Alvez Caliman Rincon - Trabajo 3

CALIMAN RINCON, Alvez Alberto. "Sistema Automatizado de Información para la creación y mantenimiento de Memorias Técnicas de apoyo a la Gestión Tecnológica. El Caso de la Pequeña y Mediana Industria".

En el mundo competitivo de hoy es necesario dominar la información que se maneja diariamente en el negocio; no solamente la información administrativa y contable sino además la información técnica. La información acerca de las materias primas, sus proveedores, la maquinaria y equipos, los productos, los procesos necesarios para su fabricación, el recurso humano de la empresa, los clientes, el mantenimiento de los equipos, etc., es imprescindible para gerenciar la variable tecnológica. A pesar de la existencia de una amplia gama de herramientas para controlar la información administrativa y contable, son muy escasas las herramientas para manejar información técnica. Además, esas escasas herramientas requieren para su funcionamiento de complejas plataformas computacionales, las cuales a su vez envuelven altas inversiones en tiempo, esfuerzo y dinero. Sin embargo, en la pequeña y mediana industria no existen los recursos suficientes para contar con herramientas que apoyen el almacenamiento, recuperación y utilización eficiente de la información.

Este trabajo ofrece una solución de bajo costo que puede ser abordada por las empresas pequeñas y medianas en el sector metalmecánico. Se trata de una memoria técnica en la que puedan permanecer las experiencias que la organización ha adquirido a través de sus actividades diarias. Además, se presenta para su implementación un Sistema de Automatizado de Información, que permite aprovechar las herramientas de la computación con el objeto de obtener el máximo provecho de la memoria técnica.

Palabras Clave: Memoria Técnica, Gestión Tecnológica, Gestión de Información, Pequeña y Mediana Industria, Sistemas de Información.

ABSTRACT

CALIMAN RINCON, Alvez Alberto. "Automated Information System for the creation and maintenance of Technical Memoirs that support the Technological Management. The Case of the Small and Medium Industry."

In today's competitive world it is necessary to dominate the information that is managed daily in business; not only the administrative and accounting information but also the technical information. The information about its primary materials, their outfitters, its machinery, its products, the necessary processes for its fabrication, the human resource, their clients, and the maintenance of the machinery, etc., it is indispensable for managing the technological variable. In spite of the existing range of gears to control the administrative and accounting information, they are very scarce the tools in order to manage technical information. Also, these gears require for their operation complex computation platforms, with large time consuming, effort and money. However, small and medium sized firms do not have enough resources to rely with gears that support storage, recuperation and efficient utilization of information.

This paper offers a low cost solution that could be used by small and medium sized companies in the metal-mechanical sector. A technical memory that can retain the experiences that an organization acquires through their daily activities is presented. Also, an Automated Information System, that allows to take advantage of the computation tools for the purpose of getting the maximal profit from the technical memory is provided.

Keywords: Technical memory, Technological Management, Information Management, Small and Medium Sized Industry, Information Systems.

INTRODUCCION

Para nadie es un secreto que el dominio de información es una herramienta primordial para competir en el mundo de negocios de hoy. Conocer a ciencia cierta qué ocurre en la empresa, representa conocer las ventajas que pueden ofrecerse a los consumidores del producto o servicio que se oferta. Sin embargo, es común olvidar la necesidad de conocer el cómo ocurren las cosas en la empresa, insumo básico para afirmar que la variable tecnológica está siendo gerenciada en la forma acertada.

Es preciso controlar la información que se produce en el diario trajinar de la organización. Los costos en los que se incurren, la materia prima que se utiliza, las maquinarias con las que se cuenta y su desempeño, los proveedores de materia prima y otros bienes y servicios, los clientes de la empresa, el recurso humano, etc.

A pesar de la existencia de herramientas que permiten controlar tal información, estas son meramente administrativas y contables, dejando al empresariado huérfano en lo que a controles técnico-administrativos se refiere. Ello disminuye las capacidades tecnológicas de las empresas, puesto que no es posible lograr al menos, mejoras incrementales en los productos y procesos si no se cuenta con la información que diariamente se origina en la organización.

Quizás algunos gerentes conscientes de la importancia que la gerencia tecnológica eficiente reviste desde décadas pasadas, hayan girado su perspectiva en la búsqueda de soluciones para el problema planteado. Estos habrán notado la inexistencia de herramientas que apoyen áreas del negocio que se aparten de los controles administrativos y contables.

Habrán encontrado algunas herramientas que estén orientadas a las tareas técnicas de las empresas, pero a su vez, estas herramientas involucran costosos sistemas operacionales para lograr su funcionamiento. Ello incluye también personal entrenado, horas/hombre dedicadas al desarrollo e instalación de la herramienta, y una larga lista de factores que son olvidados por la herramienta en cuestión; en definitiva, todo se traduce en altos costos y bajos beneficios.

