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TELETRABAJO: UNA REALIDAD CON MUCHO CAMINO
QUE RECORRER
En un
mundo en donde los espacios físicos se vuelven escasos y costosos, en el que el
traslado cuesta muchas horas, dinero y desgaste, y en donde es imperativa la
necesidad de descentralización para mejorar la calidad de vida de las personas,
la tecnología ofrece soluciones que permiten a la gente ser productiva aun
cuando se encuentre distante de sus oficinas, clientes, proveedores y otras
entidades significativas para su negocio o empleo.
De acuerdo con un artículo publicado en la revista Empresa-e, actualmente
laboran bajo el concepto de teletrabajo
o trabajo a distancia 17.4 millones de latinoamericanos, 28 millones de estadunidenses y nueve millones de europeos. En la próxima
década, al menos 40 por ciento de los trabajadores en el mundo podría laborar
desde su hogar, lo que permitirá a las empresas reducir costos y aumentar la
productividad, así como a los empleados mejorar su calidad de vida.
Según la encuesta sobre conectividad y estrategia de negocios efectuada por AT&T en colaboración con el Economist
Intelligence Unit (EIU), en
los últimos 12 meses se ha registrado un fuerte impulso en favor del trabajo a
distancia, también conocido como teletrabajo.
Dos terceras partes de los ejecutivos entrevistados dijeron que al menos parte
de su personal habitualmente trabaja desde su casa.
El estudio señala que el trabajo a distancia es un factor clave que conduce
hacia el éxito a la empresa, al reducir costos y aumentar la productividad de
los empleados. No dude en aplicarlo si requiere aminorar algunos costos fijos,
tiene problemas de espacio o maneja funciones que puedan desarrollar los
trabajadores desde su casa. La eficacia de los resultados requiere de políticas
de teletrabajo
planeadas cuidadosamente y supervisión constante.
El teletrabajo o
trabajo a distancia consiste en realizar la actividad profesional total o
parcialmente fuera de la oficina, a partir del uso de herramientas de
telecomunicaciones e informática que benefician a la empresa y al trabajador,
un esquema que puede resultar muy útil para aumentar la capacidad de personal,
sin hacer fuertes inversiones en infraestructura.
En México aún se carece de confianza para permitir esta dinámica de trabajo,
por lo que pasará tiempo antes de que el teletrabajo constituya un factor de ahorro para
las empresas. Entre los beneficios que observan las firmas con trabajadores a
distancia están que pueden contratar personal de cualquier zona geográfica,
observar ahorros en términos de renta de espacio y pago de servicios, así como
en conectividad avanzada y soporte.
El trabajo a distancia además de beneficiar al trabajador, es una alternativa
laboral para personas con discapacidad o situaciones familiares especiales
(hijos pequeños, depedencia física), y disminuye el
tránsito y la contaminación ambiental.
A nivel mundial, esta tendencia de trabajar desde el hogar crece y observa un
incremento en el número de mujeres teletrabajadoras,
la cual también directores y administradores podrían adoptarla. Los profesionales
de las ventas, programación de computadoras, procesamiento de datos,
periodismo, edición de libros, investigación, capacitación y consultoría, son
sólo algunos de los que pueden hacer su trabajo a distancia.
El teletrabajo es
una forma flexible de organización del trabajo que consiste en el desempeño de
la actividad profesional sin la presencia física del trabajador en la empresa
durante una parte importante de su horario laboral. Engloba una amplia gama de
actividades y puede realizarse a tiempo completo o parcial. La actividad
profesional en el teletrabajo
implica el uso frecuente de métodos de procesamiento electrónico de
información, y el uso permanente de algún medio de telecomunicación para el
contacto entre el teletrabajador y la empresa.
No entran en esta definición aquellos que de siempre han realizado su actividad
profesional fuera de la empresa ni tampoco los que trabajan en el domicilio
solo ocasionalmente.
CLASIFICACIÓN
Aquellos teletrabajadores que desarrollan la mayor
parte de su actividad profesional en sus casa son considerados como teletrabajadores en el domicilio a tiempo completo. Acuden
a la oficina de vez en cuando para alguna reunión o para recoger material de
trabajo. Aunque estas visitas pueden ser habituales, no suelen representar más
de uno o dos días por semana. En esta categoría se incluye a los programadores
y analistas informáticos, empleos que han tenido un papel destacado en la
bibliografía del teletrabajo.
También se incluyen aquellos trabajadores que son contratados para cubrir,
desde sus casas, momentos de trabajo extraordinarios en la empresa.
