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UNIVERSIDAD YACAMBU VICERRECTORADO DE ESTUDIOS A DISTANCIA ESPECIALIZACIÓN GERENCIA MENCION SISTEMAS DE INFORMACIÓN FASE I PLANIFICACIÓN
: PROSPECTIVA ESTRATEGICA LCDA. TERESA ALFONZO JUNIO
DE 2007
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INTRODUCCIÓN El hombre siempre ha vivido en una constante
búsqueda de técnicas y métodos que lo ayuden a predecir el futuro con la
intención de prepararse y actuar positivamente con la finalidad de disminuir
los errores que le pueden originar cambios y sucesos desagradables y finalmente poder construir desde ahí un futuro mejor. Las
organizaciones y empresas no quedan fuera de esta intención en consecuencia han surgido varias metodologías de
planificación, entre ellas la
planificación estratégica, sin embargo vivimos en una época en la que los
cambios se dan a un ritmo nunca antes visto, por lo tanto las labores de
planificación se ven seriamente impactadas por los desarrollos sociales,
económicos, culturales y políticos, por lo tanto, ya no es posible realizar
la planificación estratégica clásica,
que toma en cuenta una única visión, sino que es preciso contar con
estrategias y planes basados en diferentes escenarios, los posibles y los
probables, es aquí donde la prospectiva entra en el juego para dar mayores
beneficios. En la
actualidad, la mayoría de las grandes empresas internacionales, desde las
automotrices hasta las líderes de la microelectrónica y las
telecomunicaciones, así como bancos de inversión emplean la prospectiva para el
planeamiento a mediano y largo plazo de sus operaciones. PROSPECTIVA Se puede decir, que la prospectiva es una
metodología o proceso utilizado para descubrir caminos que conduzcan a un
futuro deseable, tomando en cuenta datos del pasado y las evoluciones de
futuras variables, así como el comportamiento de los actores implicados,
buscando reducir al máximo la incertidumbre de enfrentarnos a un futuro que
no hemos preparado, mediante la implementación de estrategias previamente
analizadas, es decir Durante el
proceso de prospectividad se toman
en cuenta todos los aspectos tantos los que favorecen el logro del futuro
deseado como los que se oponen al
mismo, para evitarlos. Si hay algo cierto que se puede
afirmar es que mediante la prospectividad no es posible predecir el futuro,
sin embargo si se puede determinar cuales son las cosas alcanzables o no y de
esa forma y con voluntad podemos cambiar el curso de la historia. El propósito fundamental de este proceso
es realizar una investigación exhaustiva, con la finalidad de crear y probar
las visiones del futuro para desde el presente poder producir los cambios
deseados buscando en todo momento
innovar. Para lograr todo esto cambio es indispensable establecer planes y estrategias. La
prospectiva y la estrategia están íntimamente ligadas, sin embargo cada una
entra en acción en momentos diferentes, en primer lugar actúa la prospectiva
(Tiempo de anticipación), y en segundo actúan las estrategias (Tiempo de preparación).
Según Godet(2000), en la caja de herramientas el punto
de partida para la metodología estratégica de Marc Giget(1998), consiste en
identificar a la empresa respondiendo las siguientes preguntas: ¿Qué
puede ocurrir? (Q1), ¿Qué puedo hacer? (Q2), ¿Qué voy a hacer? (Q3), ¿Cómo
voy a hacerlo? (Q4).. La prospectiva
se centra sobre (Q1) ¿Qué puede ocurrir? . Se transforma en
estratégica cuando una organización se interroga sobre el ¿Qué puedo yo
hacer? (Q2).,una vez que ambas interrogantes hayan sido respondidas la
estrategia parte del ¿Qué puedo yo hacer? (Q2) para plantearse las otras dos
interrogantes: ¿Qué voy a hacer yo? (Q3) y ¿Cómo voy a hacerlo? (Q4). De ahí
se deduce la interrelación que existe entre la prospectiva y la estrategia. Según Gallardo, M. (s/f) existen tres tendencias
de la prospectiva: Su premisa básica dice que es posible
comprender los mecanismos que provocan la ocurrencia de ciertos hechos y
evitan la de otros abriendo así la posibilidad de conocer el futuro. Es un
enfoque que prima pronósticos lineales y tiene una visión continuista del
futuro. Busca la obtención de conocimientos tangibles sobre el futuro. Trata de pronosticar
futuros alternativos para mejorar la calidad de las decisiones del presente
incrementando de esta forma la capacidad de reacción ante lo inesperado. Un
rasgo característico de esta tendencia es su “relativismo cultural”; es decir
si la realidad está construida socialmente, es importante que los estudios de
futuro sean sensibles a los múltiples entornos. Es la más revolucionaria
pues considera que no se puede hacer prospectiva partiendo de proyecciones
del presente, ya que lo que en el presente se considera “normal”; en el
