UNIVERSIDAD YACAMBU
VICERRECTORADO DE ESTUDIOS A DISTANCIA
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA
MENCION SISTEMAS DE INFORMACIÓN
FASE I: SEMINARIO DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO
TRABAJO N°6
REALIZADO
POR:
LCDA. TERESA ALFONZO
JUNIO DE
2007
I.
CONTEXTUALIZACION
SENECA se creó en
El Ministerio de Energía y Minas
(MEM), hoy Ministerio de Energía y Petróleo, otorgó a SENECA una concesión de
50 años de distribución exclusiva y otra de 10 años de generación y
comercialización exclusiva.
El gobierno de Venezuela vendió 70% de las acciones de SENECA, a través
de subasta pública durante Octubre de 1.998. La propiedad se detalla de la
siguiente manera: ENELMAR 70%. Acciones para ser ofrecidas a los empleados 20%.
Programa de participación Laboral. Acciones para ser ubicadas en el mercado de
capital interno para la participación del público general 10%.
SENECA a su vez pertenece a
I.1. Misión y Visión
I.1.1. Misión:
El Sistema Eléctrico del Estado Nueva Esparta tiene como Misión:
“En los próximos años SENECA será reconocida como
I.1.2. Visión:
“Proveer servicios energéticos buscando soluciones que satisfagan las
necesidades de nuestros clientes, apoyándonos en la ética, tecnología y
desarrollo de nuestro personal y proveedores, optimizando los recursos y
resultados, a fin de promover el bienestar y crecimiento de la comunidad”.
I.2. Estructura Organizativa
La estructura de SENECA está encabezada por
I.2.1. Dirección de
Administración y Finanzas: Es el
área que registra y controla todas las operaciones financieras, contables, y
administrativas de
I.2.2. Dirección de Operaciones
Técnicas: Es la encargada de evaluar integralmente el
comportamiento del sistema eléctrico del Estado al igual que de la formulación
de políticas en materia de distribución
y mantenimiento. Valida estadísticas e indicadores relacionados con el sistema
eléctrico (Distribución, Generación y Transmisión). Evalúa desarrollos
tecnológicos, costos, recuperación de materiales y equipos, etc. La dirección
esta conformada por las siguientes Gerencias: Gerencia de Operaciones y
Mantenimiento, Departamento de Calidad de Producto y Servicio, Departamento de
Gestión de Red, Departamento de Ingeniería y Obras.
I.2.3. Dirección de Generación: Es la
responsable del gerenciamiento de las plantas tanto
en la operación como en el mantenimiento de éstas, para asegurar la producción
de energía con la demanda que requiera el Estado, cumpliendo para esto con las
leyes del medio ambiente y las normas internas y externas de Seguridad
Industrial.
I.2.4. Dirección Comercial: Es la
responsable de proveer un servicio comercial de calidad que sea percibido por
los clientes, así como, de satisfacer las expectativas y necesidades del mismo,
mejorar la gestión financiera y lograr que los clientes perciban que las
tarifas reflejan costos de una gestión empresarial eficiente que satisface sus
requerimientos de servicios comerciales.
Además, cuenta con oficinas comerciales en las siguientes localidades:
Porlamar,
I.2.5. Dirección Legal y
Relaciones Corporativas: Es la
responsable de mantener las actividades de
Figura
1.
Organigrama
Sistema Eléctrico del Estado Nueva Esparta (SENECA)
(Fuente:
http://www.seneca.com.ve/seccion.asp?pid=37&sid=972)
II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El hombre constantemente vive en la
búsqueda de herramientas tecnológicas que le garanticen un mejor nivel de vida,
por tal motivo se puede decir que hoy en día la tecnología forma parte de la
vida de todas las sociedades. Esta se encuentra en constante evolución, sin
embargo las necesidades cada vez son mayores, o mas complicadas, por lo que
siempre se estarán creando nuevos inventos y herramientas a fin de llenar los
vacíos que se presentan en las distintas áreas en las cuales el hombre se
desenvuelve: La familia, la educación, las empresas, el deporte etc.