No entran en la definición de teletrabajo
los tradicionales trabajadores a destajo que solían realizar las tareas en sus
casas, frecuentemente para la industria textil, ya que no usaban ni las
telecomunicaciones ni la informática para el desempeño de su actividad
profesional. Este tipo de trabajo se denominaba también trabajo a domicilio.
Existen también los teletrabajadores en el domicilio
a tiempo parcial, que desarrollan su actividad
profesional en una oficina, pero que pasan dos o más días de la semana
trabajando en el domicilio. Entre este tipo de trabajadores se encuentran los
directivos y profesionales que cuentan con suficiente antigüedad laboral como
para justificar los gastos adicionales en equipos informáticos en el domicilio
y en la oficina.
Los teletrabajadores móviles son aquellos que pasan
la mayor parte de su tiempo fuera de la oficina, ya sea en carretera o en las
oficinas de los clientes. Normalmente se trata de agentes de ventas, técnicos o
consultores. La oficina base de un teletrabajador móvil puede ser su casa, una
oficina convencional, o incluso un vehículo. Este tipo de teletrabajo puede ser
considerado también como trabajo independiente de una ubicación fija. Estos
trabajadores constituyen uno de los grupos de teletrabajadores
más numerosos y mejor asentados en todo el mundo, a pesar del hecho de que la
mayor parte de ellos no se consideran a sí mismos como teletrabajadores.
Un agente comercial que utiliza un ordenador personal para ofrecer presupuestos
y recibir pedidos desde los locales de los clientes y que dispone de un celular
para enviar inmediatamente los pedidos a la central es considerado un teletrabajador. Por el contrario, aquel representante que
cada lunes recoge la lista de clientes que hay que visitar y que no vuelve a
establecer contacto con la oficina hasta el viernes por la tarde para entregar
los pedidos, no es considerado teletrabajador.
Obviamente la definición dada es simplemente indicativa y hay que aplicar el
sentido común para adaptarla a cada situación.
Otro grupo de teletrabajadores es el de los usuarios
de los centros de teletrabajo.
Existen distintos tipos de centros: desde aquellos situados en zonas rurales
hasta las oficinas satélite de las empresas (pequeño centro separado de la
oficina central de la empresa y que no es autosuficiente ya que depende en
muchos aspectos de ella). Los lugares de trabajo del centro de teletrabajo pueden estar
asignados a un solo usuario o por el contrario pueden ser compartidos por
varios en distintos turnos.
La utilización de un centro de teletrabajo
es una situación intermedia entre la oficina tradicional y el trabajo en el
domicilio. La probabilidad de adaptación del personal al trabajo en un centro
de teletrabajo es
mayor que la de los que trabajan en sus propias casas. Desde el punto de vista
de la gestión puede resultar más fácil organizar y supervisar a un pequeño
grupo de empleados en un centro de teletrabajo
que a esos mismos empleados dispersos en sus domicilios. Sin embargo hay
algunas ventajas en el trabajo en el domicilio que no pueden conseguirse
plenamente en un centro de teletrabajo.
Dado que el teletrabajo
es una forma flexible de organización laboral, hay actividades profesionales
que pueden abarcar dos o más de las situaciones descritas. Por ejemplo, un
consultor cuyo lugar principal de trabajo es la oficina central, puede pasar
parte importante de su tiempo en las oficinas de los clientes y para evitar
interrupciones innecesarias puede trabajar también en el domicilio o en un
centro de teletrabajo.
Su despacho en la oficina central puede ser compartido con otros consultores,
ya que ninguno está presente más de uno o dos días por semana.
¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS?
El perfil sociológico del teletrabajador es el de un
hombre (54 %) casado (80 %). Las razones que mueven a las empresas hacia el teletrabajo suelen ser por
orden de importancia: evitar el cambio de empresa de empleados valiosos, y
captar otros nuevos; razones ecológicas que inciden en la mejora del tráfico y
de la contaminación; facilitar el equilibrio entre la familia y el trabajo;
ahorrar en espacio gastos en las oficinas; y mejorar la productividad de los teletrabajadores respecto a los trabajadores de oficinas
centrales. El 75 % de los teletrabajadores tiene una
profesión relacionada con la información y el conocimiento, en tanto que las
tareas más idóneas para abordar desde el teletrabajo son las relacionadas con el
tratamiento de datos, trabajos técnicos y de gestión.