La consecuencia lógica de lo anterior no es más que la ausencia de información en las diferentes áreas del negocio, inexistencia de planes de mantenimiento de maquinarias, desconocimiento de materias primas alternativas o de características determinantes de tales materias primas, no se cuenta con manuales de procedimientos o los existentes son pobres y rudimentarios, dificultad en el control de proveedores y clientes, etc.

El tren directivo de la empresa podría concluir que la situación está muy lejos de alcanzar solución, al menos a corto plazo o a un costo razonable. Lógicamente, en las empresas medianas y pequeñas la situación es más difícil, ya que los recursos son mucho más limitados lo que les impide al menos considerar la opción de dominar y utilizar tan importante información, anulando las posibilidades de lograr dominio de la tecnología utilizada e intentar innovaciones incrementales en sus productos y/o procesos.

Lo anterior no significa que sea la situación correcta, ni mucho menos que deba existir conformidad ante los hechos. Es necesario encontrar una solución viable y de bajo costo que permita a las empresas pequeñas y medianas gerenciar de mejor manera la variable tecnológica.

Esta investigación nace de tal necesidad. En ella se plantea de manera más profunda y explícita el problema mencionado, y se trazan objetivos tendentes a lograr la solución. En líneas generales, se propone la utilización de una memoria técnica que permita "recordar" los diferentes datos, variables e información que constituyen la memoria y experiencia de la empresa y que a su vez, tal memoria sea implementada en un Sistema de Información Automatizado.

En este orden de ideas, Parisca recomienda la utilización de una cantidad de instrumentos para la captación de información, generación interna de conocimientos y difusión de la información, afirmando que son elementos que deben existir en cualquier organización industrial como herramientas elementales de trabajo.(PARISCA,1991:15)

Sin embargo, es preciso determinar las características del mencionado sistema, porque si es esa la solución ¿ cómo saber de antemano cual es la información que debe registrarse y cual no?. ¿o qué tipo de personal estará a cargo del registro y producción de información?. ¿cómo sería ese sistema de información capaz de crear y mantener memorias que apoyen la gestión tecnológica?.

Un estudio que dé respuestas a estas interrogantes debe precisar el grado de conocimiento de la empresa acerca de la información que realmente necesita conservar y utilizar, en apoyo a sus actividades de gestión tecnológica, puesto que no basta contar con un sistema eficiente que permita tal control sino que es necesario utilizarlo correctamente.

Además, podría aprovecharse la experiencia de tales empresas en cuanto a los beneficios que han obtenido debido al manejo efectivo de la información y los problemas que han enfrentado durante los procesos de captación y utilización efectiva de la información necesaria en las actividades de gestión tecnológica. Como todo sistema, es posible evaluar si han existido beneficios suficientes para enfrentar el costo que su instrumentación acarrea.

En este sentido, trabajar con la pequeña y mediana industria parece asomar mayores beneficios para el sector en cuestión, porque representa el 80 % de la industria nacional. Ello, porque para modernizar el aparato productivo venezolano es necesario la utilización eficiente de los conocimientos y experiencias tecnológicas que se acumulen en las empresas, permitiéndoles competir exitosamente en mercados nacionales e internacionales.(COLINA,1992:50)

Dentro de este renglón de empresas medianas y pequeñas, la especialidad en la que la investigación se apoya es el sector metalmecánico. Esto, a pesar de que las necesidades informáticas entre empresas pequeñas y medianas de diferentes sectores son altamente similares; pero en cuanto a términos y formas de trabajo si existen ciertas diferencias y a objeto de no hacer de esta memoria un producto genérico se consideran entonces empresas de un sólo sector, el metalmecánico.

Precisamente dada la condición de similaridad necesaria para el correcto desempeño de esta investigación, una cierta forma de trabajo es la considerada. Esto es, aquellas empresas que tienen normalmente un trato con un grupo de proveedores y con un grupo de clientes, que tienen al menos una línea de productos definida, que cuentan con cierta organización en la empresa en lo que se refiere a la clara definición de los roles de cada integrante del personal; y no el tipo de empresas que se abastece de materias primas haciendo compras a destajo y que sólo trabaja en la solución de problemas menores y ocasionales.

La información necesaria para el proceso de gestión será variable en cada tipo de empresa y por ende, los métodos de captación, utilización y producción de tal información serán también diferentes, aún en empresas del mismo tipo o dedicadas al mismo ramo comercial/productivo.

También es necesario determinar si la captación y utilización efectiva de la información ha producido cambios substanciales, beneficiosos o no, en el desempeño de las actividades de gestión tecnológica que son llevadas a cabo por las empresas. Debe tomarse en cuenta que existen diferencias entre la información que es menester para la organización y la información que se precisa para producir la primera. No siempre el proceso de tomar la información necesaria, registrarla y luego recuperarla en igual manera a como se almacenó es tan sencillo. Generalmente requerirá de cálculos, tabulaciones, clasificaciones, etc., en el momento de su recuperación de manera que pueda ser realmente útil a la organización.