Las grandes organizaciones han adoptado la tecnología de la información
para enfrentar la globalización y así mantenerse en el mercado. Este cambio ha llevado
a las empresas a aplicar reingenierías en todos sus procesos
(automatizándolos), teniendo que utilizar para ello los sistemas de
información, los cuales brindan a la empresa un alto nivel de competitividad en
cuanto al desarrollo de productos, servicios y procesos, además de que son
utilizados como herramientas de gestión, que facilitan a la empresa el proceso
de toma de decisiones. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones en
las empresas han comenzado a comprender que la información no es sólo un
subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta los
negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación
del éxito o fracaso de éstos.
El sistema Eléctrico del Estado
Nueva Esparta (SENECA), cuanta con
tecnología de punta es decir, redes, servidores y sistemas de
información. El OPEN – SGC, es el Sistema de Gestión Comercial de la
organización, está diseñado para controlar los procesos derivados del concepto
de energía eléctrica, tales como: lecturas, facturación, cobros, atención al
cliente, ordenes de servicios y control de gestión.
Sin embargo los ingresos de la
empresa, no dependen únicamente del concepto de energía eléctrica, también se
facturan y cobran otros conceptos tales como: Postación
Cantv, Intercable,
Supercable, presupuestos de obra, venta de materiales, alquiler de equipos y
locales, etc., estos procesos se realiza actualmente de forma manual generando
los siguiente inconvenientes:
En primer lugar incumplimiento de las reglas establecidas por el
SENIAT(Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria) en la
providencia administrativa Nº 0421 que dice: “Todas las empresas que emitan
facturas, notas de débitos o notas de créditos, deben efectuarse a través de
los siguientes medios: Manual o mecánicamente sobre formatos elaborados por
imprentas autorizadas por el SENIAT o Mediante sistemas computarizados o
automatizados sobre formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el
SENIAT”.
Actualmente los formatos de impresión de las facturas de otros ingresos
no están elaborados en una imprenta y se llenan manualmente, además de que no
existe un formato único elaborado para estos conceptos tampoco poseen un
correlativo de facturación, que faciliten los controles de
En segundo lugar se presentan problemas en el proceso de cobros, este se
lleva a cabo de formas diversas, manual, y no esta centralizado en una persona,
lo dificulta el control de las operaciones contables y no quedan evidencias auditables por los Organismos del Estado (SENIAT).
También es importante resaltar que todo los procesos manuales de por si
son lentos, generan redundancia de información, documentos que tiende a ocupar
espacio físico, originan perdida de información (datos de los clientes,
facturas, recibos de pagos ), además de que el proceso no es confiable ya que
suelen presentarse errores humanos.
Por esto y diversas razones se propone diseñar un Sistema Automatizado
de Gestión Comercial para Otros Ingresos en la empresa Sistema Eléctrico del
Estado Nueva Esparta C.A. (SENECA), que contribuya a
resolver la problemática descrita anteriormente.
II.
JUSTIFICACIÓN
Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en toda
organización que quiere innovar y permanecer en el mercado. Por tal motivo se plantea el desarrollo de un Sistema
Automatizado de Gestión Comercial para Otros Ingresos, a fin de solventar los
inconvenientes presentados en los procesos de facturación y cobros de otros
ingresos en la empresa SENECA, además de que este sistema le va a permitir a la
empresa cumplir con los requerimientos del Seniat en
materia de controles fiscales.
La automatización de los procesos de Otros Ingresos, pretende reducir
los costos operativos de la empresa, propiciar el trabajo en equipo, al integrar
los procesos de facturación y cobros de Otros Ingresos de las diferentes áreas
de la empresa ya que actualmente estos procesos se realizan de forma dispersa,
variada y desorganizada, también dará facilidades para brindar una mejor
atención al cliente, ya que se agilizarán las actividades de la empresa, se
obtendrán datos confiables los cuales
podrán clasificase y ordenarse con mayor facilidad, debido a que el manejo de
información generada por computadora
difiere en forma significativa del manejo de datos
producidos manualmente.
Con el desarrollo de este sistema también, se podrán satisfacer los
requerimientos de los diferentes usuarios involucrados en el manejo de los procesos de Otros Ingresos de la empresa, al
igual que favorecerá la toma de decisiones mediante la elaboración de reportes,
listados y estadísticas que reflejen las actividades, ingresos y egresos
realizados, a fin de establecer una Gestión Comercial transparente y confiable.
Los departamentos involucrados son: Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia de
Compras & Logística, Gerencia de Finanzas, Gerencia de Contabilidad, Gerencia
de Crédito & Cobranzas, Gerencia de Ingeniería & Obras.