futuro podría no serlo. De esta manera ofrece escenarios alternativos sin
imponer tópicos o prejuicios que pueden convertir el ejercicio de prospectiva
en una mera proyección de futuro. Se puede observar que aun y cuando todas estas
tendencias estudian el futuro, todas tienen un punto de partida diferente, es
decir una defiende la teoría de que los cambios pueden provocarse
mediante la obtención de conocimientos tangibles del futuro, la otra defiende
la teoría de que los cambios deben darse en el presente
ya que la realidad existe en el presente por lo que es importante considerar
todos los escenarios, sin embargo la última defiende la teoría de que no se
puede hacer prospectiva partiendo del presente, considera que solo se debe tomar en cuenta el
futuro. Sin embargo reflexionando un poco en estas tendencias, puedo
se puede decir que una prospectiva bien planteada debe estudiar todos las
escenarios (Presentes , pasados y futuros)
favorables o no para producir los cambias deseados en el futuro , es decir
el pasado sirve de experiencia de lo
que no se debe hacer tomando en cuenta los resultados o sucesos del presente,
y conociendo las debilidades y fortalezas del presente podemos plantearnos el
futuro que queremos siendo lo mas objetivos posibles. ¿Pero cuales son las actitudes que debemos
plantearnos para el futro?, es decir cual es la forma en la que los hombres
suelen reaccionar a los cambios? Estas actitudes ya han sido definidas por
autores, tales como R. Ackoff (1979), Godet(2000), pudiéndose resumir en las
siguientes: Actitud inactiva: Consiste en no hacer nada. Esto ocurre por dos
razones importantes: desconocimiento de lo que va a pasar y rechazo a
adquirir dichos conocimientos; segundo, no se tiene interés en realizar algo,
el futuro resulta ineluctable. También es conocida como la actitud del
avestruz, consiste en ignorar el cambio, evita plantearse problemas y
prefiere esquivarlos. Estas actitudes se convertirán más tarde en la política
de la “Mala Suerte” o “La culpa la tienen los demás”. Actitud
reactiva: Consiste
en responder al futuro tal y como va presentando, en ir reaccionando ante
estas situaciones de manera inmediata con el objeto de cambiar o transformar
tales situaciones. Esto ocurre cuando no se tiene información y las resoluciones,
no sirven más que para responder a lo inmediato. Corresponde a la actitud del
bombero que corre ansioso a apagar el fuego cuando éste se desencadena. Actitud
preactiva: En esta se trata de
prever el futuro, de adelantarse y conocer lo posible, con el objeto de tomar
acciones en el presente que permitan adaptarse ante este futuro que parece
inminente. Ser preactivo supone conocer las tendencias y los hechos
portadores de futuro y anticiparse a ellos pues sabe
que la reparación sale más cara que la prevención , es la actitud de la
prudencia. También conocida como la actitud del asegurador. Actitud preactiva: Implica además de lo
anterior, el hacer una evaluación de los futuros, con objeto de tomar en
cuenta la acción individual y colectiva que pueda modificarlos. Ser
proactivo, significa analizar las posibles opciones de futuro, no esperar a
que las cosas ocurran, sino escoger la iniciativa más conveniente y comenzar
a elaborarla, desde el presente, para ello se requiere contar con la
capacidad y voluntad para influir sobre el futuro. También conocida como la
actitud del conspirador. Así
pues, el objetivo de A
continuación es conveniente hablar un poco de los escenarios. Según
Godet(2000) “Un escenario es un conjunto formado por la
descripción de una situación futura y un camino de acontecimientos que
permiten pasar de una situación original a otra futura”. La hipótesis de un
escenario debe cumplir simultáneamente cinco condiciones: - Pertinencia (significa que los estadios
previos deben estar articulados al tema principal y no a otro concepto). - Coherencia (el relato debe estar articulado
de manera razonable y lógica). - Verosimilitud (las ideas que contengan el relato
deben pertenecer al mundo de lo creíble) - Importancia (El relato debe basarse en hechos relevantes y
significativos) - Transparencia (Los relatos deben ser claros no se deben ocultar detalles) Existen dos tipos
de escenarios: Los exploratorios y los anticipativos o normativos: Los
exploratorios parten de las tendencias pasadas y presentes y conducen a
futuros creíbles mientras que los normativos se construyen a partir de
imágenes alternativas del futuro deseables o rechazables, estos también
pueden ser tendenciales o contrastados
si consideran las evoluciones mas probables o extremas. CARACTERÍSTICAS DE LA PROSPECTIVA Pinilla
A (2006), hace un resumen de las características indispensables para la
prospectiva.
