UNIVERSIDAD YACAMBU
VICERRECTORADO DE ESTUDIOS A
DISTANCIA
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA
MENCION SISTEMAS DE INFORMACIÓN
FASE I: SEMINARIO DE TRABAJO
ESPECIAL DE GRADO
Autor
LCDA. TERESA ALFONZO
25 MAYO DE 2007
TÍTULO
Diseño de un Sistema Automatizado de Gestión Comercial
para Otros Ingresos en la empresa Sistema Eléctrico del Estado Nueva Esparta C.A. (SENECA).
TIPO DE
INVESTIGACIÓN
La
investigación a realizar es de tipo proyecto factible. Según el Manual de
Trabajos de Grado, Especialización, Maestrías y Tesis Doctorales de
Según el nivel de investigación
Según
el nivel de conocimiento es de tipo Descriptiva, Según Tamayo (1999), se define
como aquella investigación que comprende
la descripción, registro e interpretación de la naturaleza actual, y la
composición o procesos de los fenómenos” (Pág. 54). Se pretende analizar la
situación actual para determinar su comportamiento, características y así poder
definir cuales son las acciones que se tomaran para automatizar estos procesos
de la mejor manera.
HECHOS
QUE DEFINEN EL PROBLEMA
El
origen del diseño de este sistema radica en cumplir con uno de los
requerimientos del SENIAT, de que todas
las empresas que emitan facturas, notas de débitos o notas de créditos, deben
efectuarse a través de los siguientes medios:
1. Manual o
mecánicamente sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas por el
SENIAT.
2.
Mediante sistemas computarizados o automatizados sobre
formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el SENIAT.
Es decir, el SENIAT busca
perfeccionar los controles de
Desde
el punto de vista profesional, con la elaboración de esta investigación, se
pretende cumplir con un requisito de la materia SEMINARIO DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO,
cursada en
También,
permitirá al investigador ampliar sus conocimientos en cuanto a controles
fiscales, registros contables, facturación y cobros de otros conceptos
distintos a energía eléctrica en la empresa SENECA, ya que actualmente se
cuenta con conocimiento suficiente del manejo del sistema de Gestión Comercial
(OPEN - SGC), sistema utilizado por la empresa, para el control de todas las
actividades comerciales derivadas del concepto ENERGIA ELÉCTRICA, tales como
facturación, cobro, atención al cliente, etc.
La
realización de este Diseño servirá de base para el futuro desarrollo e
implementación del SISTEMA en la empresa SENECA.
TEORIAS
SENIAT (Servicio Nacional Integrado de Administración
Tributaria): Órgano de ejecución de la administración tributaria nacional. Es
un servicio autónomo sin personalidad jurídica, con autonomía funcional,
técnica y financiera, adscrito al Ministerio de Finanzas, al cual corresponde
la aplicación de la legislación aduanera y tributaria nacional, así como el
ejercicio, gestión y desarrollo de las competencias relativas a la ejecución
integrada de las políticas aduanera y tributaria fijadas por el Ejecutivo
Nacional.
ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA: Órgano competente del Ejecutivo Nacional para ejercer, entre
otras, las funciones de: 1) Recaudar los tributos, intereses, sanciones y otros
accesorios; 2) Ejecutar los procedimientos de verificación y de fiscalización y
determinación para constatar el cumplimiento de las leyes y demás disposiciones
de carácter tributario por parte de los sujetos pasivos del tributo; 3) Liquidar
los tributos, intereses, sanciones y otros accesorios, cuando fuere procedente;
4) Asegurar el cumplimiento
IMPUESTOS: Contribuciones, en dinero o especie, que el
gobierno de un país cobra a sus habitantes con objeto de sostener su gasto y
los servicios que les proporciona.
INGRESOS: Entradas de dinero
en la empresa procedentes de la venta de bienes o servicios típicos de su
explotación. En sentido amplio se consideran también ingresos, los ingresos
financieros y los ingresos accesorios a la explotación o atípicos, ventas,. y cualquier cuenta de resultados
que de lugar a un cobro o derecho de cobro.