IV. OBJETIVOS DE
IV. 1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Sistema Automatizado de
Gestión Comercial para Otros Ingresos en la empresa Sistema Eléctrico del
Estado Nueva Esparta C.A. (SENECA).
IV. 2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Evaluar la situación actual de los
procesos pertenecientes a Otros ingresos en los departamentos: Gerencia de
Recursos Humanos, Gerencia de Compras & Logística, Gerencia de
Finanzas, Gerencia de Contabilidad, Gerencia de Crédito & Cobranzas,
Gerencia de Ingeniería & Obras.
- Realizar la recolección de datos que
sirvan de apoyo a la investigación.
- Organizar la información recolectada,
de acuerdo a su importancia y relación con el tema.
- Analizar la información recopilada con
el propósito de definir las características del producto que se desea
diseñar, para que el mismo sea novedoso, y que cumpla con las expectativas
del negocio, y con los requerimientos del SENIAT.
- Diseñar el sistema mediante el
desarrollo de la metodología de Diseño de sistema Jacobson
(1992).
- Construir el sistema según las pautas
establecidas en el diseño del mismo, utilizando el lenguaje de
programación Power builder
7.0
- Diseñar el Plan de Pruebas que permita
la evaluación del adecuado funcionamiento de la aplicación de acuerdo a
los requerimientos de la empresa.
- Documentar el sistema a fin de
facilitar el manejo del mismo.
V. SISTEMATIZACIÓN DE PROCESOS
En esta parte se describirá la empresa desde el punto de vista de los sistemas,
en el cual existen tanto componentes como el medio ambiente, y subsistemas
internos.
Para el caso tratado en este proyecto se considera a la empresa SENECA
como el sistema principal el cual está formado por un conjunto de elemento,
representado por los subsistemas llamados departamentos. Dentro de los
departamentos que se verán beneficiados con el desarrollo de sistema para Otros
Ingresos están: Recursos Humanos, Compras & Logística, Finanzas,
Contabilidad, Crédito & Cobranzas, Ingeniería & Obras. Los cuales
influyen en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Por otra parte los
elementos externos o medio ambiente a considerar esta SENIAT, además de los
clientes de la empresa la figura 2.
Figura
2
Vista
de las cuatro capas que forman al Sistema SENECA.
(Fuente:
Elaboración Propia)
De la figura 2 se identifica un primer sistema con la letra “A”. Este
sistema corresponde al departamento a los departamentos de: Recursos Humanos,
Compras & Logística, Finanzas, Contabilidad, Crédito & Cobranzas,
Ingeniería & Obras. Protagonistas principales en este trabajo. Estos
departamentos a su vez son subsistemas del sistema A, denominado SENECA, de tal
manera que los cambios significativos que se realicen al subsistema “A”
afectarán de alguna manera sistema “B”; pero ambos sistemas son parte de las relaciones
del medio ambiente interno de la empresa.
De manera similar, existen
subsistemas que forman el medio ambiente de la empresa, los cuales se
representan en la figura 2 con las letras “C” y “D”. El sistema “C” lo forman
los entes reguladores externos, en este caso el SENIAT, organismo encargado de
verificar el cumplimiento de las leyes y disposiciones relacionadas con la
administración tributaria (tributos, intereses, sanciones), en el caso de los
procesos de Otros Ingresos, verifican el cumplimiento providencia
administrativa Nº 0421 que aplica a la emisión de facturas y recibos de pagos.
También existen los clientes y proveedores que tienen un significado
vital para la empresa. En el caso de los clientes, constituyen la fuente de Ingresos
de la empresa, ya que son los que se benefician con los servicios ofrecidos por
la empresa. Análogamente, el sistema más externo lo forman elementos de tipo
político, económico y social, así como las condiciones ambientales y climáticas
que afecten al estado Nueva Esparta o a Venezuela.
Por ultimo la figura 2 muestra una
relación típica de un sistema abierto en el cual el flujo de información va más
allá del medio interno de cada sistema y que la perdida de algún componente
compromete la estructura del sistema general, es decir existe una relación
simbiótica.
La forma más fácil de entender el
comportamiento y las características del sistema de
V.1 Descripción de los procesos realizados por los diferentes
departamentos en cuanto a los Otros Ingresos.