El manejo de toda esta información tecnológica ciertamente no es tarea fácil. Inclusive la implantación de los diferentes aspectos aquí planteados requieren de personal calificado y equipos dedicados a tal actividad; esto es oneroso para la mayoría de las empresas, dados los altos costos que la importación de tecnología representa. El desarrollo de instrumentos de manejo de información representa entonces un proyecto de costo prohibitivo para una pequeña o mediana empresa.

Como se desprende de lo anterior, ante la imperiosa necesidad de mantener información de manera efectiva en las PYMI, existe una alternativa de posible solución: un Sistema de Información de Memorias Técnicas de apoyo a la Gestión Tecnológica; no obstante su realización constituye una aventura y un camino lleno de disyuntivas interesantes.

MARCO TEORICO

La pequeña y mediana industria.

La pequeña industria define a las unidades fabriles que cuentan de seis (6) a veinte (20) empleados, contando a los propietarios de la industria que la dirigen y no poseen otra unidad industrial; no pertenecen a grupos económicos, sean nacionales o extranjeros; no pagan regalías y su inversión ha de ser nacional al menos en un 95%. Generalmente, tienen cuotas en el mercado regional; sin embargo, cuando su producto es especializado pueden surtir el mercado nacional.(LOPEZ,1990:45)

La Mediana Industria se ha clasificado en dos grupos atendiendo al número de empleados que en ella laboran. Se llama Mediana Industria Inferior a las unidades fabriles cuyo número de empleados oscila entre los veinte (20) y cincuenta (50); y Mediana Industria Superior aquellas que cuentan más de cincuenta (50) empleados, hasta cien (100) de ellos.(LOPEZ,1990:45)

En ambos casos (Mediana Industria Inferior y Superior) se asume que el propietario trabaja en la Industria desempeñando cargos directivos; tampoco deben poseer otra unidad fabril o pertenecer a grupos económicos, sean nacionales o extranjeros; no pagan regalías y su inversión ha de ser nacional al menos en un 90%.(LOPEZ, 1990:45)

La Pequeña y Mediana Industria representa el 80% de la industria nacional, y se le considera una muy importante alternativa para superar la crisis actual. Esto debido entre otras variables, a que es un factor desconcentrador geográfico de la economía, puede proveer empleos a costos relativamente bajos, y utilizar de manera eficiente tecnología adecuada a las posibilidades y restricciones del país.(COLINA,1992:38)

La Gestión Tecnológica y La Gestión de Información.

La Gestión Tecnológica.

La gestión tecnológica comprende el conjunto de decisiones en la empresa sobre la creación, adquisición, perfeccionamiento, asimilación y comercialización de las tecnologías requeridas por ella. Se ocupa de la estrategia tecnológica de la empresa; de los procesos de I-D, innovación y transferencia de tecnología; de cambios técnicos menores y de la normalización y control de calidad.(PAREDES,S/F:11)

El propósito de la gerencia de tecnología es el desarrollo de capacidades tecnológicas locales en la empresa, asociadas al sistema de producción por ella empleado. Tales capacidades tecnológicas se evidencian a través de los diferentes conocimientos que la empresa acumula respecto a sus sistemas de producción y las posibilidades que tiene de ponerlos en práctica. (AVALOS, 1992:5-6)

La gerencia de tecnología supone la administración de un sistema de aprendizaje de los conocimientos acumulados por la empresa, haciéndose de una memoria tecnológica; construir, emplear y transformar tal memoria son objetivos de la gestión tecnológica, y constituyen la clave para crear capacidades tecnológicas que permitan mejorar el desempeño de la empresa.

La Gestión de Información.

Cuando se trata el concepto de gestión de información, se significa la forma en que el uso y aprovechamiento de la información es ejecutado en cualquier organización. Es válido afirmar que la información se ha constituido en el capital de mayor importancia para la empresa, puesto que los recursos financieros pueden obtenerse vía préstamos, la maquinaria sufre cambios con el avance de la tecnología y el recurso humano es perfeccionado a través del constante entrenamiento. Pero la información que no es utilizada correctamente se pierde, y las consecuencias que traiga este hecho consigo son muy difíciles de revertir. De allí que la gestión de información se dedique al manejo correcto de la información que es relevante para la organización, controlando los proceso de captura, almacenamiento y recuperación eficiente y oportuna de la información en cuestión.

La identificación, búsqueda y conservación de datos de toda índole de fuentes externas a la organización es una labor fundamental de la gestión de información.(PARISCA,1991:16) Tales fuentes incluyen el mercado donde se oferta el producto o servicio al cual se dedica la empresa; información acerca de sus proveedores, sus competidores, los productos/servicios que pueden sustituir a los de la compañía, la situación de sus principales clientes, los cambios producidos en relación a la tecnología utilizada, el estado del sector industrial al cual pertenece la compañía, etc.

Tecnologías de Información.

Los Sistemas de Información.

Los sistemas de información son como todo sistema dentro de una empresa, dado que tienen propósitos e interacción con el resto de componentes de la compañía. La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la entrada, mantener archivos de datos en relación con la empresa y producir información, reportes, etc. que apoyen la toma de decisiones en niveles gerenciales.(SENN,1988:15)

Bases de Datos.