VENTAS: Una definición general es cambio de productos y
servicios por dinero. Desde el punto de vista legal, se trata de la
transferencia del derecho de posesión de un bien, a cambio de dinero. Desde el
punto de vista contable y financiero, la venta es el monto total cobrado por
productos o servicios prestados.
EMPRESA: La empresa es la entidad que proporciona al
individuo los productos y servicios que satisfacen sus necesidades, constituye
una unidad productiva dedicada y organizada para la explotación de una
actividad económica.
EMPRESAS DE SERVICIOS: Son aquellas empresas que comercializan servicios
profesionales o de cualquier tipo. Se caracterizan por llevar a cabo relaciones
e interacciones sin importar los atributos físicos. Los servicios son relación,
negociación, comunicación. Un servicio es una idea, es una información o una
asesoría. Estos a su vez se pueden subdividir en sectores, como el Sector Educación,
Sector Turismo, Sector Bancario, etc.
SERVICIO ELÉCTRICO: Constituye un sistema integrado
que, además de disponer de sistemas de control distribuido, está regulado por
un sistema de control centralizado que garantiza una explotación racional de
los recursos de generación y una calidad de servicio acorde con la demanda de
los usuarios, compensando las posibles incidencias y fallas producidas.
SISTEMA: Es un conjunto de componentes que
interaccionan entre sí para lograr un objetivo común.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Es un grupo de gente,
una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge,
almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la
toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles
gerenciales para que sea utilizada eficientemente. Es el medio por el cual los
datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier
cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la
organización y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan
reportes periódicos para varios usuarios.
AUTOMATIZACIÓN: Es la aplicación de la automática a
cualquier tipo de proceso, que con su adopción trae consigo una serie de
ventajas ayudando a reducir las horas de trabajo humano y optimizando los
procesos.
OBJETIVOS DE
- Mejorar la productividad de la empresa, reduciendo los costes de la
producción y mejorando la calidad de la misma.
- Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo los trabajos
penosos e incrementando la seguridad.
- Realizar las operaciones imposibles de controlar intelectual o
manualmente.
- Mejorar la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer las
cantidades necesarias en el momento preciso.
- Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera
grandes conocimientos para la manipulación del proceso productivo.
- Integrar la gestión y producción.
AUDITORIA: Es un proceso sistemático que consiste en
obtener y evaluar objetivamente evidencias sobre las afirmaciones relativas los
actos y eventos de carácter económico; con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para
luego comunicar los resultados a las personas interesadas.
CLASIFICACIÓN DE
La
auditoria puede clasificarse en Auditoría Financiera
y Auditoría Operativa.
- Financiera: efectúa un examen sistemático de los estados
financieros, los registros y las operaciones correspondientes, para
determinar la observancia de los principios de contabilidad generalmente
aceptados, de las políticas de la administración y de la planificación.
- Operativa: corresponde a un examen sistemático de las actividades de
una organización (ó de un segmento estipulado de las mismas) en relación
con objetivos específicos, a fin de evaluar el comportamiento, señalar
oportunidades de mejorar y generar recomendaciones para el mejoramiento o
para potenciar el logro de objetivos".
AUDITORIA
DE SISTEMAS: Se encarga de llevar a cabo la evaluación de normas, controles, técnicas
y procedimientos que se tienen establecidos en una empresa para lograr
confiabilidad, oportunidad, seguridad y confidencialidad de la información que
se procesa a través de los sistemas de información. La auditoria de sistemas es
una rama especializada de la auditoria que promueve y aplica conceptos de
auditoria en el área de sistemas de información. El objetivo final que tiene el auditor de
sistemas es dar recomendaciones a la alta gerencia para mejorar o lograr un
adecuado control interno en ambientes de tecnología informática con el fin de
lograr mayor eficiencia operacional y administrativa
METODO
Según
Sabino (1992). El diseño de la
investigación tiene como objeto proporcionar un modelo de verificación
que permita contrastar hechos con teorías, y su forma es la de una estrategia o
plan general que determina las operaciones necesarias para hacerlo.