Entre
las diversas actividades prestadas por los departamentos del subsistema A, se
encuentran el control de la facturación y cobros derivadas de la prestación de
servicios catalogados por la empresa como Otros Ingresos. Estos servicios son: Postación Cantv, Intercable, Supercable, presupuestos de obra, venta de materiales,
alquiler de equipos y locales etc.,
V.1.1 Descripción funcional
El subsistema calidad de producto es el encargado de realizar labores
como las siguientes:
- Interactúan con los proveedores para
la solicitud de materiales y productos necesarios para la prestación de
los servicios de energía eléctrica (Postes, Medidores, Cables etc.).
- Interactúan con los clientes para
ofrecer los diferentes servicios (Postación Cantv, Intercable,
Supercable, presupuestos de obra, venta de materiales, alquiler de equipos
y locales etc.).
- Interactuan
con los clientes para recibir el pago resultante de los servicios
prestados.
- Interactúan con los entes
gubernamentales (SENIAT) para realizar los correspondientes procesos de
declaración de impuestos por concepto de la recaudación de Otros Ingresos
y así cumplir con las leyes de administración tributaria.
- Controla las operaciones contables que
resultan de la prestación de los diferentes servicios relacionados con
otros ingresos.
- La retroalimentación de información
con lo entes fiscalizadores.
- El suministro de la información hacia
las áreas operativas de la empresa a través del manejo de indicadores de
calidad y sanciones monetarias.
V.1.2 Descripción estructural y componentes
El sistema denominado “A” desde el punto de vista de intercambio de
información con su medio ambiente se clasifica como un sistema abierto ya que
la información fluye en forma bidireccional entre los
organismos reguladores y este departamento y entre el departamento y el sistema
mayor denominado SENECA. De acuerdo a los componentes que forman parte del
sistema “A”, se aprecian los siguientes (figura 2).
Entradas o insumos:
Elementos que entran al sistema para ser procesados y convertidos en productos o
resultados. En el caso de la facturación y cobros de facturas realizados por el
sistema “A”, se tiene como entrada los materiales, productos o activos de la
empresa(Locales, equipos etc.) , necesarios para la prestación de los servicios
de energía eléctrica.
Procesos: Entre los
procesos realizados por los departamentos están: Atención al cliente,
facturación, cobros de facturas por prestación del servicio, así como los
procesos necesarios para el control de las operaciones contables.
Resultados o productos: El
resultado de este proceso, se traduce en aumento de la producción, y aumento de
las ventas o contabilidad de la empresa, lo cual se traduce en beneficios
económicos (Dinero).
Retroalimentación: Es el proceso de
información respecto a lo que sale del sistema, que permite efectuar los
ajustes que sea necesario a los otros elementos. En el caso de otros ingresos
en particular, se reciben todas las observaciones y sanciones realizadas por el
Seniat a fin de mejorar el Servicio, de igual forma
se toman en cuenta los niveles de producción, la satisfacción del cliente, los
estudios basados en la calidad del servicio realizados por otros departamentos,
a fin de implementar métodos y buscar herramientas que ayuden a la empresa a
mantenerse en el mercado con altos niveles de competitividad.
Entorno: Es el
medio ambiente dentro del cual existe y opera el sistema “A”. Como se explico
anteriormente el sistema “A” en cuanto al flujo de información es un sistema
abierto que permanentemente se relaciona con sistemas internos y externos de la
empresa e incluso con sistemas de carácter ambiental y climático tal
VI. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
A continuación se muestra el
cronograma de actividades diseñado para el desarrollo de esta investigación,
este grafico esta basado en “Los Diagramas de Gantt”, modelo propuesto por
Henry L. Gantt, que consiste en una representación gráfica
sobre dos ejes; en el vertical se disponen las tareas del proyecto y en el
horizontal se representa el tiempo.
VII. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Solano, R. (s/f). Teoría de Sistemas.
Extraído el 20 de junio de 2007. Desde http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml
Gestiopolis (s/f).
Diagrama de Gannt. Extraído el 21 de junio de 2007.
Desde http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/diaggantaleja.htm
Espiñeira, Sheldon
y Asociados(2006). Actualización Tributaria, Providencia administrativa N° 0421 que
establece las Normas Generales
de emisión y elaboración de Facturas y
Otros Documentos. Emanada del SENIAT. Publicada en Gaceta Oficial
Ordinaria N°
38.548 de Fecha 23 de Octubre de
2006.