Dar una definición completa de lo que es una base de datos, no es un trabajo sencillo. Sin embargo, la definición dada por James Martín, es quizás la más apropiada; según él: "La Base de Datos puede definirse como una colección de datos interrelacionados, almacenados en conjunto sin redundancias perjudiciales o innecesarias; su finalidad es la de servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible; los datos se almacenan de modo que resulten independientes de los programas que los usan; se emplean métodos bien determinados para incluir datos nuevos, y para modificar o extraer los datos almacenados. Dícese que un sistema comprende una colección de bases de datos, cuando éstas son totalmente independientes, desde el punto de vista estructural."(MARTIN,1990:64)

Las bases de datos se organizan en sistemas. Un Sistema de Base de Datos, es básicamente un sistema de mantenimiento de registros computarizado, cuyo propósito principal es mantener información, y hacer que esa información sea disponible de manera rápida y eficiente, en el momento en que se necesite. La información concerniente, puede ser significativa para algún individuo u organización a quien el sistema intenta servir; en otras palabras, cualquier cosa que sea necesitada para asistir el proceso general de la organización o del individuo.(CALIMAN,1992:12)

METODOLOGIA

La presente es una investigación tipo descriptiva, puesto que se han seleccionado una serie de cuestiones para medir cada una de ellas independientemente, y describir lo que se investiga.(HERNANDEZ,1991) Para ello, se cubrieron las siguientes etapas:

· Diagnóstico descriptivo de las pequeñas y medianas empresas en el sector metalmecánico de la región zuliana. Se logró la mayor comprensión posible de lo que las pequeñas y medianas empresas del sector metalmecánico realmente constituyen en la región zuliana, así como la obtención de la mejor imagen posible de las mismas, conociendo las diferentes características que las definen y que las hacen comunes entre sí. Para ello fue de importancia vital la ejecución de entrevistas y cuestionario diseñados con ese objetivo, puesto que describen en cada caso la empresa en cuanto a sus características resaltantes.

· Determinación de las necesidades y requerimientos presentados por las empresas en cuanto al manejo de información. Esto permitió el planteamiento de soluciones a problemas reales. Es decir, los datos obtenidos en cuanto a las necesidades informáticas de las empresas pequeñas y medianas en el sector metalmecánico, permitieron ofrecer una solución que realmente resuelva tales necesidades, y no que solamente se limitase a "mejorar" un poco la situación, tras la adaptación de la organización a las características de la herramienta de solución.

· Desarrollo de una solución que permita satisfacer las necesidades determinadas. En esta etapa se propone un sistema de información que ha de satisfacer las necesidades determinadas en la etapa anterior; para ello, se describen primero las necesidades informáticas de las empresas pequeñas y medianas en el sector metalmecánico, y luego se definen las estructuras, procesos e interfaces con las que cuenta la solución de tales necesidades.

Población y Muestra.

La población está constituida por un número de aproximadamente 90 empresas entre las consideradas pequeñas y medianas, en el sector metal-mecánico de la región zuliana; la mitad de estas empresas se consideran especializadas, es decir se dedican a una actividad particular de la metalmecánica; la otra mitad considerada no especializada está constituida por los talleres metal-mecánicos.(CORPOZULIA, 1989) Con el objeto de lograr el óptimo cumplimiento de los objetivos de esta investigación, y debido a que tal tamaño de población es en extremo grande para los fines de la misma, se seleccionó una muestra constituida por 10 (diez) empresas del total de las especializadas, lo que representa un 22,23% de ese total.

Para esta selección se utilizó un muestreo no probabilístico del tipo intencional, siguiendo como criterios de selección los siguientes:

· Nivel de Especialización: Las empresas de tipo taller se dedican por lo general a actividades de menor envergadura y de requerimientos sumamente variados, que además no cuentan con ciclos de producción, con programación de adquisiciones de materia prima, etc. En consecuencia, las labores y trabajos que comúnmente abordan se refieren en la mayoría de los casos a encargos muy específicos, para labores de "solución" de problemas varios que se encuentran en diferentes empresas e industrias que requieran el mencionado servicio. Dadas estas razones, usualmente no cuentan con registro de clientes, proveedores, historial de sus equipos, recursos humanos correctamente organizados, criterios de clasificación de proveedores, materias primas, maquinarias y equipos, etc., lo que constituye variables de muy alta importancia a estudiar en este trabajo de investigación. De allí que se tomaron las empresas especializadas.

· Tamaño de la empresa: Para los efectos de este estudio, se consideraron empresas que cuentan con suficientes actividades a desarrollar en sus procesos de producción, por lo que genera grandes cantidades de información. Además, tales procesos envuelven maquinarias de diferente tratamiento, personal multidisciplinario, materias primas con muy variadas especificaciones, las cuales son suplidas por más de un proveedor, etc. Son empresas que abordan sus labores de fabricación de forma organizada, requieren de almacén para materias primas, ejecutan labores de reparación y mantenimiento con cierta frecuencia sobre sus equipos, etc.