Los costes más elevados del teletrabajo
provienen de la adecuación del sistema instalado en la sede central y de las
comunicaciones, y no tanto por el equipo que el teletrabajador
posee. Aunque no existe unanimidad sobre quién ha de pagar los equipamientos
del teletrabajador, lo más habitual es que la empresa
asuma dichos gastos; en otros casos suele haber compensaciones. En general, el
balance económico del teletrabajo
resulta positivo para la empresa.
Ventajas e inconvenientes de la implementación del teletrabajo
VENTAJAS
- Reducción de los costes fijos de la empreesa: gastos de alquiler y
mantenimiento de oficinas o gastos relacionados con el desplazamiento de los
empleados.
- Flexibilidad en la organización del trabaajo de los empleados que puede
permitir una mejor adaptación a un entorno cambiante.
- Retención de buenos empleados y profesionnales que podrían verse obligados a
abandonar la empresa.
- Mejora de las oportunidades de selección de personal al contratar
trabajadores que prefieren trabajar en casa o cuyo lugar de residencia esté
lejos de la empresa.
- Incremento de la productividad de la emprresa, los programas de teletrabajo aumentan la
productividad de los teletrabajadores.
- Reducción de los desplazamientos en cochee.
- Reducción de los desplazamientos al trabaajo, lo que supone un ahorro de
tiempo y dinero, y una reducción de la fatiga.
- Mayor flexibilidad del horario laboral, qque permite al teletrabajador
organizar sus horas de trabajo y adaptarlas a sus necesidades personales.
- Mayor autonomía; para aquellas personas ccon carácter independiente y que les
gusta asumir responsabilidades
- Mayor libertad en temas personales como vvestuario y relaciones con compañeros
de trabajo.
INCONVENIENTES
- Barreras sociales, la sociedad tiene la ssensación de que una persona que
trabaja en casa no trabaja de verdad.
- Pérdida de control y de comunicación infoormal
- La atmósfera de equipo se pierde, los
- Sensación del teletrabbajador de que su carrera se
estanca, pues si no ven su trabajo no lo valorarán. La sensibilización e
información y el continuo contacto entre teletrabajadores
y directivos contribuirá a disminuir esta sensación.
- Pérdida del aprendizaje informal
- Aparición de problemas técnicos en equipoos alejados del control de las
empresas o de los centros de soporte
- Pérdida de seguridad en la información seensible de la compañía
- Distracciones del teleetrabajador frente a otras
obligaciones
El empleo por cuenta propia que se realiza en el domicilio plantea un problema
de tipo conceptual. Muy pocos se opondrían a considerar como teletrabajadores a consultores, contables o redactores
técnicos que realizan su actividad profesional en sus casas, siempre que
utilicen medios tecnológicos para mantenerse en contacto con sus clientes. Pero
¿qué pasa en el caso de un escritor o de un negocio unipersonal que se lleva
desde casa? Está claro que trabajan en el domicilio, pero ¿se les puede
considerar teletrabajadores? Probablemente estos
usuarios no pueden ser clasificados como tales, pero el ejemplo muestra la
dificultad para definir los límites del teletrabajo cuando se considera el trabajo en el domicilio.
El teletrabajo puede
ser útil para padres que pueda acomodar su horario de trabajo a períodos
concretos para el cuidado de niños, como el tiempo después de la salida del
colegio. En este sentido hay ejemplos de adolescentes que llegan a casa en
silencio y se ponen a hacer sus deberes sin molestar a los padres que están
trabajando en el domicilio. Y, aunque no están cuidando de ellos, los padres
están contentos de que los niños no estén solos en el hogar.
El aislamiento causado por la práctica del teletrabajo es considerado como el problema más
importante al que tienen que hacer frente los usuarios que trabajen en el
domicilio. Es la empresa la que tiene que solucionarlo. Es aconsejable, entre
otras cosas, que se estudie con detenimiento el lugar preciso de la casa en el
que se va a trabajar. No tiene que estar totalmente aislado del mundo exterior
ni de la familia, pero tampoco en un lugar donde no se pueda trabajar
tranquilamente.
Para aquellos usuarios que consideren que el aislamiento provocado por el
trabajo en el domicilio es un gran problema, la opción de hacerlo en una
oficina satélite o en un centro de teletrabajo
puede ser más apropiada.
¿CÓMO LO INSTITUYO?
Si el teletrabajo es
tan bueno como muchos dicen y piensan, ¿por qué no todos lo están haciendo? La
respuesta más frecuente es, simplemente, porque los dueños de empresa no
quieren hacerlo. Y la razón de esto es simple: es sumamente difícil ponerse en
al posición de dirigir gente a quien no pueden ver físicamente; empleados cuya
productividad podría caer dramáticamente cuando no están bajo el "ojo avisor" del jefe.