METODOLOGÍA INTEGRADA DE GODET PARA “La
metodología integrada de Prospectiva Estratégica pretende reposicionar la
organización en su entorno, teniendo en cuenta sus particularidades, y, en
especial, sus competencias distintivas, (...) El objetivo de esta metodología
es proporcionar las orientaciones y acciones estratégicas basadas en las
competencias de la empresa, en función de los escenarios de su entorno” Cuaderno Nº 1, CEPES” Esta metodología tiene 9 etapas :
MÉTODOS PROSPECTIVOS Existen
más de 120 metodologías distintas, aunque las más usadas según Ortega (s/f) son los siguientes: Método
Delphi: Consiste en preguntarle a un grupo de personas
(expertos y no expertos en el tema bajo análisis) sus opiniones (juicios de
valor basados en conocimiento, experiencia, imaginación, sentido común o
intuición), acerca del comportamiento a futuro de un grupo dado de variables
(factores de cambio o “drivers”), con la finalidad de tener una idea lo más
clara posible de la situación futura que esas variables producirán. Método
de Probabilidades de Bayes: Es la aplicación de las
fórmulas derivadas del Teorema de Bayes a la determinación de las llamadas
probabilidades revisadas; y que están asociadas a un conjunto dado de
hipótesis (escenarios posibles) mutuamente excluyentes, como consecuencia de
la interacción de variables generadoras de futuros (“drivers”). Método
de la Matriz de Impacto cruzado: Su lógica básica
subyacente consiste en hacer una exploración del futuro (prospectiva) sobre
la base de las interacciones de una serie de variables (“drivers”) que pueden
o no tener influencia sobre el tema bajo análisis dentro del horizonte
temporal considerado. Exploración
del Entorno: Es una técnica muy simple de aprender pero muy
poderosa por el nivel de análisis que permite, y que se basa en la
identificación de variables de cambio (“drivers”) mediante el empleo de
diferentes enfoques temáticos. Método
de Análisis Morfológico: Esta técnica persigue
explorar todas las posibilidades en las que pueda evolucionar un sistema
determinado. Para ello, es preciso
identificar con gran precisión lo que se denominan los parámetros
caracterizadores del tema bajo estudio. VENTAJAS DE Según la doctora olivé(s/f). Las
ventajas de aplicar la prospectiva en
las empresas son:
DIFICULTADES DE Según
Godet (2002), las 5 dificultades más comunes de las prospectiva y las herramientas
son las siguientes:
CASO DE ESTUDIO Automatizar el proceso de Otros Ingresos en la empresa Seneca. Origen del problema El
SENIAT, exige que todas las empresas que emitan facturas, notas de débitos o
notas de créditos, deben efectuarse a través de los siguientes medios: 1. Manual
o mecánicamente sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas por el
SENIAT. 2.
Mediante sistemas computarizados o
automatizados sobre formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el
SENIAT. Es
decir, el SENIAT busca perfeccionar los controles de Posibles
soluciones 1.
Continuar ejecutando los procesos
relacionados con Otros Ingresos manualmente (Facturación, Cobros, Emisión de
Reportes). 2.
Diseñar un módulo para Incluirlo
en el Sistema de Gestión comercial que controla el concepto de energía en la
empresa SENECA. 3.