· Acceso a la información en la empresa: A objeto de cumplir con algunos de los objetivos específicos de este trabajo, fue necesaria la obtención de grandes cantidades de información que sólo puede ser ofrecida por el personal de la organización, y que conozca las diferentes actividades del diario desempeño de la empresa, en lo que a procesos de fabricación se refiere. Dicho personal se ubica en diferentes estratos de la organización, bien sea formando parte del tren gerencial medio, o en un nivel técnico o de supervisión. De allí que se trabajó con las empresas dispuestas a ofrecer la información necesaria.

Técnicas de Recolección y Análisis de Información.

· La revisión orientada de literatura, con el objeto de poner en claro el estado actual de la pequeña y mediana industria metalmecánica zuliana en cuanto al uso que hacen de la información importante a las actividades de gestión tecnológica, tanto la que es generada en la empresa como aquella información que les atañe pero se ubica fuera de la organización. Otro objetivo de la revisión orientada de literatura fue establecer los antecedentes que pudiera haber en cuanto a estudios similares y referidos al mismo tema.

· Observación directa: La descripción de los lugares y equipos utilizados para el manejo de información se logró mediante la observación de los mismos en el propio sitio en que se encuentran, durante las visitas realizadas a las empresas de la muestra.

· Diseño de cuestionarios y guías de entrevistas: El personal que aportó la información pertinente, fue abordado mediante cuestionarios y guías de entrevistas que cubren aspectos como: El proceso productivo, las actividades de I-D, el manejo de los recursos humanos, información utilizada para la toma de decisiones, utilización de los recursos financieros, criterios referentes al trato con los clientes, clasificación y negociación con sus proveedores, la utilización y manejo de materias primas, la utilización de los equipos y maquinarias, las diferentes características de sus productos, su posicionamiento competitivo, etc.

Las fuentes e instrumentos utilizados tomaron información acerca de proveedores, clientes, equipos y maquinarias utilizadas, empleados, productos y sus variedades, etc. que permitieron llevar a cabo un análisis cualitativo de las empresas, en cada uno de tales aspectos.

Los datos provenientes de los instrumentos de recolección de información, como la descripción de la información generada en el negocio, importancia y uso que se le da, grado y razones de interés en la información del medio ambiente en el que se desenvuelve la organización, etc., se analizaron cualitativamente a objeto de determinar el estado actual de la gestión de información en la PYMI, y las necesidades que presentan en ese sentido. Ello permitió establecer fallas encontradas en lo referente a la gestión tecnológica, el dominio de las tecnologías utilizadas, el posible desarrollo de capacidades tecnológicas propias y hasta las innovaciones tecnológicas que pudieran encontrarse en las empresas del sector.

ANALISIS Y DISCUSION DE LOS RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

En primer término se observa que solo dos (2) empresas utilizan una tecnología menor a los 10 años y solo 4 de ellas cuentan con planes de formación y/o entrenamiento de personal, planes que son desarrollados en la región zuliana.

En cuanto a las actividades desarrolladas por los clientes, hubo un predominio del 60% en el rubro PETROLEO y PETROQUIMICA, seguidas por METALMECANICA y FABRICACION DE PARTES. El envío de personal técnico a los clientes constituye el 80% de la muestra en cuanto a la asistencia técnica ofrecida a los clientes, y el 70% de las empresas utiliza la visita de vendedor como mecanismo de venta. A diferencia de otras variables, el mecanismo de pago, dominado por las modalidades de CONTADO y CREDITO es considerado por 8 de las 10 empresas como IMPORTANTE, resultando INTERESANTE para el resto. Sin embargo, contar con una clasificación de los clientes resulto IRRELEVANTE para el 70% de las empresas.

El tema de los productos fabricados por la empresa presenta matices interesantes. La variedad de productos no es muy amplia, pues seis (6) empresas afirman contar con seis (6) a diez (10) productos; solo dos (2) mas de diez (10) y el resto menos de cinco (5).

Sin embargo, el 90% de las empresas no cuenta con manuales de procedimientos para elaborar sus productos, y no teniendo una amplia variedad de ellos debería ser esta una tarea no muy ardua de llevar a cabo. Lo mas preocupante es que mientras 4 empresas consideraron INTERESANTE el contar con tales manuales, las empresas restantes lo consideran IRRELEVANTE. Además, el entrenamiento del personal para conocer tales procesos se hace tras la combinación de un entrenamiento interno en la empresa y la adquisición de experiencia. Además, el 80% de las empresas considera IRRELEVANTE conocer si existen o no productos sustitutos a los que fabrica.

El tema de los proveedores indica que los productos son considerados buenos por nueve (9) de las empresas consultadas; la disponibilidad de los mismos se torna buena en el 60% de los casos y regular para el resto; el 70% de ellas afirma que los envíos sufren algunos retrasos. La asistencia técnica recibida es en 8 de las empresas mediante la solicitud de personal técnico, aunque el 40% de las empresas considera IRRELEVANTE este punto. Tal como en el caso de los clientes, una clasificación de proveedores resulta INTERESANTE solo a cuatro (4) de las empresas, resultando IRRELEVANTE para las seis (6) restantes.