Es por ello que uno de los primeros pasos para adoptar el teletrabajo en una empresa es
convencer a la gerencia de que este esquema puede estar en el mejor de sus
intereses, así como en el de sus teletrabajadores.
Sin embargo, deben entender también que el teletrabajo no es un esquema que se puede
implementar de la noche a la mañana; requiere de una planeación previa y
detallada; contar con la tecnología adecuada, establecer metas y objetivos
claros y asumir los cambios culturales que traerá consigo.
- Aplique una encuesta a toda la compañía ppara encontrar los puestos que son
apropiados para el trabajo a distancia.
- Asegure el compromiso de los gerentes. Coon frecuencia, son ellos los que
obstaculizan los programas de trabajo a distancia, porque los perciben como
amenaza para su control.
- Evite el apresuramiento en la instrumentaación del programa. La tecnología y
los problemas de recursos humanos se deben resolver íntegramente o el esquema
naufragará.
- Fortalezca los sistemas de seguridad infoormática.
- Considere la oferta de financiamiento dell equipo de oficina para la casa y el
pago mensual de los cargos por uso de ancho de banda.
Los expertos sugieren a los dueños de empresa que, antes de adoptar un esquema
de teltrabajo, no pierdan de vista lo siguiente:
1. Definir los objetivos y factores de éxito del proyecto del teletrabajo. ¿Por qué
establecerlo? ¿Quiénes serán sus teletrabajadores?
¿Qué ventajas y beneficios espera obtener?
2. Establecer una forma de medir el desempeño de sus teletrabajadores.
Esto puede hacerse mediante el establecimiento de metas y objetivos claros de
ventas o desempeño que deben cumplirse cabalmente.
3. Identificar y comprender las necesidades de sus teletrabajadores.
Ofrézcales el equipo y facilidades que requieren, tales como líneas telefónicas
adicionales, correo electrónico, correo de voz, radiolocalizador,
teléfonos celulares, etcétera.
4. Implementar los servidores y las conexiones necesarias para hacer posible el
acceso remoto de sus teletrabajadores. Consulte con
su departamento de sistemas o busque ayuda entre su proveedor de equipo de
software y hardware.
5. Proteger su red de accesos indebidos de modo que sólo sus trabajadores o
personas autorizadas puedan accesar a la información
de su compañía.
6. No subestimar la importancia de la comunicación con sus trabajadores a
distancia. Ofrezca entrenamiento y promueva una buena relación.
7. Redefinir la autoridad. Una fórmula de éxito en el teletrabajo exige que los
trabajadores se alejen de esquema tradicional jefe/empleado hacia una balanza
de poder más interdependiente.
ELLOS HABLAN
Aarón Gómez es Gerente comercial para el área de gobierno de Cisco Systems de México, desde hace casi dos años, cuando se
inauguraron las oficinas virtuales de esa empresa. Para aprovechar al máximo
este esquema de trabajo, Gómez utiliza una notebook,
en la que programa sus citas y realiza pronósticos de venta. Además, dice, es
imprescindible contar con un teléfono celular y un radiolocalizador
para estar localizable, literalmente, a cualquier hora y en cualquier lugar.
Cisco Systems, por su parte, implantó un sistema de
correo de voz y una infraestructura de redes que permite a sus empleados
móviles conectarse en el momento que sea preciso y desde cualquier lugar.
Gómez dice que las ventajas que ofrece trabajar de este modo son enormes:
"Me ahorro los tiempos de desplazamiento, que son inútiles e innecesarios.
Además, tengo mayores oportunidades para entregar información vital para los
negocios, ya que desde cualquier sitio puedo tener acceso a ella y entregarla
de inmediato a mis clientes".
"Otra gran ventaja es que tengo un horario más flexible, y puedo
acomodarlo a mi gusto", dice Gómez, quien acude a la oficina, cuando
mucho, dos veces a la semana, tal vez completando cuatro horas semanales en
total, aunque pueden pasar semanas enteras en las que no se presenta, pues
simplemente no ha sido necesario.
Gómez explica que, bajo este esquema de trabajo, dedica un 70% de su tiempo
laboral a atender personalmente a sus clientes; 25% en su casa y el restante 5%
en su oficina. "Soy más productivo. Definitivamente, es un mejor esquema.
Trabajo más horas, incluyendo fines de semana; no pierdo el tiempo y trabajo
con más calidad", dice Gómez.