En los diseños de campo los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo. Estos datos, obtenidos directamente de la experiencia empírica, son llamados primarios, ya que son datos de primera mano, originales, producto de la investigación en curso sin intermediación de ninguna naturaleza. En el caso del trabajo de investigación que se de pretende desarrollar, los datos serán obtenidos directamente de la empresa SENECA, lugar en el que se esta presentando la necesidad de automatizar los procesos derivados de Otros Ingresos (Postación, presupuestos de obra, venta de materiales etc.) para cumplir con los lineamientos del SENIAT.
.
TECNICAS
DE RECOLECCION A UTILIZAR
Un instrumento de recolección de datos es, en principio, cualquier recurso de que se vale el
investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información.
Según Sabino en el web sitie http://paginas.ufm.edu/Sabino/PI-cap-9.htm los
datos, según su procedencia, pueden subdividirse en dos grandes grupos: datos
primarios y datos secundarios. Los datos primarios son aquellos que el
investigador obtiene directamente de la realidad, recolectándolos con sus
propios instrumentos. Los datos secundarios, por otra parte, son registros
escritos que proceden también de un contacto con la practica, pero que ya han
sido recogidos y muchas veces procesados por otros investigadores.
Para
la investigación a realizar se utilizará como instrumento de recolección
primario la observación. La observación consiste en el uso sistemático de nuestros sentidos orientados
a la captación de la realidad que queremos estudiar. Ya que
se observará el orden en el que se ejecutan manualmente los procesos que serán
automatizados a fin de mejorarlos manteniendo su sentido original.
También se utilizará la entrevista no estructurada, definida por Sabino (1978), como “”Aquella en que no existe una estandarización formal, habiendo por lo tanto un margen mas o menos grande de libertad para formular las preguntas y las respuestas”. En este caso debido a que la facturación de otros ingresos se realiza en los diferentes departamentos de la empresa, se procederá a realizar entrevistas no estructuradas en cada departamento a fin de recopilar la opinión del personal involucrado en estos procesos, y obtener información valiosa que sirva de base para realizar un análisis y diseñar un producto que satisfaga las exigencias y se adapte las necesidades de todos. Es decir se buscara homogenizar criterios, para obtener un producto completo que se adapte a las necesidades de cada departamento.
OBSERVACIONES
El desarrollo de esta investigación
va a permitir a la empresa SENECA cumplir con los controles de la
administración tributaria, establecidos por el SENIAT, en cuanto a la
facturación y cobros de Otros Ingresos (Postación,
presupuestos de obra, venta de materiales) diferentes a energía
eléctrica. Se cumplirá básicamente con las siguientes
premisas:
-
El preimpreso a utilizar será el mismo se
utiliza para la facturación de energía eléctrica. (Formato libre).
-
Se utilizará el mismo número correlativo de la
facturación de energía.
-
Debe permitir anulaciones.
-
Debe tener un menú de conceptos a seleccionar: postación CANTV, INTERCABLE, SUPERCABLE, Presupuestos de
Obra, Venta de Materiales, Alquiler de Equipos, etc.
-
Los datos del cliente, deben seleccionarse de la
data de clientes del OPEN - SGC.
-
Debe evaluarse la generación ON LINE de las
facturas.
Permitirá llevar un control mas
organizado de las operaciones contables de los otros ingresos de la empresa.
Facilitará toma de decisiones
importantes por concepto de otros ingresos mediante la emisión de reportes que
reflejen los ingresos y egresos de la empresa.
Se agilizará el proceso de
facturación de Otros Ingresos.
Reducirá la redundancia de
información.
Mejorará la productividad de la
empresa reduciendo los costos de producción y mejorando la calidad de la
información ofrecida.
Mejorará
las condiciones de trabajo del personal, y su rendimiento mediante la
eliminación de los procesos manuales.