En relación con los procesos llevados a cabo para la fabricación de sus productos, la totalidad de las empresas indicaron que tienen altos requerimientos en cuanto a las características de materia prima, a saber calidad, cantidad, especificaciones, etc., por lo que el 70% lo considera INTERESANTE, y resulta IMPORTANTE para el resto de empresas. De la misma manera el 100% indicó tener altos requerimientos de maquinaria y equipos, en cuanto al mantenimiento, habilidad de operación, calidad de materia prima que se le suministre, etc.

El requerimiento de recurso humano fue considerado moderado para la mayoría de las empresas (60%), lo cual puede explicar el poco interés dado a los planes de formación de personal (60% no cuenta con ellos).

Por otra parte, la totalidad de las empresas indicó no contar con manuales o listados de especificaciones de la materia prima, tema que solo se considera INTERESANTE (70%). Se evidenció además el total desconocimiento de productos sustitutos para tales materias primas, siendo este fenómeno IMPORTANTE solo para dos (2) de las empresas e INTERESANTE para otras tres (3); el resto, lo considera IRRELEVANTE.

En cuanto a los competidores, resulta interesante comentar que se considera a los costos/precios (80%), la calidad del producto (60%) y la disponibilidad/distribución (60%), como las mas fuertes variables competitivas ; y solo una (10%) incluyó en el grupo a la capacidad tecnológica y la asistencia técnica.

Pasando a considerar las maquinarias y equipos utilizados por las empresas, el 90% considera como importantes características al costo del equipo y los costos de operación de los mismos ; la garantía y la capacidad de producción obtuvieron un 80% de mención.

En un punto considerado IMPORTANTE únicamente en dos (2) de las empresas, se indicó que el 40% de ellas cuenta con plan de mantenimiento para la maquinaria muy costosa y/o extranjera, al igual que con historia de fallas (30%) ; además, ejecutan mantenimiento periódico a sus equipos (100%) utilizando para ello personal de la empresa en el 70% de los casos. Sin embargo, solo tres (3) empresas cuentan con un inventario de repuestos indicando como razón para ello la reducción del tiempo de parada de la maquinaria ; el 70% restante indicó no contar con el inventario debido al alto costo que ello representa. Por las mismas razones, dos (2) empresas cuentan con técnicos para la reparación/mantenimiento. Sin embargo, el 70% considera éste un punto IMPORTANTE.

Se determinó que solo el 20% cuenta con tales herramientas ; sin embargo, al preguntarse sobre las características de ellas se evidencia que ninguna ofrece soporte para el control de procesos, competidores, materias primas y/o maquinarias.

En las dos empresas que cuentan con herramientas de tecnología de información, se indicaron como razones de descontento el inexistente poder para el cálculo de costos, y la pobre calidad de los reportes de información contenida en la herramienta. Ambos son productos comerciales y funcionan sobre una plataforma monousuario.

En líneas generales, se presentan necesidades serias de información en la mayoría de las variables que intervienen en el diario trajinar de las empresas. Todas estas variables resumen de alguna manera las diferentes necesidades de información de la PYMI, que han tratado de solventarse con la utilización de diferentes herramientas pero sin lograr un mínimo aceptable de éxito. Ello obedece a que las herramientas mayormente utilizadas son las encontradas en el mercado, las cuales están dirigidas al control administrativo de la organización ; es decir, manejo de inventarios, emisión de facturas, control de cuentas por cobrar, manejo de bancos y contabilidad, etc. Sin restar la importancia que el manejo de tal información involucra, se muestra latente la necesidad de abarcar las variables tecnológicas que, en muchos casos, se relacionan directamente con el resto de variables administrativas.

Según todo lo anterior, las empresas metalmecánicas no utilizan de manera efectiva la información, por lo cual es imposible determinar en esta muestra si tal fenómeno produce cambios importantes en la gestión tecnológica de la empresa. De allí que la propuesta que se presenta a continuación, se adapta en gran medida a las necesidades descritas, y puede implementarse en una plataforma computacional de bajo costo y uso masivo, constituyéndose en una alternativa muy interesante para las empresas del sector.

La estructura de la memoria técnica.

Es posible iniciar esta descripción con la Maquinaria y Equipos que se utilizan en la organización. En este caso, es preciso incluir información acerca de la identificación de cada equipo, el proveedor del mismo, la fecha en que se adquiere la maquinaria, y una serie de características que la identifican plenamente. Las características de cada equipo serán definidas por la organización, otorgando a la empresa el poder de decidir lo que quiere recordar y lo que no.

Convenientemente relacionado, es posible contar con un plan de mantenimiento para cada maquinaria. Esto significa que el sistema esta en capacidad de indicar las diferentes actividades que deben realizarse a la maquinaria con el objeto de lograr su óptimo funcionamiento.