Sin embargo, no ve a sus compañeros, excepto en las juntas semanales (que se
realizan en algún hotel, nunca en la oficina). "Luego no nos vemos más, no
platicamos ni convivimos. Es difícil trabajar tan impersonalmente; en una
oficina tradicional hay más comunicación, más convivencia. Mi familia ha tenido
que acostumbrarse a mi forma de trabajo. Mi esposa, al principio, no lo
entendía, pero ahora sabe que cierro la puerta del estudio y eso significa que
estoy trabajando". Uno de los aspectos más interesantes de trabajar en
casa es que su familia se ha acercado a la tecnología y accede a Internet
(cuando él no está trabajando, por supuesto).
Una de las razones más comunes por las que las empresas permiten a sus
ejecutivos trabajar a distancia es para mantener a su personal más talentoso
que, en ocasiones y por razones personales, deben mudarse a vivir a otras
ciudades. Un claro ejemplo de ello es Nickelodeon,
uno de los canales de televisión por cable con mayor rating
en América Latina.
Cuando la empresa con sede en Miami, Florida, contrató a Valerie
McCarty para dirigir el área de marketing y
comunicaciones para la región latinoamericana. McCarty
vivía en Atlanta, a una distancia de una hora y media en avión de las oficinas
centrales. McCarty volaba a Miami todos los lunes y
trabajaba ahí toda la semana, para volver el fin de semana a reunirse con su
esposo.
Esa situación duró más de un año, hasta que su esposo recibió una oferta de
trabajo en Fatyetteville, Arkansas, un vuelo de más de
cuatro horas desde Miami. "Venía a Miami los lunes, llegaba a la oficina y
me volvía el fin de semana a Arkansas", cuenta McCarty.
"Y, a veces, cuando quería pasar más tiempo en casa, trabajaba desde ahí,
manteniendo siempre el contacto con las oficinas centrales de Nickelodeon".
La razón por la que la empresa decidió mantener a McCarty
en su puesto, fue que, no importaba desde donde, el talento de esta ejecutiva
era vital para la empresa. El tipo de trabajo que ella desempeña se presta
mucho, ya que un 40 por ciento de su tiempo lo pasa viajando por distintos
países de América Latina. "Llega un momento en que utilizas los viajes en
avión para leer y ponerte al corriente de lo que está pasando en tu
empresa", dice.
Para ella, trabajar a distancia no implica ser más o menos productivo; se trata
de saber organizarse y mantenerse en constante contacto con colaboradores,
jefes, clientes y, en su caso, muy cerca de los periodistas que, de toda la
religión, la buscan para solicitar algún tipo de información sobre su empresa.
Invariable e independiente de donde esté, McCarty
siempre está localizable.
Hace unos meses, Morelos Barros -Diseñador gráfico- fue contratado por una
empresa de servicios editoriales, cuyas instalaciones no eran muy grandes y,
dado que contaba con equipo de diseño en su casa, decidió trabajar desde ahí,
algo que ya venía haciendo para otros clientes desde hacía cerca de un año.
"Al trabajar desde mi casa, puedo desarrollar trabajos para otras
empresas. Por el momento estoy desarrollando imagen en Internet, de manera
remota, para varias empresas. Ese trabajo consiste en diseñar sitios Web en
Internet, y conseguir que dichas páginas se publiquen en la red. Hago esto en
conjunto con mis clientes y con proveedores de servicios de Internet.
Barros utiliza una computadora Macintosh, un módem, una línea telefónica y
aditamentos para su equipo de diseño, como un scanner, una unidad de
almacenamiento, software de diseño y, por supuesto, una cuenta de acceso a
Internet.
Dice que, entre otras ventajas, trabajando desde casa puede tener un horario
flexible; utilizar la ropa con la que se siente más cómodo; estar en contacto
con sus clientes cuando lo desee; entregarles trabajo a través del correo
electrónico, y regirse por un solo criterio: satisfacer a sus clientes. Eso es
lo único que le preocupa.
Una o dos veces por semana, Barros visita la oficina principal de la empresa
para la que trabaja la mayor parte del tiempo. Y, sobre su desempeño, asegura
que no pierde tanto tiempo; puede conectarse más en lo que hace y, lo más
importante, logra ahorrarse los problemas clásicos del tráfico y contaminación
tan graves y frecuentes en las grandes ciudades.
A fin de cuentas, dice que le gusta su esquema de trabajo. "Soy más
creativo, hago mi propio ambiente y creo ser más productivo".
FUENTE: Cybersearch - www.cybersearch.es