Diseñar un Sistema Automatizado de
Gestión Comercial para Otros Ingresos en la empresa Sistema Eléctrico del
Estado Nueva Esparta C.A. (SENECA). Solución
a Desarrollar Diseñar
un Sistema Automatizado de Gestión Comercial para Otros Ingresos en la
empresa Sistema Eléctrico del Estado Nueva Esparta C.A. (SENECA). Fuerzas
de los recursos fundamentales de la empresa Humano Se
cuenta con la aprobación de las autoridades de la empresa, y de los usuarios involucrados
en el proceso. Además de contar con los recursos (Analistas y programadores)
especializados para desarrollar el proyecto. Financiero La
empresa cuenta con los recursos económicos requeridos para cancelar la mano
de obra requerida para desarrollar el proyecto, y para cancelar los gastos de
papelería, licencias de software etc. Técnicos La
empresa cuenta con las herramientas tecnológicas requeridas para la
elaboración de este proyecto (Redes, computadoras, servidores, impresoras
etc.) Productivo Unificar
criterios en cuanto a la facturación de Otros Ingresos en los diferentes
departamentos de la empresa, ya que actualmente todas realizan este proceso
de formas diferente a pesar de tener el mismo estilo y utilizan formatos de
impresión diferente. Unos departamentos tienen ingresos por instalación de
postes, otros por alquileres de locales, otros por venta de materiales otros
por elaboración de Obras. Permitirá
llevar un control mas organizado de las operaciones contables de los otros
ingresos de la empresa. Facilitará
toma de decisiones importantes por concepto de otros ingresos mediante la
emisión de reportes que reflejen los ingresos y egresos de la empresa. Reducirá
la redundancia de información. Mejorará
la productividad de la empresa reduciendo los costos de producción y
mejorando la calidad de la información ofrecida. Mejorará las condiciones de trabajo del personal,
y su rendimiento mediante la eliminación de los procesos manuales. Mejorar las condiciones de trabajo del personal,
suprimiendo los trabajos penosos e incrementando la seguridad. Debilidades de los
recursos fundamentales de la empresa Humano Que
el personal capacitado no es muy bien remunerado, y este tipo de empleados no
permanece mucho tiempo en la empresa. Que los usuarios que manipularan el
nuevo sistema no se adapten a los cambios. Financiero La
elaboración del proyecto puede tomar más tiempo del planificado y que la
empresa no tenga presupuestado el dinero para cancelar los gastos y la mano
de Obra del personal especializado. Técnicos Que
todos los equipos no poseen las mismas características. Esto limita el
desarrollo de la interfaz del Sistema. La red de la empresa tiende a fallar y
eso puede generar inconsistencia de
los datos. Productivo La
falla del sistema puede para los procesos de facturación y cobros de Otros
Ingresos afectando de esa manera las finazas de la empresa. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Ackoff, R, (1979). Citado por, Wong Pérez,
Miguel, ¿Qué es la prospectiva? Del mito a la realidad sobre la construcción
del futuro. Extraído 12de Junio de 2007, desde http://foros.fox.presidencia.gob.mx/read.php?3,84066 Cuaderno Nº 1, CEPES (s/f).
Citado en el documento elaborado por el
Institute for Internacional Research (2002).
MICHEL GODET, Conozca la nueva teoría de la Prospectiva Estratégica del autor
más reconocido en Planificación de Escenarios Estratégicos. Extraído el 15 de
Junio de 2007, desde http://www.cnam.fr/lipsor/spa/data/IIR_presentation.pdf Gallardo, M. (s/f). Prospectiva y Futuro.
Extraído: 16 de Junio de 2007, desde http://www.cita.es/prospectiva/ Godet, M. (2000). La caja de herramientas de la
prospectiva estratégica. Extraído 03 de junio de 2007, desde www.prospektiker.es/documentos/caja2000.pdf Horta, S. (S/f). La prospectiva y su aplicación
en el proceso de toma de decisiones en el nivel estratégico. Extraído: 12 de Junio de
2006, desde http://es.geocities.com/picca_a1/plan/link3.pdf Institute for Internacional Research (2002).
MICHEL GODET, Conozca la nueva teoría de la Prospectiva Estratégica del autor
más reconocido en Planificación de Escenarios Estratégicos. Extraído el 15 de
Junio de 2007, desde http://www.cnam.fr/lipsor/spa/data/IIR_presentation.pdf Olivé, E. (s/f). Los estudios de futuro, una herramienta
para la competitividad de las empresa. Extraído el 15- de Junio de 2007,
desde http://www.idea.gov.ve/intempres/Intempres2006/Evaluacion%20de%20trabajos/Eunice%20Olive_Los%20estudios%20de%20futuro.pdf Ortega, M. (s/f). La prospectiva: herramienta
indispensable de planeamiento
en una era de cambios. Extraído el 12de Junio de 2007, desde http://www.oei.es/salactsi/prospectiva2.pdf Pinilla, A. (2003). Planeación prospectiva,
herramienta para preparar el futuro
de las comunidades académicas.
Universidad nacional de Colombia revista facultad de medicina;
51(3): 149 – 157. Extraído el 14 de Junio de 2007, desde http://www.revmed.unal.edu.co/revistafm/
v51n3/v51n3pdf/v51n3a4.pdf |