Esto ultimo forma parte también de la historia de fallas del equipo, y se registra en la memoria técnica incluyendo las piezas que hayan sido cambiadas o reparadas, el personal encargado de suministrar tales partes y el encargado de efectuar la reparación correspondiente. Datos de importancia vital como el costo de la reparación, las fechas de falla y nueva puesta en marcha del equipo, garantía de la reparación en cuestión, etc., son también registrados.

La memoria técnica ha de conocer las diferentes materias primas con las que es posible trabajar en la organización, incluyendo la unidad en que es medida y/o calculada. Igualmente, la importancia de la materia prima y sus características, se refleja en los productos de la organización. De allí que acerca de los productos no sea sólo su identificación la información registrada, sino también diferentes características definidas por el usuario de la memoria, incluyendo los costos en que se incurre para lograr su fabricación.

En este punto entran en juego los procesos que son necesarios para la fabricación de productos. Como es sabido, los procesos envuelven no sólo una descripción del mismo sino también una maquinaria con operaciones específicas, utilizada con cierta materia prima ; y esta última en una cantidad definida. Además, cada paso del proceso es efectuado por un recurso humano específico, entrenado para la ejecución de la tarea correspondiente. Todas estas variables se reflejan en el procedimiento de generación de un producto, definido como un conjunto de procesos que se hacen más específicos en función de las características referidas anteriormente.

Con el objeto de lograr el mayor provecho posible, esta estructura permite almacenar datos básicos de la operación diaria en la organización, pero que han de convertirse en la más valiosa de las informaciones utilizando como un mágico secreto: La relación. Es en las diferentes relaciones que pueden hacerse entre los datos de cada variable, donde reside la capacidad de producción de información vital en la planificación y toma de decisiones de la actividad en la organización. Sólo es necesaria una estructura para la memoria que soporte los datos y facilite las relaciones ; luego, en la medida en que se presenten necesidades de información desconocidas anteriormente, bastará con ejecutar las relaciones correspondientes y la información solicitada será producida.

RECOMENDACIONES FINALES

Como ha quedado claramente indicado en las páginas anteriores, las ventajas ofrecidas por la memoria técnica no pueden aprovecharse si esta no se implementa en un Sistema Automatizado de Información tal como el que ha sido propuesto en esta investigación. Esto debido a que los reportes de información que ha de ofrecer la memoria técnica requieren de complicadas búsquedas entre los datos almacenados, requiriendo la velocidad y veracidad ofrecida por los sistemas computacionales. De allí que la primera recomendación sea la implementación del Sistema Automatizado de Información en una plataforma computacional de uso masivo que pueda ofrecer tales condiciones.

Además no debe olvidarse que una memoria sólo puede ofrecer información si ha sido previamente alimentada con información. Esto significa que es preciso alimentar la memoria técnica con los diferentes datos que necesita para poder producir la información que representa su gran ventaja.

Toda la información referente a las características de la materia prima, las ventajas de los productos, los procesos utilizados en la fabricación, el plan de mantenimiento de las maquinarias y el recurso humano necesario, deben ser cuidadosamente organizados para alimentar la memoria técnica.

Es preciso también que el personal encargado de la alimentación y utilización del sistema de memorias técnicas sea debidamente entrenado en la utilización del mismo. Esto porque una memoria que adquiere datos viciados produce información viciada. Debe ser cuidadosa la alimentación de información a objeto de que la información que el sistema produce sea confiable y exacta.

No es preciso que la organización varíe su forma de trabajo normal para lograr el óptimo rendimiento de la memoria técnica. Bastará con ofrecer la información necesaria en la memoria correcta, en procesos que pueden ser programados para momentos en los que el trabajo técnico no es crítico.

Debe recordarse además que el sistema de memorias técnicas no es la solución definitiva ante los problemas con la variable tecnológica, o que el sistema constituirá por si sólo el desarrollo tecnológico de la organización. El sistema de memorias técnicas viene a ser una herramienta que, si bien es cierto será de suma utilidad en las actividades de gestión tecnológica, no hará el trabajo que el tren directivo de la empresa debe emprender.

El sistema de memorias técnicas apoya las decisiones necesarias para optimizar el manejo de la variable tecnológica en la organización. Pero no recomendará las acciones necesarias para lograr el desarrollo de capacidades tecnológicas propias.

Sin embargo, la sola existencia de la memoria ya alimentada, constituye una fuente de dominio tecnológico. La experiencia adquirida por la organización estará almacenada en la memoria técnica; el dominio que de la tecnología de fabricación se tenga estará plasmado en el sistema; de allí que la combinación precisa de las diferentes variables que son manejadas por la memoria permitirán estudiar la situación de la organización y definir los cambios de rumbo que deben tomarse desde el punto de vista técnico.

