gestión indebida de información confidencial.

4. Aumento de la Supervisión a las actuaciones en los mercados cotizados.

5. Incremento del régimen sancionador asociado a incumplimientos.

6. Aumento de exigencia y presión sobre la independencia efectiva de los auditores.

 

Algunos de los requisitos más importantes, en relación al área de Control Interno corresponde a:

 

Ø      Sección 404: Evaluación del control interno financiero: valorado, documentado y certificado por la Dirección de la sociedad y auditado por el auditor de cuentas. Este opinará sobre la corrección de lo manifestado por la sociedad y sobre la eficiencia del control interno financiero a la fecha de cierre de los estados financieros.

 

La Ley  tiene un impacto en la actividad del auditor., desde la participación de los Comités de Auditoria, hasta la creación de un regulador específico de la Auditoria en las sociedades cotizadas en Estados Unidos, el efecto es muy importante. Para PDV Marina se ha creado una unidad responsable de los procesos de control con enfoque a la sección 404, como modelo. 

 

La finalidad es mejorar la calidad y confiabilidad de la información financiera, por cuanto la metodología del auditor y el enfoque del trabajo,  se basa  cada vez más en entender los riesgos, los controles, su identificación, valoración y prueba continua.

 

Figura: Iceberg del Cumplimiento:

 

 

 

 

3.       TÉRMINOS BÁSICOS.

 

3.1.           Auditoria.  El origen etimológico de la palabra es el verbo latino "Audire", que significa "oír". Esta denominación proviene de su origen histórico, ya que los primeros auditores ejercían su función juzgando la verdad o falsedad de lo que les era sometido a su verificación principalmente oyendo.

La auditoria consiste en la revisión sistemática de una actividad o de una situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios

 

3.2.           Control. Actividad de monitorear los resultados de una acción y tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y medidas preventivas para evitar eventos indeseables en el futuro.

 

3.3.           Control Interno. Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos siguientes:

 

Ø       Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios que deben brindar cada entidad pública.

Ø       Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

Ø       Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales.

Ø       Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.

 

3.4. Sistema de Control Interno.  Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

 

3.5.     Elementos de control.   Son Medios, recursos en el proceso cíclico y repetitivo de un sistema de control como lo es: Planeación, valoración, ejecución, monitoreo.

 

3.6.     Componentes de control.  Es la manera como la administración dirige el negocio, integrados en el proceso de administración, es decir  es el estilo de gestión de la empresa.

 

3.7.     Modelo COSO.  Es una herramienta de auditoria que permite evaluar los controles internos de las organizaciones. Su importancia se debe a su uso como modelo para la evaluación de la gestión de los controles internos, según la SEC. Este aspecto resulta vital porque los controles internos son definidos en los requerimientos de la sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley.

 

3.8.     Committe of Sponsoring Organitations (COSO). El grupo estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones  American Accounting Association (AAA),  American Institute of Certified Public Accountants (AICPA),  Financial Executive Institute (FEI),  Institute of Internal Auditors (IIA),  Institute of Management Accountants (IMA).

 

 

4.            TIPO DE INVESTIGACIÓN.

 

En el problema planteado para el mejoramiento del sistema de control interno en los procesos administrativos y financieros de PDV Marina, se considera una investigación de proyecto factible, orientado a realizar un diagnostico de la situación del sistema de control en los procesos administrativos como los financieros, determinando las condiciones del estudio y las alternativas de la solución a través de un programa de gestión la optimización de los procesos inherentes.

 

5.            DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.

 

Dentro del marco de la investigación atendiendo los objetivos planteados, se orienta hacia un diseño de campo.

Este diseño consiste en la recolección de datos directamente donde se originan los hechos, como de las fuentes de documentación disponibles, en los procedimientos y manuales en la gestión de control.

 

6.            Métodos, técnicas e instrumentos de recolección de la información.

 

En función de los objetivos para proyecto de investigación, se emplearan instrumentos y técnicas de recolección de datos o información. Se analizará las fuentes de información y las documentaciones obtenidas de la observación documental de procedimientos y manuales, cuestionarios y entrevistas  con los responsables de los procesos.

 

7.            CRONOGRAMA.

 

ACTIVIDADES	PERIODO (Expresado en meses)
	Oct 07	Nov 07	Dic 07	Ene 08	Feb 08	Mar 08
Planteamiento del problema
Elaboración del Marco Teórico
Instrumentos de recolección de datos
Revisión del instrumento
Recolección de datos
Análisis e interpretación de los resultados
Conclusiones y recomendaciones
Redacción del informe del proyecto de investigación
Presentación del proyecto de Investigación

 

 

BIBLIOGRAFÍA / INFOGRAFIA.

 

Ø            Miriam Balestrini A.  Como se elabora un proyecto e investigación.  Consultores Asociados Servicio Editorial. Sexta edición febrero 2002.

Ø            Samuel A. Mantilla B.  Control Interno Estructura Conceptual Integrada.  ECOE Ediciones. Segunda edición, Bogotá Febrero 2001.

Ø            Abraham Perdomo M.  Fundamentos del control interno. Thompson. 7ª Edición México. 2000.

Ø            Lic. Pedro Manuel Pérez Solórzano. Los cinco componentes del control interno. http://www.gestiopolis.com/dirgp/fin/auditoria.htm . Infografia1

Ø                  Sarbanes-Oxley Sección 404. La punta del Iceberg del Cumplimiento.  http://www.felaban.com/boletin_clain/revista_5_sarbarnes_oxley_seccion.doc . Infografia2

Ø                  Liderazgo y mercadeo. Edición 122. http://www.liderazgoymercadeo.com/liderazgo_tema.asp?id=62 . Infografia3

Ø            Yolanda Jiménez. Auditoria. http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml . Infografia4