Otra recomendación importante la constituye la integración de la memoria técnica con la memoria administrativa de la organización. El objetivo final consiste en lograr el control total del comportamiento de la organización, no sólo en lo referente a las actividades técnicas de la empresa o el movimiento administrativo-contable de la misma, sino al dominio de las interrelaciones que indudablemente se producen entre ambas. De hecho, el óptimo funcionamiento de la memoria tecnológica, sólo es posible en la existencia de al menos una relación estrecha entre los procesos administrativos y los técnicos ; de otro modo, la memoria juega el papel de simple repositorio de información.

A largo plazo puede recomendarse la integración de diferentes memorias técnicas pertenecientes a diferentes empresas. Desde el punto de vista institucional, ello representa la posibilidad de obtener información estadística y funcional de las diferentes empresas que integran un sector específico de la economía; desde el punto de vista comercial, la integración y automatización de transacciones entre las empresas, sus proveedores y sus clientes agilizaría los diferentes procesos que los relacionan y disminuirían los tiempos y costos de sus operaciones conjuntas.

En definitiva, el sistema de memorias técnicas es una herramienta que producirá beneficios reales y tangibles en la medida en que su utilización sea la correcta.

BIBLIOGRAFIA

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- AVALOS, I. (1992): Aproximación a la Gerencia de Tecnología en la empresa. 2da. Edición. Ediciones IESA. Caracas, Venezuela.

- CALIMAN, A. (1993): Diseño Y Formulación De Una Estrategia Operativa Integrada Para El Desarrollo Y Difusión De La Actividad Innovativa En La Industria Metalmecánica Del Estado Zulia. Universidad del Zulia, Maestría en Planificación y Gerencia de Ciencia y Tecnología, Trabajo Especial de Grado. Maracaibo, Venezuela.

- CALIMAN, A. y VIVAS, R. (1992): Desarrollo de un Sistema Automatizado de Información para Inscripciones y Control de Estudio en la Universidad Rafael Urdaneta. Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ingeniería. Escuela de Computación. Trabajo Especial de Grado. Maracaibo, Venezuela.

- COLINA, M. (1992): Políticas De Financiamiento De Corpoindustria Para El Desarrollo De La Pequeña Y Mediana Industria De Coro - Estado Falcón. Universidad del Zulia, Maestría en Planificación y Gerencia de Ciencia y Tecnología, Trabajo Especial de Grado. Maracaibo, Venezuela.

- CORPOZULIA. (1989): Potencial Productivo De Partes, Piezas Y Equipos De La Región Zuliana. Versión III. Corpozulia. Maracaibo, Venezuela.

- IBARIA, M. (1995): Why Do Individuals Use Computer Technology?. A Finnish Case Study. En : Information & Management. Vol. 29. Nro. 5.

- LOPEZ, C. (1990): Pequeña y Mediana Industria: Su Aprendizaje Tecnológico. Universidad del Zulia, Maestría en Planificación y Gerencia de Ciencia y Tecnología, Trabajo Especial de Grado. Maracaibo. Venezuela.

- MARTIN, J. (1990): Organización de Bases de Datos. Editorial Prentice-Hall Latinoamericana. D.F., México.

- PAREDES, L. (S/F): Una contribución teórico-metodológica al estudio de la Gestión Tecnológica. En: Temas de Gestión Tecnológica. Fundacite - Zulia. S/F.

- PARISCA, S. (1991): Gestión Tecnológica Y Manejo De Información: Un Proyecto De Asistencia A La Pequeña Y Mediana Industria. En: Revista Espacios. Vol. 12. Num 1. Caracas, Venezuela.

- RAGOWSKY, A. (1995): Ranking the benefits of IS Applications for Manufacturing. En: The Journal of Systems Management.

- SENN, J. (1988): Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Editorial McGraw-Hill. D.F., México.

- VIANA, H. (1993): Estudio de la capacidad tecnológica de la industria manufacturera venezolana. IESA. Caracas. Venezuela.

RESUMEN CURRICULAR

Datos Personales

Nombres: Alvez Alberto

Apellidos: Calimán Rincón

Fecha de Nacimiento: 02 de Abril de 1972

Dirección: Calle 73, Ave. 3B. Edificio Koala, Apto. 5-A.

Maracaibo, Venezuela.

Teléfono: +58 414 6130135

E-mail: [email protected]

Estudios Realizados

Titulo Obtenido: Ingeniero en Computación.

Institución: Universidad Rafael Urdaneta

Año de Egreso: 1992

Lugar: Maracaibo, Venezuela.

Titulo Obtenido: M.Sc. Planificación y Gerencia de Ciencia y Tecnología

Institución: Universidad del Zulia

Año de Egreso: 1997

Lugar: Maracaibo, Venezuela.

Experiencia Profesional

Organización: Micronet Computación

Cargo: Presidente

Año de Ingreso y Egreso: 1997 – Hoy

Experiencia Docente

(Pre-grado)

Institución: Universidad del Zulia

Cátedras; Sistemas de Información, Bases de Datos, Ingeniería del Software.

Año de Ingreso y Egreso: 1993 – Hoy

(Post-grado)

Institución: Universidad Rafael Belloso

Cátedra: Sistema de Información

Año de Ingreso y Egreso: 2000.